服裝公司銷售合同服務(wù)制度第一章總則

1.1制定依據(jù)與目的

1.1.1制定依據(jù)

本制度依據(jù)《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國合同法》《中華人民共和國反不正當(dāng)競爭法》等國家法律法規(guī)，參照《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》等行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，并結(jié)合《聯(lián)合國國際貨物銷售合同公約》（CISG）等國際公約，適應(yīng)服裝公司國際化經(jīng)營需求。同時，依據(jù)公司《經(jīng)營戰(zhàn)略規(guī)劃（2023-2027）》及《風(fēng)險管理體系文件》制定，旨在規(guī)范銷售合同全生命周期管理，防范商業(yè)風(fēng)險。

1.1.2制定目的

針對服裝行業(yè)銷售合同管理中存在的合同評審效率低、履約風(fēng)險高、跨境合規(guī)難、數(shù)字化支撐不足等痛點，本制度以價值創(chuàng)造為核心，通過流程標(biāo)準(zhǔn)化實現(xiàn)風(fēng)險防控；以效率提升為抓手，通過數(shù)字化工具賦能業(yè)務(wù)，構(gòu)建“制度-流程-表單-責(zé)任”四維閉環(huán)管理體系，確保合同管理符合公司戰(zhàn)略目標(biāo)及合規(guī)要求。

1.2適用范圍與對象

1.2.1適用范圍

本制度適用于公司所有銷售合同業(yè)務(wù)，包括但不限于國內(nèi)零售、批發(fā)、跨境電商、海外經(jīng)銷商合作等場景。覆蓋業(yè)務(wù)發(fā)起、評審、簽署、履行、歸檔全流程，涉及部門包括銷售部、法務(wù)部、財務(wù)部、供應(yīng)鏈管理部、國際業(yè)務(wù)部等。

1.2.2適用對象

正式員工、外包團隊、合作單位相關(guān)人員均需遵守本制度。例外場景包括緊急采購合同（金額≤5萬元）、內(nèi)部調(diào)撥協(xié)議等，需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審批備案。

1.3核心原則

1.3.1合規(guī)性原則

合同條款需符合《民法典》等法律法規(guī)及目標(biāo)市場法律要求，跨境業(yè)務(wù)需通過屬地合規(guī)審查。

1.3.2權(quán)責(zé)對等原則

每項業(yè)務(wù)授權(quán)需明確責(zé)任主體，法務(wù)部對重大合同條款負(fù)最終審核責(zé)任。

1.3.3風(fēng)險導(dǎo)向原則

高價值合同（金額≥500萬元）需進(jìn)行雙重風(fēng)險校驗，低風(fēng)險合同（金額≤10萬元）可簡化審批。

1.3.4效率優(yōu)先原則

1.3.5持續(xù)改進(jìn)原則

每年結(jié)合業(yè)務(wù)變化及審計結(jié)果優(yōu)化流程，例如2025年前實現(xiàn)電子簽章全覆蓋。

1.4制度地位與銜接

本制度為專項性制度，與公司《內(nèi)部控制手冊》《財務(wù)報銷制度》《供應(yīng)商管理制度》等制度存在以下銜接：

（1）財務(wù)部通過合同付款節(jié)點管控資金風(fēng)險；

（2）內(nèi)控部定期抽查合同履行情況；

（3）沖突處理規(guī)則：若與上位制度沖突，以本制度為準(zhǔn)，沖突條款由董事會裁決。

第二章組織架構(gòu)與職責(zé)分工

2.1管理組織架構(gòu)

公司銷售合同管理遵循“董事會決策-總經(jīng)理執(zhí)行-法務(wù)部監(jiān)督”三層架構(gòu)。董事會負(fù)責(zé)重大合同（金額≥1000萬元）戰(zhàn)略審批；總經(jīng)理辦公會審議金額≤1000萬元的合同；各部門按職責(zé)分工執(zhí)行。

2.2決策機構(gòu)與職責(zé)

