PAGE衛(wèi)生院資料室制度一、總則1.目的衛(wèi)生院資料室是衛(wèi)生院信息資源的重要存儲(chǔ)和管理中心，為保障資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高資料的利用效率，特制定本制度。本制度旨在規(guī)范資料室的各項(xiàng)工作流程，確保資料的有效管理和合理使用，為衛(wèi)生院的醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作提供有力支持。2.適用范圍本制度適用于衛(wèi)生院全體員工及因工作需要進(jìn)入資料室的外部人員。3.基本原則集中管理原則：資料室負(fù)責(zé)集中管理衛(wèi)生院各類資料，確保資料的統(tǒng)一存儲(chǔ)、分類和檢索。安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，加強(qiáng)資料的安全保密措施，防止資料泄露、丟失和損壞。方便利用原則：優(yōu)化資料管理流程，提高資料的檢索和借閱效率，方便員工查閱和使用資料。二、資料室職責(zé)1.資料收集與整理負(fù)責(zé)收集、整理衛(wèi)生院在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作中產(chǎn)生的各類資料，包括文件、報(bào)告、病歷、學(xué)術(shù)論文、圖書期刊等。定期對(duì)收集到的資料進(jìn)行分類、編目和裝訂，建立完善的資料檔案體系，確保資料的系統(tǒng)性和完整性。2.資料存儲(chǔ)與保管提供安全、適宜的存儲(chǔ)環(huán)境，配備必要的存儲(chǔ)設(shè)備，如檔案柜、書架、電子存儲(chǔ)設(shè)備等，確保資料的妥善保管。建立資料保管制度，定期對(duì)資料進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理資料的損壞、丟失等問題。加強(qiáng)對(duì)資料存儲(chǔ)環(huán)境的管理，控制溫度、濕度、光照等條件，防止資料因環(huán)境因素受損。3.資料檢索與借閱建立資料檢索系統(tǒng)，為員工提供便捷的資料查詢服務(wù)。員工可通過紙質(zhì)目錄、電子數(shù)據(jù)庫等方式快速查找所需資料。制定資料借閱制度，明確借閱流程、借閱期限和借閱權(quán)限。員工因工作需要借閱資料時(shí)，需填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。對(duì)借閱的資料進(jìn)行登記，跟蹤資料的借閱情況，確保資料按時(shí)歸還。如發(fā)現(xiàn)資料逾期未還或有損壞、丟失等情況，及時(shí)與借閱人聯(lián)系并追究責(zé)任。4.資料利用與開發(fā)積極開展資料的分析和研究工作，為衛(wèi)生院的決策提供數(shù)據(jù)支持和參考依據(jù)。根據(jù)衛(wèi)生院的工作需求，對(duì)資料進(jìn)行整理和匯編，形成有價(jià)值的信息產(chǎn)品，如統(tǒng)計(jì)報(bào)表、專題報(bào)告等，為員工提供便利。加強(qiáng)與其他醫(yī)療機(jī)構(gòu)、科研機(jī)構(gòu)的資料交流與合作，促進(jìn)信息資源的共享和利用。5.資料室設(shè)施設(shè)備管理負(fù)責(zé)資料室設(shè)施設(shè)備的日常維護(hù)和管理，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。定期對(duì)設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查、維修和更新，保證資料存儲(chǔ)和管理工作的順利開展。建立設(shè)施設(shè)備使用登記制度，記錄設(shè)備的使用情況，提高設(shè)備的使用效率。三、資料收集與整理1.資料收集范圍醫(yī)療資料：包括病歷、診斷報(bào)告、治療方案、臨床研究資料等。教學(xué)資料：教案、課件、教學(xué)大綱、考試試卷等?？蒲匈Y料：科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究論文、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、科研成果報(bào)告等。管理資料：行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。其他資料：與衛(wèi)生院工作相關(guān)的圖書期刊、學(xué)術(shù)講座資料、培訓(xùn)教材等。2.資料收集渠道內(nèi)部收集：各科室定期將本科室產(chǎn)生的資料移交至資料室。外部收集：通過訂閱、購買、交換、捐贈(zèng)等方式獲取外部相關(guān)資料。網(wǎng)絡(luò)收集：利用互聯(lián)網(wǎng)資源，收集與衛(wèi)生院業(yè)務(wù)相關(guān)的信息資料，并進(jìn)行整理和保存。3.資料整理要求分類標(biāo)準(zhǔn)：按照資料的性質(zhì)、內(nèi)容、來源等進(jìn)行分類，采用科學(xué)合理的分類方法，確保資料分類清晰、便于查找。編目要求：對(duì)每一份資料進(jìn)行編號(hào)、登記，編制詳細(xì)的目錄索引，注明資料的名稱、作者、日期、來源、存放位置等信息。裝訂規(guī)范：對(duì)紙質(zhì)資料進(jìn)行裝訂，確保資料整齊、牢固，便于長(zhǎng)期保存和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)注意保護(hù)資料的完整性，避免損壞資料內(nèi)容。四、資料存儲(chǔ)與保管1.