房建工程施工項(xiàng)目文件檔案管理制度第一章總則1.1目的為統(tǒng)一房建工程施工全過程文件與檔案的生成、流轉(zhuǎn)、歸檔、保管、利用與銷毀行為，確保工程合法合規(guī)、質(zhì)量可追溯、責(zé)任可倒查、經(jīng)驗(yàn)可復(fù)用，特制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于房建工程自招投標(biāo)、合同簽訂、施工準(zhǔn)備、過程實(shí)施、竣工驗(yàn)收、移交維保、結(jié)算審計(jì)至項(xiàng)目解散全生命周期內(nèi)，所有參建單位（建設(shè)、監(jiān)理、施工、設(shè)計(jì)、勘察、檢測(cè)、供貨、造價(jià)咨詢、第三方監(jiān)測(cè)等）產(chǎn)生的紙質(zhì)、電子、聲像、實(shí)物及其他載體形式的文件與檔案。1.3管理原則（1）“誰(shuí)形成、誰(shuí)負(fù)責(zé)”原則：文件形成單位對(duì)真實(shí)性、完整性、有效性負(fù)終身責(zé)任。（2）“同步生成、同步收集、同步歸檔”原則：禁止事后補(bǔ)編、代簽、篡改。（3）“紙質(zhì)+電子”雙軌制原則：電子文件須與紙質(zhì)原件內(nèi)容、簽章、時(shí)間戳完全一致，互為鏡像。（4）“最小授權(quán)、最大共享”原則：利用權(quán)限按崗位角色精準(zhǔn)授權(quán)，涉密、商務(wù)、技術(shù)秘密按密級(jí)加密脫敏。（5）“永久與定期相結(jié)合”原則：竣工圖、地基基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)、節(jié)能、消防、人防、環(huán)保等關(guān)鍵檔案永久保存；過程管理類文件保存至缺陷責(zé)任期后五年；臨時(shí)記錄類文件保存至結(jié)算審計(jì)完成。第二章組織與職責(zé)2.1項(xiàng)目檔案管理委員會(huì)由建設(shè)單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人任主任，監(jiān)理總監(jiān)、總包項(xiàng)目經(jīng)理、設(shè)計(jì)現(xiàn)場(chǎng)代表、勘察負(fù)責(zé)人、造價(jià)咨詢負(fù)責(zé)人任委員，每月末召開一次例會(huì)，統(tǒng)籌重大檔案事項(xiàng)決策。2.2建設(shè)單位檔案室（1）配置專職檔案管理員2名，中級(jí)以上職稱，持檔案人員崗位證書。（2）負(fù)責(zé)制定項(xiàng)目檔案分類方案、編碼規(guī)則、移交清單模板、數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。（3）對(duì)各參建單位進(jìn)行季度考核，考核結(jié)果與合同付款節(jié)點(diǎn)掛鉤，占比5%。2.3監(jiān)理單位（1）設(shè)兼職檔案工程師1名，每日巡查文件形成質(zhì)量，對(duì)不符合要求的資料拒簽。（2）對(duì)隱蔽驗(yàn)收、中間驗(yàn)收、材料報(bào)審、試驗(yàn)報(bào)告等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)文件實(shí)行“雙簽字+電子水印”制度。2.4施工總包單位（1）項(xiàng)目經(jīng)理為檔案管理第一責(zé)任人，技術(shù)負(fù)責(zé)人為直接責(zé)任人。（2）設(shè)置獨(dú)立檔案室，面積≥30㎡，配備防火、防盜、防潮、防蟲、防光五防設(shè)施。（3）配備專職資料員≥2名，持省級(jí)住建廳資料員崗位證書，實(shí)行AB角互補(bǔ)。2.5分包、供貨、檢測(cè)等單位（1）進(jìn)場(chǎng)7日內(nèi)向總包檔案室報(bào)備資料員信息、印章樣本、電子郵箱、加密公鑰。（2）所形成文件須先經(jīng)總包資料員預(yù)審、監(jiān)理復(fù)核、建設(shè)單位抽檢三級(jí)把關(guān)后方可歸檔。第三章文件編碼與分類3.1編碼結(jié)構(gòu)采用“項(xiàng)目碼+階段碼+專業(yè)碼+層級(jí)碼+順序碼+載體碼”六段式，共24位：XX-XX-XX-XXX-XXXXXX-X示例：AJ-01-03-C01-000123-P釋義：A項(xiàng)目J標(biāo)段-施工階段-土建專業(yè)-混凝土子分部-第123份文件-紙質(zhì)原件。