建立食品采購索證制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國食品安全法》《中華人民共和國食品安全法實(shí)施條例》等國家相關(guān)法律法規(guī)，以及行業(yè)關(guān)于食品采購管理的先進(jìn)準(zhǔn)則和集團(tuán)母公司關(guān)于風(fēng)險(xiǎn)防控、合規(guī)經(jīng)營的管理規(guī)定制定。同時(shí)，為有效防范采購環(huán)節(jié)的食品安全風(fēng)險(xiǎn)，規(guī)范企業(yè)內(nèi)部食品采購行為，提升供應(yīng)鏈管理水平，保障消費(fèi)者權(quán)益，特制定本制度。企業(yè)內(nèi)部需求方面，隨著市場競爭加劇和監(jiān)管力度加大，加強(qiáng)食品采購索證管理已成為防控專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)、提升企業(yè)管理效能的迫切需要，有助于完善業(yè)務(wù)流程、強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)、確保持續(xù)合規(guī)經(jīng)營。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工在食品采購、驗(yàn)收、存儲、使用等全流程管理活動中。具體適用范圍涵蓋公司內(nèi)部采購部、品控部、財(cái)務(wù)部、倉儲部等相關(guān)部門，以及各下屬單位的食品采購業(yè)務(wù)，包括但不限于原材料采購、成品采購、餐飲服務(wù)采購、員工福利采購等場景。所有參與食品采購業(yè)務(wù)的人員均需嚴(yán)格遵守本制度，確保采購行為的合法性、合規(guī)性和安全性。第三條本制度涉及以下核心術(shù)語：（一）“食品采購索證管理”指企業(yè)在食品采購過程中，對供應(yīng)商資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量、檢驗(yàn)報(bào)告、生產(chǎn)環(huán)境等關(guān)鍵信息進(jìn)行核查、記錄和存檔的管理活動，旨在確保食品來源可靠、質(zhì)量合格、符合國家食品安全標(biāo)準(zhǔn)。（二）“專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)”指在食品采購環(huán)節(jié)可能存在的法律合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)、產(chǎn)品質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)鏈中斷風(fēng)險(xiǎn)、信息泄露風(fēng)險(xiǎn)等，需通過制度建設(shè)和流程優(yōu)化進(jìn)行有效防控。（三）“合規(guī)管理”指企業(yè)在食品采購活動中嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和內(nèi)部管理制度，確保采購行為合法合規(guī)，防范法律糾紛和責(zé)任事故。第四條食品采購索證管理應(yīng)遵循以下核心原則：（一）“全面覆蓋”原則：確保所有食品采購活動均納入索證管理范圍，不留管理死角。（二）“責(zé)任到人”原則：明確各層級、各部門、各崗位在索證管理中的職責(zé)，確保責(zé)任可追溯。（三）“風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向”原則：重點(diǎn)關(guān)注高風(fēng)險(xiǎn)食品類別和高風(fēng)險(xiǎn)供應(yīng)商，實(shí)施差異化管控措施。（四）“持續(xù)改進(jìn)”原則：定期評估索證管理效果，根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境變化及時(shí)優(yōu)化制度流程。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人為公司食品采購索證管理的第一責(zé)任人，對索證管理工作負(fù)總責(zé)，負(fù)責(zé)審批重大采購決策、統(tǒng)籌資源保障、監(jiān)督制度執(zhí)行。分管領(lǐng)導(dǎo)為公司食品采購索證管理的直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)具體組織協(xié)調(diào)、風(fēng)險(xiǎn)管控和考核監(jiān)督，確保制度有效落地。第六條公司設(shè)立食品采購索證管理領(lǐng)導(dǎo)小組（以下簡稱“領(lǐng)導(dǎo)小組”），由公司主要負(fù)責(zé)人牽頭，分管領(lǐng)導(dǎo)主持，成員包括采購部、品控部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部、倉儲部等相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。