采購(gòu)文件編制審核制度一、總則（一）目的與依據(jù)為規(guī)范公司采購(gòu)行為，提高采購(gòu)文件編制質(zhì)量，確保采購(gòu)過(guò)程的公開(kāi)、公平、公正，有效防控采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，保障公司合法權(quán)益，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理制度，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有對(duì)外采購(gòu)活動(dòng)中，各類(lèi)采購(gòu)文件（包括但不限于招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、競(jìng)爭(zhēng)性談判文件、詢(xún)價(jià)通知書(shū)、單一來(lái)源采購(gòu)文件等）的編制與審核工作。公司各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)在組織或參與采購(gòu)活動(dòng)時(shí)，均須遵守本制度。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：采購(gòu)文件的編制與審核必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司內(nèi)部規(guī)定，確保無(wú)任何違法違規(guī)條款。2.公平公正原則：采購(gòu)文件內(nèi)容應(yīng)充分體現(xiàn)對(duì)所有潛在供應(yīng)商的平等對(duì)待，不得設(shè)置不合理的門(mén)檻或歧視性條款。3.需求明確原則：采購(gòu)文件應(yīng)清晰、準(zhǔn)確地表述采購(gòu)需求，包括技術(shù)規(guī)格、性能參數(shù)、服務(wù)要求等。4.經(jīng)濟(jì)高效原則：在滿足采購(gòu)需求的前提下，應(yīng)充分考慮成本效益，力求以最合理的價(jià)格獲得最優(yōu)質(zhì)的貨物、服務(wù)或工程。5.風(fēng)險(xiǎn)控制原則：采購(gòu)文件編制與審核過(guò)程中，應(yīng)充分識(shí)別并防范潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、履約風(fēng)險(xiǎn)等。二、采購(gòu)文件編制（一）編制準(zhǔn)備1.需求調(diào)研與確認(rèn)：采購(gòu)需求部門(mén)應(yīng)首先進(jìn)行充分的市場(chǎng)調(diào)研，明確采購(gòu)標(biāo)的的技術(shù)指標(biāo)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間、服務(wù)要求等核心需求，并形成書(shū)面的采購(gòu)需求說(shuō)明書(shū)，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后提交采購(gòu)部門(mén)。2.編制團(tuán)隊(duì)組建：對(duì)于復(fù)雜或重大采購(gòu)項(xiàng)目，可組建由采購(gòu)、技術(shù)、法務(wù)、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門(mén)人員組成的編制小組，共同負(fù)責(zé)采購(gòu)文件的編制工作。3.編制依據(jù)收集：編制人員應(yīng)收集與采購(gòu)項(xiàng)目相關(guān)的法律法規(guī)、政策文件、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)、類(lèi)似項(xiàng)目案例等資料，作為編制參考。（二）編制內(nèi)容與要求采購(gòu)文件應(yīng)至少包含以下核心內(nèi)容，并符合相應(yīng)編制要求：1.采購(gòu)公告/邀請(qǐng)函：內(nèi)容應(yīng)包括采購(gòu)項(xiàng)目名稱(chēng)、編號(hào)、采購(gòu)方式、采購(gòu)需求概況、供應(yīng)商資格條件、獲取采購(gòu)文件的時(shí)間和方式、提交響應(yīng)文件的截止時(shí)間和地點(diǎn)、聯(lián)系方式等。表述需清晰、無(wú)歧義。2.投標(biāo)人/響應(yīng)人須知：詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)活動(dòng)的流程、注意事項(xiàng)、響應(yīng)文件的組成與編制要求、遞交方式、開(kāi)標(biāo)評(píng)標(biāo)安排、廢標(biāo)情形等。3.評(píng)標(biāo)辦法與標(biāo)準(zhǔn)：應(yīng)科學(xué)合理、公開(kāi)透明，根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)選擇合適的評(píng)標(biāo)方法（如最低評(píng)標(biāo)價(jià)法、綜合評(píng)分法等），評(píng)分因素和權(quán)重設(shè)置應(yīng)與采購(gòu)需求相關(guān)聯(lián)，避免主觀性過(guò)強(qiáng)。4.合同條款與格式：明確采購(gòu)雙方的權(quán)利義務(wù)、標(biāo)的物描述、數(shù)量、價(jià)格、交付（履行）期限、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等核心條款。合同條款應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)，具有可操作性。5.技術(shù)規(guī)格與要求：這是采購(gòu)文件的核心部分，應(yīng)具體、明確、可量化，避免使用“最好”、“知名品牌”等模糊性詞語(yǔ)，不得指定或變相指定品牌、型號(hào)（法律法規(guī)另有規(guī)定的除外），鼓勵(lì)技術(shù)創(chuàng)新和公平競(jìng)爭(zhēng)。6.其他材料：如投標(biāo)（響應(yīng)）文件格式、圖紙、參考資料等。（三）編制過(guò)程控制1.充分溝通：編制人員應(yīng)與采購(gòu)需求部門(mén)保持密切溝通，確保對(duì)需求的準(zhǔn)確理解和轉(zhuǎn)化。2.內(nèi)容嚴(yán)謹(jǐn)：文字表述應(yīng)規(guī)范、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔，避免使用模棱兩可或易產(chǎn)生誤解的詞句。涉及專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)的，應(yīng)予以明確解釋。3.版本控制：采購(gòu)文件編制過(guò)程中應(yīng)進(jìn)行版本管理，對(duì)修改內(nèi)容進(jìn)行記錄和追溯。