推行用工日志制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國勞動(dòng)合同法》《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)國家法律法規(guī)，結(jié)合《XX集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范體系》《XX公司合規(guī)管理辦法》等集團(tuán)母公司規(guī)定，以及公司當(dāng)前強(qiáng)化勞動(dòng)用工管理、防控勞動(dòng)爭議風(fēng)險(xiǎn)、規(guī)范內(nèi)部管理流程的內(nèi)部需求，制定本制度。旨在通過建立用工日志制度，全面記錄員工工作過程與狀態(tài)，加強(qiáng)勞動(dòng)用工過程的可追溯性與規(guī)范性，提升管理效能，防范用工風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，覆蓋公司日常運(yùn)營、項(xiàng)目執(zhí)行、外勤工作等所有涉及員工出勤、工作內(nèi)容記錄及勞動(dòng)過程管理的場(chǎng)景。全體員工均須嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定，確保用工日志的真實(shí)性、完整性與及時(shí)性。第三條本制度中下列術(shù)語含義：（一）“用工日志專項(xiàng)管理”是指公司通過建立、應(yīng)用和管理用工日志制度，對(duì)員工工作出勤、工作內(nèi)容、工作過程等進(jìn)行系統(tǒng)性記錄、監(jiān)控、分析和管理，以實(shí)現(xiàn)勞動(dòng)用工過程的規(guī)范化和風(fēng)險(xiǎn)防控的閉環(huán)管理。（二）“用工風(fēng)險(xiǎn)”是指因員工管理不到位、勞動(dòng)過程不規(guī)范、合規(guī)性缺失等可能導(dǎo)致公司承擔(dān)法律責(zé)任、經(jīng)濟(jì)損失或聲譽(yù)損害的潛在風(fēng)險(xiǎn)。（三）“XX合規(guī)”是指公司在勞動(dòng)用工管理中嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)準(zhǔn)則及內(nèi)部規(guī)章制度，確保用工行為合法、合理、合規(guī)。第四條用工日志專項(xiàng)管理應(yīng)遵循以下核心原則：（一）“全面覆蓋”。用工日志記錄范圍應(yīng)覆蓋所有員工、所有工作場(chǎng)景，確保管理無死角、無盲區(qū)。（二）“責(zé)任到人”。明確各級(jí)管理人員、業(yè)務(wù)部門及員工在用工日志管理中的職責(zé)，確保責(zé)任主體清晰、落實(shí)到位。（三）“風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向”。重點(diǎn)關(guān)注高風(fēng)險(xiǎn)用工場(chǎng)景與環(huán)節(jié)，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與防控措施，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理。（四）“持續(xù)改進(jìn)”。定期評(píng)估用工日志管理效果，結(jié)合實(shí)際需求與外部環(huán)境變化，優(yōu)化管理機(jī)制與流程。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對(duì)用工日志專項(xiàng)管理負(fù)總責(zé)，負(fù)責(zé)審批專項(xiàng)管理制度、統(tǒng)籌資源配置、督導(dǎo)執(zhí)行情況。分管人力資源、運(yùn)營等相關(guān)工作的負(fù)責(zé)人為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)專項(xiàng)管理制度的落地實(shí)施、風(fēng)險(xiǎn)防控及效果評(píng)估。第六條公司設(shè)立用工日志專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組（以下簡稱“領(lǐng)導(dǎo)小組”），作為專項(xiàng)管理的決策與協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)。領(lǐng)導(dǎo)小組由公司主要負(fù)責(zé)人任組長，分管負(fù)責(zé)人任副組長，人力資源部、辦公室、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部及各主要業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組主要職責(zé)包括：（一）統(tǒng)籌制定、修訂、解釋及廢止用工日志專項(xiàng)管理制度。（二）協(xié)調(diào)解決專項(xiàng)管理中的重大問題，審批重要事項(xiàng)。