領(lǐng)導(dǎo)小組主要履行以下職能：（一）統(tǒng)籌規(guī)劃食品采購索證管理制度建設(shè)，協(xié)調(diào)跨部門協(xié)作。（二）審議重大采購項(xiàng)目的索證方案，審批重大風(fēng)險(xiǎn)處置措施。（三）定期聽取各部門索證管理情況匯報(bào)，監(jiān)督制度執(zhí)行效果。（四）對索證管理中的重大問題進(jìn)行決策，確保風(fēng)險(xiǎn)可控。第七條公司設(shè)立食品采購索證管理專責(zé)小組（以下簡稱“專責(zé)小組”），由品控部牽頭，采購部、財(cái)務(wù)部、倉儲部等部門派員組成。專責(zé)小組主要職責(zé)包括：（一）制定食品采購索證的具體標(biāo)準(zhǔn)和操作流程。（二）審核供應(yīng)商資質(zhì)文件的真實(shí)性和有效性，建立供應(yīng)商黑名單制度。（三）定期開展索證管理培訓(xùn)，提升員工操作能力。（四）對索證管理中的問題進(jìn)行匯總分析，提出優(yōu)化建議。第八條牽頭部門（采購部）負(fù)責(zé)食品采購索證管理制度的統(tǒng)籌建設(shè)，具體職責(zé)包括：（一）制定年度食品采購計(jì)劃，明確索證管理要求。（二）組織供應(yīng)商盡職調(diào)查，建立合格供應(yīng)商名錄。（三）監(jiān)督采購合同中的索證條款落實(shí)情況，確保合同合規(guī)性。（四）收集整理索證管理數(shù)據(jù)，為風(fēng)險(xiǎn)評估提供依據(jù)。第九條專責(zé)部門（品控部）負(fù)責(zé)食品采購索證的合規(guī)審核，具體職責(zé)包括：（一）制定食品質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，審核供應(yīng)商質(zhì)量管理體系認(rèn)證。（二）監(jiān)督采購驗(yàn)收環(huán)節(jié)的索證記錄，確保檢驗(yàn)報(bào)告完整有效。（三）對不合格食品進(jìn)行溯源分析，提出改進(jìn)措施。（四）參與索證管理制度的流程優(yōu)化，提升防控效果。第十條業(yè)務(wù)部門/下屬單位負(fù)責(zé)落實(shí)本領(lǐng)域食品采購索證的具體要求，職責(zé)包括：（一）根據(jù)采購需求，選擇符合條件的供應(yīng)商，并索取相關(guān)資質(zhì)證明。（二）嚴(yán)格執(zhí)行索證文件審核程序，確保采購資料齊全規(guī)范。（三）開展日常風(fēng)險(xiǎn)自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并上報(bào)索證管理問題。（四）配合專責(zé)部門開展專項(xiàng)檢查，落實(shí)整改要求。第十一條基層執(zhí)行崗位（如采購員、驗(yàn)收員、倉儲管理員）對食品采購索證工作負(fù)直接責(zé)任，具體職責(zé)包括：（一）簽署崗位合規(guī)承諾書，明確索證操作規(guī)范。（二）按規(guī)定索取、審核、存檔索證文件，確保資料真實(shí)性。（三）發(fā)現(xiàn)索證管理漏洞或風(fēng)險(xiǎn)隱患，及時(shí)上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)。（四）參與索證管理培訓(xùn)，提升合規(guī)操作能力。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十二條供應(yīng)商盡職調(diào)查環(huán)節(jié)：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：采購部門在選擇供應(yīng)商前，必須對其資質(zhì)、生產(chǎn)環(huán)境、質(zhì)量管理體系、食品安全記錄等進(jìn)行全面調(diào)查，確保符合國家相關(guān)要求。具體包括：營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、ISO9001質(zhì)量管理體系認(rèn)證、ISO22000食品安全管理體系認(rèn)證等。（二）禁止性行為：嚴(yán)禁與有不良記錄的供應(yīng)商合作，嚴(yán)禁因利益輸送選擇不符合資質(zhì)的供應(yīng)商，嚴(yán)禁未經(jīng)盡職調(diào)查直接開展采購。（三）重點(diǎn)防控點(diǎn)：關(guān)注供應(yīng)商生產(chǎn)環(huán)境的衛(wèi)生狀況、原材料采購鏈條的穩(wěn)定性、產(chǎn)品質(zhì)量抽檢結(jié)果等，防范因供應(yīng)商管理不善導(dǎo)致的食品安全風(fēng)險(xiǎn)。