珠寶公司鉆石采購管控規(guī)范第一章總綱

1.1制定依據(jù)與目的

本規(guī)范依據(jù)《中華人民共和國合同法》《中華人民共和國產(chǎn)品質(zhì)量法》《中華人民共和國反不正當(dāng)競爭法》《珠寶玉石首飾管理條例》《聯(lián)合國反腐敗公約》等國家法律法規(guī)、行業(yè)標準和國際公約制定，旨在規(guī)范珠寶公司鉆石采購行為，防范采購風(fēng)險，提升采購效率，保障鉆石供應(yīng)鏈安全與合規(guī)，支撐企業(yè)國際化戰(zhàn)略實施。當(dāng)前企業(yè)鉆石采購存在采購流程不透明、供應(yīng)商管理不規(guī)范、價格波動風(fēng)險大、合規(guī)審查滯后等痛點，核心目標在于通過制度化管理實現(xiàn)采購決策科學(xué)化、操作流程標準化、風(fēng)險防控體系化、信息管理數(shù)字化，最終實現(xiàn)價值創(chuàng)造、風(fēng)險防控與效率提升的有機統(tǒng)一。

1.2適用范圍與對象

本規(guī)范適用于公司所有涉及鉆石采購的業(yè)務(wù)部門及崗位，包括采購部、業(yè)務(wù)部、財務(wù)部、內(nèi)控部、合規(guī)部、倉儲物流部等，覆蓋正式員工、外包服務(wù)商及合作單位。具體包括鉆石采購需求提報、供應(yīng)商篩選與評估、合同談判與簽訂、鉆石采購執(zhí)行、質(zhì)量檢驗、物流運輸、入庫管理等全流程環(huán)節(jié)。例外適用場景包括緊急采購（金額低于10萬元人民幣且非戰(zhàn)略鉆石采購）、內(nèi)部調(diào)撥等，此類場景需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審批，并附專項說明。

1.3核心原則

本規(guī)范遵循以下核心原則：

（1）合規(guī)性原則：所有采購活動須符合國家法律法規(guī)及國際公約要求，確保鉆石來源合法、交易透明；

（2）權(quán)責(zé)對等原則：明確各層級、各部門及崗位的職責(zé)權(quán)限，確保責(zé)任主體可追溯；

（3）風(fēng)險導(dǎo)向原則：重點管控高風(fēng)險環(huán)節(jié)（如供應(yīng)商資質(zhì)審核、價格談判），實施差異化管控措施；

（4）效率優(yōu)先原則：優(yōu)化審批流程，縮短采購周期，保障業(yè)務(wù)及時響應(yīng)；

（5）持續(xù)改進原則：基于內(nèi)外部審計、業(yè)務(wù)反饋及政策變化動態(tài)優(yōu)化制度；

（6）平等自愿、公平誠信原則：所有采購合同基于平等協(xié)商簽訂，禁止商業(yè)賄賂等不正當(dāng)行為。

1.4制度地位與銜接

本規(guī)范為公司基礎(chǔ)性專項管理制度，與《公司內(nèi)部控制基本規(guī)范》《公司合同管理辦法》《公司財務(wù)報銷制度》《公司供應(yīng)商管理制度》等制度形成互補，其中與《公司合同管理辦法》在合同審批權(quán)限上存在銜接，沖突時以本規(guī)范為準。若后續(xù)修訂國家或行業(yè)規(guī)定，相關(guān)條款自動更新，更新前執(zhí)行原條款，變更需經(jīng)合規(guī)部審核后報董事會備案。

第二章領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)與職責(zé)

2.1管理組織架構(gòu)

公司鉆石采購管理實行“決策層-執(zhí)行層-監(jiān)督層”三級架構(gòu)，決策層由董事會及總經(jīng)理辦公會構(gòu)成，負責(zé)重大采購事項（金額超過100萬元人民幣或涉及戰(zhàn)略合作伙伴的鉆石采購）的決策；執(zhí)行層由采購部、業(yè)務(wù)部及財務(wù)部等承擔(dān)，負責(zé)具體采購操作；監(jiān)督層由內(nèi)控部、審計部及合規(guī)部組成，負責(zé)全流程監(jiān)督與風(fēng)險審查。

