投標(biāo)保證金退還流程規(guī)范一、引言投標(biāo)保證金作為招投標(biāo)活動中一項重要的保障性措施，其規(guī)范管理與及時退還是維護(hù)招投標(biāo)市場秩序、保障當(dāng)事人合法權(quán)益的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。為確保投標(biāo)保證金退還工作的高效、透明與合規(guī)，特制定本流程規(guī)范。本規(guī)范旨在明確各參與方在保證金退還過程中的職責(zé)、操作步驟及注意事項，以期為相關(guān)實踐提供清晰指引，減少不必要的糾紛，提升整體工作效率。二、投標(biāo)保證金退還條件在啟動投標(biāo)保證金退還程序前，需首先確認(rèn)是否滿足以下基本條件，這是保障退還工作合法性與合理性的前提：1.投標(biāo)有效期屆滿或中標(biāo)通知書發(fā)出后：通常情況下，未中標(biāo)供應(yīng)商的保證金應(yīng)在招標(biāo)結(jié)果公示期結(jié)束且無異議，或中標(biāo)通知書發(fā)出后的一定期限內(nèi)啟動退還程序。若招標(biāo)文件對有效期有特殊約定，需嚴(yán)格遵守。2.未出現(xiàn)招標(biāo)文件約定的不予退還情形：投標(biāo)人需確保自身不存在串通投標(biāo)、提供虛假材料、中標(biāo)后無正當(dāng)理由拒簽合同、或在投標(biāo)有效期內(nèi)撤回投標(biāo)文件等違反招標(biāo)文件規(guī)定及相關(guān)法律法規(guī)的行為。3.合同簽訂完成（針對中標(biāo)供應(yīng)商）：中標(biāo)供應(yīng)商在與采購人簽訂書面合同后，其繳納的投標(biāo)保證金應(yīng)按約定予以退還，或根據(jù)雙方協(xié)商轉(zhuǎn)為履約保證金的一部分（如有此約定）。三、投標(biāo)保證金退還流程（一）非中標(biāo)供應(yīng)商保證金退還1.退還申請的發(fā)起：*自動觸發(fā)：在招標(biāo)項目中標(biāo)結(jié)果公示期滿且無有效質(zhì)疑或投訴后，或中標(biāo)通知書已發(fā)出，采購代理機(jī)構(gòu)（或采購人，下同）應(yīng)主動啟動非中標(biāo)供應(yīng)商的保證金退還流程，原則上無需供應(yīng)商另行提交申請。*供應(yīng)商查詢與提醒：供應(yīng)商可在規(guī)定時限后，通過招標(biāo)文件指定的渠道查詢保證金退還狀態(tài)。若超過約定期限未收到退款，供應(yīng)商可向采購代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行咨詢或提醒。2.采購代理機(jī)構(gòu)內(nèi)部審核與操作：*信息核對：采購代理機(jī)構(gòu)財務(wù)或相關(guān)負(fù)責(zé)人需核對招標(biāo)結(jié)果、投標(biāo)有效期、供應(yīng)商是否存在違規(guī)情形等信息，確認(rèn)符合退還條件。*退款數(shù)據(jù)準(zhǔn)備：整理需退還保證金的供應(yīng)商名單、金額、原繳款賬戶信息等。確保賬戶信息準(zhǔn)確無誤，這是保障退款順利到賬的關(guān)鍵。*審批流程：按照采購代理機(jī)構(gòu)內(nèi)部財務(wù)管理制度，完成退款申請的審批手續(xù)。3.資金劃轉(zhuǎn)：*采購代理機(jī)構(gòu)財務(wù)部門依據(jù)審批通過的退款清單，通過原繳款路徑將保證金足額、及時退還至投標(biāo)人原提交的銀行賬戶。嚴(yán)禁將保證金退還至非原繳款賬戶，除非有投標(biāo)人加蓋公章的書面變更指令，并經(jīng)嚴(yán)格審核。（二）中標(biāo)供應(yīng)商保證金退還1.退還申請的提交：中標(biāo)供應(yīng)商在與采購人簽訂正式合同后，應(yīng)按照招標(biāo)文件要求，向采購代理機(jī)構(gòu)提交保證金退還申請。申請材料通常應(yīng)包括合同復(fù)印件、原保證金繳納憑證等，具體以招標(biāo)文件或代理機(jī)構(gòu)要求為準(zhǔn)。2.采購人與代理機(jī)構(gòu)審核：*采購人審核：采購人確認(rèn)合同已正式簽訂，且合同內(nèi)容與招標(biāo)文件、中標(biāo)人的投標(biāo)文件實質(zhì)性內(nèi)容一致。*代理機(jī)構(gòu)審核：采購代理機(jī)構(gòu)對中標(biāo)供應(yīng)商提交的申請材料的完整性、合同的有效性以及中標(biāo)人是否存在其他應(yīng)扣減保證金的情形進(jìn)行審核。3.后續(xù)退款流程：審核通過后，采購代理機(jī)構(gòu)的退款流程與非中標(biāo)供應(yīng)商的后續(xù)資金劃轉(zhuǎn)步驟一致，即內(nèi)部審批、資金劃轉(zhuǎn)等。