文件保存制度第一章總則第一條為適應(yīng)國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)準(zhǔn)則要求，落實(shí)集團(tuán)母公司關(guān)于企業(yè)內(nèi)部管理的指導(dǎo)意見(jiàn)，并結(jié)合公司實(shí)際發(fā)展需要，特制定本文件保存制度。通過(guò)規(guī)范文件管理流程、強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防控措施、明確各方職責(zé)權(quán)限，提升公司治理水平，防范操作風(fēng)險(xiǎn)與合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，保障公司信息資產(chǎn)安全與有效利用，現(xiàn)依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《企業(yè)信息管理規(guī)范》等法律法規(guī)及集團(tuán)母公司相關(guān)管理制度，制定本制度。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，涵蓋公司經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)研發(fā)、人力資源、財(cái)務(wù)審計(jì)等所有業(yè)務(wù)場(chǎng)景下的文件生成、收集、處理、存儲(chǔ)、使用、歸檔及銷毀等全過(guò)程管理。任何部門或個(gè)人均須嚴(yán)格遵守本制度，確保文件管理的規(guī)范性、安全性與有效性。第三條本制度中涉及的核心術(shù)語(yǔ)定義如下：（一）“文件專項(xiàng)管理”指公司為實(shí)現(xiàn)文件規(guī)范管理目標(biāo)，建立的全流程管理制度體系，包括組織架構(gòu)、職責(zé)分工、操作流程、風(fēng)險(xiǎn)防控及保障措施等。其外延涵蓋文件的全生命周期管理，即從文件創(chuàng)建到最終銷毀的各環(huán)節(jié)管控。（二）“專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)”指因文件管理不當(dāng)可能引發(fā)的法律風(fēng)險(xiǎn)、操作風(fēng)險(xiǎn)、信息安全風(fēng)險(xiǎn)等，如文件遺失、泄密、篡改或過(guò)期未銷毀等情形。（三）“合規(guī)要求”指公司文件管理須符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及內(nèi)部管理制度的相關(guān)規(guī)定，確保文件管理行為的合法性、合規(guī)性。第四條文件專項(xiàng)管理應(yīng)遵循以下核心原則：（一）全面覆蓋原則，即所有文件均須納入統(tǒng)一管理范疇，無(wú)死角、無(wú)遺漏；（二）責(zé)任到人原則，即明確各層級(jí)、各崗位的文件管理職責(zé)，確保責(zé)任可追溯；（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向原則，即重點(diǎn)關(guān)注高風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與防控；（四）持續(xù)改進(jìn)原則，即定期評(píng)估文件管理效果，優(yōu)化管理流程與措施。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對(duì)公司文件專項(xiàng)管理負(fù)總責(zé)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌決策、資源保障及制度落實(shí)；分管領(lǐng)導(dǎo)為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)具體組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督考核及問(wèn)題處置。第六條設(shè)立文件專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人牽頭，分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人及下屬單位代表為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司文件管理重大事項(xiàng)，審批關(guān)鍵制度與流程，監(jiān)督評(píng)價(jià)管理成效，確保文件管理方向與目標(biāo)符合公司戰(zhàn)略要求。第七條文件專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，辦公室設(shè)在[牽頭部門名稱]，負(fù)責(zé)日常管理事務(wù)，包括制度制定與修訂、風(fēng)險(xiǎn)排查與處置、培訓(xùn)宣貫與監(jiān)督考核等。第八條牽頭部門職責(zé)如下：（一）統(tǒng)籌文件專項(xiàng)管理制度體系建設(shè)，定期修訂完善相關(guān)制度；（二）組織開展文件管理風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估，制定風(fēng)險(xiǎn)防控措施；（三）監(jiān)督各部門及下屬單位文件管理執(zhí)行情況，開展考核評(píng)價(jià)；（四）推動(dòng)文件管理信息化建設(shè)，提升管理效率與安全性；（五）負(fù)責(zé)文件管理培訓(xùn)宣貫，提升全員合規(guī)意識(shí)。第九條專責(zé)部門職責(zé)如下：（一）負(fù)責(zé)文件管理合規(guī)性審核，確保文件內(nèi)容、格式及流程符合要求；（二）優(yōu)化文件管理流程，推動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化操作；（三）處置文件管理中的風(fēng)險(xiǎn)事件，提出改進(jìn)建議；（四）參與文件管理信息化建設(shè)，提供專業(yè)支持。