2.2決策機構(gòu)與職責(zé)

董事會負責(zé)審議鉆石采購年度預(yù)算及金額超過500萬元人民幣的采購項目，制定戰(zhàn)略采購方向；總經(jīng)理辦公會負責(zé)審批金額在100萬元至500萬元人民幣的采購項目，授權(quán)采購部執(zhí)行，并要求每季度匯報采購合規(guī)性。

2.3執(zhí)行機構(gòu)與職責(zé)

采購部作為鉆石采購的主責(zé)部門，承擔(dān)供應(yīng)商管理、價格談判、合同簽訂、物流跟蹤等職責(zé)；業(yè)務(wù)部負責(zé)提報鉆石采購需求并參與質(zhì)量驗收；財務(wù)部負責(zé)資金支付與成本核算；倉儲物流部負責(zé)鉆石入庫管理與出庫跟蹤。各崗位職責(zé)具體如下：

（1）采購專員（采購部）：主導(dǎo)供應(yīng)商評估、合同談判，確保條款合規(guī)；

（2）業(yè)務(wù)經(jīng)理（業(yè)務(wù)部）：提報采購需求時需附市場分析報告，參與鉆石質(zhì)量驗收；

（3）財務(wù)主管（財務(wù)部）：審核采購發(fā)票時需核對合同條款及付款進度；

（4）內(nèi)控專員（內(nèi)控部）：每月抽查采購合同合規(guī)性，出具評估報告。

2.4監(jiān)督機構(gòu)與職責(zé)

內(nèi)控部負責(zé)建立鉆石采購風(fēng)險清單（含高風(fēng)險點：如供應(yīng)商資質(zhì)審核、價格波動監(jiān)控），每季度開展專項測試；審計部每年對鉆石采購執(zhí)行情況開展至少一次專項審計，審計結(jié)果提交董事會；合規(guī)部負責(zé)國際采購的屬地合規(guī)審查，確保符合《聯(lián)合國反腐敗公約》等要求。

2.5協(xié)調(diào)與聯(lián)動機制

建立跨部門采購協(xié)調(diào)小組，由采購部牽頭，每月召開例會，協(xié)調(diào)采購進度及資源分配。涉外采購需增設(shè)屬地法律顧問參與，確保符合當(dāng)?shù)胤聪村X規(guī)定（如美國的《反海外腐敗法》）。

第三章采購管理標準

3.1管理目標與核心指標

（1）管理目標：建立“標準-流程-工具-考核”四位一體管控體系，實現(xiàn)采購成本降低5%，采購合規(guī)率100%，重大風(fēng)險事件零發(fā)生；

（2）核心指標：鉆石采購周期≤7個工作日，合同簽訂后30日內(nèi)完成首次付款，鉆石損耗率≤0.1%（經(jīng)專業(yè)機構(gòu)檢測）。

3.2專業(yè)標準與規(guī)范

（1）鉆石分級標準：采用GIA或HRD國際分級標準，禁止采購未分級鉆石；

（2）供應(yīng)商準入標準：供應(yīng)商需具備ISO9001認證及鉆石行業(yè)背景（從業(yè)年限≥3年），高風(fēng)險供應(yīng)商需提供銀行資信證明；

（3）風(fēng)險控制點及措施：

-高風(fēng)險點：供應(yīng)商資質(zhì)審核（防控措施：要求提供營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)證、近三年審計報告）；

-中風(fēng)險點：價格談判（防控措施：建立鉆石價格數(shù)據(jù)庫，實施比價機制）；

-低風(fēng)險點：物流運輸（防控措施：選擇國際知名物流商并全程視頻監(jiān)控）。

3.3管理方法與工具

（1）管理方法：采用PDCA循環(huán)管理（Plan-Do-Check-Act），每季度復(fù)盤一次；實施風(fēng)險矩陣管理（將采購環(huán)節(jié)分為高/中/低風(fēng)險等級，高風(fēng)險環(huán)節(jié)需雙人復(fù)核）；