存儲(chǔ)環(huán)境要求溫度控制：資料室溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。通風(fēng)條件：保證資料室通風(fēng)良好，防止有害氣體積聚對(duì)資料造成損害。防火防潮：配備防火、防潮設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)等，確保資料的安全存儲(chǔ)。防蟲防鼠：采取有效的防蟲、防鼠措施，如放置防蟲藥、封堵鼠洞等，防止資料被蟲蛀、鼠咬。2.存儲(chǔ)設(shè)備管理檔案柜管理：定期檢查檔案柜的完好情況，如有損壞及時(shí)維修或更換。檔案柜應(yīng)按照分類存放資料，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找。書架管理：書架應(yīng)擺放整齊，書籍應(yīng)分類放置，并按照編號(hào)順序排列。定期對(duì)書架進(jìn)行整理，清除灰塵和雜物。電子存儲(chǔ)設(shè)備管理：建立電子資料存儲(chǔ)系統(tǒng)，對(duì)電子資料進(jìn)行分類存儲(chǔ)和備份。定期檢查電子存儲(chǔ)設(shè)備的運(yùn)行情況，進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新，防止數(shù)據(jù)丟失。3.資料保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和衛(wèi)生院的實(shí)際情況，確定各類資料的保管期限。一般分為短期（15年）、中期（510年）和長(zhǎng)期（10年以上）。對(duì)于具有重要?dú)v史價(jià)值、科研價(jià)值或法律憑證作用的資料，應(yīng)永久保存。4.資料清查與盤點(diǎn)資料室應(yīng)定期對(duì)資料進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查。清查內(nèi)容包括資料的數(shù)量、質(zhì)量、存儲(chǔ)狀況等。清查過程中發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，并記錄在案。根據(jù)清查結(jié)果，編制資料清查報(bào)告，總結(jié)資料管理工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施和建議。五、資料檢索與借閱1.檢索系統(tǒng)建設(shè)建立紙質(zhì)目錄檢索系統(tǒng)，將資料的目錄信息整理成冊(cè)，放置在資料室便于查閱的位置。開發(fā)電子檢索系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)軟件對(duì)資料的電子目錄進(jìn)行管理，員工可通過關(guān)鍵詞、分類號(hào)等方式快速檢索所需資料。定期更新檢索系統(tǒng)的內(nèi)容，確保檢索信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.借閱流程借閱申請(qǐng)：?jiǎn)T工如需借閱資料，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表（見附件），注明資料名稱、借閱期限、用途等信息，并簽字確認(rèn)。審批流程：借閱申請(qǐng)表經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人審核簽字后，交資料室負(fù)責(zé)人審批。資料室負(fù)責(zé)人根據(jù)資料的保密級(jí)別、借閱期限等因素進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后方可借閱。資料領(lǐng)取：借閱人憑審批后的借閱申請(qǐng)表到資料室領(lǐng)取資料。資料室工作人員應(yīng)按照申請(qǐng)表上的信息，準(zhǔn)確提供所需資料，并辦理借閱登記手續(xù)。歸還手續(xù)：借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還資料。歸還時(shí)，資料室工作人員應(yīng)認(rèn)真檢查資料的完整性和完好性，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)與借閱人協(xié)商解決，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。借閱人歸還資料后應(yīng)在借閱登記冊(cè)上簽字確認(rèn)。3.借閱期限一般資料的借閱期限為[X]天，特殊情況需延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前向資料室提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。對(duì)于重要資料或保密資料，借閱期限應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和保密要求確定，一般不超過[X]天。4.借閱權(quán)限衛(wèi)生院?jiǎn)T工因工作需要均可借閱資料室的資料，但應(yīng)遵守本制度的相關(guān)規(guī)定。涉及保密資料的借閱，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定執(zhí)行，經(jīng)保密管理部門批準(zhǔn)后，方可借閱。外部人員因工作需要借閱資料時(shí)，應(yīng)提前與衛(wèi)生院相關(guān)部門聯(lián)系，經(jīng)同意后，按照資料室規(guī)定的借閱流程辦理借閱手續(xù)。六、資料利用與開發(fā)1.