化工公司檔案管理執(zhí)行細(xì)則化工公司檔案管理執(zhí)行細(xì)則

第一章總則

1.1制定依據(jù)與目的

1.1.1本細(xì)則依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》《危險(xiǎn)化學(xué)品安全管理?xiàng)l例》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等國家法律法規(guī)，以及ISO9001質(zhì)量管理體系、ISO14001環(huán)境管理體系、ISO45001職業(yè)健康安全管理體系等國際標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)參照《聯(lián)合國氣候變化框架公約》《斯德哥爾摩公約》等國際公約，并結(jié)合公司《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及《跨國經(jīng)營管理辦法》制定。

1.1.2化工行業(yè)檔案管理存在檔案類型復(fù)雜、安全風(fēng)險(xiǎn)高、跨境流轉(zhuǎn)頻繁等痛點(diǎn)，易引發(fā)安全生產(chǎn)事故、環(huán)保責(zé)任糾紛、知識產(chǎn)權(quán)侵權(quán)等風(fēng)險(xiǎn)。本細(xì)則旨在規(guī)范公司檔案管理行為，實(shí)現(xiàn)檔案資源有效利用、檔案安全有效保護(hù)和檔案管理業(yè)務(wù)高效運(yùn)行，核心目標(biāo)包括：建立標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理體系、防范化解檔案管理風(fēng)險(xiǎn)、提升檔案管理數(shù)字化水平、促進(jìn)檔案信息資源價(jià)值轉(zhuǎn)化，最終服務(wù)于公司安全生產(chǎn)、環(huán)境保護(hù)、合規(guī)經(jīng)營和戰(zhàn)略發(fā)展。

1.2適用范圍與對象

1.2.1本細(xì)則適用于公司總部各部門、各分子公司、各生產(chǎn)基地及所有關(guān)聯(lián)單位，覆蓋化工生產(chǎn)、研發(fā)、采購、銷售、物流、安全、環(huán)保、法律等所有業(yè)務(wù)領(lǐng)域，以及與檔案管理相關(guān)的所有正式員工、外包服務(wù)單位、合作單位等。

1.2.2適用對象包括但不限于：檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門檔案責(zé)任人、檔案利用者、檔案審核人員、信息系統(tǒng)管理員等。其中，檔案管理人員由綜合管理部檔案室負(fù)責(zé)；業(yè)務(wù)部門檔案責(zé)任人由各部門負(fù)責(zé)人指定；檔案利用者需經(jīng)授權(quán)方可查閱利用檔案；檔案審核人員由內(nèi)控部、合規(guī)部負(fù)責(zé)；信息系統(tǒng)管理員由信息管理部負(fù)責(zé)。

1.2.3例外適用場景：因不可抗力導(dǎo)致檔案損毀、丟失或無法正常管理的情形，可暫不適用本細(xì)則，但需立即啟動應(yīng)急預(yù)案，并向公司管理層報(bào)告。例外適用場景的審批權(quán)限由總經(jīng)理辦公會行使。

1.3核心原則

1.3.1合規(guī)性原則：檔案管理活動必須符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、國際公約及公司內(nèi)部規(guī)章制度，確保檔案管理的合法性、合規(guī)性。

1.3.2權(quán)責(zé)對等原則：明確檔案管理各環(huán)節(jié)責(zé)任主體及其職責(zé)權(quán)限，確保檔案管理責(zé)任與權(quán)限相匹配，實(shí)現(xiàn)權(quán)責(zé)清晰、責(zé)任到人。

1.3.3風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向原則：以風(fēng)險(xiǎn)防控為核心，識別、評估、控制檔案管理過程中的各種風(fēng)險(xiǎn)，優(yōu)先管理高風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)，確保檔案安全。

1.3.4效率優(yōu)先原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案管理效率，降低檔案管理成本，提升檔案利用效益。

1.3.5持續(xù)改進(jìn)原則：建立檔案管理持續(xù)改進(jìn)機(jī)制，定期評估檔案管理績效，不斷優(yōu)化檔案管理體系，提升檔案管理水平。

1.3.6價(jià)值創(chuàng)造原則：充分發(fā)揮檔案信息資源價(jià)值，為公司經(jīng)營決策、技術(shù)創(chuàng)新、風(fēng)險(xiǎn)防控、合規(guī)經(jīng)營等提供支持，創(chuàng)造價(jià)值。

1.4制度地位與銜接

1.4.1本細(xì)則為公司基礎(chǔ)性管理制度，對公司所有檔案管理工作具有普遍約束力，與公司其他管理制度形成有機(jī)整體，共同構(gòu)成公司檔案管理體系。

1.4.2本細(xì)則與公司《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》《財(cái)務(wù)管理制度》《合同管理制度》《信息安全管理制度》等制度相互銜接，其中與《財(cái)務(wù)管理制度》銜接，確保財(cái)務(wù)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性；與《合同管理制度》銜接，確保合同檔案的完整性、系統(tǒng)性和可追溯性；與《信息安全管理制度》銜接，確保檔案信息安全。

