疫情期間緊急采購制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國招標投標法實施條例》及集團母公司《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等法律法規(guī)、行業(yè)準則及內(nèi)部管理要求制定，旨在規(guī)范公司疫情期間緊急采購行為，防控專項風(fēng)險，保障物資供應(yīng)穩(wěn)定，維護企業(yè)及社會公共利益。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工在新型冠狀病毒感染疫情防控期間開展的緊急物資采購活動，涵蓋但不限于防疫物資（如醫(yī)用口罩、消毒液、防護服等）、生活物資（如食品、飲用水等）及其他保障性物資的采購需求。第三條本制度中下列術(shù)語定義如下：（一）“XX專項管理”指公司在特殊時期為應(yīng)對突發(fā)風(fēng)險而實施的采購管理機制，包括需求研判、供應(yīng)商管理、流程控制、風(fēng)險防控等全流程管理活動；（二）“XX風(fēng)險”指因緊急采購可能引發(fā)的價格波動、質(zhì)量隱患、供應(yīng)鏈中斷、合規(guī)漏洞等潛在問題；（三）“XX合規(guī)”指緊急采購活動必須符合國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及企業(yè)內(nèi)部制度要求，確保采購行為合法、公正、高效。第四條疫情期間緊急采購管理應(yīng)遵循以下原則：（一）全面覆蓋原則，確保采購需求全面納入管理范疇，不留死角；（二）責(zé)任到人原則，明確各級管理主體及執(zhí)行崗位的職責(zé)權(quán)限；（三）風(fēng)險導(dǎo)向原則，重點防控價格欺詐、質(zhì)量失控、暗箱操作等關(guān)鍵風(fēng)險；（四）持續(xù)改進原則，通過動態(tài)評估優(yōu)化管理流程，提升防控能力。第二章管理組織機構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負責(zé)人為公司疫情防控期間緊急采購工作的第一責(zé)任人，對采購活動的合規(guī)性、安全性負總責(zé)；分管領(lǐng)導(dǎo)為直接責(zé)任人，負責(zé)采購計劃的統(tǒng)籌審批、資源配置及風(fēng)險監(jiān)控。第六條設(shè)立公司疫情防控緊急采購管理領(lǐng)導(dǎo)小組（以下簡稱“領(lǐng)導(dǎo)小組”），由公司主要負責(zé)人牽頭，分管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部、采購部、法務(wù)部等部門負責(zé)人組成，具體履行以下職能：（一）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)緊急采購工作，制定采購策略及資源調(diào)配方案；（二）審批重大采購項目及預(yù)算調(diào)整，確保采購決策科學(xué)合理；（三）監(jiān)督采購活動全過程，對違規(guī)行為進行處置。第七條公司各部門、下屬單位為緊急采購的責(zé)任主體，其職責(zé)劃分如下：（一）采購部為牽頭部門，負責(zé)統(tǒng)籌采購需求管理、供應(yīng)商資質(zhì)審核、招標流程組織、合同簽訂及履約監(jiān)督；（二）財務(wù)部為專責(zé)部門，負責(zé)采購預(yù)算審核、資金支付管理、票據(jù)合規(guī)審查及成本控制；（三）需求部門及下屬單位為業(yè)務(wù)部門，負責(zé)提出采購需求、參與技術(shù)參數(shù)評審、監(jiān)督到貨驗收；（四）法務(wù)部為合規(guī)監(jiān)督部門，負責(zé)審核采購文件的合法性、合同條款的完整性，提供法律支持。第八條基層執(zhí)行崗位的合規(guī)操作責(zé)任如下：（一）采購專員應(yīng)嚴格按照制度流程執(zhí)行采購任務(wù)，不得擅自變更采購方式或供應(yīng)商；（二）驗收人員應(yīng)嚴格核對物資數(shù)量、質(zhì)量，對不符合要求的及時上報；（三）所有崗位人員均有義務(wù)對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為或風(fēng)險隱患進行主動報告。第三章專項管理重點內(nèi)容與要求第九條采購需求管理緊急采購需求必須經(jīng)需求部門、領(lǐng)導(dǎo)小組雙重確認，形成書面清單，明確物資種類、數(shù)量、用途及緊急程度，并附技術(shù)參數(shù)及預(yù)算依據(jù)。第十條供應(yīng)商盡職調(diào)查（一）采購部應(yīng)建立合格供應(yīng)商庫，優(yōu)先選擇具有供貨能力、資質(zhì)齊全、信譽良好的供應(yīng)商；（二）對首次合作供應(yīng)商，需進行實地考察、資質(zhì)審核及業(yè)績評估，確保其能夠滿足緊急需求；（三）禁止向關(guān)聯(lián)方采購，特殊情形需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審批。