公司人事檔案管理制度第一章總則1.1制度定位本制度系公司人力資源管理體系的核心支撐文件，用于統(tǒng)一員工從入職到離職全生命周期內(nèi)所有紙質(zhì)、電子、影像、實(shí)物及元數(shù)據(jù)檔案的收集、鑒別、分類、存儲(chǔ)、利用、轉(zhuǎn)遞、銷毀與安全管理，確?！耙蝗艘粰n、一檔一號(hào)、一號(hào)終身、全程留痕、風(fēng)險(xiǎn)可控”。1.2適用范圍適用于與公司建立勞動(dòng)、勞務(wù)、實(shí)習(xí)、顧問(wèn)、派遣、借調(diào)、退休返聘等關(guān)系的全部自然人，以及由上述人員產(chǎn)生的、由公司實(shí)際保管或委托第三方保管的所有檔案載體。1.3管理原則（1）合法合規(guī)：以《檔案法》《個(gè)人信息保護(hù)法》《勞動(dòng)合同法》及行業(yè)監(jiān)管細(xì)則為底線；（2）單責(zé)集中：人力資源部為唯一歸口管理部門，任何部門不得私設(shè)“小檔案庫(kù)”；（3）最小夠用：收集范圍以“入職必備、調(diào)崗必要、離職必清”為限，杜絕過(guò)度采集；（4）全程加密：紙質(zhì)檔案存放于智能密集架，電子檔案采用“國(guó)密算法+硬件加密卡”，密鑰雙人分管；（5）場(chǎng)景追溯：所有查閱、復(fù)印、外借、修改、銷毀動(dòng)作自動(dòng)寫入?yún)^(qū)塊鏈日志，不可篡改；（6）便利高效：內(nèi)部員工授權(quán)范圍內(nèi)“秒級(jí)”調(diào)閱，外部調(diào)閱“最多跑一次”。第二章組織與職責(zé)2.1人力資源部設(shè)立“檔案中心”，編制不少于3人的專職崗位，其中1人具備《檔案人員崗位培訓(xùn)證書》。職責(zé)包括：制度修訂、年度預(yù)算、庫(kù)房建設(shè)、系統(tǒng)運(yùn)維、日常收集、鑒定銷毀、安全檢查、培訓(xùn)與考核。2.2信息化中心負(fù)責(zé)數(shù)字檔案系統(tǒng)底層架構(gòu)、服務(wù)器冗余、異地容災(zāi)、漏洞掃描、數(shù)據(jù)脫敏接口、與OA及SAP的API對(duì)接。2.3法務(wù)中心對(duì)采集、跨境傳輸、第三方托管、離職競(jìng)業(yè)限制協(xié)議等出具法律意見，每季度出具《個(gè)人信息合規(guī)審計(jì)報(bào)告》。2.4各部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門產(chǎn)生的人事附屬材料（如項(xiàng)目獎(jiǎng)懲記錄、培訓(xùn)簽到表、績(jī)效面談表）的真實(shí)性、完整性、及時(shí)性負(fù)第一責(zé)任，須在材料生成后3個(gè)工作日內(nèi)移交檔案中心。2.5員工本人享有查詢、更正、刪除本人非客觀記錄的權(quán)利；負(fù)有如實(shí)填寫、及時(shí)更新個(gè)人信息及配合年度核對(duì)的義務(wù)。第三章檔案分類與歸檔范圍3.1一級(jí)分類A類：身份與入職材料；B類：合同與協(xié)議；C類：崗位與薪酬；D類：績(jī)效與獎(jiǎng)懲；E類：培訓(xùn)與發(fā)展；F類：健康與保障；G類：離職與后評(píng)估；H類：影像與電子簽名；Z類：其他具有保存價(jià)值材料。