第十三條采購合同索證環(huán)節(jié)：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：所有食品采購合同必須包含索證條款，明確供應(yīng)商需提供的資質(zhì)文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、批次號等信息，以及企業(yè)對這些文件的審核責(zé)任。合同簽訂前需經(jīng)法務(wù)部門審核，確保條款合法合規(guī)。（二）禁止性行為：嚴(yán)禁簽訂不明確索證要求的合同，嚴(yán)禁因供應(yīng)商壓力放棄索證條款，嚴(yán)禁將索證責(zé)任轉(zhuǎn)嫁給下游單位。（三）重點(diǎn)防控點(diǎn)：關(guān)注合同中的違約責(zé)任條款，確保供應(yīng)商未按要求提供索證文件時(shí)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，防范因合同漏洞導(dǎo)致的糾紛。第十四條質(zhì)量檢驗(yàn)索證環(huán)節(jié)：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：所有食品采購入庫前必須進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，索取并審核供應(yīng)商提供的檢驗(yàn)報(bào)告，確保產(chǎn)品符合國家標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)。檢驗(yàn)報(bào)告需加蓋供應(yīng)商公章或認(rèn)證章，并注明檢驗(yàn)日期和批次號。（二）禁止性行為：嚴(yán)禁使用過期或偽造的檢驗(yàn)報(bào)告，嚴(yán)禁因檢驗(yàn)環(huán)節(jié)疏漏導(dǎo)致不合格產(chǎn)品入庫，嚴(yán)禁對檢驗(yàn)結(jié)果選擇性記錄。（三）重點(diǎn)防控點(diǎn)：關(guān)注檢驗(yàn)報(bào)告的時(shí)效性、完整性和準(zhǔn)確性，對重點(diǎn)食品類別（如嬰幼兒食品、冷鏈?zhǔn)称罚?shí)施更嚴(yán)格的檢驗(yàn)要求。第十五條倉儲索證管理環(huán)節(jié)：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：倉儲部門在接收食品時(shí)需核對索證文件，確保采購批次、數(shù)量、生產(chǎn)日期等信息與檢驗(yàn)報(bào)告一致。同時(shí)需建立食品追溯系統(tǒng)，記錄入庫、出庫、存儲等環(huán)節(jié)的索證信息。（二）禁止性行為：嚴(yán)禁無索證文件接收食品，嚴(yán)禁在索證文件不齊全的情況下擅自入庫，嚴(yán)禁對存儲食品的索證信息做虛假記錄。（三）重點(diǎn)防控點(diǎn)：關(guān)注食品的存儲條件（溫度、濕度、避光等），確保索證信息與實(shí)際存儲環(huán)境一致，防范因存儲不當(dāng)導(dǎo)致的食品變質(zhì)。第十六條供應(yīng)商動態(tài)管理環(huán)節(jié)：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：采購部門每年至少對供應(yīng)商進(jìn)行一次評估，根據(jù)其索證管理表現(xiàn)、產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定性、合作歷史等因素調(diào)整供應(yīng)商等級。對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商可采取降級、淘汰等措施。（二）禁止性行為：嚴(yán)禁因個人關(guān)系維護(hù)不合格供應(yīng)商，嚴(yán)禁對供應(yīng)商評估結(jié)果弄虛作假，嚴(yán)禁在供應(yīng)商資質(zhì)過期后繼續(xù)合作。（三）重點(diǎn)防控點(diǎn)：關(guān)注供應(yīng)商的合規(guī)記錄，對存在多次違規(guī)行為的供應(yīng)商建立預(yù)警機(jī)制，及時(shí)終止合作，防范因供應(yīng)商資質(zhì)問題導(dǎo)致的連鎖風(fēng)險(xiǎn)。第十七條采購驗(yàn)收索證環(huán)節(jié)：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：驗(yàn)收人員在接收食品時(shí)需核對供應(yīng)商送貨單、檢驗(yàn)報(bào)告、批次號等索證文件，確保與采購訂單一致。對不符合要求的食品需拒收并上報(bào)，同時(shí)記錄相關(guān)情況。（二）禁止性行行行行行為：嚴(yán)禁在索證文件不齊全的情況下擅自驗(yàn)收，嚴(yán)禁對不合格食品隱瞞不報(bào)，嚴(yán)禁因供應(yīng)商催促而放松驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。（三）重點(diǎn)防控點(diǎn)：關(guān)注驗(yàn)收環(huán)節(jié)的記錄完整性，對拒收食品的索證資料進(jìn)行重點(diǎn)存檔，為后續(xù)追溯提供依據(jù)。