施工企業(yè)物資集中采購管理辦法第一章總則第一條目的與依據(jù)為規(guī)范公司物資采購行為，降低采購成本，提高采購效率，保障工程質(zhì)量與施工進度，防范采購過程中的各類風險，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理制度，特制定本辦法。本辦法旨在通過集中化、規(guī)范化、專業(yè)化的采購管理，實現(xiàn)物資資源的優(yōu)化配置，提升企業(yè)整體經(jīng)濟效益與核心競爭力。第二條適用范圍本辦法適用于公司及所屬各單位（包括分公司、項目部等）所有工程建設(shè)項目所需主要物資、通用性物資的采購管理活動。特殊物資、應(yīng)急物資及零星小額物資的采購，可參照本辦法另行制定具體實施細則，但不得違背本辦法的基本原則。第三條基本原則物資集中采購管理遵循以下原則：1.集中管控，分級負責：公司層面統(tǒng)一制定采購策略、管理制度和操作流程，統(tǒng)籌核心資源；各相關(guān)單位在授權(quán)范圍內(nèi)履行職責，確保采購工作有序開展。2.合規(guī)高效，質(zhì)優(yōu)價廉：嚴格遵守國家法律法規(guī)及公司規(guī)定，確保采購過程公開、公平、公正。在保證物資質(zhì)量符合工程要求的前提下，通過科學比價、議價等方式，追求最優(yōu)性價比。3.需求導(dǎo)向，保障供應(yīng)：以工程項目實際需求為出發(fā)點，加強供需銜接，優(yōu)化采購計劃，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)，滿足施工生產(chǎn)需要。4.風險可控，持續(xù)改進：建立健全采購風險防控體系，對采購全過程進行有效監(jiān)督與管理。定期對采購管理工作進行評估總結(jié)，不斷優(yōu)化流程，提升管理水平。第二章組織與職責第四條組織架構(gòu)公司成立物資集中采購管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)任組長，成員包括物資管理、工程管理、財務(wù)、法務(wù)、審計等相關(guān)部門負責人。領(lǐng)導(dǎo)小組是物資集中采購的決策機構(gòu)，負責審定采購戰(zhàn)略、重大采購方案、供應(yīng)商管理政策等。日常管理工作由公司物資管理部門（或指定的集中采購中心，下同）負責，該部門是物資集中采購的歸口管理與執(zhí)行部門。各項目部（或分公司）設(shè)立物資管理崗位，負責本單位的物資需求提報、現(xiàn)場驗收等工作。第五條職責分工1.物資管理部門：*組織制定和完善公司物資集中采購管理制度、流程及相關(guān)標準。*編制公司年度、季度物資集中采購計劃，并組織實施。*負責供應(yīng)商的統(tǒng)一管理，包括供應(yīng)商的準入、評價、動態(tài)管理及合格供應(yīng)商名錄的建立與維護。*組織實施各類采購方式（如招標采購、詢價采購、競爭性談判等），負責采購合同的洽談、簽訂與管理。*統(tǒng)籌協(xié)調(diào)物資的倉儲、調(diào)配與運輸（如適用），監(jiān)督物資的驗收與質(zhì)量追溯。*負責采購數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析、信息上報及檔案管理。*組織開展采購人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)與職業(yè)道德教育。2.項目部（或分公司）：*根據(jù)工程項目進度和設(shè)計要求，準確、及時提報物資需求計劃。*參與相關(guān)物資的市場調(diào)研、供應(yīng)商考察及技術(shù)參數(shù)確認。*負責進場物資的現(xiàn)場驗收、數(shù)量核對與質(zhì)量初檢，協(xié)助處理物資質(zhì)量異議。*負責本單位物資的現(xiàn)場保管、領(lǐng)用及消耗管理，確保物資合理使用。*反饋物資使用情況及供應(yīng)商履約評價意見。