3.2二級(jí)明細(xì)（示例）A101身份證正反面影印件；A102學(xué)歷學(xué)位證書及學(xué)信網(wǎng)驗(yàn)證報(bào)告；A103前單位離職證明原件；A104無(wú)犯罪記錄證明；A105外籍人員工作許可證；B201勞動(dòng)合同正本及續(xù)簽頁(yè)；B202競(jìng)業(yè)限制協(xié)議；B203保密協(xié)議；C301定崗定級(jí)表；C302薪酬確認(rèn)書；C303股票授予通知；D401績(jī)效考核表（年度、季度）；D402獎(jiǎng)懲通報(bào)；D403員工申訴及復(fù)議結(jié)論；E501培訓(xùn)需求調(diào)研表；E502外出培訓(xùn)協(xié)議及服務(wù)期承諾；E503培訓(xùn)小結(jié)及考核分?jǐn)?shù)；F601入職體檢報(bào)告；F602工傷認(rèn)定書；F603商業(yè)保險(xiǎn)理賠記錄；G701離職申請(qǐng)表；G702工作交接清單；G703離職證明存根；G704后評(píng)估訪談?dòng)涗?；H801電子勞動(dòng)合同RSA簽名文件；H802人臉識(shí)別源視頻；Z901員工創(chuàng)作的手稿、專利草稿（自愿移交）。3.3不歸檔范圍（1）與勞動(dòng)用工無(wú)關(guān)的私人信件、快遞單、購(gòu)物發(fā)票；（2）重復(fù)草稿、過(guò)程版文件（最終版已歸檔）；（3）未經(jīng)審批的空白表格；（4）保存價(jià)值低于3年的臨時(shí)通知。第四章載體與編碼規(guī)則4.1紙質(zhì)載體采用無(wú)酸紙打印，耐久度≥200年；多頁(yè)材料使用不銹鋼釘裝訂，頁(yè)碼統(tǒng)一置于右下角；大幅圖紙折疊成A4幅面，并附圖紙目錄。4.2電子載體格式：PDF/A-2用于版式固化、OFD用于國(guó)內(nèi)合規(guī)、WAV用于音頻、MP4用于視頻；命名規(guī)則：檔案號(hào)_序列號(hào)_版本號(hào)_生成日期；存儲(chǔ)采用“主存+異機(jī)備份+藍(lán)光光盤冷備”三級(jí)策略。4.3實(shí)物載體獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、專利證書原件入透明聚酯袋，貼RFID標(biāo)簽，存放恒溫恒濕展示柜；體積過(guò)大無(wú)法入庫(kù)的，拍攝三維影像后，實(shí)物返還本人并留存《實(shí)物返還確認(rèn)書》。4.4編碼結(jié)構(gòu)共18位：公司代碼（2位）+年度（4位）+分類碼（3位）+部門碼（2位）+流水號(hào)（7位）。例：RG2024A101030000123。系統(tǒng)自動(dòng)生成二維碼，掃碼即可顯示目錄及借閱狀態(tài)。第五章收集與移交5.1入職環(huán)節(jié)候選人電子簡(jiǎn)歷及測(cè)評(píng)報(bào)告由招聘系統(tǒng)推送至檔案中心臨時(shí)庫(kù)；候選人報(bào)到當(dāng)日，招聘專員與檔案專員當(dāng)面清點(diǎn)紙質(zhì)原件，使用高拍儀同步影像化，生成《入職材料交接清單》一式兩份，雙方簽字后，一份貼于檔案袋封面，一份由候選人保留。5.2在職變動(dòng)晉升、調(diào)薪、輪崗、嘉獎(jiǎng)、記過(guò)等觸發(fā)事件發(fā)生后，業(yè)務(wù)系統(tǒng)于T+1日自動(dòng)生成待歸檔任務(wù)，部門HRBP須在5個(gè)工作日內(nèi)上傳掃描件并完成元數(shù)據(jù)補(bǔ)錄；檔案中心于2個(gè)工作日內(nèi)完成質(zhì)量抽檢，抽檢比例不低于10%。