油鹽糖使用登記制度第一章總則第一條為有效規(guī)范公司內(nèi)部油鹽糖等易耗物資的使用與管理，防范物資浪費、流失及腐敗風(fēng)險，保障經(jīng)營活動的合規(guī)有序進行，根據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及集團母公司關(guān)于物資管理的相關(guān)要求，結(jié)合公司實際運營需求，特制定本制度。本制度旨在通過明確管理職責(zé)、細(xì)化操作流程、強化風(fēng)險防控，實現(xiàn)油鹽糖等物資管理的標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化、規(guī)范化，確保物資資源高效利用與安全可控。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，涵蓋油鹽糖等物資的采購、入庫、領(lǐng)用、存儲、盤點、報廢等全流程管理。具體適用場景包括但不限于食堂運營、后勤保障、市場推廣、員工福利等涉及物資使用的業(yè)務(wù)場景。第三條本制度下列術(shù)語含義如下：（一）“XX專項管理”指公司針對油鹽糖等物資實施的全流程、系統(tǒng)性管控活動，包括風(fēng)險識別、流程設(shè)計、監(jiān)督執(zhí)行、考核改進等環(huán)節(jié)。（二）“XX風(fēng)險”指在物資管理過程中可能出現(xiàn)的物資流失、使用不當(dāng)、浪費、舞弊等風(fēng)險，以及由此引發(fā)的經(jīng)營損失或合規(guī)風(fēng)險。（三）“XX合規(guī)”指公司及員工在油鹽糖物資管理中嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)準(zhǔn)則及公司內(nèi)部制度的行為表現(xiàn)，確保管理活動的合法性、合理性、完整性。第四條油鹽糖使用管理應(yīng)遵循以下核心原則：（一）全面覆蓋原則：所有涉及油鹽糖物資管理的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)均納入制度管控范圍，不留管理空白。（二）責(zé)任到人原則：明確各層級、各崗位的物資管理職責(zé)，做到責(zé)任可追溯、可考核。（三）風(fēng)險導(dǎo)向原則：聚焦物資管理中的關(guān)鍵風(fēng)險點，實施差異化管控措施，優(yōu)先防范重大風(fēng)險。（四）持續(xù)改進原則：定期評估管理效果，根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境變化及時優(yōu)化制度流程，提升管理效能。第二章管理組織機構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對油鹽糖使用管理工作負(fù)總責(zé)，承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任；分管后勤或相關(guān)業(yè)務(wù)的負(fù)責(zé)人為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)具體工作的組織協(xié)調(diào)與督導(dǎo)落實。第六條公司設(shè)立XX專項管理領(lǐng)導(dǎo)小組，作為油鹽糖使用管理的決策與統(tǒng)籌機構(gòu)。領(lǐng)導(dǎo)小組由公司主要負(fù)責(zé)人任組長，分管負(fù)責(zé)人任副組長，成員包括后勤保障部、財務(wù)部、審計部等相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。領(lǐng)導(dǎo)小組主要履行以下職能：（一）統(tǒng)籌制定、修訂油鹽糖使用管理制度，審批重大管理事項。（二）協(xié)調(diào)解決管理過程中的跨部門問題，推動制度有效落地。（三）定期聽取專項管理工作匯報，評估管理成效，提出改進要求。第七條設(shè)立XX專項管理辦公室（暫由后勤保障部牽頭），作為領(lǐng)導(dǎo)小組的日常辦事機構(gòu)，具體職責(zé)包括：（一）制定、發(fā)布、解釋油鹽糖使用管理細(xì)則，組織培訓(xùn)宣貫。（二）開展物資使用情況監(jiān)控與統(tǒng)計分析，定期編制管理報告。（三）協(xié)調(diào)物資采購、驗收、領(lǐng)用等環(huán)節(jié)的監(jiān)督工作。第八條牽頭部門（后勤保障部）職責(zé)：（一）統(tǒng)籌油鹽糖物資的采購計劃制定與供應(yīng)商管理，確保采購渠道合規(guī)、價格合理。（二）設(shè)計、優(yōu)化物資領(lǐng)用審批流程，監(jiān)督各業(yè)務(wù)部門執(zhí)行情況。（三）定期組織物資盤點，建立物資使用臺賬，分析異常變動原因。第九條專責(zé)部門（財務(wù)部、審計部）職責(zé)：（一）財務(wù)部負(fù)責(zé)監(jiān)督物資采購資金支付合規(guī)性，審核領(lǐng)用費用報銷的合理性。（二）審計部負(fù)責(zé)對油鹽糖物資管理開展專項審計，發(fā)現(xiàn)并推動解決管理漏洞。第十條業(yè)務(wù)部門/下屬單位職責(zé)：（一）根據(jù)業(yè)務(wù)需求制定年度油鹽糖使用計劃，按流程報批采購需求。