新聞宣傳單位檔案三合一制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國網(wǎng)絡(luò)安全法》及《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合集團(tuán)母公司關(guān)于檔案管理規(guī)范化、信息化、安全化的統(tǒng)一要求，以及公司為防控檔案管理風(fēng)險、提升管理效能、保障檔案資源可持續(xù)利用的內(nèi)部需求，制定本制度。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，覆蓋檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等全生命周期管理，以及與檔案相關(guān)的信息化建設(shè)、安全防護(hù)、風(fēng)險防控等業(yè)務(wù)場景。第三條本制度下列核心術(shù)語定義如下：（一）“XX專項管理”是指公司為規(guī)范檔案管理行為、防范操作風(fēng)險、確保檔案資產(chǎn)合規(guī)安全所建立的全流程管理體系，包括制度設(shè)計、流程嵌入、技術(shù)支撐、監(jiān)督考核等環(huán)節(jié)。（二）“XX風(fēng)險”是指因檔案管理缺失、操作違規(guī)、技術(shù)故障、外部侵害等原因可能導(dǎo)致檔案信息泄露、資產(chǎn)損失、法律責(zé)任、聲譽(yù)受損等潛在威脅。（三）“XX合規(guī)”是指檔案管理活動嚴(yán)格遵循國家法律法規(guī)、行業(yè)準(zhǔn)則及公司內(nèi)部制度要求，確保管理行為合法有效、責(zé)任明確、過程可控。第四條XX專項管理應(yīng)遵循以下核心原則：（一）全面覆蓋：檔案管理應(yīng)覆蓋所有業(yè)務(wù)領(lǐng)域、所有環(huán)節(jié)、所有人員，確保無死角、無盲區(qū)。（二）責(zé)任到人：明確各層級、各部門、各崗位的檔案管理職責(zé)，實(shí)現(xiàn)責(zé)任可追溯。（三）風(fēng)險導(dǎo)向：聚焦重點(diǎn)領(lǐng)域、關(guān)鍵環(huán)節(jié)，強(qiáng)化風(fēng)險識別與防控，優(yōu)先防范重大風(fēng)險。（四）持續(xù)改進(jìn)：通過動態(tài)評估、技術(shù)升級、流程優(yōu)化，不斷提升檔案管理水平。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人為本單位XX專項管理的第一責(zé)任人，對檔案管理工作的全面性、合規(guī)性負(fù)總責(zé)；分管領(lǐng)導(dǎo)為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)XX專項管理制度的組織落實(shí)、監(jiān)督考核。第六條公司設(shè)立XX專項管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長，各部門、下屬單位負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)XX專項管理工作，研究決策重大事項，監(jiān)督考核各層級履職情況，定期聽取工作匯報。第七條XX專項管理領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，辦公室設(shè)在[牽頭部門名稱]，負(fù)責(zé)日常事務(wù)管理，包括制度建設(shè)、風(fēng)險排查、培訓(xùn)宣貫、應(yīng)急處置等，辦公室主任由[牽頭部門負(fù)責(zé)人]兼任。第八條牽頭部門職責(zé)：（一）統(tǒng)籌XX專項管理制度體系建設(shè)，制定、修訂、解釋本制度及配套細(xì)則。（二）組織開展檔案管理風(fēng)險識別與評估，編制風(fēng)險清單，制定防控措施。（三）監(jiān)督考核各部門、下屬單位XX專項管理履職情況，定期通報結(jié)果。（四）負(fù)責(zé)XX專項管理培訓(xùn)宣貫，提升全員合規(guī)意識與操作能力。第九條專責(zé)部門職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)XX專項管理領(lǐng)域的業(yè)務(wù)合規(guī)審核，嵌入采購、招標(biāo)、審批等關(guān)鍵流程。（二）推動XX專項管理流程優(yōu)化，引入技術(shù)工具提升效率與安全性。（三）參與XX專項管理風(fēng)險處置，提供專業(yè)支持與指導(dǎo)。第十條業(yè)務(wù)部門/下屬單位職責(zé)：（一）落實(shí)XX專項管理要求，開展本領(lǐng)域檔案日常管理，確保資料完整、準(zhǔn)確、安全。（二）建立檔案管理臺賬，及時收集、整理、歸檔業(yè)務(wù)文件，定期自查整改。（三）配合XX專項管理風(fēng)險排查，如實(shí)上報風(fēng)險隱患，落實(shí)整改措施。第十一條基層執(zhí)行崗職責(zé)：（一）遵守XX專項管理操作規(guī)范，在職責(zé)范圍內(nèi)履行合規(guī)操作義務(wù)。（二）簽署崗位合規(guī)承諾書，明確個人在檔案管理中的法律責(zé)任。（三）發(fā)現(xiàn)XX專項管理風(fēng)險或異常情況，及時向部門負(fù)責(zé)人或?qū)Ｘ?zé)部門報告。