1.4.3若本細(xì)則與其他制度存在沖突，以本細(xì)則為準(zhǔn)，其他制度與本細(xì)則不一致的條款自動失效。

第二章組織架構(gòu)與職責(zé)分工

2.1管理組織架構(gòu)

2.1.1公司檔案管理工作實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、責(zé)任到人”的管理體制，由董事會負(fù)責(zé)頂層設(shè)計(jì)，監(jiān)事會負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)，總經(jīng)理辦公會負(fù)責(zé)重大事項(xiàng)決策，綜合管理部負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，各部門負(fù)責(zé)具體實(shí)施，內(nèi)控部、審計(jì)部、合規(guī)部負(fù)責(zé)監(jiān)督審計(jì)。

2.1.2綜合管理部檔案室作為公司檔案管理的執(zhí)行機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)檔案日常管理，包括檔案收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等工作。各部門檔案責(zé)任人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、歸檔和保管，確保檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全。

2.1.3信息管理部負(fù)責(zé)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和更新，確保檔案管理信息系統(tǒng)安全、穩(wěn)定、高效運(yùn)行。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)檔案管理經(jīng)費(fèi)的預(yù)算、管理和使用。

2.2決策機(jī)構(gòu)與職責(zé)

2.2.1董事會負(fù)責(zé)公司檔案管理工作的戰(zhàn)略規(guī)劃，審議公司檔案管理制度，批準(zhǔn)公司檔案管理重大投資，對公司檔案管理工作的重大問題進(jìn)行決策。

2.2.2董事會下設(shè)檔案管理專業(yè)委員會，負(fù)責(zé)公司檔案管理工作的專業(yè)指導(dǎo)，對檔案管理制度、流程、標(biāo)準(zhǔn)的制定和實(shí)施進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。

2.2.3總經(jīng)理辦公會負(fù)責(zé)公司檔案管理工作的年度計(jì)劃、預(yù)算、考核等重大事項(xiàng)的決策，對檔案管理工作的重大問題進(jìn)行決策。

2.3執(zhí)行機(jī)構(gòu)與職責(zé)

2.3.1綜合管理部檔案室職責(zé)：

（1）負(fù)責(zé)公司檔案管理制度的制定、修訂和解釋。

（2）負(fù)責(zé)公司檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和更新。

（3）負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等工作。

（4）負(fù)責(zé)公司檔案的數(shù)字化建設(shè)，推動檔案信息資源的開發(fā)利用。

（5）負(fù)責(zé)公司檔案的對外交流與合作。

（6）負(fù)責(zé)公司檔案管理人員的培訓(xùn)和管理。

（7）負(fù)責(zé)公司檔案管理工作的監(jiān)督、檢查和考核。

2.3.2各部門檔案責(zé)任人職責(zé)：

（1）負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、歸檔和保管。

（2）負(fù)責(zé)本部門檔案的利用和統(tǒng)計(jì)。

（3）負(fù)責(zé)本部門檔案的數(shù)字化建設(shè)。

（4）負(fù)責(zé)本部門檔案管理人員的培訓(xùn)和管理。

（5）負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作的監(jiān)督、檢查和考核。

2.3.3檔案管理人員職責(zé)：

（1）負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等工作。

（2）負(fù)責(zé)檔案管理信息系統(tǒng)的操作和維護(hù)。

（3）負(fù)責(zé)檔案的數(shù)字化建設(shè)。

（4）負(fù)責(zé)檔案的對外交流與合作。

（5）負(fù)責(zé)檔案管理工作的監(jiān)督、檢查和考核。

2.4監(jiān)督機(jī)構(gòu)與職責(zé)

2.4.1內(nèi)控部職責(zé)：

（1）負(fù)責(zé)對公司檔案管理制度的合規(guī)性進(jìn)行審核。

（2）負(fù)責(zé)對公司檔案管理流程的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估。

（3）負(fù)責(zé)對公司檔案管理工作的內(nèi)控有效性進(jìn)行測試和評價(jià)。

（4）負(fù)責(zé)對公司檔案管理問題的整改進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督。

2.4.2審計(jì)部職責(zé)：

（1）負(fù)責(zé)對公司檔案管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)。

（2）負(fù)責(zé)對公司檔案管理工作的審計(jì)結(jié)果進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督。

（3）負(fù)責(zé)對公司檔案管理問題的整改進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督。

2.4.3合規(guī)部職責(zé)：

（1）負(fù)責(zé)對公司檔案管理活動的合規(guī)性進(jìn)行監(jiān)督。

（2）負(fù)責(zé)對公司檔案管理問題的整改進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督。

2.5協(xié)調(diào)與聯(lián)動機(jī)制

2.5.1建立公司檔案管理聯(lián)席會議制度，由綜合管理部牽頭，內(nèi)控部、審計(jì)部、合規(guī)部、信息管理部、財(cái)務(wù)部等部門參加，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解決公司檔案管理工作中的重大問題。