第十八條食品溯源索證環(huán)節(jié)：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：對重點(diǎn)食品（如進(jìn)口食品、高風(fēng)險(xiǎn)食品）需索取溯源信息，包括生產(chǎn)批次、加工流程、檢驗(yàn)報(bào)告等，確保食品來源可查、去向可追。（二）禁止性行為：嚴(yán)禁索取虛假的溯源信息，嚴(yán)禁在溯源環(huán)節(jié)弄虛作假，嚴(yán)禁對溯源資料進(jìn)行選擇性留存。（三）重點(diǎn)防控點(diǎn)：關(guān)注溯源信息的真實(shí)性和完整性，對關(guān)鍵信息（如生產(chǎn)日期、批號）進(jìn)行重點(diǎn)核查，防范因溯源失真導(dǎo)致的食品安全事故。第十九條內(nèi)部審計(jì)索證環(huán)節(jié)：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：內(nèi)部審計(jì)部門每年至少開展一次索證管理專項(xiàng)審計(jì)，重點(diǎn)檢查供應(yīng)商資質(zhì)審核、檢驗(yàn)報(bào)告存檔、驗(yàn)收記錄完整性等環(huán)節(jié)，確保制度有效執(zhí)行。（二）禁止性行為：嚴(yán)禁對審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題隱瞞不報(bào)，嚴(yán)禁在審計(jì)過程中提供虛假資料，嚴(yán)禁對審計(jì)結(jié)果拒不整改。（三）重點(diǎn)防控點(diǎn)：關(guān)注審計(jì)問題的整改落實(shí)情況，對反復(fù)出現(xiàn)的問題進(jìn)行深度分析，推動制度流程優(yōu)化。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十二條制度動態(tài)更新機(jī)制：（一）根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和監(jiān)管要求的變化，及時(shí)修訂食品采購索證管理制度。每年至少開展一次制度評估，由專責(zé)小組牽頭，相關(guān)部門參與，提出修訂建議。（二）重大政策調(diào)整時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)小組需在一個月內(nèi)組織專題會議研究，確保制度與最新要求一致。（三）修訂后的制度需經(jīng)公司管理層審批，并發(fā)布實(shí)施。第十三條風(fēng)險(xiǎn)識別預(yù)警機(jī)制：（一）定期開展專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)排查：每年至少開展兩次食品采購索證風(fēng)險(xiǎn)排查，由專責(zé)小組制定排查清單，各部門自查并上報(bào)結(jié)果。重點(diǎn)關(guān)注供應(yīng)商資質(zhì)、檢驗(yàn)報(bào)告、存儲條件等環(huán)節(jié)。（二）分級評估風(fēng)險(xiǎn)等級：根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，將風(fēng)險(xiǎn)分為一般風(fēng)險(xiǎn)、較大風(fēng)險(xiǎn)、重大風(fēng)險(xiǎn)三個等級。對重大風(fēng)險(xiǎn)需立即上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組，制定專項(xiàng)整改方案。（三）發(fā)布預(yù)警通知：對發(fā)現(xiàn)的典型風(fēng)險(xiǎn)問題，由專責(zé)小組制發(fā)預(yù)警通知，要求相關(guān)部門及時(shí)整改，防范同類問題再次發(fā)生。第十四條合規(guī)審查機(jī)制：（一）嵌入業(yè)務(wù)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)：將索證管理審查嵌入供應(yīng)商選擇、合同簽訂、驗(yàn)收入庫、倉儲存儲等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，確保每個環(huán)節(jié)均符合制度要求。（二）明確審查標(biāo)準(zhǔn)：制定統(tǒng)一的索證文件審查清單，明確每項(xiàng)文件的審核要點(diǎn)和判定標(biāo)準(zhǔn)。（三）實(shí)行“未經(jīng)審查不得實(shí)施”原則：對索證文件不齊全的采購項(xiàng)目，必須先完成補(bǔ)充審查后方可實(shí)施，嚴(yán)禁擅自突破制度要求。第十五條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對機(jī)制：（一）一般風(fēng)險(xiǎn)處置：由業(yè)務(wù)部門/下屬單位自行整改，專責(zé)小組監(jiān)督落實(shí)。