（二）規(guī)范內(nèi)部領(lǐng)用管理，確保領(lǐng)用記錄完整、用途明確，避免濫用浪費。（三）加強庫存物資保管，定期自查物資損耗情況并上報。第十一條基層執(zhí)行崗位（食堂管理員、倉庫保管員等）職責(zé)：（一）嚴(yán)格按審批權(quán)限執(zhí)行物資領(lǐng)用，拒絕超范圍或無依據(jù)領(lǐng)用。（二）妥善保管物資，定期檢查存儲環(huán)境，防止變質(zhì)、蟲蛀或丟失。（三）發(fā)現(xiàn)物資異常（如領(lǐng)用記錄不符、物資損壞等）及時上報。第三章專項管理重點內(nèi)容與要求第十二條采購管理：物資采購必須遵循“計劃先行、比價采購、合同規(guī)范”原則，嚴(yán)禁超預(yù)算采購、無計劃采購。采購過程需經(jīng)XX專項管理辦公室審核，涉及金額超過XX萬元的采購需提交領(lǐng)導(dǎo)小組審批。第十三條驗收管理：物資入庫必須由保管員與采購人員共同驗收，核對數(shù)量、規(guī)格、生產(chǎn)日期等信息，驗收合格后方可入庫，并簽署驗收單。第十四條領(lǐng)用管理：領(lǐng)用物資需填寫領(lǐng)用申請單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后報XX專項管理辦公室審批。特殊物資（如食用油）領(lǐng)用需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。嚴(yán)禁非業(yè)務(wù)人員領(lǐng)用、白條報賬。第十五條存儲管理：物資存放應(yīng)分類分區(qū)，設(shè)置標(biāo)識牌，遵循“先進先出”原則。易變質(zhì)物資需定期檢查保質(zhì)期，超過XX天未使用的物資應(yīng)評估是否報廢。第十六條盤點管理：每月開展物資盤點，建立盤點差異臺賬，分析原因并落實整改。盤點結(jié)果需經(jīng)財務(wù)部審核，重大差異需提交領(lǐng)導(dǎo)小組核查。第十七條報廢管理：物資報廢需經(jīng)XX專項管理辦公室評估，填寫報廢申請單，報領(lǐng)導(dǎo)小組審批后執(zhí)行。報廢物資應(yīng)登記造冊并按程序處置，嚴(yán)禁私自處理。第十八條費用管控：物資領(lǐng)用費用納入部門年度預(yù)算管理，超預(yù)算領(lǐng)用需重新履行審批程序。財務(wù)部定期抽查費用真實性，對違規(guī)報銷從嚴(yán)處理。第十九條異常處置：發(fā)現(xiàn)物資流失、濫用、浪費等異常情況，業(yè)務(wù)部門須立即停用并上報，XX專項管理辦公室需在XX小時內(nèi)啟動調(diào)查，形成處理意見。第四章專項管理運行機制第十二條制度動態(tài)更新機制：XX專項管理辦公室每年結(jié)合法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整情況，對制度執(zhí)行效果評估，每年XX月前完成修訂發(fā)布。第十三條風(fēng)險識別預(yù)警機制：每年X月開展物資管理風(fēng)險排查，重點評估采購渠道風(fēng)險、庫存積壓風(fēng)險、領(lǐng)用濫用風(fēng)險等，形成風(fēng)險清單并分級管控。第十四條合規(guī)審查機制：物資采購、領(lǐng)用、報廢等環(huán)節(jié)均需嵌入合規(guī)審查節(jié)點，未經(jīng)審查的流程不得執(zhí)行。審計部每季度隨機抽取業(yè)務(wù)場景開展合規(guī)抽查。第十五條風(fēng)險應(yīng)對機制：一般風(fēng)險由業(yè)務(wù)部門限期整改，重大風(fēng)險由領(lǐng)導(dǎo)小組牽頭成立專項小組處置。涉及違規(guī)行為的，按公司相關(guān)規(guī)定處理。第十六條責(zé)任追究機制：對違反制度的行為，視情節(jié)輕重采取通報批評、績效扣減、紀(jì)律處分等措施。連續(xù)發(fā)生同類問題的部門，追究部門負(fù)責(zé)人責(zé)任。第十七條評估改進機制：每年XX月組織管理效果評估，從制度覆蓋率、執(zhí)行到位率、風(fēng)險防控效果等維度打分，形成改進方案。第五章專項管理保障措施第十八條組織保障：各級領(lǐng)導(dǎo)干部需定期研究物資管理問題，分管負(fù)責(zé)人每季度至少召開一次專題會議，推動制度落實。第十九條考核激勵機制：將物資管理合規(guī)情況納入部門年度考核，對管理優(yōu)秀的部門給予績效獎勵，對存在重大問題的部門取消評優(yōu)資格。第二十條培訓(xùn)宣傳機制：每年X月開展全員物資管理培訓(xùn)，新員工入職需接受制度培訓(xùn)并簽署合規(guī)承諾書。制作宣傳手冊，張貼警示標(biāo)語。第二十一條信息化支撐：開發(fā)物資管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)采購、領(lǐng)用、庫存數(shù)據(jù)的線上管理，通過系統(tǒng)自動預(yù)警超期物資、異常領(lǐng)用等情況。第二十二條文化建設(shè)：發(fā)布《XX專項管理合規(guī)手冊》，組織全員簽訂合規(guī)承諾書，樹立“節(jié)約光榮、浪費可恥”的文化導(dǎo)向。第二十三條報告制度：業(yè)務(wù)部門每月XX日前報送物資使用情況報表