2.5.2建立檔案管理信息共享機(jī)制，各部門檔案信息應(yīng)及時(shí)共享至綜合管理部檔案室，確保檔案信息的完整性和一致性。

2.5.3建立檔案管理爭議解決機(jī)制，各部門之間因檔案管理問題發(fā)生爭議的，應(yīng)協(xié)商解決；協(xié)商不成的，由綜合管理部檔案室進(jìn)行調(diào)解；調(diào)解不成的，由公司檔案管理聯(lián)席會議進(jìn)行裁決。

2.5.4建立檔案管理常態(tài)化溝通機(jī)制，綜合管理部檔案室應(yīng)定期召開檔案管理溝通會議，各部門檔案責(zé)任人應(yīng)參加，及時(shí)溝通檔案管理工作中的問題和建議。

2.5.5建立涉外檔案管理協(xié)調(diào)機(jī)制，涉及跨境檔案管理的，應(yīng)充分考慮相關(guān)國家或地區(qū)的法律法規(guī)和文化習(xí)俗，確保檔案管理的合規(guī)性和有效性。

第三章人力資源管理檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

3.1管理目標(biāo)與核心指標(biāo)

3.1.1管理目標(biāo)：建立完善的人力資源管理檔案體系，確保人力資源檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和有效性，為公司人才管理、勞動關(guān)系管理、社會保險(xiǎn)管理等工作提供保障。

3.1.2核心指標(biāo)：

（1）檔案收集率≥95%

（2）檔案完整率≥98%

（3）檔案準(zhǔn)確率≥99%

（4）檔案安全率100%

（5）檔案利用滿意度≥90%

（6）檔案數(shù)字化率≥80%

（7）檔案信息化管理率100%

3.2專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

3.2.1人力資源檔案范圍：包括員工入職檔案、在職檔案、離職檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案、獎懲檔案、社會保險(xiǎn)檔案、勞動合同檔案等。

3.2.2人力資源檔案收集標(biāo)準(zhǔn)：

（1）員工入職檔案：包括身份證、學(xué)歷證書、學(xué)位證書、專業(yè)技術(shù)資格證書、職業(yè)資格證書、勞動合同、入廠培訓(xùn)記錄等。

（2）在職檔案：包括績效考核記錄、培訓(xùn)記錄、獎懲記錄、崗位變動記錄、勞動合同變更記錄等。

（3）離職檔案：包括離職申請、離職審批、離職面談記錄、社保轉(zhuǎn)移手續(xù)等。

（4）培訓(xùn)檔案：包括培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)通知、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)考核記錄等。

（5）考核檔案：包括考核計(jì)劃、考核標(biāo)準(zhǔn)、考核結(jié)果、考核反饋等。

（6）獎懲檔案：包括獎勵決定、懲罰決定、獎懲記錄等。

（7）社會保險(xiǎn)檔案：包括社保登記表、社保繳費(fèi)記錄、社保轉(zhuǎn)移手續(xù)等。

（8）勞動合同檔案：包括勞動合同、勞動合同變更協(xié)議、勞動合同解除協(xié)議等。

3.2.3人力資源檔案整理標(biāo)準(zhǔn)：按照檔案類型、時(shí)間順序、人員順序等進(jìn)行整理，確保檔案的系統(tǒng)性、條理性。

3.2.4人力資源檔案保管標(biāo)準(zhǔn)：按照檔案類型、保管期限進(jìn)行分類保管，確保檔案的安全、完整。

3.2.5人力資源檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)：按照檔案保管期限規(guī)定，對檔案進(jìn)行定期鑒定，對無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀。

3.2.6人力資源檔案利用標(biāo)準(zhǔn)：按照檔案利用程序，對檔案進(jìn)行利用，確保檔案利用的合規(guī)性、安全性。

3.2.7人力資源檔案安全風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)及防控措施：

（1）風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：檔案丟失。

（2）防控措施：建立檔案交接登記制度，定期盤點(diǎn)檔案，對重要檔案進(jìn)行雙備份。

（3）風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：檔案泄密。

（4）防控措施：建立檔案查閱審批制度，對涉密檔案進(jìn)行特殊管理。

（5）風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：檔案損毀。

（6）防控措施：建立檔案保管環(huán)境管理制度，定期檢查檔案保管環(huán)境，對破損檔案進(jìn)行修復(fù)。

3.3管理方法與工具

3.3.1管理方法：采用全生命周期管理方法，對人力資源檔案進(jìn)行全過程管理。

3.3.2管理工具：采用檔案管理信息系統(tǒng)，對人力資源檔案進(jìn)行電子化管理。

第四章業(yè)務(wù)流程管理

4.1主流程設(shè)計(jì)

4.1.1人力資源檔案管理主流程包括檔案收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)。

（1）檔案收集：各部門按照檔案收集標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)收集人力資源檔案，并移交至綜合管理部檔案室。

（2）檔案整理：綜合管理部檔案室按照檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，對人力資源檔案進(jìn)行整理，并編制檔案目錄。