第三章專項管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十二條檔案收集管理：業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立檔案收集清單，明確歸檔范圍、時間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人，確保應(yīng)歸檔文件不遺漏、不延誤。禁止擅自銷毀、涂改、偽造檔案材料。第十三條檔案整理管理：檔案整理應(yīng)遵循“一事一檔”原則，按時間順序、業(yè)務(wù)類型分類編目，統(tǒng)一格式、統(tǒng)一編號，確保邏輯清晰、查找便捷。第十四條檔案保管管理：檔案保管應(yīng)實(shí)行“三分離”制度（保管人員、查閱人員、系統(tǒng)權(quán)限分離），設(shè)置專用庫房，落實(shí)防火、防潮、防蟲、防盜措施。第十五條檔案利用管理：建立檔案查閱審批流程，明確查閱范圍、權(quán)限時限，涉及敏感信息需經(jīng)審批，并記錄查閱過程。禁止擅自復(fù)制、傳播涉密檔案。第十六條檔案鑒定管理：每年開展檔案鑒定工作，區(qū)分保管期限，對到期檔案提出處置意見，履行審批程序后按規(guī)定銷毀或繼續(xù)保管。第十七條檔案銷毀管理：銷毀檔案需編制清單，經(jīng)審批后由專人監(jiān)督執(zhí)行，確保檔案信息不可恢復(fù)，并記錄銷毀過程。第十八條信息化建設(shè)管理：檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)自動歸檔，定期開展數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)測試，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定。第十九條安全防護(hù)管理：建立檔案信息系統(tǒng)訪問權(quán)限管理機(jī)制，定期更新密碼，采用加密、防病毒等技術(shù)手段，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊與信息泄露。第二十條外部合作管理：涉及第三方檔案服務(wù)（如異地存儲、數(shù)字化加工）需嚴(yán)格審查合作方資質(zhì)，簽訂保密協(xié)議，全程監(jiān)督服務(wù)過程。第四章專項管理運(yùn)行機(jī)制第十二條制度動態(tài)更新機(jī)制：牽頭部門應(yīng)每年評估XX專項管理制度有效性，根據(jù)法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整、風(fēng)險暴露情況及時修訂，確保制度適用性。第十三條風(fēng)險識別預(yù)警機(jī)制：牽頭部門聯(lián)合專責(zé)部門每半年開展XX專項管理風(fēng)險排查，對發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險進(jìn)行分級評估，發(fā)布預(yù)警通知，明確整改時限。第十四條合規(guī)審查機(jī)制：將XX專項管理審查嵌入業(yè)務(wù)決策、合同簽訂、項目啟動等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，實(shí)行“未經(jīng)審查不得實(shí)施”原則，確保業(yè)務(wù)合規(guī)。第十五條風(fēng)險應(yīng)對機(jī)制：建立XX專項管理風(fēng)險事件應(yīng)急流程，對一般風(fēng)險由業(yè)務(wù)部門處置，重大風(fēng)險由領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)籌，明確責(zé)任協(xié)同、上報要求。第十六條責(zé)任追究機(jī)制：對XX專項管理違規(guī)行為，根據(jù)情節(jié)輕重、后果影響，追究部門負(fù)責(zé)人、專責(zé)人員、基層執(zhí)行崗責(zé)任，聯(lián)動績效考核、紀(jì)律處分。第十七條評估改進(jìn)機(jī)制：每年開展XX專項管理有效性評估，形成評估報告，針對薄弱環(huán)節(jié)優(yōu)化流程、完善制度、強(qiáng)化管控。第五章專項管理保障措施第十八條組織保障：各層級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)明確XX專項管理推進(jìn)責(zé)任，將檔案管理納入年度重點(diǎn)工作，定期研究解決重大問題。第十九條考核激勵機(jī)制：將XX專項管理情況納入部門年度考核，與績效、評優(yōu)掛鉤；對突出貢獻(xiàn)者予以表彰獎勵，對失職行為嚴(yán)肅問責(zé)。第二十條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：分層級開展XX專項管理培訓(xùn)，管理層重點(diǎn)強(qiáng)化合規(guī)履職意識，一線員工重點(diǎn)掌握操作規(guī)范，每年至少培訓(xùn)兩次。第二十一條信息化支撐：依托信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)XX專項管理流程自動化、風(fēng)險實(shí)時監(jiān)控，建立電子檔案系統(tǒng)，提升管理效率與安全性。第二十二條文化建設(shè)：編制XX專項管理合規(guī)手冊，發(fā)布典型案例，簽訂全員合規(guī)承諾書，營造“人人管檔、人人守規(guī)”的濃厚氛圍。第二十三條報告制度：業(yè)務(wù)部門每月上報XX專項管理情況，