PAGE農(nóng)行運營檔案管理制度一、總則（一）目的為加強中國農(nóng)業(yè)銀行（以下簡稱“農(nóng)行”）運營檔案管理，規(guī)范運營檔案的收集、整理、保管、利用等行為，確保運營檔案的真實、完整、安全和有效利用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及金融行業(yè)相關(guān)標準，結(jié)合農(nóng)行實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于農(nóng)行各級機構(gòu)在運營業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案，包括但不限于會計憑證、賬簿、報表、合同協(xié)議、重要空白憑證、業(yè)務(wù)印章、系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份等。（三）基本原則1.真實性原則：運營檔案應(yīng)如實反映業(yè)務(wù)活動的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集、整理運營業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的各類文件資料，保證檔案的完整性。3.安全性原則：采取有效措施確保運營檔案的安全，防止檔案損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。4.保密性原則：對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的運營檔案，嚴格保密，防止信息泄露。5.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、調(diào)閱和利用，提高工作效率。二、管理職責(zé)（一）運營管理部門1.負責(zé)制定和完善運營檔案管理制度、流程和標準。2.組織開展運營檔案的收集、整理、裝訂、移交等工作。3.對運營檔案的保管、利用情況進行監(jiān)督和檢查。4.協(xié)調(diào)解決運營檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。（二）檔案管理部門1.負責(zé)運營檔案的接收、保管、統(tǒng)計、鑒定和銷毀等工作。2.建立健全運營檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理和信息共享。3.指導(dǎo)和監(jiān)督運營管理部門的檔案管理工作。4.提供運營檔案的查詢、調(diào)閱等服務(wù)。（三）各業(yè)務(wù)部門1.負責(zé)本部門運營檔案的收集、整理和初步審核工作，并及時移交運營管理部門。2.配合運營管理部門和檔案管理部門做好運營檔案的管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。3.按照規(guī)定的期限和要求，妥善保管本部門在業(yè)務(wù)活動中形成的臨時檔案。（四）審計部門負責(zé)對運營檔案管理工作進行審計監(jiān)督，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況，確保檔案管理工作合規(guī)、有效。（五）信息技術(shù)部門1.保障運營檔案管理系統(tǒng)的正常運行，提供技術(shù)支持和維護服務(wù)。2.協(xié)助做好運營檔案數(shù)據(jù)的備份、存儲和安全管理工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.會計憑證：包括原始憑證、記賬憑證等，應(yīng)按照業(yè)務(wù)發(fā)生的時間順序進行整理。2.會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬等各類賬簿。3.會計報表：月度、季度、年度會計報表及相關(guān)附表。4.合同協(xié)議：各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、契約等。5.重要空白憑證：如支票、匯票、本票、存單、銀行卡等。6.業(yè)務(wù)印章：各類業(yè)務(wù)專用章、個人名章等。7.系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份：包括業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的各類數(shù)據(jù)文件、日志文件等。8.其他與運營業(yè)務(wù)相關(guān)的文件資料。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)在業(yè)務(wù)辦理完畢后及時收集相關(guān)檔案資料，確保檔案的完整性和準確性。2.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對于電子檔案，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的真實性、完整性和可讀性，并按照規(guī)定進行備份和存儲。（三）整理方法1.會計憑證應(yīng)按照記賬憑證的編號順序進行整理，每本憑證厚度應(yīng)適中，一般不超過2厘米。2.會計賬簿應(yīng)按照科目順序進行排列，賬頁應(yīng)平整、無缺損。3.會計報表應(yīng)按照時間順序裝訂成冊，并加蓋單位公章。4.合同協(xié)議應(yīng)按照類別和時間順序進行整理，每份合同應(yīng)單獨編號。5.重要空白憑證應(yīng)按照種類和號碼順序進行整理，登記造冊。6.業(yè)務(wù)印章應(yīng)妥善保管，建立印章使用登記簿。7.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行整理，建立電子檔案目錄。四、檔案保管（一）保管期限1.會計憑證、賬簿、報表等檔案的保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。2.合同協(xié)議、重要空白憑證、業(yè)務(wù)印章等檔案的保管期限根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和風(fēng)險程度確定，一般不少于5年。3.系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份的保管期限應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)的重要性和恢復(fù)需求確定，一般不少于3年。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等條件。2.檔案庫房應(yīng)設(shè)置必要的消防器材和安全設(shè)施，定期進行檢查和維護。3.電子檔案應(yīng)采用磁帶、光盤、硬盤等存儲介質(zhì)進行備份，并異地存放。4.建立健全電子檔案存儲管理制度，確保電子檔案的安全和可讀取性。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。3.嚴格控制檔案庫房的溫度、濕度，保持適宜的環(huán)境條件。