（3）檔案鑒定：綜合管理部檔案室按照檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對人力資源檔案進(jìn)行鑒定，并編制檔案鑒定報(bào)告。

（4）檔案保管：綜合管理部檔案室按照檔案保管標(biāo)準(zhǔn)，對人力資源檔案進(jìn)行保管，并建立檔案保管臺賬。

（5）檔案利用：各部門按照檔案利用程序，對人力資源檔案進(jìn)行利用，并填寫檔案利用申請表。

（6）檔案統(tǒng)計(jì)：綜合管理部檔案室定期對人力資源檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

4.2子流程說明

4.2.1檔案收集子流程：

（1）員工入職時(shí)，人力資源部負(fù)責(zé)收集員工入職檔案，并移交至綜合管理部檔案室。

（2）員工在職期間，人力資源部負(fù)責(zé)收集員工在職檔案，并移交至綜合管理部檔案室。

（3）員工離職時(shí)，人力資源部負(fù)責(zé)收集員工離職檔案，并移交至綜合管理部檔案室。

4.2.2檔案整理子流程：

（1）綜合管理部檔案室按照檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，對人力資源檔案進(jìn)行分類、排序、編號、裝訂。

（2）綜合管理部檔案室編制檔案目錄，并錄入檔案管理信息系統(tǒng)。

4.2.3檔案鑒定子流程：

（1）綜合管理部檔案室按照檔案保管期限規(guī)定，對人力資源檔案進(jìn)行定期鑒定。

（2）綜合管理部檔案室編制檔案鑒定報(bào)告，并報(bào)公司檔案管理聯(lián)席會議審批。

4.2.4檔案保管子流程：

（1）綜合管理部檔案室按照檔案保管標(biāo)準(zhǔn)，對人力資源檔案進(jìn)行分類保管。

（2）綜合管理部檔案室建立檔案保管臺賬，并定期檢查檔案保管環(huán)境。

4.2.5檔案利用子流程：

（1）各部門需要利用人力資源檔案時(shí)，填寫檔案利用申請表，并報(bào)部門負(fù)責(zé)人審批。

（2）綜合管理部檔案室按照檔案利用程序，對人力資源檔案進(jìn)行利用，并做好登記。

4.2.6檔案統(tǒng)計(jì)子流程：

（1）綜合管理部檔案室定期對人力資源檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

（2）綜合管理部檔案室將檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表報(bào)公司管理層審批。

4.3流程關(guān)鍵控制點(diǎn)

4.3.1檔案收集控制點(diǎn)：確保檔案收集的完整性、及時(shí)性。

（1）控制措施：建立檔案收集清單，明確檔案收集范圍和標(biāo)準(zhǔn)。

（2）控制措施：建立檔案收集交接登記制度，確保檔案收集的及時(shí)性。

4.3.2檔案整理控制點(diǎn)：確保檔案整理的系統(tǒng)性和條理性。

（1）控制措施：按照檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，對人力資源檔案進(jìn)行分類、排序、編號、裝訂。

（2）控制措施：編制檔案目錄，并錄入檔案管理信息系統(tǒng)。

4.3.3檔案鑒定控制點(diǎn)：確保檔案鑒定的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。

（1）控制措施：按照檔案保管期限規(guī)定，對人力資源檔案進(jìn)行定期鑒定。

（2）控制措施：編制檔案鑒定報(bào)告，并報(bào)公司檔案管理聯(lián)席會議審批。

4.3.4檔案保管控制點(diǎn)：確保檔案保管的安全性、完整性。

（1）控制措施：按照檔案保管標(biāo)準(zhǔn)，對人力資源檔案進(jìn)行分類保管。

（2）控制措施：建立檔案保管臺賬，并定期檢查檔案保管環(huán)境。

4.3.5檔案利用控制點(diǎn)：確保檔案利用的合規(guī)性、安全性。

（1）控制措施：按照檔案利用程序，對人力資源檔案進(jìn)行利用，并做好登記。

（2）控制措施：建立檔案查閱審批制度，對涉密檔案進(jìn)行特殊管理。

4.3.6檔案統(tǒng)計(jì)控制點(diǎn)：確保檔案統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。

（1）控制措施：定期對人力資源檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

（2）控制措施：將檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表報(bào)公司管理層審批。

4.3.7高風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)：檔案泄密。

（1）控制措施：建立檔案查閱審批制度，對涉密檔案進(jìn)行特殊管理。

（2）控制措施：對檔案管理人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高檔案管理人員的保密意識。

4.4流程優(yōu)化機(jī)制

4.4.1優(yōu)化發(fā)起條件：檔案管理流程出現(xiàn)效率低下、問題頻發(fā)、不符合實(shí)際情況等情況時(shí)，可發(fā)起流程優(yōu)化。

4.4.2評估流程：綜合管理部檔案室組織相關(guān)部門對流程優(yōu)化建議進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括：流程優(yōu)化的必要性、可行性、效益性等。