2.2.1股東會

行使最終決策權(quán)，審議金額≥2000萬元的戰(zhàn)略級合同或涉及海外并購的合同，授權(quán)董事會制定配套細(xì)則。

2.2.2董事會

審批金額≥500萬元至＜2000萬元的合同，制定合同管理制度，每年審議合規(guī)報告。

2.2.3總經(jīng)理辦公會

審批金額＜500萬元的常規(guī)合同，授權(quán)各部門制定執(zhí)行細(xì)則，每月召開合同管理復(fù)盤會。

2.3執(zhí)行機構(gòu)與職責(zé)

2.3.1銷售部

主責(zé)：合同業(yè)務(wù)發(fā)起、客戶需求收集；配合：法務(wù)部條款審核。

2.3.2法務(wù)部

主責(zé)：合同條款合法性審查，建立模板庫；配合：財務(wù)部資金風(fēng)險評估。

2.3.3財務(wù)部

主責(zé)：付款節(jié)點管控，發(fā)票合規(guī)審核；配合：供應(yīng)鏈部物流節(jié)點確認(rèn)。

2.3.4供應(yīng)鏈管理部

主責(zé)：物流條款確認(rèn)，庫存與發(fā)貨協(xié)調(diào)；配合：國際業(yè)務(wù)部匯率風(fēng)險管控。

2.4監(jiān)督機構(gòu)與職責(zé)

2.4.1內(nèi)控部

監(jiān)督合同審批流程完整性，嵌入三個關(guān)鍵控制點：

（1）業(yè)務(wù)發(fā)起需客戶信用背書（中風(fēng)險）；

（2）重大合同需雙方法務(wù)簽字（高風(fēng)險）；

（3）付款前需確認(rèn)發(fā)貨狀態(tài)（中風(fēng)險）。

2.4.2審計部

每年開展專項審計，重點核查金額＞1000萬元合同執(zhí)行情況。

2.4.3合規(guī)部

跨境業(yè)務(wù)需提交屬地法律合規(guī)報告，例如歐盟GDPR數(shù)據(jù)條款審查。

2.5協(xié)調(diào)與聯(lián)動機制

建立“月度合同管理聯(lián)席會”，由法務(wù)部牽頭，每月10日前匯總上月問題?？缇硺I(yè)務(wù)增設(shè)“屬地法務(wù)對接小組”，通過OA系統(tǒng)實現(xiàn)實時溝通。

第三章專業(yè)領(lǐng)域管理標(biāo)準(zhǔn)

3.1管理目標(biāo)與核心指標(biāo)

3.1.1目標(biāo)