第十條業(yè)務(wù)部門及下屬單位職責(zé)如下：（一）落實(shí)本領(lǐng)域文件管理要求，確保文件及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地生成與歸檔；（二）開展日常文件管理自查，發(fā)現(xiàn)并上報(bào)問(wèn)題；（三）配合牽頭部門及專責(zé)部門開展風(fēng)險(xiǎn)排查與考核；（四）加強(qiáng)員工培訓(xùn)，提升文件管理能力。第十一條基層執(zhí)行崗責(zé)任如下：（一）遵守文件管理操作規(guī)范，按流程處理文件；（二）簽署崗位合規(guī)承諾書，明確個(gè)人責(zé)任；（三）發(fā)現(xiàn)文件管理風(fēng)險(xiǎn)或異常情況，及時(shí)上報(bào)；（四）配合開展文件審計(jì)與檢查。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十二條文件生成管理：業(yè)務(wù)操作須基于合法依據(jù)，文件內(nèi)容須真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，格式須符合公司統(tǒng)一規(guī)范。禁止擅自修改或偽造文件，確保文件原始性、完整性。第十三條文件收集管理：各部門須按照檔案管理要求，及時(shí)收集文件，確保不遺漏、不重復(fù)。重要文件須建立目錄清單，明確收集標(biāo)準(zhǔn)與周期。第十四條文件處理管理：文件處理須遵循授權(quán)審批原則，涉及重大事項(xiàng)的文件須經(jīng)多級(jí)審核。電子文件處理須確保系統(tǒng)安全，防止未授權(quán)訪問(wèn)或篡改。第十五條文件存儲(chǔ)管理：紙質(zhì)文件須分類歸檔，存儲(chǔ)在符合安全標(biāo)準(zhǔn)的檔案室；電子文件須存儲(chǔ)在指定系統(tǒng)，定期備份并加密存儲(chǔ)。禁止將文件存儲(chǔ)在個(gè)人設(shè)備或非合規(guī)平臺(tái)。第十六條文件使用管理：文件使用須基于授權(quán)，禁止未經(jīng)批準(zhǔn)的復(fù)制、傳播或外借。重要文件須建立使用登記制度，明確使用范圍與期限。第十七條文件銷毀管理：文件銷毀須遵循最小化原則，禁止銷毀前未履行審批程序。紙質(zhì)文件須采用碎紙機(jī)銷毀，電子文件須通過(guò)專業(yè)工具徹底清除。第十八條文件安全管控：重點(diǎn)文件須采取分級(jí)防護(hù)措施，如設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限、監(jiān)控使用行為、定期進(jìn)行安全檢查等。第十九條異常情況處置：如發(fā)現(xiàn)文件遺失、泄密或篡改，須立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，追溯原因并采取補(bǔ)救措施，同時(shí)按流程上報(bào)。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十二條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：牽頭部門須每年評(píng)估制度適用性，根據(jù)法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整及風(fēng)險(xiǎn)情況及時(shí)修訂制度，確保制度與時(shí)俱進(jìn)。第十三條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制：牽頭部門須定期組織各部門開展文件管理風(fēng)險(xiǎn)排查，對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)進(jìn)行分級(jí)評(píng)估，并發(fā)布預(yù)警通知。第十四條合規(guī)審查機(jī)制：將文件管理合規(guī)性審查嵌入業(yè)務(wù)流程，如合同簽訂、項(xiàng)目審批等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)須經(jīng)專責(zé)部門審核，未經(jīng)審查不得實(shí)施。第十五條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制：對(duì)一般風(fēng)險(xiǎn)事件由業(yè)務(wù)部門自行處置，重大風(fēng)險(xiǎn)事件須上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組協(xié)調(diào)處置，明確應(yīng)急流程、責(zé)任分工及上報(bào)要求。第十六條責(zé)任追究機(jī)制：對(duì)違反文件管理規(guī)定的部門或個(gè)人，根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度采取績(jī)效扣減、紀(jì)律處分等措施，并通報(bào)批評(píng)。第十七條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制：每年開展文件管理有效性評(píng)估，分析存在問(wèn)題，優(yōu)化管理流程與措施，確保持續(xù)改進(jìn)。第五章專項(xiàng)管理保障措施第十八條組織保障：各層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)須明確文件管理職責(zé)，將文件管理納入績(jī)效考核，確保制度落實(shí)到位。第十九條考核激勵(lì)機(jī)制：將文件管理合規(guī)情況納入部門及個(gè)人年度考核，與績(jī)效、評(píng)優(yōu)掛鉤，對(duì)表現(xiàn)突出的部門或個(gè)人給予獎(jiǎng)勵(lì)。第二十條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：分層級(jí)開展文件管理培訓(xùn)，如管理層合規(guī)履職培訓(xùn)、一線員工操作規(guī)范培訓(xùn)，提升全員合規(guī)意識(shí)。第二十一條信息化支撐：通過(guò)系統(tǒng)工具實(shí)現(xiàn)文件管理流程自動(dòng)化、風(fēng)險(xiǎn)實(shí)時(shí)監(jiān)控，提升管理效率與安全性。第二十二條文化建設(shè)：發(fā)布文件管理合規(guī)手冊(cè)，簽訂合規(guī)承諾書，營(yíng)造全員合規(guī)氛圍，增強(qiáng)員工責(zé)任意識(shí)。第二十三條報(bào)告制度：各部門