4.4.3審批權(quán)限：流程優(yōu)化方案報(bào)公司總經(jīng)理辦公會審批。

4.4.4跟蹤機(jī)制：流程優(yōu)化方案實(shí)施后，綜合管理部檔案室負(fù)責(zé)跟蹤流程優(yōu)化效果，并及時(shí)向公司管理層報(bào)告。

4.4.5復(fù)盤優(yōu)化：每年至少一次對人力資源檔案管理流程進(jìn)行復(fù)盤優(yōu)化，確保流程的合理性和有效性。

第五章權(quán)限與審批管理

5.1權(quán)限矩陣設(shè)計(jì)

5.1.1檔案收集權(quán)限：各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門檔案收集的審批。

5.1.2檔案整理權(quán)限：綜合管理部檔案室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)檔案整理的審批。

5.1.3檔案鑒定權(quán)限：公司檔案管理聯(lián)席會議負(fù)責(zé)檔案鑒定的審批。

5.1.4檔案保管權(quán)限：綜合管理部檔案室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)檔案保管的審批。

5.1.5檔案利用權(quán)限：各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門檔案利用的審批。

5.1.6檔案統(tǒng)計(jì)權(quán)限：綜合管理部檔案室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)的審批。

5.1.7檔案數(shù)字化權(quán)限：信息管理部負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化建設(shè)的審批。

5.1.8檔案信息系統(tǒng)操作權(quán)限：綜合管理部檔案室檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案管理信息系統(tǒng)操作。

5.2審批權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)

5.2.1檔案收集審批：各部門負(fù)責(zé)人對檔案收集清單進(jìn)行審批，確保檔案收集的完整性、及時(shí)性。

5.2.2檔案整理審批：綜合管理部檔案室負(fù)責(zé)人對檔案整理方案進(jìn)行審批，確保檔案整理的系統(tǒng)性和條理性。

5.2.3檔案鑒定審批：公司檔案管理聯(lián)席會議對檔案鑒定報(bào)告進(jìn)行審批，確保檔案鑒定的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。

5.2.4檔案保管審批：綜合管理部檔案室負(fù)責(zé)人對檔案保管方案進(jìn)行審批，確保檔案保管的安全性、完整性。

5.2.5檔案利用審批：各部門負(fù)責(zé)人對檔案利用申請表進(jìn)行審批，確保檔案利用的合規(guī)性、安全性。

5.2.6檔案統(tǒng)計(jì)審批：綜合管理部檔案室負(fù)責(zé)人對檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表進(jìn)行審批，確保檔案統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。

5.2.7檔案數(shù)字化審批：信息管理部負(fù)責(zé)人對檔案數(shù)字化方案進(jìn)行審批，確保檔案數(shù)字化建設(shè)的科學(xué)性和合理性。

5.2.8檔案信息系統(tǒng)操作審批：綜合管理部檔案室負(fù)責(zé)人對檔案管理信息系統(tǒng)操作權(quán)限進(jìn)行審批，確保檔案管理信息系統(tǒng)安全、穩(wěn)定、高效運(yùn)行。

5.2.9審批時(shí)限：各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在收到檔案審批申請后3個(gè)工作日內(nèi)完成審批。

5.2.10審批權(quán)限：禁止越權(quán)/越級審批，對審批權(quán)限不明確的，由綜合管理部檔案室進(jìn)行解釋。

5.2.11責(zé)任追溯：對未按規(guī)定審批的檔案，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

5.3授權(quán)與代理機(jī)制

5.3.1授權(quán)條件：因工作需要，檔案管理人員暫時(shí)無法履行職責(zé)的，可以授權(quán)其他人員代為履行職責(zé)。

5.3.2授權(quán)范圍：授權(quán)范圍應(yīng)明確授權(quán)事項(xiàng)、授權(quán)期限、授權(quán)權(quán)限等。

5.3.3授權(quán)期限：授權(quán)期限最長不得超過15個(gè)工作日。

5.3.4授權(quán)備案：授權(quán)人應(yīng)將授權(quán)書報(bào)綜合管理部檔案室備案。

5.3.5代理交接：授權(quán)代理期間，代理人與授權(quán)人應(yīng)做好交接工作，確保檔案管理工作的連續(xù)性。

5.3.6授權(quán)收回：授權(quán)期限屆滿后，授權(quán)人應(yīng)及時(shí)收回授權(quán)書，終止授權(quán)代理關(guān)系。

5.4異常審批流程

5.4.1緊急審批：因緊急情況需要立即利用檔案的，可以啟動緊急審批流程。

5.4.2緊急審批路徑：緊急審批由綜合管理部檔案室負(fù)責(zé)人直接審批，并報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)備案。

5.4.3權(quán)限外審批：因權(quán)限限制無法獲得審批的，可以啟動權(quán)限外審批流程。

5.4.4權(quán)限外審批路徑：權(quán)限外審批由公司總經(jīng)理辦公會審批。

5.4.5補(bǔ)批審批：因特殊情況未及時(shí)審批的，可以啟動補(bǔ)批審批流程。

5.4.6補(bǔ)批審批路徑：補(bǔ)批審批由綜合管理部檔案室負(fù)責(zé)人審批，并報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)備案。