（2）管理工具：依托ERP系統(tǒng)實現(xiàn)采購全流程電子化，OA系統(tǒng)完成審批閉環(huán)，CRM系統(tǒng)管理供應(yīng)商信息，區(qū)塊鏈技術(shù)存證鉆石溯源信息。

第四章業(yè)務(wù)流程管理

4.1主流程設(shè)計

鉆石采購流程包括“需求提報-供應(yīng)商篩選-談判簽約-付款執(zhí)行-質(zhì)量驗收-入庫管理”六個環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)責(zé)任主體如下：

（1）需求提報：業(yè)務(wù)部需提供采購申請單（含鉆石規(guī)格、預(yù)算、用途等），經(jīng)部門負責(zé)人審核；

（2）供應(yīng)商篩選：采購部從合格供應(yīng)商庫中選取3家進行比價，商務(wù)部配合評估鉆石品質(zhì)；

（3）談判簽約：采購部主導(dǎo)合同談判，法律部審核合同條款，總經(jīng)理辦公會審批金額超過50萬元人民幣的合同；

（4）付款執(zhí)行：財務(wù)部依據(jù)合同進度分階段付款，首付款不超過合同金額的30%；

（5）質(zhì)量驗收：倉儲物流部聯(lián)合業(yè)務(wù)部按GIA標準檢測鉆石品質(zhì)，不合格鉆石需退回供應(yīng)商；

（6）入庫管理：鉆石入庫需經(jīng)雙人核對，系統(tǒng)生成唯一編號并錄入ERP系統(tǒng)，留存實物照片及檢測報告。

4.2子流程說明

（1）緊急采購子流程：金額低于10萬元人民幣的緊急采購需經(jīng)采購部負責(zé)人及總經(jīng)理聯(lián)名審批，優(yōu)先選擇已合作供應(yīng)商；

（2）國際采購子流程：需額外完成屬地合規(guī)審查（如香港需核查《打擊洗錢條例》），并安排屬地法律顧問參與合同談判。

4.3流程關(guān)鍵控制點

（1）供應(yīng)商資質(zhì)審核：采購部需在合同簽訂前30日內(nèi)完成供應(yīng)商實地考察，核查營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、鉆石鑒定報告等材料；

（2）價格談判：采購部需提供至少三家供應(yīng)商報價，商務(wù)部參與評估鉆石品質(zhì)差異；

（3）付款控制：財務(wù)部需在收到供應(yīng)商發(fā)票后5個工作日內(nèi)完成付款，逾期需經(jīng)財務(wù)總監(jiān)審批。

4.4流程優(yōu)化機制

每年6月及12月由內(nèi)控部牽頭開展全流程復(fù)盤，重點關(guān)注采購周期、成本控制及風(fēng)險事件，優(yōu)化建議經(jīng)總經(jīng)理辦公會審議后執(zhí)行。數(shù)字化工具應(yīng)用不足的環(huán)節(jié)（如供應(yīng)商管理模塊）需優(yōu)先升級。

第五章權(quán)限與審批管理

5.1權(quán)限矩陣設(shè)計

采購權(quán)限按“金額/等級+崗位層級”分配：

（1）金額低于10萬元人民幣的采購，采購專員可直接審批；

（2）金額在10萬元至50萬元人民幣的采購，需經(jīng)采購部經(jīng)理審批；

（3）金額超過50萬元人民幣的采購，需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審批；

（4）涉及戰(zhàn)略鉆石采購（如單價超過100萬元人民幣）的，需經(jīng)董事會審批。

5.2審批權(quán)限標準

（1）審批層級：采購申請單需經(jīng)提報部門負責(zé)人、采購部經(jīng)理、財務(wù)部審核、總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公會審批；

（2）審批時限：常規(guī)審批≤3個工作日，緊急采購需加急審批，審批結(jié)果需同步至OA系統(tǒng)；

（3）越權(quán)審批禁止：審批人需在權(quán)限范圍內(nèi)操作，越權(quán)審批需逐級上報至權(quán)限范圍內(nèi)最高領(lǐng)導(dǎo)。

