頁 人事檔案管理制度 目的規(guī)范人事檔案管理，為人力資源管理服務(wù)適用范圍全公司學(xué)習(xí)對象全體員工人事檔案管理人事檔案分為外部人事檔案、內(nèi)部員工檔案和人力資源檔案三部分。具體分類見附件。外部人事檔案的管理在員工轉(zhuǎn)正后需要掛靠檔案，可以向人事專員要求為其辦理人事檔案調(diào)動函，轉(zhuǎn)入公司指定的人事檔案代理機構(gòu)，以公司名義集體存檔。員工在公司工作期間的外部人事檔案管理費由公司承擔(dān)。離職員工外部人事檔案應(yīng)在離職后半個月內(nèi)，人事專員為員工辦理人事檔案遷出手續(xù)，其本人應(yīng)當給予必要的配合，如不配合造成的損失由其本人承擔(dān)。內(nèi)部員工檔案的管理員工檔案在員工錄用后由人事專員負責(zé)建立；目錄清單見附件。每個員工檔案袋封面寫上姓名和員工號和檔案編號，記錄檔案文件名稱（事先打印好員工人事檔案目錄、然后打勾、填寫歸檔日期）。員工檔案資料按A4紙為標準整理，將裝訂好的檔案放入。員工如個人資料發(fā)生變更，應(yīng)及時提交相關(guān)證件資料或變更信息提交人事專員，以確保檔案的準確性。每年3月份，人事專員下發(fā)員工基本信息采集表，確保信息正確性。人事專員對提交歸檔的員工檔案進行審核，審核要點：各類證件的真實性對照員工檔案表采集列表審核齊全性每件資料內(nèi)容填寫完整性、正確性人事專員對歸檔的資料進行審核無誤后應(yīng)及時裝訂并歸檔。員工檔案保存應(yīng)有專用的檔案柜架，保證檔案的安全。人事專員要定期對檔案進行檢查清點，發(fā)現(xiàn)有破損等情況要及時進行處理。人力資源檔案的管理人資部部負責(zé)人力資源檔案工作的歸口管理，并指定專職或兼職人員管理人力資源檔案，目錄清單見附件。人力資源檔案管理必須嚴格規(guī)范，按要求主動收集，確保材料完整、真實；人力資源檔案持有人，一旦資料形成，應(yīng)及時將有關(guān)檔案文件交人事專員；有關(guān)個人情況變更后員工本人應(yīng)及時通知人資部部。公司發(fā)文，平時收文，人力資源工作中形成的臺帳、報告、報表、工作文檔，以及搜集到的業(yè)務(wù)資料等，年終按內(nèi)容分類整理歸檔。人力資源管理方面發(fā)出的文件、傳真、通知等，均應(yīng)保存一份原件或復(fù)印件歸檔，年終按內(nèi)容分類整理歸檔。離職員工內(nèi)部檔案處理在離職人員檔案袋上注明離職日期和原因。將離職人員檔案放在專設(shè)的檔案柜中，依時間順序排列保存。離職人員檔案保存期限為三年，期滿時經(jīng)人資部部經(jīng)理核準后銷毀。檔案保管和鑒定檔案設(shè)專柜保存，并按編號順序排放；人事專員要定期對檔案進行檢查清點，發(fā)現(xiàn)有破損等情況要及時進行處理。對于確無繼續(xù)保存價值的檔案，報人資部經(jīng)理審核、校長批準后統(tǒng)一銷毀，檔案銷毀清冊應(yīng)立卷永久保存。檔案的借閱人事專員建立完整的檔案目錄清單，方便查詢、利用。部門主管在檔案室查閱下屬檔案，只須口頭批準。部門經(jīng)理借閱、復(fù)印下屬人事資料檔案的，需填寫《人事檔案借閱申請單》。下列三種情況免批：校長借閱、復(fù)印下屬人事檔案部門經(jīng)理在檔案室查詢下屬人事檔案復(fù)印員工證件及榮譽之類可公開的信息（檔案員可直接提供復(fù)印件）檔案借出時間不超過5個工作日。人事專員負責(zé)借閱檔案的催促工作，查閱、借閱檔案者負有保密義務(wù)和保管作用。不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。獎懲措施管理不當導(dǎo)致遺失、失密，私自轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換檔案，私自復(fù)印保密檔案，每發(fā)現(xiàn)一次扣獎金50元，后果嚴重者作通報批評，造成損失進行賠償。檔案借閱超過5個工作日，經(jīng)催促仍未歸還者，扣獎金1元/天。人事檔案持有人未及時將檔案交人事專員歸檔，經(jīng)催促后仍不上