設(shè)備采購管理辦法第一章總則1.1目的為統(tǒng)一公司設(shè)備采購行為，確?！百I得對、買得值、用得上”，降低全生命周期成本，防范廉潔與合規(guī)風(fēng)險，特制定本辦法。1.2適用范圍適用于××有限公司（以下簡稱“公司”）及所屬分、子公司所有資本性設(shè)備、實驗儀器、IT硬件、車輛、工裝模具、備品備件等有形資產(chǎn)的采購活動。1.3基本原則1.3.1需求導(dǎo)向：先論證必要性，再論證可行性，嚴(yán)禁“為買而買”。1.3.2全成本最優(yōu)：比較購置、運維、能耗、殘值四項成本，不以低價中標(biāo)為唯一標(biāo)準(zhǔn)。1.3.3公開透明：除涉密項目外，全部采購信息在“招采平臺”留痕，接受審計與全員監(jiān)督。1.3.4責(zé)任到人：需求、技術(shù)、商務(wù)、驗收、付款五環(huán)相扣，每環(huán)設(shè)唯一責(zé)任人，簽字即終身追溯。第二章組織與職責(zé)2.1采購管理委員會（以下簡稱“采管會”）主任：公司分管運營副總裁；成員：財務(wù)、法務(wù)、審計、使用部門、EHS、信息部、采購部負(fù)責(zé)人。職責(zé)：審批年度采購計劃、A類供應(yīng)商名錄、單一來源事項、重大質(zhì)疑投訴。2.2采購部歸口管理，負(fù)責(zé)制度解釋、平臺運維、供應(yīng)商考核、合同模板維護、采購數(shù)據(jù)分析。2.3需求部門提出技術(shù)需求、配合驗收、負(fù)責(zé)資產(chǎn)轉(zhuǎn)固及后續(xù)績效評價；部門負(fù)責(zé)人為需求真實性第一責(zé)任人。2.4財務(wù)部負(fù)責(zé)預(yù)算控制、付款審核、資產(chǎn)卡片建立、折舊政策解釋。2.5法務(wù)部審查合同條款、知識產(chǎn)權(quán)、進出口管制、反壟斷及出口合規(guī)。2.6EHS部出具設(shè)備安全環(huán)保合規(guī)性評估報告，一票否決高污染、高噪音、高輻射設(shè)備。第三章采購分類與分級3.1按金額分級級別預(yù)算金額（人民幣）采購方式審批節(jié)點文件保存年限A≥500萬元公開招標(biāo)采管會+董事會15年B100—500萬元邀請招標(biāo)/競爭性談判采管會10年C10—100萬元詢比/競價采購部+財務(wù)部8年D<10萬元直接采購/電商下單采購部5年3.2按技術(shù)復(fù)雜度分級級別特征評審方式專家人數(shù)Ⅰ非標(biāo)、首臺套、無替代綜合評分法≥7人Ⅱ有3家以上成熟品牌最低價法≥3人Ⅲ標(biāo)準(zhǔn)品、參數(shù)固化電子競價系統(tǒng)自動第四章采購流程4.1年度需求計劃4.1.1每年9月15日前，需求部門在“招采平臺”填報《年度設(shè)備需求表》，含數(shù)量、技術(shù)參數(shù)、預(yù)算、交付時間、安裝場地、能耗基準(zhǔn)。4.1.2采購部匯總后組織“預(yù)算平衡會”，財務(wù)部給出預(yù)算上限，EHS給出環(huán)保指標(biāo)，信息部給出接口標(biāo)準(zhǔn)，10月31日前形成《年度采購計劃（草案）》并公示5個工作日。4.1.3草案公示無異議后，11月15日前由采管會正式批復(fù)，并鎖定預(yù)算科目，無計劃不采購。4.2立項與可行性研究4.2.1單臺≥50萬元或批量≥100萬元項目須做可行性研究，含技術(shù)方案、ROI測算、風(fēng)險評估、退役方案。4.2.2可行性研究報告經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部、EHS、法務(wù)、采購部五方會簽后方可進入采購申請環(huán)節(jié)。4.3采購申請4.3.1需求部門在系統(tǒng)內(nèi)提交《設(shè)備采購申請單》，上傳可行性報告、技術(shù)需求書、預(yù)算批復(fù)、安裝現(xiàn)場照片。4.3.2系統(tǒng)校驗預(yù)算余額、計劃編號、供應(yīng)商黑名單，任一條件不符自動退回。4.4供應(yīng)商尋源4.4.1公開渠道：招采平臺、公司官網(wǎng)、中國招標(biāo)投標(biāo)公共服務(wù)平臺、行業(yè)展會。