PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院保管檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本院實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院各科室及全體工作人員在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由衛(wèi)生院綜合檔案室負(fù)責(zé)全院檔案的集中管理。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映衛(wèi)生院各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集和整理衛(wèi)生院在工作過程中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定和完善本院檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理全院各類檔案，包括文書檔案、醫(yī)療檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案、基建檔案等。3.對(duì)各科室檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，確保檔案工作規(guī)范有序。4.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，建立健全檔案檢索體系。5.做好檔案的安全保管工作，配備必要的檔案保管設(shè)施，確保檔案的安全與完整。6.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。7.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。8.積極開展檔案信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。（二）各科室兼職檔案員1.負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理、裝訂和初步分類工作，并定期移交綜合檔案室。2.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作。3.按照檔案管理要求，做好本科室檔案的日常保管和安全保密工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案：包括上級(jí)文件、本院發(fā)文、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、合同協(xié)議等。2.醫(yī)療檔案：包括門診病歷、住院病歷、檢查檢驗(yàn)報(bào)告、醫(yī)療業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)資料等。3.人事檔案：包括職工履歷表、工資檔案、考核檔案、獎(jiǎng)懲檔案、職稱檔案等。4.財(cái)務(wù)檔案：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。5.設(shè)備檔案：包括設(shè)備購置合同、說明書、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、維修記錄等。6.基建檔案：包括基建項(xiàng)目立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。7.其他檔案：如科研檔案、教學(xué)檔案、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案等。（二）收集要求1.各科室應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集。2.檔案形成部門應(yīng)在工作結(jié)束后，及時(shí)將辦理完畢的文件材料進(jìn)行整理歸檔，不得積壓或散失。3.對(duì)重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)實(shí)行跟蹤收集，確保檔案資料的齊全完整。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序、編目準(zhǔn)確。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理。2.醫(yī)療檔案：按照病歷號(hào)順序排列，進(jìn)行規(guī)范化整理。3.人事檔案：按照干部人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理。4.財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法進(jìn)行整理。5.設(shè)備檔案：按照設(shè)備型號(hào)、購置時(shí)間等進(jìn)行分類整理。6.基建檔案：按照項(xiàng)目階段、專業(yè)等進(jìn)行分類整理。四、檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.文書檔案分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、經(jīng)營管理類等類別。2.醫(yī)療檔案分為門診病歷檔案、住院病歷檔案等。3.人事檔案分為履歷檔案、自傳檔案、考核檔案等十大類。4.財(cái)務(wù)檔案分為會(huì)計(jì)憑證檔案、會(huì)計(jì)賬簿檔案、財(cái)務(wù)報(bào)告檔案等。5.設(shè)備檔案分為醫(yī)療設(shè)備檔案、辦公設(shè)備檔案等。6.基建檔案分為項(xiàng)目前期檔案、施工過程檔案、竣工驗(yàn)收檔案等。（二）編號(hào)1.文書檔案編號(hào)：采用年度保管期限流水號(hào)的形式，如2023永久001。2.醫(yī)療檔案編號(hào)：以病歷號(hào)作為唯一標(biāo)識(shí)。3.人事檔案編號(hào)：按照干部人事檔案管理規(guī)定執(zhí)行。4.財(cái)務(wù)檔案編號(hào)：根據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理辦法進(jìn)行編號(hào)。5.設(shè)備檔案編號(hào)：采用設(shè)備型號(hào)購置時(shí)間流水號(hào)的形式，如CT202201001。6.基建檔案編號(hào)：按照項(xiàng)目名稱及階段進(jìn)行編號(hào)，如[項(xiàng)目名稱]前期001。五、檔案的保管（一）保管場所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序上架存放，便于查找和管理。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂、編目等整理工作，確保檔案整齊、牢固。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。4.對(duì)特殊載體檔案，如照片、錄音、錄像等，應(yīng)進(jìn)行分類整理，采取相應(yīng)的保管措施，確保檔案的安全與完整。（三）檔案清查1.綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，并報(bào)告院領(lǐng)導(dǎo)。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.本院工作人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.綜合檔案室工作人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作，記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人同意，并登記復(fù)印或摘錄的內(nèi)容。（二）借閱1.外單位人員因工作需要借閱本院檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)本院分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到綜合檔案室辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格控制數(shù)量和期限，一般不得超過兩周。如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告綜合檔案室，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱期滿，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案。綜合檔案室工作人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與借閱人核實(shí)處理。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。鑒定工作應(yīng)由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門人員和分管領(lǐng)導(dǎo)組成鑒定小組共同進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、價(jià)值等因素，按照國家有關(guān)規(guī)定和本院檔案保管期限表，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷鑒定，提出鑒定意見。3.對(duì)保管期限已滿或失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷毀處理；對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)妥善保管。（二）銷毀1.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)鑒定小組負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)本院分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由兩名以上工作人員負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場對(duì)銷毀情況進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)及時(shí)清理，確保銷毀徹底。同時(shí)，應(yīng)將《檔案銷毀清冊(cè)》永久保存，以備查考。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)1.綜合檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照規(guī)定的格式和時(shí)間要求填報(bào)，報(bào)送本院領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主管部門。（二）移交1.工作人員調(diào)動(dòng)或離職時(shí)，應(yīng)將本人保管的檔案資料全部移交所在科室兼職檔案員，經(jīng)核對(duì)無誤后，辦理交接手續(xù)。2.科