3.財務(wù)部門：*負責采購資金的統(tǒng)籌安排與支付管理，審核采購合同的付款條款。*參與采購價格的審核，對采購成本進行核算與控制。*負責與采購相關(guān)的賬務(wù)處理及稅務(wù)事宜。4.工程管理部門（或技術(shù)部門）：*負責提供工程項目的物資技術(shù)標準、規(guī)格型號及質(zhì)量要求。*參與重要物資的技術(shù)評審、選型及供應(yīng)商的技術(shù)能力評估。*協(xié)助解決物資采購過程中的技術(shù)問題。5.法務(wù)部門：*負責審核采購合同的合法性、合規(guī)性，提供法律意見。*協(xié)助處理采購合同糾紛及相關(guān)法律事務(wù)。6.審計部門：*對物資集中采購全過程進行審計監(jiān)督，包括采購制度執(zhí)行情況、采購流程合規(guī)性、采購價格合理性、合同履行情況等。*受理采購過程中的投訴與舉報，并進行調(diào)查處理。第三章采購管理流程第六條需求計劃管理1.項目部（或分公司）根據(jù)施工計劃、設(shè)計圖紙及預(yù)算，編制詳細的物資需求計劃，明確物資名稱、規(guī)格型號、質(zhì)量標準、數(shù)量、需求時間、交貨地點及其他特殊要求，經(jīng)本單位負責人審核后報公司物資管理部門。2.物資管理部門對各單位提報的需求計劃進行匯總、平衡、審核，結(jié)合庫存情況（如有），編制公司物資集中采購計劃，報采購管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批后執(zhí)行。3.需求計劃一經(jīng)批準，原則上不得隨意變更。確需調(diào)整的，應(yīng)按原審批程序辦理變更手續(xù)。第七條采購方式管理公司根據(jù)物資的特性、金額、市場供應(yīng)情況及工程緊急程度等因素，選擇適宜的采購方式。主要包括但不限于：1.招標采購：適用于采購金額達到規(guī)定標準、市場競爭充分的主要物資。招標方式分為公開招標和邀請招標，具體按照公司招標管理相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.詢價采購：適用于技術(shù)規(guī)格相對簡單、金額不大、市場價格透明且競爭充分的物資。應(yīng)向不少于三家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價單，擇優(yōu)確定供應(yīng)商。3.競爭性談判/單一來源采購：適用于特殊規(guī)格、市場資源稀缺、緊急采購或只能從唯一供應(yīng)商處采購的物資。采用此類方式需履行嚴格的審批程序，說明理由并留存相關(guān)證明材料。物資管理部門應(yīng)根據(jù)采購計劃和實際情況，提出采購方式建議，按審批權(quán)限報請審批后組織實施。第八條采購實施與合同管理1.采購方式確定后，物資管理部門負責組織采購文件的編制（如招標文件、詢價單、談判文件等），并按規(guī)定進行審批。2.通過公開渠道發(fā)布采購信息（招標公告或詢價通知等），邀請符合條件的供應(yīng)商參與。3.嚴格按照規(guī)定程序組織開標、評標（或詢價評審、談判），確保過程的公平、公正。評審結(jié)果應(yīng)按規(guī)定進行公示。4.公示無異議后，物資管理部門與中標（成交）供應(yīng)商進行合同洽談，明確物資價格、數(shù)量、質(zhì)量標準、交付期、運輸方式、付款方式、違約責任等關(guān)鍵條款。5.采購合同文本應(yīng)采用公司標準合同范本（如有），合同簽訂前須履行法務(wù)審核及相關(guān)審批手續(xù)。合同簽訂后，應(yīng)及時分發(fā)至相關(guān)部門。第九條物資驗收與入庫1.供應(yīng)商按合同約定將物資運抵指定地點后，項目部（或分公司）會同物資管理部門（必要時邀請工程技術(shù)部門、監(jiān)理單位）依據(jù)合同、送貨單及相關(guān)質(zhì)量標準進行現(xiàn)場驗收。2.