4.4.2內(nèi)部渠道：現(xiàn)有A類供應(yīng)商、聯(lián)合研發(fā)伙伴、專利授權(quán)方。4.4.3供應(yīng)商準(zhǔn)入須提交：營業(yè)執(zhí)照、近三年審計報告、特種設(shè)備許可證、環(huán)保合規(guī)證明、社保證明、廉潔承諾書。4.4.4采購部在5個工作日內(nèi)完成資質(zhì)審查，打分≥80分方可進入候選庫。4.5招標(biāo)文件編制4.5.1技術(shù)標(biāo)書由需求部門編寫，須包含功能規(guī)格、驗收標(biāo)準(zhǔn)、培訓(xùn)要求、質(zhì)保年限、備件價格清單、能耗基準(zhǔn)。4.5.2商務(wù)標(biāo)書由采購部編寫，須包含交貨期、付款節(jié)點、違約條款、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、不可抗力、爭議解決（約定××仲裁委員會）。4.5.3法務(wù)部對限制競爭、傾向性條款進行合規(guī)性審查，審查記錄留痕。4.6發(fā)標(biāo)與投標(biāo)4.6.1A級項目自招標(biāo)文件發(fā)出至投標(biāo)截止日≥20日；B級≥10日；C級≥5日；D級可即報即開。4.6.2投標(biāo)保證金：A級10萬元、B級5萬元、C級2萬元、D級免交；未中標(biāo)者7日內(nèi)無息退還。4.7開標(biāo)與評標(biāo)4.7.1開標(biāo)在總部評標(biāo)室進行，全程錄像，投標(biāo)人代表可現(xiàn)場監(jiān)督。4.7.2評標(biāo)專家由系統(tǒng)隨機抽取，外部專家占比≥50%，評標(biāo)前簽署《廉潔保密承諾書》。4.7.3技術(shù)分權(quán)重：Ⅰ級70%、Ⅱ級50%、Ⅲ級30%；價格分統(tǒng)一采用低價滿分法；綜合得分=技術(shù)分+價格分+商務(wù)分。4.7.4評標(biāo)報告須由全體評委簽字，有保留意見者附專項說明，24小時內(nèi)上傳系統(tǒng)。4.8定標(biāo)與談判4.8.1采管會依據(jù)評標(biāo)報告定標(biāo)，任何人不得修改排名；如第一候選供應(yīng)商放棄或無效，順延后補。4.8.2定標(biāo)后3個工作日內(nèi)發(fā)出《中標(biāo)通知書》，同時退還未中標(biāo)人保證金。4.8.3合同談判須兩人以上參加，技術(shù)、商務(wù)、法務(wù)三線并行，談判紀(jì)要雙方簽字。4.9合同簽訂4.9.1合同模板使用公司標(biāo)準(zhǔn)模板，任何修改須紅色標(biāo)注并經(jīng)法務(wù)同意。4.9.2關(guān)鍵條款：a)預(yù)付款≤合同金額20%，需提供等額預(yù)付款保函；b)質(zhì)保金≥合同金額10%，質(zhì)保期≥24個月或運行5000小時，先到為準(zhǔn)；c)遲交違約金：每延遲1周按合同金額0.5%計，上限10%；d)知識產(chǎn)權(quán)侵權(quán)由供方全額賠償并承擔(dān)連帶責(zé)任；e)設(shè)備能耗高于投標(biāo)承諾值5%以上，每高1%扣合同金額1%。4.9.3合同蓋章采用電子簽章，系統(tǒng)自動生成水印編號，防止抽頁替換。4.10履約與驗收4.10.1到貨驗收：a)外包裝拍照→稱重→核對裝箱單→檢查破損；b)現(xiàn)場拆箱由供需雙方、第三方物流、EHS四方在場；c)發(fā)現(xiàn)外觀破損24小時內(nèi)出具《異常記錄單》，啟動索賠。4.10.2安裝調(diào)試：a)供方提交《安裝調(diào)試計劃》，需求部門確認(rèn)停機窗口；b)關(guān)鍵工序須通知采購部現(xiàn)場見證，未見證視為未完成；c)調(diào)試耗材由供方免費提供，不得使用甲方生產(chǎn)原料。4.10.3最終驗收：a)連續(xù)運行168小時無故障，且性能指標(biāo)≥技術(shù)協(xié)議105%方可進入終驗；b)驗收小組由需求、設(shè)備、EHS、信息、財務(wù)五部門組成，現(xiàn)場打分≥90分為合格；c)不合格項在《整改清單》內(nèi)限期整改，二次驗收仍不合格按退貨處理并扣違約金。4.11資產(chǎn)轉(zhuǎn)固與付款4.11.1驗收合格后3個工作日內(nèi)，采購部在系統(tǒng)內(nèi)生成《資產(chǎn)驗收單》，財務(wù)建立固定資產(chǎn)卡片，計提折舊。