（1）合同履約率≥98%；

（2）重大合同違約率≤0.5%；

（3）審批時效≤3個工作日。

3.1.2核心KPI

（1）合同評審?fù)ㄟ^率≥95%；

（2）電子合同簽署率100%；

（3）逾期付款率≤2%。

3.2專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

3.2.1合同模板庫

（1）基礎(chǔ)模板：包含通用條款、違約責(zé)任、爭議解決等模塊；

（2）行業(yè)適配：針對快時尚業(yè)務(wù)增加“快速退貨”條款，針對跨境電商增加“海外倉退貨”條款。

3.2.2風(fēng)險控制點

（1）高風(fēng)險點（標(biāo)注★）：

★跨境支付條款（涉及匯率波動風(fēng)險）；

★知識產(chǎn)權(quán)授權(quán)條款（需IPR部門審核）；

★長期合作合同（需財務(wù)部進(jìn)行現(xiàn)金流測算）。

（2）中風(fēng)險點（標(biāo)注☆）：

☆物流條款（需供應(yīng)鏈部確認(rèn)時效）；

☆付款方式（需財務(wù)部評估壞賬風(fēng)險）。

3.3管理方法與工具

3.3.1管理方法

（1）全生命周期管理：從客戶簽約到歸檔采用PDCA循環(huán)；

（2）風(fēng)險矩陣法：根據(jù)金額（高/中/低）×風(fēng)險等級（5級）確定管控措施。

3.3.2工具應(yīng)用

（1）CRM系統(tǒng)：存儲客戶合同模板與歷史數(shù)據(jù)；

（2）OA電子簽章：實現(xiàn)遠(yuǎn)程簽署，留存動態(tài)水印；

（3）ERP系統(tǒng)：關(guān)聯(lián)采購、庫存、財務(wù)數(shù)據(jù)，實現(xiàn)自動付款提醒。

第四章業(yè)務(wù)流程管理

4.1主流程設(shè)計

（1）業(yè)務(wù)發(fā)起：銷售部通過CRM錄入合同要素（客戶名稱、金額、付款條件等），系統(tǒng)自動觸發(fā)法務(wù)部預(yù)審；

（2）審核執(zhí)行：法務(wù)部3個工作日內(nèi)完成條款審核，超期觸發(fā)預(yù)警；財務(wù)部同步進(jìn)行付款評估；

（3）簽署歸檔：雙方通過OA完成電子簽署，系統(tǒng)自動生成編號，紙質(zhì)合同歸檔至檔案室，電子版存儲至共享服務(wù)器。

4.2子流程說明

4.2.1跨境合同子流程

（1）法務(wù)部需獲取目標(biāo)市場法律合規(guī)報告（例如土耳其個人數(shù)據(jù)保護(hù)條款）；

（2）國際業(yè)務(wù)部同步確認(rèn)匯率鎖定方案；

（3）需通過合規(guī)部屬地規(guī)則復(fù)核。

4.2.2逾期付款處理子流程

（1）財務(wù)部在到期日前3個工作日發(fā)送付款提醒；

（2）逾期10個工作日后，法務(wù)部啟動協(xié)商程序；

（3）逾期30個工作日，啟動法律程序，相關(guān)成本計入業(yè)務(wù)部門考核。

4.3流程關(guān)鍵控制點

（1）合同金額校驗：銷售部發(fā)起時系統(tǒng)自動比對客戶信用額度（高風(fēng)險）；

（2）條款一致性校驗：法務(wù)部需確認(rèn)主合同與附件條款無沖突（高風(fēng)險）；

（3）物流條款確認(rèn)：供應(yīng)鏈部需在發(fā)貨前確認(rèn)運輸條款（中風(fēng)險）。

4.4流程優(yōu)化機制

每年6月30日前由內(nèi)控部牽頭開展流程復(fù)盤，例如2024年優(yōu)化點為“通過RPA技術(shù)自動校驗客戶信用”。

第五章權(quán)限與審批管理

5.1權(quán)限矩陣設(shè)計

（1）金額分級：

★金額≥1000萬元需總經(jīng)理審批；

☆金額≤500萬元由部門負(fù)責(zé)人審批；

★金額＞500萬元至＜1000萬元需法務(wù)部加簽。

（2）崗位層級：

總監(jiān)級（審批金額≤200萬元）；

經(jīng)理級（審批金額≤100萬元）。

5.2審批權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)

（1）常規(guī)路徑：銷售部→法務(wù)部（預(yù)審）→財務(wù)部（付款評估）→部門負(fù)責(zé)人；

（2）特殊路徑：金額≥500萬元的合同需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審議，跨境合同需合規(guī)部會簽。

5.3授權(quán)與代理機制

（1）授權(quán)條件：員工需通過合同管理培訓(xùn)考核（合格率≥90%）；

（2）代理規(guī)范：臨時代理需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字，最長15個工作日，代理權(quán)限不得跨部門使用。

5.4異常審批流程

（1）緊急通道：金額＜50萬元且情況屬實，可由部門負(fù)責(zé)人加簽；

（2）補批規(guī)范：未審批合同需在3個工作日內(nèi)補批，超期按違規(guī)處理。

第六章執(zhí)行與監(jiān)督管理

6.1執(zhí)行要求與標(biāo)準(zhǔn)