5.3離職環(huán)節(jié)員工提出離職申請(qǐng)當(dāng)日，系統(tǒng)鎖定其檔案寫權(quán)限；離職交接完成后，檔案中心在3個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)充《離職面談表》《交接清單》《競(jìng)業(yè)限制履行提醒函》；離職證明加蓋電子印章，PDF版本推送員工郵箱，紙質(zhì)版歸入G類。5.4特殊收集（1）勞動(dòng)爭(zhēng)議：仲裁申請(qǐng)書、判決書、調(diào)解書須在法律文書生效后7日內(nèi)歸檔；（2）工傷：工傷事故報(bào)告、傷殘等級(jí)鑒定書、費(fèi)用清單同步歸入F類；（3）突發(fā)事件：疫情隔離通知、自然災(zāi)害安置記錄，由行政部在事件結(jié)束后統(tǒng)一移交。第六章整理與編目6.1基本流程“修整—編頁(yè)—裝訂—編號(hào)—蓋檔章—錄入—質(zhì)檢—上架”。6.2修整使用檔案級(jí)漿糊補(bǔ)貼破損；金屬物全部拆除；大于A4的粘單折疊后留2cm裝訂邊；彩色重要件采用冷裱膜保護(hù)。6.3編目字段必填項(xiàng)：檔號(hào)、姓名、性別、身份證號(hào)、部門、崗位、材料名稱、頁(yè)數(shù)、形成日期、保管期限、密級(jí)、開放狀態(tài)；選填項(xiàng)：文號(hào)、責(zé)任者、備注。6.4保管期限永久：身份、合同、離職證明、工傷、涉密材料；定期30年：績(jī)效、培訓(xùn)、健康檔案；定期10年：一般通知、臨時(shí)獎(jiǎng)勵(lì)；到期前180天，系統(tǒng)自動(dòng)生成《到期鑒定提醒》。第七章存儲(chǔ)與庫(kù)房管理7.1庫(kù)房選址位于公司主樓負(fù)一層，避開給排水、燃?xì)?、熱力管網(wǎng)；地面荷載≥12KN/m2；設(shè)獨(dú)立氣體滅火區(qū)，耐火極限≥4小時(shí)。7.2八防措施防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠、防塵、防高溫；相對(duì)濕度45%—55%，溫度14℃—24℃；每季度投放一次生物驅(qū)蟲劑，并填寫《蟲霉防治記錄》。7.3密集架電動(dòng)智能型，每列配備LED定位燈，系統(tǒng)輸入檔號(hào)后對(duì)應(yīng)列自動(dòng)開啟，定位精度≤10cm；架體底部安裝稱重傳感器，超載自動(dòng)報(bào)警。7.4出入庫(kù)采用“雙人雙鎖+人臉識(shí)別+動(dòng)態(tài)密碼”門禁；出入庫(kù)動(dòng)作同步錄制1080P視頻，保存周期3年；非檔案中心人員因業(yè)務(wù)需要入庫(kù)，須填寫《庫(kù)房進(jìn)入申請(qǐng)》，由人力資源總監(jiān)書面批準(zhǔn)，且全程由檔案人員陪同。第八章電子檔案系統(tǒng)功能8.1采集模塊支持高拍儀、掃描儀、郵件抓取、API推送、移動(dòng)端拍照五種方式；自動(dòng)去除黑邊、糾偏、OCR識(shí)別，識(shí)別率≥98%。8.2檢索模塊全文檢索響應(yīng)時(shí)間≤2秒；支持模糊、組合、二次篩選；結(jié)果分級(jí)脫敏，普通用戶僅能看到目錄，授權(quán)用戶可預(yù)覽水印版。8.3借閱模塊線上申請(qǐng)—上級(jí)審批—檔案中心確認(rèn)—系統(tǒng)生成動(dòng)態(tài)水印二維碼—借閱人掃碼查看；閱讀時(shí)限默認(rèn)4小時(shí)，到期自動(dòng)回收；如需下載，文件嵌套隱形水印，記錄UID、時(shí)間、IP。