關(guān)工委檔案管理制度第一章總則1.1制度定位關(guān)工委檔案是記錄關(guān)心下一代工作全過程、全要素、全周期的原始憑證，是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、研判規(guī)律、傳承精神、接受監(jiān)督的核心依據(jù)。本制度以“應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸、應(yīng)管盡管、應(yīng)用盡用”為原則，確保檔案完整、真實(shí)、可用、安全，為決策、執(zhí)行、評(píng)估、宣傳提供一站式數(shù)據(jù)支撐。1.2適用范圍本制度適用于關(guān)工委機(jī)關(guān)、直屬單位、基層工作站及臨時(shí)項(xiàng)目組的紙質(zhì)、電子、聲像、實(shí)物、數(shù)據(jù)五大形態(tài)檔案，涵蓋文書、項(xiàng)目、財(cái)務(wù)、照片、錄音、錄像、印章、獎(jiǎng)牌、證書、數(shù)據(jù)庫、系統(tǒng)日志等全部門類。1.3職責(zé)邊界主任會(huì)議對(duì)檔案工作負(fù)總責(zé)；分管副主任直接領(lǐng)導(dǎo)；辦公室設(shè)檔案專責(zé)崗，定編定人定經(jīng)費(fèi)；業(yè)務(wù)部門“誰形成、誰整理、誰移交”；檔案室“誰接收、誰保管、誰提供利用”；信息化部門負(fù)責(zé)系統(tǒng)運(yùn)維、數(shù)據(jù)備份、遷移、加密；財(cái)務(wù)、審計(jì)、紀(jì)檢按職責(zé)實(shí)施同步監(jiān)督。第二章歸檔范圍與保管期限表2.1文書類2.1.1上級(jí)來文：中央、省、市、縣四級(jí)關(guān)工委及黨委政府、教育、共青團(tuán)、婦聯(lián)、民政等部門印發(fā)的政策性、指導(dǎo)性文件——永久。2.1.2本級(jí)發(fā)文：請(qǐng)示、報(bào)告、通知、通報(bào)、決定、紀(jì)要、函——永久。2.1.3會(huì)議記錄：主任辦公會(huì)、專題會(huì)、年會(huì)、學(xué)習(xí)會(huì)、培訓(xùn)會(huì)——永久。2.1.4工作簡(jiǎn)報(bào)、信息、專報(bào)——30年。2.1.5年度總結(jié)、計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)分析——永久。2.2項(xiàng)目類2.2.1“五老”宣講、“朝陽助學(xué)”“法治進(jìn)校園”“心理健康月”等品牌項(xiàng)目：立項(xiàng)書、實(shí)施方案、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、合同協(xié)議、過程記錄、評(píng)估報(bào)告、績(jī)效臺(tái)賬——永久。2.2.2一般性單次活動(dòng)：通知、簽到、照片、小結(jié)——10年。2.3財(cái)務(wù)類2.3.1會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表——30年。2.3.2項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)撥付、使用、績(jī)效、審計(jì)報(bào)告——永久。2.4聲像類2.4.1數(shù)碼照片：RAW或TIFF原始格式+JPEG瀏覽圖，同一事件至少保留三張代表性畫面——永久。2.4.2錄像：4K/1080P原片+5分鐘精剪版——永久。2.4.3錄音：WAV原聲+文字轉(zhuǎn)寫稿——永久。2.5實(shí)物類2.5.1印章、獎(jiǎng)牌、證書、錦旗、捐贈(zèng)書畫、手工制品——永久。2.5.2活動(dòng)用橫幅、展板、服裝、道具——視重要程度10年或永久。2.6數(shù)據(jù)類2.6.1業(yè)務(wù)系統(tǒng)后臺(tái)數(shù)據(jù)、日志、代碼、接口文檔——系統(tǒng)生命周期+10年。2.6.2微信公眾號(hào)、抖音、網(wǎng)站后臺(tái)推文原稿、留言、投票、直播回放——永久。