（1）表單規(guī)范：CRM系統(tǒng)需填寫完整要素，缺項自動預(yù)警；

（2）痕跡留存：電子簽章需留存動態(tài)水印，紙質(zhì)合同掃描歸檔至OA系統(tǒng)；

（3）執(zhí)行不到位判定：審批超期、條款遺漏、未使用電子簽章均視為執(zhí)行不到位。

6.2監(jiān)督機制設(shè)計

（1）日常監(jiān)督：法務(wù)部每周抽查10份合同，內(nèi)控部每月抽查3份重大合同；

（2）專項監(jiān)督：每年4月對跨境電商合同進(jìn)行專項審計。

6.3檢查與審計

（1）檢查頻次：日常檢查每月不少于5次，專項審計每年至少2次；

（2）審計內(nèi)容：合同評審記錄、付款節(jié)點執(zhí)行情況、糾紛處理記錄。

6.4執(zhí)行情況報告

每月5日前由法務(wù)部向總經(jīng)理辦公會提交《合同管理執(zhí)行報告》，包括：

（1）當(dāng)月合同數(shù)量與金額；

（2）超期審批案例；

（3）風(fēng)險預(yù)警事項。

第七章考核與改進(jìn)管理

7.1績效考核指標(biāo)

（1）KPI權(quán)重：合同履約率30%、審批時效20%、合規(guī)率20%、風(fēng)險防控30%；

（2）考核對象：銷售部經(jīng)理級以上人員。

7.2評估周期與方法

（1）考核周期：季度考核，年度匯總；

（2）評估方法：數(shù)據(jù)統(tǒng)計（CRM系統(tǒng)導(dǎo)出）+現(xiàn)場訪談。

7.3問題整改機制

（1）整改分類：一般問題（7個工作日內(nèi)整改）、重大問題（30個工作日內(nèi)整改）、緊急問題（立即整改）；

（2）責(zé)任追究：連續(xù)兩個季度考核不合格的部門負(fù)責(zé)人需降級。

7.4持續(xù)改進(jìn)流程

（1）優(yōu)化建議來源：客戶投訴、審計發(fā)現(xiàn)、員工提案；

（2）審批權(quán)限調(diào)整：每年3月由內(nèi)控部評估后提交總經(jīng)理辦公會。

第八章獎懲機制

8.1獎勵標(biāo)準(zhǔn)與程序

（1）獎勵情形：

★合同年履約率＞99%；

★成功避免重大商業(yè)糾紛；

★提出創(chuàng)新管理方案。

（2）獎勵程序：部門提名→法務(wù)部審核→總經(jīng)理審批→人力資源部發(fā)放。

8.2違規(guī)行為界定

（1）一般違規(guī)：合同條款遺漏（罰款1000元）；

（2）較重違規(guī)：未使用電子簽章（罰款5000元）；

（3）嚴(yán)重違規(guī)：重大合同未履行盡職調(diào)查（罰款1萬元）。

8.3處罰標(biāo)準(zhǔn)與程序

（1）處罰程序：調(diào)查取證→告知→聽證（嚴(yán)重違規(guī)需聽證）→審批→執(zhí)行；

（2）處罰方式：罰款、降級、解雇。

8.4申訴與復(fù)議

（1）申訴條件：收到處罰通知3個工作日內(nèi)提出；

（2）復(fù)議機構(gòu)：人力資源部復(fù)核，復(fù)議結(jié)果5個工作日內(nèi)反饋。

第九章應(yīng)急與例外管理

9.1應(yīng)急預(yù)案與危機處理

（1）預(yù)案啟動條件：客戶單方面撕毀金額＞500萬元的合同；

（2）處置流程：銷售部→法務(wù)部（72小時內(nèi)提供法律方案）→供應(yīng)鏈部（凍結(jié)后續(xù)發(fā)貨）。

9.2例外情況處理

（1）例外場景：疫情導(dǎo)致的物流中斷；

（2）處理要求：需附行業(yè)證明材料，經(jīng)總經(jīng)理審批后方可調(diào)整條款。

9.3危機公關(guān)與善后

（1）危機公關(guān)小組：由公關(guān)部牽頭，法務(wù)部、銷售部配合；

（2）善后措施：每季度召開復(fù)盤會，制定改進(jìn)方案。

第十章附則

10.1制度解釋權(quán)歸屬

本制度由法務(wù)部負(fù)責(zé)解釋，解釋意見以書面形式存檔。

10.2相關(guān)制度索引

（1）《企業(yè)內(nèi)部控制手冊》第5.3條；

（2）《財務(wù)報銷制度》第2.1條。

10.3修訂與廢止程序

（1）修訂條件：業(yè)務(wù)模式變更或監(jiān)管政策調(diào)整；

（2）