5.4.7異常審批要求：異常審批需附風(fēng)險(xiǎn)評估報(bào)告，并留存痕跡。

第六章執(zhí)行與監(jiān)督管理

6.1執(zhí)行要求與標(biāo)準(zhǔn)

6.1.1檔案收集要求：按照檔案收集清單，及時(shí)收集人力資源檔案，并移交至綜合管理部檔案室。

6.1.2檔案整理要求：按照檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，對人力資源檔案進(jìn)行分類、排序、編號、裝訂，并編制檔案目錄。

6.1.3檔案鑒定要求：按照檔案保管期限規(guī)定，對人力資源檔案進(jìn)行定期鑒定，并編制檔案鑒定報(bào)告。

6.1.4檔案保管要求：按照檔案保管標(biāo)準(zhǔn)，對人力資源檔案進(jìn)行分類保管，并建立檔案保管臺賬。

6.1.5檔案利用要求：按照檔案利用程序，對人力資源檔案進(jìn)行利用，并填寫檔案利用申請表。

6.1.6檔案統(tǒng)計(jì)要求：定期對人力資源檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

6.1.7表單填報(bào)要求：按照檔案管理信息系統(tǒng)要求，及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地填報(bào)檔案信息。

6.1.8信息錄入要求：按照檔案管理信息系統(tǒng)要求，及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地錄入檔案信息。

6.1.9痕跡留存要求：檔案收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)均需做好痕跡留存，包括紙質(zhì)痕跡和電子痕跡。

6.1.10電子備份要求：重要檔案應(yīng)進(jìn)行電子備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)測試。

6.1.11紙質(zhì)備份要求：重要檔案應(yīng)進(jìn)行紙質(zhì)備份，并妥善保管。

6.1.12執(zhí)行不到位判定標(biāo)準(zhǔn)：未按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行檔案管理工作的，視為執(zhí)行不到位。

6.2監(jiān)督機(jī)制設(shè)計(jì)

6.2.1日常監(jiān)督：綜合管理部檔案室對人力資源檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。

6.2.2專項(xiàng)監(jiān)督：內(nèi)控部、審計(jì)部、合規(guī)部定期對人力資源檔案管理工作進(jìn)行專項(xiàng)監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告。

6.2.3突擊監(jiān)督：公司管理層可對人力資源檔案管理工作進(jìn)行突擊監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。

6.2.4監(jiān)督范圍：監(jiān)督范圍包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案管理流程的執(zhí)行情況、檔案管理人員的履職情況等。

6.2.5監(jiān)督方式：監(jiān)督方式包括查閱檔案、訪談人員、現(xiàn)場檢查等。

6.2.6監(jiān)督周期：日常監(jiān)督每天進(jìn)行，專項(xiàng)監(jiān)督每季度進(jìn)行一次，突擊監(jiān)督每年進(jìn)行兩次。

6.2.7監(jiān)督結(jié)果應(yīng)用：監(jiān)督結(jié)果應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司管理層，并作為績效考核的依據(jù)。

6.2.8嵌入內(nèi)控環(huán)節(jié)：人力資源檔案管理嵌入以下內(nèi)控環(huán)節(jié)：

（1）檔案收集環(huán)節(jié)：嵌入“不相容崗位分離”內(nèi)控環(huán)節(jié)，確保檔案收集的合規(guī)性、安全性。

（2）檔案整理環(huán)節(jié)：嵌入“授權(quán)審批”內(nèi)控環(huán)節(jié)，確保檔案整理的合規(guī)性、安全性。

（3）檔案鑒定環(huán)節(jié)：嵌入“風(fēng)險(xiǎn)評估”內(nèi)控環(huán)節(jié)，確保檔案鑒定的科學(xué)性、準(zhǔn)確性。

6.2.9落地要求：各部門應(yīng)按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行檔案管理工作，確保檔案管理工作的合規(guī)性、安全性、有效性。

6.3檢查與審計(jì)

6.3.1檢查內(nèi)容：包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案管理流程的執(zhí)行情況、檔案管理人員的履職情況等。

6.3.2檢查方法：包括查閱檔案、訪談人員、現(xiàn)場檢查等。

6.3.3檢查頻次：日常檢查每月不少于一次，專項(xiàng)檢查每季度進(jìn)行一次，突擊檢查每年進(jìn)行兩次。

6.3.4審計(jì)內(nèi)容：包括檔案管理制度的合規(guī)性、檔案管理流程的風(fēng)險(xiǎn)、檔案管理工作的內(nèi)控有效性等。

6.3.5審計(jì)方法：包括查閱檔案、訪談人員、現(xiàn)場檢查等。

6.3.6審計(jì)頻次：專項(xiàng)審計(jì)每年至少一次。

6.3.7審計(jì)報(bào)告：審計(jì)結(jié)果形成正式報(bào)告，并報(bào)公司管理層審批。

6.3.8整改要求：對審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)制定整改方案，并按時(shí)完成整改。