驗收內(nèi)容包括：物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、外觀質(zhì)量、產(chǎn)品合格證、檢驗報告等資料的完整性與有效性。對需要進行抽樣送檢的物資，應(yīng)按規(guī)定委托第三方檢測機構(gòu)進行檢驗，合格后方可接收。3.驗收合格的物資，由項目部（或分公司）辦理入庫手續(xù)，建立物資臺賬。驗收不合格的，應(yīng)立即通知供應(yīng)商，明確處理意見（如退貨、換貨、索賠等），并做好記錄。第十條付款結(jié)算管理1.財務(wù)部門根據(jù)生效的采購合同、經(jīng)審核的驗收合格證明、發(fā)票及其他必要單據(jù)，按照合同約定的付款方式和期限辦理付款手續(xù)。2.嚴格執(zhí)行付款審批流程，確保各項付款依據(jù)充分、合規(guī)。3.對有質(zhì)保期要求的物資，應(yīng)預(yù)留相應(yīng)比例的質(zhì)量保證金，待質(zhì)保期滿且無質(zhì)量問題后按合同約定支付。第四章供應(yīng)商管理第十一條供應(yīng)商準入1.建立供應(yīng)商準入制度。申請成為公司供應(yīng)商的單位，應(yīng)提供營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)生產(chǎn)經(jīng)營許可證、資質(zhì)證書、產(chǎn)品質(zhì)量證明、業(yè)績證明及財務(wù)狀況等資料。2.物資管理部門會同相關(guān)部門對申請供應(yīng)商進行資格審查和實地考察（必要時），評估其生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量保證體系、供貨能力、商業(yè)信譽及售后服務(wù)等。3.通過審查的供應(yīng)商納入公司合格供應(yīng)商名錄進行管理。第十二條供應(yīng)商評價與動態(tài)管理1.建立供應(yīng)商年度評價與日常評價相結(jié)合的動態(tài)管理機制。評價內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、價格競爭力、交貨及時性、售后服務(wù)、履約情況及合作態(tài)度等。2.根據(jù)評價結(jié)果，對供應(yīng)商進行分級分類管理，優(yōu)先選擇評價優(yōu)良的供應(yīng)商進行合作。3.對評價不合格或在合作過程中出現(xiàn)嚴重違約、提供假冒偽劣產(chǎn)品、惡意串通等不良行為的供應(yīng)商，應(yīng)及時從合格供應(yīng)商名錄中清除，并視情況追究其違約責任。第五章監(jiān)督與考核第十三條內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計部門、紀檢監(jiān)察部門（如有）負責對物資集中采購全過程進行監(jiān)督檢查，定期或不定期開展專項審計或檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見并跟蹤落實。2.建立采購管理信息公開制度，對采購計劃、采購過程、采購結(jié)果等信息在規(guī)定范圍內(nèi)進行公開，接受內(nèi)部監(jiān)督。3.暢通投訴舉報渠道，對涉及采購人員違紀違規(guī)行為的舉報，應(yīng)及時組織調(diào)查處理。第十四條考核與獎懲1.將物資集中采購管理工作納入公司對相關(guān)部門及項目部（或分公司）的績效考核體系。考核指標可包括采購計劃完成率、采購成本降低率、物資質(zhì)量合格率、供應(yīng)商履約率等。2.對在物資采購工作中嚴格執(zhí)行制度、節(jié)約采購成本、保障物資供應(yīng)、防止損失浪費等方面做出突出貢獻的單位和個人，給予表彰獎勵。3.對違反本辦法規(guī)定，造成公司經(jīng)濟損失或不良影響的，將視情節(jié)輕重對相關(guān)責任人進行批評教育、經(jīng)濟處罰直至紀律處分；涉嫌違法的，移交司法機關(guān)處理。第六章附則第十五條緊急采購因突發(fā)事件