4.做好檔案的防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案安全。五、檔案利用（一）利用范圍1.內(nèi)部查閱：農(nóng)行內(nèi)部工作人員因工作需要查閱運營檔案。2.外部查閱：司法機關(guān)、監(jiān)管部門等依法依規(guī)查閱農(nóng)行運營檔案。（二）利用流程1.內(nèi)部查閱查閱人應(yīng)填寫《運營檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、日期、用途等信息。申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，提交運營管理部門。運營管理部門審核通過后，安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱人不得擅自涂改、抽取、撤換檔案資料，如需復(fù)印或摘錄，應(yīng)經(jīng)運營管理部門同意。2.外部查閱外部單位查閱運營檔案應(yīng)出具正式的查閱函，注明查閱目的、范圍等內(nèi)容。查閱函經(jīng)農(nóng)行法律合規(guī)部門審核通過后，提交運營管理部門。運營管理部門按照規(guī)定辦理檔案查閱手續(xù)，并報上級主管部門備案。外部查閱應(yīng)在指定地點進行，由農(nóng)行工作人員陪同，查閱過程中不得拍照、錄像、復(fù)制檔案資料。如需特殊情況需復(fù)制檔案資料，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)辦理審批手續(xù)。（三）利用限制1.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的運營檔案，未經(jīng)批準不得對外提供查閱。2.運營檔案的利用應(yīng)遵循檔案管理的相關(guān)規(guī)定，不得損害農(nóng)行利益和聲譽。3.檔案管理人員應(yīng)嚴格控制檔案的查閱范圍和利用期限，確保檔案的安全和完整。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)檔案保管期限表，對已到保管期限的檔案進行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴格保密的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由運營管理部門、檔案管理部門、審計部門等相關(guān)人員組成。鑒定小組負責(zé)對擬銷毀檔案進行審核和鑒定。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對已到保管期限的檔案進行清理，提出擬銷毀檔案清單。2.鑒定小組對擬銷毀檔案進行逐一審查，核實檔案的真實性、完整性和保管期限。3.對于涉及重要業(yè)務(wù)、存在爭議或可能有后續(xù)利用價值的檔案，應(yīng)暫緩銷毀，進一步研究處理。4.經(jīng)鑒定小組審核通過的擬銷毀檔案清單，報經(jīng)農(nóng)行主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀程序1.經(jīng)批準銷毀的檔案，應(yīng)在指定地點進行集中銷毀。2.銷毀過程應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀，防止檔案信息泄露。3.銷毀完畢后，銷毀人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認，并將銷毀清單歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的運營檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化采集、整理、存儲、查詢、利用和統(tǒng)計分析等功能。2.提高運營檔案管理的工作效率和質(zhì)量，實現(xiàn)檔案信息的快速傳遞和共享。3.加強檔案信息的安全管理，確保檔案數(shù)據(jù)的安全可靠。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合農(nóng)行運營檔案管理需求的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的全流程信息化。系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、審核、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能模塊，滿足不同用戶的使用需求。2.電子檔案采集與整理制定電子檔案采集標準和規(guī)范，確保電子檔案的格式統(tǒng)一、內(nèi)容完整。對業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)進行定期采集和整理，轉(zhuǎn)換為符合檔案管理系統(tǒng)要求的格式。3.電子檔案存儲與管理建立電子檔案存儲中心，采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設(shè)備，對電子檔案進行安全存儲。制定電子檔案備份策略，定期進行數(shù)據(jù)備份，并異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。4.檔案信息安全管理建立健全檔案信息安全管理制度，加強用戶認證、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)加密等安全措施。定期對檔案管理系統(tǒng)進行安全檢查和漏洞修復(fù)，防止信息泄露和網(wǎng)絡(luò)攻擊。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行。2.嚴格按照電子檔案管理的相關(guān)規(guī)定，做好電子檔案的采集、整理、存儲和利用工作。3.加強對檔案管理信息系統(tǒng)的維護和升級，及時解決系統(tǒng)運行中出現(xiàn)的問題。4.定期對電子檔案進行數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查，確保檔案信息的準確性和完整性。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體1.農(nóng)行內(nèi)部審計部門負責(zé)對運營檔案管理工作進行定期審計監(jiān)督。2.運營管理部門和檔案管理部門應(yīng)定期對本部門及下級機構(gòu)的檔案管理工作進行自查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案管理工作的合規(guī)性，是否符合國家法律法規(guī)和金融行業(yè)相關(guān)標準。3.檔案管理系統(tǒng)的運行情況，包括數(shù)據(jù)的準確性、完整性和安全性。4.檔案管理人員的履職情況，是否具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能。（三）問題整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，明確整改要求和