6.4執(zhí)行情況報(bào)告

6.4.1報(bào)告主體：綜合管理部檔案室負(fù)責(zé)編制人力資源檔案管理執(zhí)行情況報(bào)告。

6.4.2報(bào)告周期：月度報(bào)告、季度報(bào)告、年度報(bào)告。

6.4.3報(bào)告內(nèi)容：

（1）檔案收集情況。

（2）檔案整理情況。

（3）檔案鑒定情況。

（4）檔案保管情況。

（5）檔案利用情況。

（6）檔案統(tǒng)計(jì)情況。

（7）檔案數(shù)字化情況。

（8）檔案信息化管理情況。

（9）存在問題及改進(jìn)措施。

（10）下階段工作計(jì)劃。

6.4.4報(bào)告要求：報(bào)告需含數(shù)據(jù)、風(fēng)險(xiǎn)、改進(jìn)建議，作為績效考核與決策的依據(jù)。

第七章考核與改進(jìn)管理

7.1績效考核指標(biāo)

7.1.1績效考核指標(biāo)：

（1）檔案收集率

（2）檔案完整率

（3）檔案準(zhǔn)確率

（4）檔案安全率

（5）檔案利用滿意度

（6）檔案數(shù)字化率

（7）檔案信息化管理率

7.1.2權(quán)重設(shè)置：檔案收集率20%，檔案完整率20%，檔案準(zhǔn)確率20%，檔案安全率20%，檔案利用滿意度10%，檔案數(shù)字化率10%，檔案信息化管理率0%。

7.1.3評分標(biāo)準(zhǔn)：按照考核指標(biāo)設(shè)置評分標(biāo)準(zhǔn)，滿分為100分。

7.1.4考核對象：綜合管理部檔案室、各部門檔案責(zé)任人。

7.1.5考核方法：采用定量考核與定性考核相結(jié)合的方法。

7.2評估周期與方法

7.2.1考核周期：月度考核、季度考核、年度考核。

7.2.2月度考核：由綜合管理部檔案室對各部門檔案管理工作進(jìn)行月度考核。

7.2.3季度考核：由公司檔案管理聯(lián)席會議對各部門檔案管理工作進(jìn)行季度考核。

7.2.4年度考核：由公司管理層對各部門檔案管理工作進(jìn)行年度考核。

7.2.5考核方法：

（1）定量考核：采用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)方法，對檔案管理工作進(jìn)行定量考核。

（2）定性考核：采用訪談、現(xiàn)場檢查等方法，對檔案管理工作進(jìn)行定性考核。

7.3問題整改機(jī)制

7.3.1整改流程：發(fā)現(xiàn)問題->立項(xiàng)->整改->復(fù)核->銷號。

7.3.2問題分類：一般問題、重大問題、緊急問題。

7.3.3整改時(shí)限：

（1）一般問題≤7個(gè)工作日。

（2）重大問題≤30個(gè)工作日。

（3）緊急問題立即整改。

7.3.4責(zé)任落實(shí)：明確問題整改責(zé)任人，并跟蹤整改進(jìn)度。

7.3.5整改驗(yàn)收：問題整改完成后，由綜合管理部檔案室進(jìn)行驗(yàn)收。

7.3.6整改銷號：問題整改完成后，由公司管理層銷號。

7.3.7問責(zé)機(jī)制：對未按時(shí)完成問題整改的，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

7.4持續(xù)改進(jìn)流程

7.4.1改進(jìn)發(fā)起：基于考核、審計(jì)、業(yè)務(wù)及政策變化，可以發(fā)起制度改進(jìn)。

7.4.2評估流程：綜合管理部檔案室組織相關(guān)部門對制度改進(jìn)建議進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括：制度改進(jìn)的必要性、可行性、效益性等。

7.4.3審批權(quán)限：制度改進(jìn)方案報(bào)公司總經(jīng)理辦公會審批。

7.4.4跟蹤機(jī)制：制度改進(jìn)方案實(shí)施后，綜合管理部檔案室負(fù)責(zé)跟蹤制度改進(jìn)效果，并及時(shí)向公司管理層報(bào)告。