8.4接口模塊與用友NC、SAP-HR、釘釘、企業(yè)微信、法務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)無(wú)縫對(duì)接；采用OAuth2.0+SSL證書雙向認(rèn)證；每日增量備份，RPO≤15分鐘。第九章利用與審批權(quán)限9.1內(nèi)部利用（1）員工本人：可在線查看A、B、C、E、F類目錄，不可下載；（2）直線經(jīng)理：可查看下屬績(jī)效、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲，不可查看薪酬明細(xì)；（3）HRBP：可查看所轄部門全部檔案，跨部門需分管VP審批；（4）財(cái)務(wù)：僅可查看與發(fā)薪、報(bào)稅、社保相關(guān)的C、F類材料；（5）審計(jì)：憑年度審計(jì)計(jì)劃，經(jīng)董事長(zhǎng)書面授權(quán)后可批量調(diào)閱，但須使用審計(jì)專用加密電腦。9.2外部利用（1）背景調(diào)查：由合作機(jī)構(gòu)出具《調(diào)閱函》，員工本人簽署《背景調(diào)查授權(quán)書》，檔案中心提供入職時(shí)間、崗位、獎(jiǎng)懲摘要，不提供薪酬絕對(duì)值；（2）司法機(jī)關(guān)：憑協(xié)助執(zhí)行通知書、調(diào)查令、判決書，可依法提供原件或復(fù)制件，并同步記錄《司法調(diào)閱登記表》；（3）保險(xiǎn)理賠：保險(xiǎn)公司須提供經(jīng)員工簽字的《理賠授權(quán)書》，檔案中心提供F類材料，其他類別拒絕。第十章轉(zhuǎn)遞與單位變更10.1內(nèi)部轉(zhuǎn)遞員工跨部門調(diào)動(dòng)，檔案不隨人走，僅在系統(tǒng)中變更部門碼，歷史記錄保持連續(xù)；若因組織拆分、事業(yè)部獨(dú)立，須由檔案中心統(tǒng)一辦理“檔案拆分”，生成新號(hào)并保留原號(hào)關(guān)聯(lián)。10.2外部轉(zhuǎn)遞（1）員工入職新公司：由員工持《調(diào)檔函》原件、身份證，檔案中心通過(guò)EMS檔案專遞通道寄送，郵袋貼封條、蓋騎縫章，系統(tǒng)錄入快遞單號(hào)，員工簽收后回執(zhí)掃描上傳；（2）員工升學(xué)、落戶、參軍：按接收單位要求辦理，涉密材料須脫密或出具《脫密證明》；（3）退休：檔案封存5年后，按社保局《退休檔案移交清單》整體移交，公司留存數(shù)字化副本。第十一章鑒定與銷毀11.1鑒定小組由人力資源部、信息化中心、法務(wù)中心、工會(huì)代表、紀(jì)檢辦公室五方組成，每年10月集中鑒定一次，參會(huì)人員不少于5人，三分之二以上同意方可銷毀。11.2銷毀范圍保管期滿且確無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值；重復(fù)件、草稿、非重要過(guò)程件；司法糾紛已結(jié)案且超過(guò)上訴時(shí)效。11.3銷毀流程系統(tǒng)生成《待銷毀清冊(cè)》—鑒定小組逐條審議—總經(jīng)理辦公會(huì)審批—在指定監(jiān)控室使用碎紙機(jī)（紙質(zhì)）或消磁機(jī)（磁帶、硬盤）—全程錄像—生成《銷毀報(bào)告》—上傳區(qū)塊鏈存證—紙質(zhì)報(bào)告永久保存。