4.11.2付款節(jié)點：預(yù)付款20%、到貨30、終驗30、質(zhì)保金20；每筆付款須附合同、驗收單、發(fā)票、保函。4.11.3采用銀企直聯(lián)，付款指令由系統(tǒng)推送至銀行，禁止人工干預(yù)賬號。4.12供應(yīng)商績效與退出4.12.1每季度從質(zhì)量、交期、服務(wù)、價格、合規(guī)五維度評分，低于80分暫停投標(biāo)資格6個月；連續(xù)兩次低于70分列入黑名單3年。4.12.2黑名單同步報送國家公共服務(wù)平臺，限制其法定代表人再注冊新公司參與投標(biāo)。第五章特殊采購情形5.1單一來源5.1.1適用條件：a)專利獨占；b)配套兼容；c)搶險救災(zāi)；d)原采購設(shè)備后續(xù)維修零件。5.1.2審批流程：需求部門提交《單一來源申請報告》→技術(shù)委員會論證→內(nèi)部公示5日→采管會審批→網(wǎng)上公示3日無異議后方可執(zhí)行。5.1.3價格談判須由審計部出具《價格對標(biāo)報告》，溢價≤市場均價10%，否則需重新論證。5.2緊急采購5.2.1定義：因突發(fā)事故導(dǎo)致生產(chǎn)線停機≥4小時，且預(yù)計損失≥50萬元。5.2.2流程：a)現(xiàn)場負(fù)責(zé)人電話報備采購部總監(jiān)→短信+郵件留痕；b)采購部1小時內(nèi)啟動緊急詢價，邀請≥3家供應(yīng)商；c)評標(biāo)小組可電話評標(biāo)，24小時內(nèi)補錄系統(tǒng)；d)合同可先行簽字，但須在3日內(nèi)補齊線上流程，否則財務(wù)拒絕付款。5.3進口設(shè)備5.3.1須提前6個月啟動，增加進出口代理比選、海關(guān)編碼預(yù)歸類、關(guān)稅減免論證。5.3.2采用CIF條款，由供方投保一切險，進口信用證開證前須收到預(yù)付款保函和出口國銀行保兌。5.3.3目的港檢疫不合格，由供方承擔(dān)退運及所有滯港費用。第六章信息化與數(shù)據(jù)管理6.1招采平臺功能a)需求計劃、立項、招標(biāo)、合同、驗收、付款全流程線上；b)供應(yīng)商電子檔案自動更新失信記錄；c)價格大數(shù)據(jù)庫，歷史中標(biāo)價、市場價、參數(shù)配置三維對比；d)手機端審批，支持指紋簽名，審批時效≤4小時。6.2數(shù)據(jù)安全6.2.1平臺等保三級，每年滲透測試2次，漏洞24小時內(nèi)修復(fù)。6.2.2評標(biāo)電腦禁用USB口，系統(tǒng)一鍵Ghost，評標(biāo)結(jié)束后硬盤格式化并封存3年。6.3數(shù)據(jù)分析6.3.1每月輸出《采購數(shù)據(jù)分析報告》：節(jié)資率、周期、質(zhì)疑投訴、female-led供應(yīng)商占比。6.3.2節(jié)資率=（預(yù)算價－中標(biāo)價）/預(yù)算價×100%，低于5%的品類觸發(fā)專項審計。第七章監(jiān)督與問責(zé)7.1內(nèi)部審計7.1.1審計部每年抽取≥20%項目，重點檢查：無計劃采購、化整為零、傾向性條款、合同外變更。7.1.2發(fā)現(xiàn)問題分級：輕微（整改）、一般（通報+扣績效）、重大（移交監(jiān)察委）。7.2外部監(jiān)督7.2.1招標(biāo)項目邀請工會代表、行業(yè)專家、媒體代表旁聽，人數(shù)≥2人。7.2.2設(shè)立廉潔舉報郵箱和電話，48小時內(nèi)響應(yīng)，實名舉報15日內(nèi)書面答復(fù)。7.3責(zé)任追究7.3.1違規(guī)采購造成損失≥10萬元，直接責(zé)任人賠償10%—30%，主管領(lǐng)導(dǎo)賠償5%—10%，上不封頂。7.3.2涉嫌犯罪移送公安機關(guān)，過去5年已有3起案件成功判決，行賄供應(yīng)商列入永久黑名單。第八章培訓(xùn)與持續(xù)改進8.1崗位培訓(xùn)8.1.1新員工入職3日內(nèi)完成《采購合規(guī)e-learning》，90分合格；不合格者不得開通系統(tǒng)賬號。8.1.2每年組織“供應(yīng)商開放日”，邀請核心供應(yīng)商講解新技術(shù)，促