第十一條采購方式選擇（一）小額采購（預(yù)算X萬元以下）可采用詢價或比價方式，優(yōu)先選擇協(xié)議供應(yīng)商；（二）大宗采購（預(yù)算X萬元以上）必須通過公開招標或競爭性談判，確保采購過程的公平性；（三）應(yīng)急采購可采取緊急采購卡、定向采購等方式，但需事后補充完善流程。第十二條價格管控（一）采購部應(yīng)建立價格監(jiān)測機制，定期比對市場行情，防止價格虛高；（二）財務(wù)部對采購價格進行復(fù)核，對異常價格波動及時預(yù)警；（三）禁止任何形式的回扣或利益輸送，所有價格須公開透明。第十三條合同簽訂與履約（一）采購合同應(yīng)明確物資規(guī)格、數(shù)量、交付時間、違約責(zé)任等核心條款，并由法務(wù)部審核；（二）供應(yīng)商未按合同交付或交付不合格的，采購部有權(quán)解除合同并索賠；（三）財務(wù)部憑合同及驗收單辦理付款，確保資金安全。第十四條質(zhì)量驗收（一）需求部門及下屬單位負責(zé)組織物資到貨驗收，重點核對品牌、規(guī)格、數(shù)量及質(zhì)量證明文件；（二）對檢驗不合格的物資，應(yīng)及時退回供應(yīng)商并要求整改；（三）驗收記錄需存檔備查，作為考核供應(yīng)商的重要依據(jù)。第十五條風(fēng)險防控（一）采購部需定期排查供應(yīng)鏈中斷風(fēng)險，對關(guān)鍵物資建立備選供應(yīng)商機制；（二）財務(wù)部需防控資金支付風(fēng)險，確保采購款專款專用；（三）法務(wù)部需防控法律合規(guī)風(fēng)險，確保采購行為符合監(jiān)管要求。第四章專項管理運行機制第十六條制度動態(tài)更新（一）采購部根據(jù)國家政策及市場變化，每季度評估制度適用性，提出修訂建議；（二）領(lǐng)導(dǎo)小組每年組織制度修訂，確保其與實際情況匹配。第十七條風(fēng)險識別預(yù)警（一）采購部每月開展風(fēng)險排查，重點監(jiān)控供應(yīng)商資質(zhì)、價格波動、交付延遲等問題；（二）財務(wù)部每周通報資金支付異常情況，及時預(yù)警財務(wù)風(fēng)險；（三）領(lǐng)導(dǎo)小組每季度召開風(fēng)險評估會，發(fā)布預(yù)警通知。第十八條合規(guī)審查機制（一）采購需求需經(jīng)需求部門、采購部、財務(wù)部、法務(wù)部四重審查，未經(jīng)審查不得實施；（二）采購合同需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審批，重大合同需報備母公司備案；（三）所有采購活動均需納入信息化系統(tǒng)管理，實現(xiàn)全流程可追溯。第十九條風(fēng)險應(yīng)對機制（一）一般風(fēng)險由采購部牽頭處置，重大風(fēng)險由領(lǐng)導(dǎo)小組啟動應(yīng)急預(yù)案；（二）對供應(yīng)商違約行為的，依法解除合同并追究責(zé)任；（三）涉及資金安全的，由財務(wù)部緊急處置并上報領(lǐng)導(dǎo)小組。第二十條責(zé)任追究機制（一）對違規(guī)采購行為的，依據(jù)情節(jié)輕重給予警告、降級、解職等處分；（二）對造成重大損失的，依法追責(zé)并取消其參與采購項目的資格；（三）將責(zé)任追究結(jié)果納入績效考核，與績效獎金、評優(yōu)評先掛鉤。第二十一條評估改進機制（一）每年末由領(lǐng)導(dǎo)小組組織專項評估，考核制度有效性及風(fēng)險防控成果；（二）對發(fā)現(xiàn)的問題，制定整改方案并跟蹤落實；（三）將評估結(jié)果作為制度優(yōu)化的重要參考依據(jù)。第五章專項管理保障措施第二十二條組織保障（一）各級領(lǐng)導(dǎo)干部需明確職責(zé)分工，確保采購工作有序推進；（二）領(lǐng)導(dǎo)小組每月召開例會，協(xié)調(diào)解決重大問題；（三）設(shè)立疫情防控工作小組聯(lián)絡(luò)員制度，確保信息暢通。第二十三條考核激勵機制（一）將緊急采購合規(guī)情況納入部門年度考核，考核結(jié)果與績效獎金掛鉤；（二）對表現(xiàn)突出的部門及個人，給予專項獎勵；（三）對違反制度的，實行一票否決制。第二十四條培訓(xùn)宣傳機制（一）每季度組織全員培訓(xùn)，內(nèi)容包括制度解讀、風(fēng)險防控、操作規(guī)范等；（二）制作宣傳手冊，在辦公區(qū)、生產(chǎn)區(qū)張貼合規(guī)標語；（三）組織合規(guī)承諾簽字活動，增強員工責(zé)任意識。第二十五條信息化支撐（一）采購部牽頭建設(shè)緊急采購管理系統(tǒng)，實現(xiàn)需求提交、供應(yīng)商管理、合同管理、資金支付等全流程線上化；（二）系統(tǒng)需具備風(fēng)險預(yù)警功能，對異常行為自動提示；（三）財務(wù)部接入系統(tǒng)，實現(xiàn)采購資金閉環(huán)管理。第二十六條文化建設(shè)（一）編制《緊急采購合規(guī)手冊》，明確行為規(guī)范及處罰標準；（二）設(shè)立合規(guī)舉報箱，鼓勵員工監(jiān)督違規(guī)行為；（三）定期評選“合規(guī)標兵”，樹立先進典型。第二十七條報告制度（一）每日向領(lǐng)導(dǎo)小組報送緊急采購進展情況，包括已采購物資、待采購物資、存在問題等；（二）每月向母公司報送專項管理報告，內(nèi)容包括