3.2分類表（一級(jí)類目）A招投標(biāo)與合同類B勘察設(shè)計(jì)基礎(chǔ)類C施工管理類D施工技術(shù)類E施工記錄類F監(jiān)理類G檢測(cè)試驗(yàn)類H材料設(shè)備類I竣工驗(yàn)收類J竣工圖類K結(jié)算審計(jì)類L聲像電子類M運(yùn)行維護(hù)移交類每類下設(shè)二級(jí)、三級(jí)、四級(jí)類目，最多至七級(jí)，確保一份文件唯一歸屬。3.3版次與修訂碼文件修訂采用“V+兩位數(shù)字+小寫字母”方式，如V02c，表示第二版第三次修訂。修訂記錄表隨文件一同歸檔，禁止覆蓋原稿。第四章文件形成與流轉(zhuǎn)4.1文件模板庫(kù)建設(shè)單位檔案室建立統(tǒng)一模板庫(kù)，含430種常用表格、報(bào)審表、驗(yàn)收記錄、試驗(yàn)報(bào)告、會(huì)簽單。模板編號(hào)與分類碼聯(lián)動(dòng)，模板變更須走OA審批，舊模板立即下架并留痕。4.2手寫簽章要求（1）簽字須使用不褪色黑墨水，禁止圓珠筆、鉛筆、紅色筆。（2）蓋章采用住建部統(tǒng)一備案的執(zhí)業(yè)印章，印油為光敏印油，蓋章清晰完整，壓字不超過1/3。（3）電子簽章采用國(guó)密SM2算法，時(shí)間戳由合法CA機(jī)構(gòu)頒發(fā)，簽章后文件轉(zhuǎn)為PDF/A-2b格式，禁止再編輯。4.3文件流轉(zhuǎn)時(shí)限（1）一般報(bào)審：收到后48小時(shí)內(nèi)完成審核并返回。（2）隱蔽驗(yàn)收：現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收后6小時(shí)內(nèi)簽字確認(rèn)，24小時(shí)內(nèi)歸檔。（3）竣工圖：竣工圖編制完成后7日內(nèi)完成三方會(huì)簽，15日內(nèi)完成掃描、矢量比對(duì)、電子簽章并歸檔。4.4文件拒收情形（1）簽字、日期、結(jié)論欄空缺；（2）復(fù)印件未加蓋“與原件一致”章且未雙簽字；（3）紙張破損、污漬、皺折影響識(shí)讀；（4）電子文件分辨率＜300dpi或矢量圖比例失真＞1%；（5）命名、編碼、版次與系統(tǒng)登記不一致。第五章收集與整理5.1收集節(jié)點(diǎn)（1）日常收集：每日施工例會(huì)前，資料員對(duì)前日文件進(jìn)行收集、初檢、編目。（2）階段收集：分部工程驗(yàn)收前3日，完成該分部全部文件匯總、缺項(xiàng)清單、補(bǔ)錄計(jì)劃。（3）竣工收集：竣工預(yù)驗(yàn)收前30日，啟動(dòng)“0缺項(xiàng)”攻堅(jiān)，實(shí)行紅黃牌制度，缺1項(xiàng)亮黃牌，缺3項(xiàng)亮紅牌并約談企業(yè)法人代表。5.2整理規(guī)則（1）組卷：按“先單位工程、后分部工程、再分項(xiàng)工程”逐級(jí)組卷；卷內(nèi)文件按工序、時(shí)間、重要程度排序。（2）頁(yè)碼：統(tǒng)一使用2B鉛筆在右下角編寫，雙面書寫的雙面編頁(yè)，空白頁(yè)不編。（3）備考表：每卷末頁(yè)設(shè)置備考表，注明原件/復(fù)印件、頁(yè)數(shù)、互見號(hào)、缺失說明、整理人、檢查人、日期。（4）裝訂：采用不銹鋼訂書釘左側(cè)雙釘，釘腳≤8mm，釘背涂防銹漆；超厚案卷使用三孔一線棉線，線頭不外露。5.3電子文件整理（1）建立“案卷-文件-頁(yè)”三級(jí)文件夾，命名與編碼完全一致。（2）掃描參數(shù)：彩色、300dpi、TIFF格式；圖紙采用400dpi、灰度或黑白；大幅面圖紙使用大幅掃描儀，分幅掃描后無(wú)縫拼接，誤差＜1mm。（3）OCR識(shí)別：對(duì)文字型PDF進(jìn)行全文識(shí)別，識(shí)別率≥99%，生成雙層PDF，底層為可檢索文本。（4）病毒查殺：歸檔前使用最新病毒庫(kù)全盤掃描，生成查殺報(bào)告并歸檔。第六章歸檔與移交6.1歸檔份數(shù)（1）紙質(zhì)：原件1套、副本1套（建設(shè)單位檔案室、城建檔案館各1套）。（2）電子：離線光盤2套、移動(dòng)硬盤1套、云端加密1套，云端采用AES-256加密，密鑰分段管理。