（三）監(jiān)督評(píng)估專項(xiàng)管理實(shí)施效果，提出改進(jìn)要求。第七條公司人力資源部為用工日志專項(xiàng)管理的牽頭部門，主要職責(zé)包括：（一）負(fù)責(zé)專項(xiàng)管理制度的具體建設(shè)、修訂與宣貫工作。（二）組織開展用工日志系統(tǒng)的開發(fā)、運(yùn)維及數(shù)據(jù)分析。（三）定期開展專項(xiàng)管理培訓(xùn)，提升員工規(guī)范操作意識(shí)。（四）監(jiān)督各部門用工日志記錄與報(bào)送情況，提出改進(jìn)建議。第八條公司法務(wù)部為用工日志專項(xiàng)管理的專責(zé)部門，主要職責(zé)包括：（一）審核用工日志管理制度及操作流程的合規(guī)性。（二）提供用工風(fēng)險(xiǎn)防范的專業(yè)指導(dǎo)，參與重大風(fēng)險(xiǎn)處置。（三）參與勞動(dòng)爭議事件中的用工日志證據(jù)采信與法律分析。第九條各業(yè)務(wù)部門及下屬單位為用工日志專項(xiàng)管理的業(yè)務(wù)執(zhí)行主體，主要職責(zé)包括：（一）按照制度要求，督促本部門員工規(guī)范填寫、提交用工日志。（二）組織開展本部門用工日志自查，及時(shí)糾正問題。（三）配合人力資源部、法務(wù)部開展專項(xiàng)檢查與培訓(xùn)。第十條基層執(zhí)行崗位員工（如一線操作人員、外勤人員等）為用工日志的直接責(zé)任人，主要職責(zé)包括：（一）按照工作實(shí)際，真實(shí)、完整、及時(shí)記錄工作內(nèi)容與狀態(tài)。（二）定期自查日志記錄的準(zhǔn)確性，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤及時(shí)更正。（三）發(fā)現(xiàn)用工風(fēng)險(xiǎn)或管理漏洞，及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人或人力資源部報(bào)告。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十一條員工出勤管理。用工日志應(yīng)詳細(xì)記錄員工每日出勤情況，包括工作起始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、工作地點(diǎn)（如外勤需注明客戶名稱或地址）、工作狀態(tài)（如正常工作、請(qǐng)假、加班等）。禁止出現(xiàn)空缺記錄或偽造出勤事實(shí)。第十二條工作任務(wù)記錄。用工日志應(yīng)明確當(dāng)日工作任務(wù)的類型、內(nèi)容、完成進(jìn)度及成果，涉及項(xiàng)目執(zhí)行時(shí)需關(guān)聯(lián)項(xiàng)目編號(hào)或名稱。禁止記錄與工作無關(guān)的個(gè)人事項(xiàng)或含糊不清的工作描述。第十三條加班管理。員工申請(qǐng)加班時(shí)，需在用工日志中注明加班時(shí)段、事由及審批狀態(tài)。人力資源部需定期審核加班記錄的合規(guī)性，確保符合公司加班制度規(guī)定。禁止無審批或虛假記錄加班情況。第十四條外勤工作管理。外勤人員需在用工日志中詳細(xì)記錄客戶拜訪、現(xiàn)場(chǎng)作業(yè)等外勤活動(dòng)，包括客戶名稱、活動(dòng)時(shí)長、工作內(nèi)容等。人力資源部定期抽查外勤日志的真實(shí)性，必要時(shí)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)核實(shí)。禁止虛報(bào)外勤事項(xiàng)或泄露客戶信息。第十五條風(fēng)險(xiǎn)防控重點(diǎn)。用工日志管理需重點(diǎn)關(guān)注以下風(fēng)險(xiǎn)防控點(diǎn)：（一）虛假出勤或工作記錄導(dǎo)致的勞動(dòng)爭議風(fēng)險(xiǎn)。（二）外勤工作記錄不實(shí)引發(fā)的商業(yè)秘密泄露風(fēng)險(xiǎn)。（三）加班記錄缺失或虛假引發(fā)的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。（四）日志記錄不完整導(dǎo)致的勞動(dòng)監(jiān)察檢查風(fēng)險(xiǎn)。第十六條禁止性行為。員工在用工日志管理中禁止出現(xiàn)以下行為：（一）偽造、篡改或刪除用工日志記錄。（二）代填、代簽或強(qiáng)迫他人填寫虛假日志。（三）將個(gè)人事務(wù)或非工作內(nèi)容混入日志記錄。（四）泄露或?yàn)E用用工日志中的敏感信息。第十七條日志審核與歸檔。人力資源部需定期對(duì)各部門用工日志進(jìn)行抽查審核，重點(diǎn)檢查記錄的真實(shí)性、完整性。審核不合格的，要求限期整改。所有用工日志需按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類歸檔，保存期限不少于三年。