5.3授權(quán)與代理機制

授權(quán)需以書面形式記錄，明確授權(quán)范圍（如金額上限、采購品類）、期限（最長6個月）及被授權(quán)人，授權(quán)書需歸檔至人力資源部備案。臨時代理需經(jīng)直屬上級批準，最長不超過15個工作日。

5.4異常審批流程

（1）緊急審批：金額超過審批權(quán)限的緊急采購需提交書面申請，附風(fēng)險評估報告，經(jīng)總經(jīng)理審批后執(zhí)行；

（2）補批流程：審批流程中斷（如審批人出差）需在2個工作日內(nèi)完成補批，補批需注明中斷原因。

第六章執(zhí)行與監(jiān)督管理

6.1執(zhí)行要求與標準

（1）操作規(guī)范：采購專員需在ERP系統(tǒng)中按模板錄入采購信息，系統(tǒng)自動校驗數(shù)據(jù)完整性；

（2）表單填報：采購申請單需包含鉆石規(guī)格、供應(yīng)商報價、比價結(jié)果等要素，紙質(zhì)版需與電子版一致；

（3）痕跡留存：采購合同需掃描歸檔至OA系統(tǒng)，鉆石檢測報告需上傳至ERP系統(tǒng)，電子與紙質(zhì)文件需雙備份。

6.2監(jiān)督機制設(shè)計

（1）日常監(jiān)督：內(nèi)控部每周抽查采購部操作記錄，審計部每月抽取1%采購合同進行合規(guī)性檢查；

（2）專項監(jiān)督：每年6月由合規(guī)部牽頭開展反洗錢專項檢查，核查供應(yīng)商資金來源；

（3）關(guān)鍵內(nèi)控環(huán)節(jié)嵌入：

-供應(yīng)商準入控制：采購部需在合同簽訂前30日完成供應(yīng)商資質(zhì)審核；

-付款控制：財務(wù)部需在發(fā)票到賬后5個工作日內(nèi)完成付款；

-質(zhì)量驗收控制：倉儲物流部需在鉆石入庫后24小時內(nèi)完成檢測。

6.3檢查與審計

（1）檢查頻次：日常檢查每月不少于2次，專項檢查每季度1次；

（2）審計標準：審計部需核查采購合同是否經(jīng)審批、供應(yīng)商是否在合格庫中、鉆石是否按標準驗收；

（3）審計報告：審計結(jié)果需形成書面報告，明確問題整改時限（一般問題≤1個月，重大問題≤3個月）。

6.4執(zhí)行情況報告

每月5日前由采購部向總經(jīng)理辦公會提交采購執(zhí)行報告，內(nèi)容包含：采購金額、合同審批率、供應(yīng)商投訴率、風(fēng)險事件等，報告需經(jīng)財務(wù)部復(fù)核。

第七章考核與改進管理

7.1績效考核指標

（1）考核指標：采購成本降低率（權(quán)重30%）、采購合規(guī)率（權(quán)重30%）、采購周期縮短率（權(quán)重20%）、供應(yīng)商滿意度（權(quán)重20%）；

（2）評分標準：采購專員考核需結(jié)合合同數(shù)量、金額、風(fēng)險事件等維度綜合評分。

7.2評估周期與方法

（1）評估周期：月度考核由采購部自評，季度考核由內(nèi)控部復(fù)核；

（2）評估方法：數(shù)據(jù)統(tǒng)計（ERP系統(tǒng)自動生成）、現(xiàn)場核查（抽查采購現(xiàn)場）、問卷調(diào)查（供應(yīng)商滿意度調(diào)查）。