（二）較大風(fēng)險(xiǎn)處置：由領(lǐng)導(dǎo)小組牽頭，組織相關(guān)部門制定專項(xiàng)整改方案，明確責(zé)任人和完成時(shí)限。（三）重大風(fēng)險(xiǎn)處置：啟動應(yīng)急預(yù)案，由公司主要負(fù)責(zé)人親自指揮，各部門協(xié)同處置，同時(shí)向監(jiān)管機(jī)構(gòu)報(bào)告。第十六條責(zé)任追究機(jī)制：（一）違規(guī)情形：對違反本制度的行為，包括但不限于未索取索證文件、使用不合格供應(yīng)商、偽造檢驗(yàn)報(bào)告等，均需追究相關(guān)責(zé)任。（二）處罰標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)違規(guī)情節(jié)嚴(yán)重程度，分別采取警告、通報(bào)批評、績效扣減、紀(jì)律處分等措施。對造成重大損失的，依法依規(guī)追究法律責(zé)任。（三）聯(lián)動考核：將索證管理情況納入部門/個人年度考核，與績效、評優(yōu)掛鉤，確保制度執(zhí)行到位。第十七條評估改進(jìn)機(jī)制：（一）定期評估有效性：每年年底對索證管理效果進(jìn)行評估，重點(diǎn)考核制度覆蓋率、問題整改率、風(fēng)險(xiǎn)控制率等指標(biāo)。（二）優(yōu)化流程漏洞：根據(jù)評估結(jié)果，對制度流程中存在的問題進(jìn)行改進(jìn)，提升防控能力。（三）分享優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)：對索證管理表現(xiàn)突出的部門/個人進(jìn)行表彰，推廣優(yōu)秀做法，促進(jìn)整體水平提升。第五章專項(xiàng)管理保障措施第十八條組織保障：（一）明確各級領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任：公司主要負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)統(tǒng)籌推動，分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)具體落實(shí)，各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本領(lǐng)域執(zhí)行。（二）建立協(xié)調(diào)機(jī)制：定期召開專項(xiàng)管理協(xié)調(diào)會，解決跨部門問題，確保制度協(xié)同推進(jìn)。（三）設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)：公司每年安排X萬元專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，用于制度建設(shè)、培訓(xùn)宣貫、系統(tǒng)開發(fā)等。第十九條考核激勵機(jī)制：（一）納入績效考核：將索證管理情況納入部門/個人年度考核，考核結(jié)果與績效、評優(yōu)掛鉤。（二）正向激勵：對在索證管理中表現(xiàn)突出的部門/個人，給予獎勵和表彰。（三）反向約束：對違反制度的行為，根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度，采取績效扣減、紀(jì)律處分等措施。第二十條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：（一）分層級培訓(xùn)：管理層重點(diǎn)培訓(xùn)合規(guī)履職要求，一線員工重點(diǎn)培訓(xùn)操作規(guī)范。（二）定期開展培訓(xùn)：每年至少開展兩次索證管理培訓(xùn)，確保全員掌握制度要求。（三）發(fā)布宣傳資料：制作合規(guī)手冊、操作指南等宣傳資料，提升員工合規(guī)意識。第二十一條信息化支撐：（一）開發(fā)管理平臺：通過信息化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)索證文件電子化管理，提高審核效率。（二）實(shí)時(shí)監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)：利用系統(tǒng)工具對采購數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)實(shí)時(shí)監(jiān)控。（三）數(shù)據(jù)共享協(xié)同：打通各部門數(shù)據(jù)壁壘，實(shí)現(xiàn)索證信息的互聯(lián)互通。第二十二條文化建設(shè)：（一）發(fā)布合規(guī)手冊：制定《食品采購索證合規(guī)手冊》，明確操作規(guī)范和行為準(zhǔn)則。（二）簽訂承諾書：要求全體員工簽訂合規(guī)承諾書，強(qiáng)化責(zé)任意識。（三）營造氛圍：通過宣傳欄、內(nèi)部刊物等渠道，營造全員合規(guī)氛圍。