7.4.5復(fù)盤改進(jìn)：每年至少一次對人力資源檔案管理制度進(jìn)行復(fù)盤改進(jìn)，確保制度的合理性和有效性。

第八章獎懲機(jī)制

8.1獎勵標(biāo)準(zhǔn)與程序

8.1.1獎勵情形：在人力資源檔案管理工作中表現(xiàn)突出的，可以給予獎勵。

8.1.2獎勵類型：精神獎勵、物質(zhì)獎勵、晉升獎勵。

8.1.3獎勵標(biāo)準(zhǔn)：按照獎勵情形設(shè)置獎勵標(biāo)準(zhǔn)。

8.1.4獎勵程序：

（1）申報(bào)：個(gè)人或部門可以申報(bào)獎勵。

（2）審核：綜合管理部檔案室對獎勵申報(bào)進(jìn)行審核。

（3）審批：公司總經(jīng)理辦公會審批獎勵。

（4）公示：獎勵結(jié)果在公司內(nèi)部公示，公示時(shí)間不少于3個(gè)工作日。

（5）發(fā)放：按照獎勵類型發(fā)放獎勵。

8.2違規(guī)行為界定

8.2.1一般違規(guī)：違反檔案管理制度的，視為一般違規(guī)。

8.2.2較重違規(guī)：違反檔案管理制度，造成一定后果的，視為較重違規(guī)。

8.2.3嚴(yán)重違規(guī)：違反檔案管理制度，造成嚴(yán)重后果的，視為嚴(yán)重違規(guī)。

8.2.4具體情形：

（1）一般違規(guī)：檔案收集不完整、檔案整理不規(guī)范、檔案保管不安全等。

（2）較重違規(guī)：檔案丟失、檔案泄密、檔案損毀等。

（3）嚴(yán)重違規(guī)：檔案造假、檔案銷毀等。

8.2.5風(fēng)險(xiǎn)等級：按照違規(guī)行為的嚴(yán)重程度設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)等級，并明確判定標(biāo)準(zhǔn)。

8.3處罰標(biāo)準(zhǔn)與程序

8.3.1處罰標(biāo)準(zhǔn)：按照違規(guī)行為的嚴(yán)重程度設(shè)置處罰標(biāo)準(zhǔn)。

8.3.2處罰類型：警告、記過、降級、撤職、開除。

8.3.3處罰程序：

（1）調(diào)查：對違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查，收集證據(jù)。

（2）取證：對違規(guī)行為進(jìn)行取證，確鑿證據(jù)。

（3）告知：告知違規(guī)人員處罰決定，并給予陳述和申辯的機(jī)會。

（4）審批：公司總經(jīng)理辦公會審批處罰決定。

（5）執(zhí)行：按照處罰決定執(zhí)行處罰。

8.3.4處罰要求：處罰應(yīng)合法合規(guī)，且兼顧懲戒性與公平性。

8.4申訴與復(fù)議

8.4.1申訴條件：對處罰決定不服的，可以申訴。

8.4.2申訴時(shí)限：收到處罰通知后3個(gè)工作日內(nèi)。

8.4.3受理部門：申訴由公司人力資源部受理。

8.4.4復(fù)議流程：人力資源部對申訴進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核結(jié)果五個(gè)工作日內(nèi)出具。

8.4.5復(fù)議決定：復(fù)核決定為最終決定。

8.4.6留存痕跡：申訴和復(fù)議過程均需留存痕跡。

第九章應(yīng)急與例外管理

9.1應(yīng)急預(yù)案與危機(jī)處理

9.1.1預(yù)案制定：針對檔案丟失、檔案泄密、檔案損毀等重大風(fēng)險(xiǎn)制定專項(xiàng)預(yù)案。

9.1.2應(yīng)急組織機(jī)構(gòu)：成立應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)應(yīng)急工作的組織、協(xié)調(diào)和指揮。

9.1.3響應(yīng)流程：明確應(yīng)急響應(yīng)流程，包括事件報(bào)告、應(yīng)急處置、善后處理等環(huán)節(jié)。

9.1.4處置措施：明確應(yīng)急處置措施，包括檔案搶救、檔案恢復(fù)、檔案銷毀等。

9.1.5責(zé)任分工：明確應(yīng)急處置各環(huán)節(jié)的責(zé)任分工。

9.1.6資源保障：明確應(yīng)急處置所需的資源保障，包括人員、物資、資金等。

9.1.7預(yù)案演練：定期組織預(yù)案演練，提高應(yīng)急處置能力。

9.2例外情況處理

9.2.1例外場景：因不可抗力導(dǎo)致檔案管理無法正常進(jìn)行的場景。

9.2.2審批權(quán)限：例外情況處理需經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會審批。

9.2.3流程及時(shí)限：例外情況處理應(yīng)盡快完成，并及時(shí)恢復(fù)正常管理。

9.2.4風(fēng)險(xiǎn)評估：例外情況處理需附風(fēng)險(xiǎn)評估報(bào)告。

9.2.5痕留痕跡：例外情況處理需留存痕跡。

9.2.6制度優(yōu)化：例外情況處理后，應(yīng)優(yōu)化制度，避免類似情況再次發(fā)生。

9.3危機(jī)公關(guān)與善后

9.3.1責(zé)任主體：綜合管理部負(fù)責(zé)危機(jī)公關(guān)工作。

9.3.2溝通口徑：制定危機(jī)公關(guān)溝通口徑，確保信息的一致性。

9.3.3發(fā)布流程：明確危機(jī)公關(guān)信息發(fā)布流程，確保信息發(fā)布的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。

9.3.4善后措施：制定危機(jī)公關(guān)善后措施，包括損失賠償、聲譽(yù)修復(fù)等。

9.3.5跨國適配：涉及跨境檔案管理的，應(yīng)充分考慮相關(guān)國家或地區(qū)的法律法規(guī)和文化習(xí)俗，制定差異化方案。