11.4延期銷毀涉及未決訴訟、潛在糾紛、監(jiān)管檢查、重大歷史事件材料的，延期至事件終結(jié)后滿3年再鑒定。第十二章安全與保密12.1密級(jí)劃分核心商密：股權(quán)激勵(lì)、薪酬總包、董事會(huì)紀(jì)要；普通商密：績(jī)效、培訓(xùn)預(yù)算；內(nèi)部：一般通知；公開：企業(yè)文化宣傳。12.2技術(shù)安全數(shù)據(jù)庫(kù)采用TDE透明加密；網(wǎng)絡(luò)層部署WAF、IPS、DDoS高防；應(yīng)用層設(shè)置三權(quán)分立：系統(tǒng)管理員、安全管理員、審計(jì)管理員；密鑰托管于國(guó)家密碼管理局許可的HSM設(shè)備。12.3人員安全檔案人員入職須通過(guò)背景調(diào)查并簽署《保密及競(jìng)業(yè)限制協(xié)議》；每?jī)赡赀M(jìn)行一次保密教育，考試不合格調(diào)離崗位；離崗時(shí)進(jìn)行《離崗審計(jì)》，收回全部權(quán)限、門禁卡、USBKey。12.4物理安全庫(kù)房安裝震動(dòng)報(bào)警、紅外雙鑒、煙感溫感復(fù)合探頭；視頻圖像保存3年，任何人員不得擅自刪除、剪輯；禁止攜帶手機(jī)、相機(jī)、錄音筆進(jìn)入庫(kù)區(qū)。第十三章備份與災(zāi)備13.1備份策略本地快照：每日3次，保留7天；異地容災(zāi)：300公里外電信級(jí)機(jī)房，RPO≤30分鐘，RTO≤2小時(shí)；藍(lán)光冷備：每年刻錄一次，保存2份，一份存銀行保險(xiǎn)箱，一份存檔案庫(kù)房防火柜。13.2恢復(fù)演練每半年進(jìn)行一次“無(wú)腳本”災(zāi)備演練，隨機(jī)關(guān)停主服務(wù)器，驗(yàn)證異地拉起、數(shù)據(jù)一致、權(quán)限繼承、日志完整；演練報(bào)告提交董事會(huì)風(fēng)險(xiǎn)管理委員會(huì)。第十四章培訓(xùn)與考核14.1培訓(xùn)對(duì)象新入職HR、部門助理、HRBP、信息化運(yùn)維、法務(wù)、紀(jì)檢、保安、保潔（庫(kù)區(qū)保潔需掌握防塵防靜電知識(shí)）。14.2培訓(xùn)內(nèi)容制度條款、系統(tǒng)操作、保密教育、消防演練、急救技能、區(qū)塊鏈日志查閱。14.3考核方式線上理論+線下實(shí)操，滿分100分，80分合格；不合格補(bǔ)考一次仍不合格，調(diào)離相關(guān)崗位；每季度公布考核排名，與績(jī)效獎(jiǎng)金掛鉤。第十五章監(jiān)督檢查與持續(xù)改進(jìn)15.1日常巡檢檔案中心每日填寫《庫(kù)房巡檢表》，包括溫濕度、消防、視頻、蟲霉、密集架運(yùn)行狀態(tài)；發(fā)現(xiàn)問(wèn)題2小時(shí)內(nèi)報(bào)修，重大隱患即時(shí)停機(jī)。15.2內(nèi)部審計(jì)內(nèi)審部每年對(duì)檔案管理進(jìn)行一次專項(xiàng)審計(jì)，覆蓋制度完整性、權(quán)限合規(guī)性、銷毀合規(guī)性、備份可用性；發(fā)現(xiàn)問(wèn)題開具《整改通知書》，限期30天內(nèi)整改并提交證據(jù)。15.3外部審計(jì)聘請(qǐng)具有國(guó)家檔案服務(wù)資質(zhì)的外部機(jī)構(gòu)，每三年進(jìn)行一次全面評(píng)估，出具《合規(guī)評(píng)估報(bào)告》，并向監(jiān)管部門備案。15.4持續(xù)改進(jìn)建立