若招標(biāo)文件約定中標(biāo)保證金可轉(zhuǎn)為履約保證金，則按約定辦理相關(guān)手續(xù)，不再單獨退還。四、投標(biāo)保證金退還申請材料（參考）盡管非中標(biāo)供應(yīng)商通常無需主動提交申請，但為確保流程順暢及應(yīng)對特殊情況，供應(yīng)商應(yīng)知曉可能需要配合提供的信息或材料。中標(biāo)供應(yīng)商則需按要求提交：1.保證金退還申請書（中標(biāo)供應(yīng)商適用，需加蓋單位公章）；2.中標(biāo)通知書復(fù)印件；3.已簽訂的采購合同復(fù)印件（中標(biāo)供應(yīng)商適用）；4.原投標(biāo)保證金繳納憑證（如銀行回單等）復(fù)印件；5.供應(yīng)商單位銀行賬戶信息確認(rèn)函（需包含賬戶名稱、開戶行、賬號，確保與繳納賬戶一致，若有變更需附變更說明及相關(guān)證明）；6.采購代理機(jī)構(gòu)要求的其他材料。五、退款辦理時限與到賬1.辦理時限：采購代理機(jī)構(gòu)應(yīng)在收到合格的退還申請材料（針對中標(biāo)供應(yīng)商）或確認(rèn)投標(biāo)保證金已滿足退還條件（針對非中標(biāo)供應(yīng)商）后的規(guī)定工作日內(nèi)（具體時限可參考相關(guān)法律法規(guī)或招標(biāo)文件約定）完成退款手續(xù)。2.到賬時間：資金劃轉(zhuǎn)后，通常會在1至3個工作日內(nèi)到達(dá)供應(yīng)商賬戶，具體到賬時間取決于銀行間清算系統(tǒng)。供應(yīng)商應(yīng)及時查收賬戶明細(xì)。六、特殊情況處理1.賬戶信息有誤或變更：若因供應(yīng)商提供的賬戶信息錯誤導(dǎo)致退款失敗，代理機(jī)構(gòu)應(yīng)及時通知供應(yīng)商更正信息。供應(yīng)商需提交加蓋公章的賬戶信息變更說明及新賬戶證明材料，經(jīng)審核無誤后方可重新辦理退款。2.異議與投訴處理期間：若在投標(biāo)有效期內(nèi)或公示期內(nèi)出現(xiàn)針對投標(biāo)的有效異議或投訴，相關(guān)供應(yīng)商的保證金退還應(yīng)暫停，待異議或投訴處理完畢并明確結(jié)果后，再根據(jù)處理決定執(zhí)行。3.保證金不予退還的情形：對于經(jīng)查實存在圍標(biāo)串標(biāo)、提供虛假材料、中標(biāo)后無正當(dāng)理由拒簽合同等違規(guī)行為的投標(biāo)人，其投標(biāo)保證金將不予退還，并按相關(guān)規(guī)定處理。代理機(jī)構(gòu)應(yīng)向投標(biāo)人出具書面通知，說明不予退還的理由和依據(jù)。4.保證金利息：若招標(biāo)文件約定或相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定投標(biāo)保證金應(yīng)計付利息，則退還時應(yīng)一并支付按約定或法定利率計算的利息。七、責(zé)任與義務(wù)1.采購代理機(jī)構(gòu)：應(yīng)嚴(yán)格按照法律法規(guī)、招標(biāo)文件約定及本規(guī)范流程辦理保證金退還事宜，確保信息準(zhǔn)確、流程規(guī)范、退款及時，并對保證金的安全管理負(fù)責(zé)。建立健全保證金管理制度和臺賬，妥善保管相關(guān)憑證和記錄。2.采購人：應(yīng)及時確認(rèn)中標(biāo)合同的簽訂情況，配合代理機(jī)構(gòu)做好中標(biāo)供應(yīng)商保證金退還的審核工作。3.投標(biāo)人（供應(yīng)商）：應(yīng)確保提交的投標(biāo)文件真實有效，遵守招投標(biāo)紀(jì)律。在申請退還保證金時，需提供準(zhǔn)確、完整的材料，并及時關(guān)注退款進(jìn)度。如對退款有異議，應(yīng)通過合法途徑與代理機(jī)構(gòu)或采購人溝通解決。八、注意事項1.信息核對：各方在辦理過程中均需仔細(xì)核對相關(guān)信息，尤其是銀行賬戶信息，避免因信息錯誤導(dǎo)致不必要的延誤或損失。2.憑證保管：供應(yīng)商應(yīng)妥善保管保證金繳納憑證，以備退款查詢和核對之需。采購代理機(jī)構(gòu)亦需妥善保管所有退款相關(guān)的文件和記錄，保存期限應(yīng)符合檔案管理規(guī)定。3.溝通機(jī)制：建立順暢的溝通渠道，對于退款過程中出現(xiàn)的問題，各方應(yīng)本著實事求是的原則積極溝通，及時解決。4.合規(guī)性審查：所有涉及保證金退還的操作均需符合國家財經(jīng)紀(jì)律和相關(guān)招投標(biāo)法律法規(guī)的要求，杜絕