第三章形成與收集3.1前置控制所有業(yè)務(wù)系統(tǒng)上線、項(xiàng)目招標(biāo)、會(huì)議召開、活動(dòng)舉辦前，必須在方案中同步明確“歸檔清單”，列明載體、格式、份數(shù)、責(zé)任人、完成時(shí)限，無歸檔方案不予立項(xiàng)、不予報(bào)銷、不予結(jié)項(xiàng)。3.2同步收集3.2.1紙質(zhì)：使用80克A4無酸紙；激光打??；雙面黑白，彩色頁單獨(dú)標(biāo)注；蓋章、簽字、日期齊全。3.2.2電子：文本PDF/A-2b版式、OFD雙備份；表格XLSX+CSV；圖像600dpi以上；音頻44.1kHz、16bit；視頻H.264或H.265，碼率≥25Mbps；元數(shù)據(jù)采用GB/T18894-2016標(biāo)準(zhǔn)字段。3.2.3實(shí)物：即時(shí)拍照并掛接“實(shí)物標(biāo)簽二維碼”，實(shí)現(xiàn)“一物一檔一碼”。3.3責(zé)任到人每件材料由形成人負(fù)首責(zé)，在右上角或文件名前綴標(biāo)注“形成人+手機(jī)號(hào)+日期”，確?？伤菰础５谒恼抡砼c編號(hào)4.1分類方案采用“年度—門類—項(xiàng)目—保管期限”四級(jí)樹狀結(jié)構(gòu)，代碼共14位：YYYY—ML—XM—QX—NNNN。示例：2024—WS—FX—Y—0001，表示2024年文書類法治進(jìn)校園項(xiàng)目永久卷第1卷。4.2立卷要求4.2.1紙質(zhì)：1cm厚度一卷，三孔一線，棉線打結(jié)，案卷封面用250克牛皮卡紙，脊背貼不干膠標(biāo)簽，含二維碼。4.2.2電子：建立“案卷級(jí)文件夾”，內(nèi)置“歸檔文件級(jí)文件夾”，再掛接“原文+元數(shù)據(jù)+簽名”三級(jí)目錄，禁止嵌套超過三層。4.3頁號(hào)與件號(hào)紙質(zhì)逐頁編頁，位置右下角，藍(lán)印號(hào)碼機(jī)；電子以“件”為單位，采用“卷號(hào)+件號(hào)”組合命名，如2024WSFXY0001—003。4.4目錄編制4.4.1卷內(nèi)目錄：序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁次、備注七要素。4.4.2案卷目錄：年度、機(jī)構(gòu)、案卷號(hào)、題名、起止日期、頁數(shù)、保管期限、載體類型、存放位置、關(guān)鍵詞。4.5質(zhì)量檢查整理人100%自檢，部門30%抽檢，檔案室10%詳檢，抽檢不合格整卷退回，并在OA公示，納入年終績(jī)效扣分。第五章移交與接收5.1時(shí)限項(xiàng)目結(jié)束后15日內(nèi)完成部門整理，30日內(nèi)向檔案室移交；年度文書次年3月底前移交；聲像、實(shí)物在活動(dòng)結(jié)束后7日內(nèi)移交。5.2手續(xù)填寫《檔案移交清單》一式兩份，含序號(hào)、題名、份數(shù)、頁數(shù)、載體、密級(jí)、完整性、責(zé)任人簽字；檔案室清點(diǎn)無誤后出具《接收憑證》，雙方各執(zhí)一份，同步掃描上傳檔案系統(tǒng)。5.3拒收紅線未按標(biāo)準(zhǔn)整理、缺頁缺件、字跡模糊、載體損壞、無電子備份、無元數(shù)據(jù)、無簽名蓋章、涉密未定密、病毒檢測(cè)不合格，一律拒收并退回整改。第六章保管與保護(hù)6.1庫房標(biāo)準(zhǔn)獨(dú)立設(shè)置，遠(yuǎn)離水源、污染源、廚房、衛(wèi)生間；荷載≥600kg/㎡；防火二級(jí)以上；溫濕度18℃—22℃、35%—55%；無窗或雙層遮光窗；防紫外線；防塵、防蟲、防鼠、防霉、防盜、防磁、防震；雙人雙鎖，監(jiān)控全覆蓋，紅外報(bào)警聯(lián)網(wǎng)公安。6.2裝具要求紙質(zhì)用無酸紙盒、無酸紙袋、不銹鋼柜；照片用中性紙+聚酯袋；磁帶、光盤用防磁柜；實(shí)物用樟木囊匣+硅膠干燥劑；電子用企業(yè)級(jí)NAS+藍(lán)光光盤+異地備份。6.3日常維護(hù)每日兩次人工巡檢并登記溫濕度；每月一次抽樣檢查蟲霉；每年一次紙張酸堿度測(cè)試；每?jī)赡暌淮喂獗P備份遷移；每五年一次磁帶倒帶；每十年一次縮微或數(shù)字化搶救。