（3）竣工圖：紙質(zhì)3套（建設(shè)、監(jiān)理、施工各1套），電子矢量1套，格式為DWG2018+PDF/A。6.2歸檔驗(yàn)收（1）預(yù)驗(yàn)收：由總監(jiān)理工程師組織，對(duì)照《歸檔范圍與保管期限表》逐條核查，形成《預(yù)驗(yàn)收意見表》。（2）正式驗(yàn)收：建設(shè)單位檔案室組織，邀請(qǐng)城建檔案館、質(zhì)監(jiān)站、審計(jì)單位參加，采用“聽匯報(bào)、看臺(tái)帳、抽案卷、查原件、測(cè)電子”五步法，一次性合格率≥95%為通過。（3）移交清單：采用A4橫向打印，一式四份，加蓋移交、接收、監(jiān)交三方騎縫章，清單頁(yè)碼與案卷頁(yè)碼完全一致。6.3移交時(shí)限（1）施工過程文件：分部工程驗(yàn)收合格后30日內(nèi)完成移交。（2）竣工檔案：竣工驗(yàn)收備案后60日內(nèi)完成移交。（3）結(jié)算資料：結(jié)算審計(jì)報(bào)告出具后30日內(nèi)完成移交。（4）延期申請(qǐng)：須提前15日書面說明原因，經(jīng)建設(shè)單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、檔案室主任雙簽字后方可延期，延期不得超過30日。第七章保管與利用7.1庫(kù)房標(biāo)準(zhǔn)（1）面積：≥50㎡，凈高≥2.8m，設(shè)密集架，荷載≥12kN/㎡，地面鋪防靜電地板。（2）溫濕度：溫度14-24℃，相對(duì)濕度45-60%，日波動(dòng)≤±2℃、±5%，配置恒溫恒濕空調(diào)、除濕機(jī)、溫濕度自動(dòng)記錄儀，數(shù)據(jù)每30分鐘上傳云端。（3）消防：采用IG541潔凈氣體滅火系統(tǒng)，煙感、溫感、極早期空氣采樣三重報(bào)警，與物業(yè)消防中控室聯(lián)動(dòng)。（4）安防：紅外雙鑒+微波三鑒探測(cè)器，1080P高清攝像頭無(wú)死角覆蓋，錄像保存≥90天，夜間補(bǔ)光，出入口設(shè)防尾隨門禁，指紋+密碼+IC卡三重認(rèn)證。7.2檔案排架（1）排架順序：按“項(xiàng)目-階段-專業(yè)-年度-案卷號(hào)”從左至右、從上至下，預(yù)留10%空架。（2）標(biāo)識(shí)：密集架側(cè)面設(shè)4cm寬色標(biāo)，紅色代表永久，黃色代表30年，綠色代表10年，藍(lán)色代表5年；每格貼二維碼，掃碼顯示案卷目錄。7.3借閱權(quán)限（1）內(nèi)部人員：項(xiàng)目經(jīng)理級(jí)以上可借閱永久檔案，工程師級(jí)可借閱30年以下檔案，借閱時(shí)間≤7天。（2）外部單位：須持單位介紹信、身份證、保密協(xié)議，經(jīng)建設(shè)單位檔案室主任審批，限在閱覽室查閱，禁止拍照、復(fù)制，特殊情況需經(jīng)法務(wù)審核。（3）電子閱覽：采用VPN+數(shù)字證書+動(dòng)態(tài)令牌登錄，水印自動(dòng)疊加“僅供XX項(xiàng)目XX用途”，下載行為全程日志記錄。7.4復(fù)制與摘錄（1）紙質(zhì)復(fù)制：使用無(wú)酸紙，復(fù)制件加蓋“檔案復(fù)制件”章，注明復(fù)制日期、用途、份數(shù)、編號(hào)。（2）電子復(fù)制：采用只讀PDF，加密禁止打印、修改、另存，使用次數(shù)達(dá)到設(shè)定值自動(dòng)銷毀。第八章鑒定與銷毀8.1鑒定組織由建設(shè)單位檔案室牽頭，成立5人鑒定小組：建設(shè)單位2人、監(jiān)理1人、施工1人、外部專家1人，專家須具備檔案高級(jí)職稱。8.2鑒定程序（1）編制待鑒定清單，列出保管到期檔案的案卷號(hào)、題名、年代、頁(yè)數(shù)、保管期限。（2）逐卷逐頁(yè)審查，對(duì)仍有法律、經(jīng)濟(jì)、科研、維權(quán)價(jià)值的檔案，重新劃定保管期限。（3）形成《檔案鑒定報(bào)告》，經(jīng)項(xiàng)目檔案管理委員會(huì)審批后執(zhí)行。8.3銷毀方式（1）紙質(zhì)：使用保密局認(rèn)證的大型碎紙機(jī)，碎紙尺寸≤2×2mm，現(xiàn)場(chǎng)兩人監(jiān)銷，全程錄像，錄像編號(hào)歸檔。