7.3問題整改機制

（1）整改流程：問題清單→責(zé)任部門→整改方案→執(zhí)行跟蹤→銷號；

（2）分類處理：

-一般問題：責(zé)任部門7個工作日內(nèi)整改；

-重大問題：提交總經(jīng)理辦公會討論，整改期不超過1個月；

-緊急問題：立即啟動應(yīng)急預(yù)案，整改期不超過3個工作日。

7.4持續(xù)改進流程

（1）改進建議來源：業(yè)務(wù)部門反饋、審計報告、客戶投訴；

（2）評估審批：采購部提交改進方案后，合規(guī)部評估風(fēng)險影響，總經(jīng)理辦公會審批；

（3）跟蹤機制：內(nèi)控部每季度抽查改進措施落地情況。

第八章獎懲機制

8.1獎勵標準與程序

（1）獎勵情形：采購成本超額降低、發(fā)現(xiàn)重大合規(guī)風(fēng)險、創(chuàng)新數(shù)字化工具應(yīng)用等；

（2）獎勵類型：精神獎勵（通報表揚）、物質(zhì)獎勵（獎金不超過月工資的50%）、晉升獎勵；

（3）獎勵程序：采購部提名→部門復(fù)核→人力資源部審批→總經(jīng)理辦公會審定→公示3個工作日→財務(wù)部發(fā)放。

8.2違規(guī)行為界定

（1）一般違規(guī)：采購流程未按制度執(zhí)行（如未審批）；

（2）較重違規(guī)：采購價格高于市場平均20%（經(jīng)審計確認）；

（3）嚴重違規(guī)：涉及商業(yè)賄賂或采購鉆石來源非法。

8.3處罰標準與程序

（1）處罰標準：

-一般違規(guī)：通報批評，取消當(dāng)月績效考核權(quán)重；

-較重違規(guī)：扣除當(dāng)月績效工資20%，培訓(xùn)考核不合格者調(diào)崗；

-嚴重違規(guī)：解除勞動合同，并追究法律責(zé)任；

（2）處罰程序：調(diào)查取證（合規(guī)部主導(dǎo)）→告知當(dāng)事人→審批（總經(jīng)理辦公會）→執(zhí)行（人力資源部）。

8.4申訴與復(fù)議

（1）申訴條件：收到處罰決定后3個工作日內(nèi)提出；

（2）申訴流程：人力資源部受理→復(fù)核小組（內(nèi)控部、審計部）審理→5個工作日內(nèi)出具復(fù)議結(jié)果→不服可向司法機構(gòu)投訴。

第九章應(yīng)急與例外管理

9.1應(yīng)急預(yù)案與危機處理

（1）重大風(fēng)險預(yù)案：針對鉆石價格劇烈波動、供應(yīng)商破產(chǎn)、鉆石被盜竊等場景制定專項預(yù)案；

（2）應(yīng)急組織：成立由總經(jīng)理任組長、采購部、財務(wù)部、倉儲物流部組成的應(yīng)急小組，24小時聯(lián)絡(luò)機制。

9.2例外情況處理

（1）例外場景：金額低于10萬元人民幣的日常采購、戰(zhàn)略合作伙伴緊急補貨等；

（2）審批要求：需提交書面申請，附風(fēng)險評估報告，經(jīng)總經(jīng)理審批后方可執(zhí)行。

9.3危機公關(guān)與善后

（1）危機公關(guān)：涉及跨國采購需根據(jù)當(dāng)?shù)胤芍贫贤ǚ桨福ㄈ缑绹枳裱豆叫庞脠蟾娣ā罚?/p>

（2）善后措施：鉆石丟失需立即報警并聯(lián)系保險公司，事件調(diào)查報告需提交董事會。

第十章附則

10.1制度解釋權(quán)歸屬

本規(guī)范由公司合規(guī)部負責(zé)解釋，解釋意見需形成書面文件并存檔。

10.2相關(guān)制度索引

（1）《公司內(nèi)部控制基本規(guī)范》（內(nèi)控字〔2023〕001號）；

（2）《公司合同管理辦法》（法務(wù)字〔2023〕005號）；

（3）《公司供應(yīng)商管理制度》（采購字〔2023〕012號）。

10.3修訂與廢止程序

（1）修訂條件：法律法規(guī)變更、業(yè)務(wù)模式調(diào)整、重大風(fēng)險暴露；

（2）審批權(quán)限：修訂稿經(jīng)合規(guī)部審核后，提交總經(jīng)理辦公會審議，重大