6.4災(zāi)害預(yù)案建立“1+4”預(yù)案體系：火災(zāi)、水災(zāi)、盜搶、系統(tǒng)癱瘓；每半年演練一次；重要檔案優(yōu)先搶救順序清單上墻；設(shè)置50公里外異地備份庫，采用“藍(lán)光+硬盤”雙介質(zhì)，每年更新一次。第七章鑒定與銷毀7.1鑒定組織成立由辦公室主任、業(yè)務(wù)專家、紀(jì)檢、財(cái)務(wù)人員組成的鑒定小組，5人以上單數(shù)，實(shí)行回避制度。7.2鑒定程序到期前6個(gè)月系統(tǒng)自動(dòng)預(yù)警；鑒定小組逐卷逐件審查；出具《鑒定報(bào)告》，明確續(xù)存或銷毀；主任辦公會(huì)審議；公示7天；報(bào)上級(jí)檔案主管部門備案。7.3銷毀實(shí)施涉密文件送保密銷毀中心粉碎化漿；非密文件用雙刀切紙機(jī)粉碎至2×2mm；光盤折斷磨粉；硬盤消磁后物理打孔；全程錄像并刻錄光盤保存10年；銷毀清冊(cè)永久留存。第八章利用與開放8.1利用權(quán)限內(nèi)部人員持OA申請(qǐng)，部門負(fù)責(zé)人審批，檔案室30分鐘內(nèi)響應(yīng)；外單位持單位介紹信、身份證、利用協(xié)議，經(jīng)分管副主任批準(zhǔn)；涉密檔案按密級(jí)權(quán)限履行保密手續(xù)。8.2利用方式閱覽、復(fù)制、摘錄、借出、電話函調(diào)、政務(wù)網(wǎng)在線瀏覽、郵寄、電子推送；借出期限7天，續(xù)借一次；珍貴原件不提供外借，只給高清掃描件。8.3開放審核形成已滿25年且無涉密、無隱私、無知識(shí)產(chǎn)權(quán)糾紛的檔案，經(jīng)鑒定后可向社會(huì)開放；在官網(wǎng)設(shè)“關(guān)工委檔案開放目錄”，提供關(guān)鍵詞檢索、在線預(yù)約、到館查閱。8.4利用登記建立《利用效果反饋表》，收集利用目的、利用內(nèi)容、產(chǎn)生效益、意見建議；每年匯編《檔案利用典型案例》，反哺業(yè)務(wù)改進(jìn)。第九章統(tǒng)計(jì)與年報(bào)9.1統(tǒng)計(jì)指標(biāo)館藏總量、年度增量、數(shù)字化率、利用人次、利用卷次、復(fù)制頁數(shù)、鑒定卷數(shù)、銷毀卷數(shù)、搶救卷數(shù)、庫房面積、設(shè)備價(jià)值、經(jīng)費(fèi)投入、培訓(xùn)人次、科研成果、宣傳報(bào)道。9.2統(tǒng)計(jì)周期月度臺(tái)賬、季度分析、年度綜合；采用RPA機(jī)器人自動(dòng)抓取系統(tǒng)數(shù)據(jù)，生成可視化圖表；年度統(tǒng)計(jì)報(bào)告經(jīng)主任會(huì)議審定后上報(bào)上級(jí)檔案局、關(guān)工委系統(tǒng)。第十章信息化與數(shù)字檔案室10.1系統(tǒng)架構(gòu)采用“三員分立”模式：系統(tǒng)管理員、安全保密員、安全審計(jì)員；本地私有云+異地容災(zāi)云；雙因子認(rèn)證；國密算法加密；區(qū)塊鏈存證關(guān)鍵日志。10.2元數(shù)據(jù)方案以DA/T46—2009為基礎(chǔ)，擴(kuò)展“關(guān)工委特色字段”：活動(dòng)類型、受益人數(shù)、“五老”人數(shù)、志愿時(shí)長(zhǎng)、資金渠道、合作單位、品牌級(jí)別、媒體級(jí)別。10.3四性檢測(cè)真實(shí)性：哈希值、電子簽名、時(shí)間戳；完整性：元數(shù)據(jù)、附件、數(shù)量、頁數(shù)校驗(yàn)；可用性：格式可讀、無病毒、無損壞；安全性：病毒查殺、漏洞掃描、滲透測(cè)試。10.4長(zhǎng)期保存采用“磁光膠”三級(jí)策略：在線硬盤陣列、近線藍(lán)光光盤、離線縮微膠片；每三年進(jìn)行媒體刷新、格式遷移、數(shù)據(jù)校驗(yàn)；建立“數(shù)字檔案資源包”封裝機(jī)制，含內(nèi)容數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、證書、策略、簽名。