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十八條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制。人力資源部需每年至少組織一次用工日志專項(xiàng)管理制度的評(píng)估，根據(jù)國家法律法規(guī)變化、行業(yè)監(jiān)管要求及公司業(yè)務(wù)調(diào)整，及時(shí)修訂完善制度內(nèi)容。重大修訂需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審議通過。第十九條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制。人力資源部聯(lián)合法務(wù)部、業(yè)務(wù)部門每季度開展用工風(fēng)險(xiǎn)排查，重點(diǎn)關(guān)注日志記錄缺失、虛假記錄等高風(fēng)險(xiǎn)問題，形成風(fēng)險(xiǎn)清單并發(fā)布預(yù)警通知，明確整改要求與時(shí)限。第二十條合規(guī)審查機(jī)制。用工日志記錄應(yīng)作為員工績效考核、獎(jiǎng)懲、晉升的重要依據(jù)，未經(jīng)合規(guī)審核的日志不得作為決策參考。涉及加班、外勤等特殊場(chǎng)景的，必須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、人力資源部備案后方可生效。第二十一條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制。對(duì)一般性用工日志問題，由部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)督促整改；對(duì)重大問題或涉及違規(guī)行為的，由人力資源部、法務(wù)部聯(lián)合啟動(dòng)調(diào)查，明確責(zé)任主體，按制度規(guī)定進(jìn)行處理。緊急情況需立即上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組協(xié)調(diào)處置。第二十二條責(zé)任追究機(jī)制。員工違反用工日志管理規(guī)定，視情節(jié)輕重按以下標(biāo)準(zhǔn)處理：（一）首次違反的，給予口頭警告或書面通報(bào)。（二）屢次違反或造成嚴(yán)重后果的，扣減績效工資、降級(jí)或解除勞動(dòng)合同。（三）涉及違法行為的，移交司法機(jī)關(guān)處理。部門負(fù)責(zé)人未履行監(jiān)管責(zé)任的，同步追究管理責(zé)任。第二十三條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制。每年12月，人力資源部牽頭組織專項(xiàng)評(píng)估，通過數(shù)據(jù)分析、員工訪談、管理座談等方式，評(píng)估制度實(shí)施效果，形成評(píng)估報(bào)告，提出優(yōu)化建議并納入次年工作計(jì)劃。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十四條組織保障。公司主要負(fù)責(zé)人需定期聽取專項(xiàng)管理工作匯報(bào)，協(xié)調(diào)解決資源配置難題。各級(jí)管理人員需親自部署、督導(dǎo)本單位的用工日志管理工作，確保制度落地。第二十五條考核激勵(lì)機(jī)制。將用工日志管理情況納入部門年度績效考核，對(duì)落實(shí)到位的部門給予評(píng)優(yōu)獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)存在問題的部門，取消評(píng)優(yōu)資格，并要求限期整改。員工個(gè)人合規(guī)表現(xiàn)將作為績效評(píng)優(yōu)的重要參考。第二十六條培訓(xùn)宣傳機(jī)制。人力資源部需每年至少開展兩次用工日志專項(xiàng)培訓(xùn)，內(nèi)容包括制度解讀、操作規(guī)范、風(fēng)險(xiǎn)案例等。通過內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄等渠道發(fā)布制度解讀材料，提升全員合規(guī)意識(shí)。第二十七條信息化支撐。人力資源部需開發(fā)或引進(jìn)用工日志管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)線上填報(bào)、自動(dòng)審核、智能預(yù)警等功能，提升管理效率與數(shù)據(jù)安全性。系統(tǒng)需與考勤系統(tǒng)、項(xiàng)目管理系統(tǒng)等打通數(shù)據(jù)接口，確保信息一致。第二十八條文化建設(shè)。公司需定期發(fā)布《用工日志合規(guī)手冊(cè)》，明確制度要求與操作指南。組織全體員工簽訂合規(guī)承諾書，營造“人人重視合規(guī)、事事記錄規(guī)范”的文化氛圍。第二十九條報(bào)告制度。人力資源部需每月向領(lǐng)導(dǎo)小組報(bào)送用工日志管理情況，包括記錄數(shù)量