（2）電子：采用符合國(guó)密標(biāo)準(zhǔn)的消磁機(jī)，消磁后物理粉碎，粉碎顆?！?mm，出具《電子載體銷毀證明》。（3）銷毀清單：一式三份，分別由建設(shè)單位、監(jiān)理單位、城建檔案館保存，保存期限永久。第九章信息化管理9.1系統(tǒng)架構(gòu)采用B/S+移動(dòng)APP雙端架構(gòu)，數(shù)據(jù)庫(kù)采用Oracle19c，中間件為WebLogic，服務(wù)器虛擬化部署，本地雙活+異地容災(zāi)，RPO≤15分鐘，RTO≤30分鐘。9.2功能模塊（1）文件生成：內(nèi)置430種模板，自動(dòng)帶入項(xiàng)目信息、編碼、版次，支持離線填寫，聯(lián)網(wǎng)后自動(dòng)同步。（2）流程引擎：自定義審批節(jié)點(diǎn)，支持會(huì)簽、或簽、條件跳轉(zhuǎn)，流程耗時(shí)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)，超時(shí)亮紅燈。（3）電子簽章：集成CA證書，支持批量簽章、騎縫章、動(dòng)態(tài)防偽碼，簽章后文件哈希值寫入?yún)^(qū)塊鏈存證。（4）OCR檢索：全文檢索響應(yīng)時(shí)間≤2秒，支持模糊、組合、二次檢索，搜索結(jié)果高亮定位。（5）權(quán)限管理：基于RBAC模型，支持角色繼承、互斥、臨時(shí)授權(quán)，授權(quán)日志保存≥20年。9.3數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)（1）元數(shù)據(jù)：采用《DA/T46-2009建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》擴(kuò)展集，必填字段38項(xiàng)，可選字段112項(xiàng)。（2）接口：提供RESTfulAPI，支持與政府監(jiān)管平臺(tái)、造價(jià)軟件、試驗(yàn)機(jī)系統(tǒng)、BIM平臺(tái)無(wú)縫對(duì)接，接口調(diào)用日志保存≥10年。9.4安全策略（1）等保三級(jí)：通過網(wǎng)絡(luò)安全等級(jí)保護(hù)三級(jí)測(cè)評(píng)，每年一次滲透測(cè)試，漏洞24小時(shí)內(nèi)修復(fù)。（2）備份：每日全備+每15分鐘增量備，備份數(shù)據(jù)加密后存放于兩地三中心，保留周期90天。（3）審計(jì)：用戶操作全程留痕，敏感操作觸發(fā)實(shí)時(shí)告警，告警信息短信+郵件通知安全管理員。第十章檢查與考核10.1日常巡檢檔案室每日填寫《庫(kù)房日檢表》，記錄溫濕度、消防、安防、衛(wèi)生情況，發(fā)現(xiàn)問題2小時(shí)內(nèi)整改。10.2月度檢查建設(shè)單位檔案室組織，對(duì)總包、監(jiān)理、主要分包進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)抽查，抽查比例≥20%，檢查內(nèi)容：文件形成質(zhì)量、編碼規(guī)范性、歸檔及時(shí)率、缺項(xiàng)率、錯(cuò)誤率。10.3季度考核采用百分制，指標(biāo)權(quán)重：歸檔及時(shí)率30%、完整率20%、準(zhǔn)確率20%、系統(tǒng)使用率10%、整改閉環(huán)率10%、安全保密10%。得分＜80分，扣減當(dāng)季合同款的1%；得分＜70分，扣減3%并約談法人代表；連續(xù)兩次＜70分，列入企業(yè)不良記錄，限制一年內(nèi)投標(biāo)資格。10.4年度評(píng)優(yōu)設(shè)“檔案管理先進(jìn)單位”“優(yōu)秀資料員”獎(jiǎng)項(xiàng)，給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)+通報(bào)表?yè)P(yáng)+信用加分，并推薦參加省級(jí)示范工程評(píng)選。第十一章培訓(xùn)與宣傳11.1培訓(xùn)體系（1）入場(chǎng)培訓(xùn)：所有資料員進(jìn)場(chǎng)24小時(shí)內(nèi)完成2學(xué)時(shí)檔案制度宣貫，未參訓(xùn)禁止上崗。（2）月度微課堂：每月最后一個(gè)周五晚1小時(shí)，采用直播+錄