數(shù)據(jù)分析與研究資料室應(yīng)定期對(duì)各類資料進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，提取有價(jià)值的信息，為衛(wèi)生院的醫(yī)療質(zhì)量評(píng)估、科研項(xiàng)目申報(bào)、管理決策等提供數(shù)據(jù)支持。開展資料的專題研究工作，結(jié)合衛(wèi)生院的工作重點(diǎn)和熱點(diǎn)問題，對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行深入分析和研究，形成研究報(bào)告，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)。2.信息產(chǎn)品制作根據(jù)衛(wèi)生院的工作需求，對(duì)資料進(jìn)行整理和匯編，制作各類信息產(chǎn)品，如統(tǒng)計(jì)報(bào)表、專題報(bào)告、工作簡(jiǎn)報(bào)等。信息產(chǎn)品應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范、語言簡(jiǎn)潔，能夠及時(shí)反映衛(wèi)生院的工作動(dòng)態(tài)和成果，為員工提供便捷的信息服務(wù)。3.資料交流與合作積極與其他醫(yī)療機(jī)構(gòu)、科研機(jī)構(gòu)、學(xué)術(shù)團(tuán)體等開展資料交流與合作，共享信息資源，促進(jìn)業(yè)務(wù)發(fā)展。參加各類學(xué)術(shù)會(huì)議、研討會(huì)等活動(dòng)，及時(shí)了解行業(yè)最新動(dòng)態(tài)和研究成果，帶回相關(guān)資料，豐富資料室的館藏。與其他單位建立資料交換關(guān)系，定期交換各自的特色資料，拓寬資料收集渠道。七、資料室設(shè)施設(shè)備管理1.設(shè)施設(shè)備配備根據(jù)資料室的工作需要，配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案柜、書架、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、除濕機(jī)、滅火器等。設(shè)施設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和更新，確保其性能良好，滿足資料管理工作的要求。2.設(shè)施設(shè)備維護(hù)建立設(shè)施設(shè)備維護(hù)制度，明確維護(hù)責(zé)任人和維護(hù)周期。資料室工作人員應(yīng)定期對(duì)設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查、清潔、保養(yǎng)等工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理設(shè)備故障。對(duì)于大型設(shè)備或?qū)I(yè)性較強(qiáng)的設(shè)備，應(yīng)委托專業(yè)維修人員進(jìn)行維修和保養(yǎng)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。3.設(shè)施設(shè)備更新根據(jù)資料室的發(fā)展和工作需求，適時(shí)對(duì)設(shè)施設(shè)備進(jìn)行更新。更新設(shè)備時(shí)，應(yīng)進(jìn)行充分的市場(chǎng)調(diào)研，選擇性能優(yōu)良、價(jià)格合理的設(shè)備。新設(shè)備投入使用前，應(yīng)進(jìn)行調(diào)試和驗(yàn)收，確保設(shè)備符合資料管理工作的要求。同時(shí)，應(yīng)對(duì)操作人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉設(shè)備的性能和操作方法。八、人員管理1.資料室工作人員職責(zé)資料室負(fù)責(zé)人職責(zé)：全面負(fù)責(zé)資料室的管理工作，制定工作計(jì)劃和管理制度，組織實(shí)施資料的收集、整理、存儲(chǔ)及利用等工作，協(xié)調(diào)與其他部門之間開展資料交流與合作，定期向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)資料室工作情況。資料管理人員職責(zé)：負(fù)責(zé)資料的具體收集、整理、編目、存儲(chǔ)、借閱等工作，嚴(yán)格遵守資料管理工作流程和制度，確保資料的安全和完整，為員工提供優(yōu)質(zhì)的資料查詢和借閱服務(wù)，協(xié)助資料室負(fù)責(zé)人開展資料分析和研究等工作。2.人員培訓(xùn)定期組織資料室工作人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。培訓(xùn)內(nèi)容包括資料管理知識(shí)、信息技術(shù)應(yīng)用、保密知識(shí)等。鼓勵(lì)工作人員參加學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，了解行業(yè)最新動(dòng)態(tài)和發(fā)展趨勢(shì)，不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高工作能力。3.考核與獎(jiǎng)懲建立資料室工作人員考核制度，對(duì)工作人員的工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績(jī)等進(jìn)行定期考核?？己私Y(jié)果作為工作人員晉升、獎(jiǎng)勵(lì)、培訓(xùn)等的依據(jù)。