三、采購(gòu)文件審核（一）審核原則1.獨(dú)立性原則：審核人員應(yīng)獨(dú)立開(kāi)展審核工作，不受其他因素干擾，客觀公正地提出審核意見(jiàn)。2.全面性原則：對(duì)采購(gòu)文件的所有條款和內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)性審核，確保無(wú)遺漏。3.重點(diǎn)突出原則：針對(duì)采購(gòu)需求的合理性、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)的公正性、合同條款的嚴(yán)謹(jǐn)性、法律合規(guī)性等重點(diǎn)內(nèi)容進(jìn)行細(xì)致審核。（二）審核層級(jí)與職責(zé)根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的金額、復(fù)雜程度及重要性，采購(gòu)文件審核一般分為以下層級(jí)（可根據(jù)公司實(shí)際情況調(diào)整）：1.編制部門(mén)內(nèi)部審核：采購(gòu)文件初稿完成后，由編制部門(mén)負(fù)責(zé)人或其指定的資深人員進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)關(guān)注需求的準(zhǔn)確性、內(nèi)容的完整性及編制規(guī)范。2.相關(guān)職能部門(mén)審核：*法務(wù)部門(mén)：重點(diǎn)審核采購(gòu)文件的合法合規(guī)性，包括是否符合國(guó)家招投標(biāo)法、政府采購(gòu)法等相關(guān)法律法規(guī)，合同條款的合法性、嚴(yán)謹(jǐn)性及風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。*技術(shù)部門(mén)（如需要）：對(duì)采購(gòu)文件中的技術(shù)規(guī)格、參數(shù)要求等進(jìn)行專(zhuān)業(yè)審核，確保其科學(xué)合理、符合實(shí)際需求。*財(cái)務(wù)部門(mén)：對(duì)采購(gòu)預(yù)算、付款方式、價(jià)格構(gòu)成等財(cái)務(wù)相關(guān)條款進(jìn)行審核。3.公司領(lǐng)導(dǎo)審批：通過(guò)上述審核后，根據(jù)權(quán)限劃分，報(bào)請(qǐng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行最終審批。對(duì)于重大或特殊采購(gòu)項(xiàng)目，可引入專(zhuān)家評(píng)審機(jī)制。（三）審核要點(diǎn)1.合法合規(guī)性：是否符合國(guó)家及地方相關(guān)法律法規(guī)、政策規(guī)定；采購(gòu)方式的選擇是否恰當(dāng)；供應(yīng)商資格條件設(shè)置是否合法合理，有無(wú)歧視性、排他性條款。2.需求合理性：技術(shù)參數(shù)、性能指標(biāo)等是否符合實(shí)際工作需要，是否存在過(guò)高或過(guò)低的不合理要求；數(shù)量、交付期等是否合理。3.公平公正性：評(píng)標(biāo)辦法是否科學(xué)、透明，評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)是否量化、可操作，權(quán)重分配是否合理；是否為所有潛在供應(yīng)商提供了平等的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)會(huì)。4.內(nèi)容完整性與準(zhǔn)確性：采購(gòu)文件各組成部分是否齊全；條款表述是否清晰、準(zhǔn)確，無(wú)歧義；前后內(nèi)容是否一致，無(wú)矛盾。5.合同條款嚴(yán)謹(jǐn)性：合同主要條款是否完整，權(quán)利義務(wù)是否明確，違約責(zé)任是否對(duì)等，風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)是否合理，是否有利于保護(hù)公司合法權(quán)益。6.表述規(guī)范性：文字、格式、標(biāo)點(diǎn)等是否規(guī)范統(tǒng)一，專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)使用是否準(zhǔn)確。（四）審核反饋與修改1.審核人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審核，并填寫(xiě)《采購(gòu)文件審核表》，明確提出審核意見(jiàn)（同意、修改后同意、不同意及具體理由）。2.編制部門(mén)應(yīng)根據(jù)審核意見(jiàn)對(duì)采購(gòu)文件進(jìn)行修改完善。對(duì)于有爭(zhēng)議的審核意見(jiàn)，編制部門(mén)應(yīng)與審核人員充分溝通，必要時(shí)可提請(qǐng)上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)解決。3.修改后的采購(gòu)文件需再次提交相關(guān)審核環(huán)節(jié)進(jìn)行復(fù)核，直至所有審核意見(jiàn)均得到妥善處理。四、責(zé)任分工1.采購(gòu)需求部門(mén)：對(duì)采購(gòu)需求的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、合規(guī)性負(fù)責(zé)，配合采購(gòu)文件的編制與審核工作。2.采購(gòu)文件編制部門(mén)/人員：對(duì)采購(gòu)文件編制的規(guī)范性、內(nèi)容的完整性、需求轉(zhuǎn)化的準(zhǔn)確性負(fù)直接責(zé)任。3.審核部門(mén)/人員：對(duì)其審核意見(jiàn)的客觀性、專(zhuān)業(yè)性、嚴(yán)謹(jǐn)性負(fù)責(zé)。4.審批領(lǐng)導(dǎo)：對(duì)采購(gòu)文件的最終質(zhì)量和合規(guī)性承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。五、監(jiān)督與責(zé)任追究1.公司采購(gòu)管理部門(mén)及審計(jì)監(jiān)察部門(mén)（如有）負(fù)責(zé)對(duì)本制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.對(duì)于在采購(gòu)文件編制、審核過(guò)程中因工作失職、瀆職或故意違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致采購(gòu)活動(dòng)失敗、公司利益受損或造成不良影響的，將視情節(jié)輕重對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育、經(jīng)濟(jì)處罰直至紀(jì)律處分；涉嫌違法的，移交司法機(jī)關(guān)處