10.5共享接口提供標(biāo)準(zhǔn)API，與組織、人事、財(cái)政、審計(jì)、教育、共青團(tuán)系統(tǒng)對(duì)接；實(shí)現(xiàn)“一人一檔”“一項(xiàng)目一檔”自動(dòng)歸集；通過省政務(wù)數(shù)據(jù)共享交換平臺(tái)，推動(dòng)跨層級(jí)、跨地域、跨部門一鍵查檔。第十一章保密與安全11.1密級(jí)劃定依據(jù)《保密法》及實(shí)施條例，對(duì)涉及未成年人隱私、捐贈(zèng)人信息、未公開資金、敏感調(diào)研數(shù)據(jù)劃定秘密、機(jī)密兩級(jí)；密級(jí)檔案單獨(dú)庫房、單獨(dú)柜架、單機(jī)存儲(chǔ)、物理隔離。11.2人員管理檔案專責(zé)崗須通過政治審查、保密培訓(xùn)、年度考試；簽署《保密責(zé)任書》；離崗時(shí)進(jìn)行脫密談話、回收權(quán)限、檢查辦公設(shè)備。11.3技術(shù)防護(hù)庫房設(shè)紅外微波雙鑒報(bào)警、人臉識(shí)別門禁、防尾隨閘機(jī)；電子檔案采用SM2/SM3國密算法加密；移動(dòng)硬盤、U盤使用指紋加密型號(hào)；報(bào)廢硬盤先消磁后折彎，全程錄像。11.4監(jiān)督檢查紀(jì)檢部門每半年一次保密抽查；發(fā)現(xiàn)問題立即整改，并在主任會(huì)議通報(bào)；造成泄密的，依法依規(guī)追責(zé)，取消當(dāng)年評(píng)優(yōu)資格。第十二章檔案編研與文化建設(shè)12.1選題策劃圍繞“五老”精神、品牌項(xiàng)目、典型人物、制度創(chuàng)新四大系列，每年制定《檔案編研計(jì)劃》，主任會(huì)議審定后執(zhí)行。12.2成果形式史料匯編、專題展覽、微視頻、H5、動(dòng)漫、繪本、口述史、論文集、教材、地方志條目。12.3流程控制編研團(tuán)隊(duì)須填寫《檔案利用審批單》，注明引用檔號(hào)、頁次、用途；出版前由法規(guī)、保密、業(yè)務(wù)三方聯(lián)審；公開出版須標(biāo)注“關(guān)工委檔案館藏”字樣。12.4成果轉(zhuǎn)化將編研成果轉(zhuǎn)化為中小學(xué)德育讀本、干部培訓(xùn)教材、主題黨日案例；在官網(wǎng)、公眾號(hào)、學(xué)習(xí)強(qiáng)國號(hào)同步推送；每年評(píng)選“十佳檔案文化產(chǎn)品”，給予物質(zhì)與精神獎(jiǎng)勵(lì)。第十三章考核與獎(jiǎng)懲13.1考核指標(biāo)歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率、及時(shí)率、數(shù)字化率、開放率、利用率、安全率、編研成果、創(chuàng)新案例，共10項(xiàng)，總分100分。13.2考核方式系統(tǒng)自動(dòng)抓取+現(xiàn)場(chǎng)抽查+第三方評(píng)估；結(jié)果納入年度績(jī)效考核，占比15%；與評(píng)先評(píng)優(yōu)、職稱評(píng)聘、績(jī)效獎(jiǎng)金直接掛鉤。13.3獎(jiǎng)勵(lì)措施對(duì)考核前3名的部門授予“檔案工作先進(jìn)集體”，頒發(fā)獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)金；對(duì)個(gè)人授予“檔案之星”，優(yōu)先推薦上級(jí)檔案人才庫。13.4懲罰措施對(duì)歸檔率低于90%、發(fā)生檔案損毀、泄密、丟失的單位，實(shí)行“一票否決”，取消當(dāng)年評(píng)優(yōu)；對(duì)責(zé)任人進(jìn)行通報(bào)、誡勉、調(diào)崗、降職直至紀(jì)律處分。第十四章培訓(xùn)與人才梯隊(duì)14.1培訓(xùn)體系新人入職必訓(xùn)、調(diào)崗轉(zhuǎn)崗必訓(xùn)、系統(tǒng)升級(jí)必訓(xùn)、年度全員輪訓(xùn)、骨干高級(jí)研修五層體系；培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、技能、信息化、保密、編研。14.2培訓(xùn)形式線上直播、線下沙龍、VR仿真、檔案拆裝實(shí)操、