1、.建設(shè)項(xiàng)目文檔文件管理方法1業(yè)務(wù)目標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)項(xiàng)目文檔文件的收集、準(zhǔn)備、存檔和利用，為生產(chǎn)和運(yùn)營活動保護(hù)基礎(chǔ)設(shè)施。2業(yè)務(wù)風(fēng)險2.1沒有建立有效的文檔文件管理系統(tǒng)，項(xiàng)目的審計審批程序不明確，可能影響生產(chǎn)率；2.2對建設(shè)項(xiàng)目的文件收集管理不當(dāng)會導(dǎo)致基礎(chǔ)設(shè)施數(shù)據(jù)信息不足，導(dǎo)致基礎(chǔ)設(shè)施維護(hù)出現(xiàn)困難。3業(yè)務(wù)范圍本制度引用的建設(shè)項(xiàng)目文檔文件真實(shí)、完整地反映了建設(shè)項(xiàng)目整個過程的技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、管理等工作和建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際情況，包括以建設(shè)項(xiàng)目過程中形成的具有保留價值的文字、圖紙、圖表、簽名等為載體的文檔資料。該制度適用于XX旗下所有事業(yè)部門的新、改造或擴(kuò)大項(xiàng)目。4相關(guān)規(guī)定4.1文件管理機(jī)構(gòu)和責(zé)任4.1.1建設(shè)項(xiàng)目組

2、整理和存檔相應(yīng)項(xiàng)目工程文件的直屬責(zé)任單位，項(xiàng)目組組長是主要負(fù)責(zé)人。建設(shè)項(xiàng)目文件管理的主要職責(zé)是：1)履行整理和保管建設(shè)項(xiàng)目文件的部門和人員的責(zé)任。2)在項(xiàng)目投標(biāo)中，與調(diào)查、設(shè)計、監(jiān)督、建設(shè)、設(shè)備供應(yīng)等部隊簽訂合同、合同時，對提供相應(yīng)工程文件的套(部)數(shù)量、質(zhì)量要求、提供時間等明確的整理保管要求和違反合同的情況負(fù)責(zé)。3)收集整理項(xiàng)目準(zhǔn)備階段、完成驗(yàn)收階段形成的工程文件，負(fù)責(zé)集團(tuán)卷和存檔。(四)組織、監(jiān)督、檢查有關(guān)調(diào)查、設(shè)計、監(jiān)督、建設(shè)、設(shè)備供應(yīng)等部隊的工程文件編制工作。建設(shè)監(jiān)督階段、建設(shè)階段和竣工圖階段的工作完成后，收集和保管。5)組織工程竣工檢查前，應(yīng)先預(yù)先驗(yàn)收工程文件文件文件，合格后，申請工

3、程竣工檢查。工程竣工，在具備驗(yàn)收資格的3個月內(nèi)完成了存檔和移交。4.1.2各建設(shè)項(xiàng)目的建設(shè)項(xiàng)目文件文件由各運(yùn)營中心辦公室存檔、檢查、按照股份公司關(guān)于在建工程的考核辦法審核的項(xiàng)目小組及時發(fā)送。4.1.3各建設(shè)單位項(xiàng)目組應(yīng)負(fù)責(zé)相應(yīng)部門和員工履行文件管理責(zé)任，并負(fù)責(zé)此級別的文件存檔。統(tǒng)一管理部門必須對工程文檔的整理歸檔工作進(jìn)行服務(wù)、監(jiān)督和檢查，對檢查結(jié)果提出改進(jìn)意見，在受到補(bǔ)償和處罰的同時，對本級別的文件歸檔負(fù)責(zé)。投資開發(fā)部對這項(xiàng)工作進(jìn)行服務(wù)、監(jiān)督、檢查。4.2項(xiàng)目文檔存檔范圍4.2.1項(xiàng)目文檔可以按照建設(shè)程序分為項(xiàng)目準(zhǔn)備階段文檔、監(jiān)督文檔、建設(shè)文檔、竣工圖、竣工驗(yàn)收文檔等5個階段，編制和分組卷。每

4、個階段記錄的項(xiàng)目文檔的范圍和深度都必須真實(shí)、完整地反映項(xiàng)目的實(shí)際情況，并根據(jù)建設(shè)項(xiàng)目的投資規(guī)模和復(fù)雜性根據(jù)GB/T50328-2001國家/地區(qū)的法規(guī)遵從性存檔目錄進(jìn)行調(diào)整。4.2.2項(xiàng)目準(zhǔn)備階段項(xiàng)目文檔，包括項(xiàng)目、批準(zhǔn)、土地收購、調(diào)查、設(shè)計、投標(biāo)文件。文件包括：項(xiàng)目提案和批準(zhǔn)、可行性研究報告和批準(zhǔn)、環(huán)境影響評估報告和批準(zhǔn)、安全預(yù)評估和批準(zhǔn)、技術(shù)方案設(shè)計和批準(zhǔn)、土地申請和批準(zhǔn)、工廠場地地形圖、國有土地使用許可、工程地質(zhì)水文調(diào)查報告、所有專業(yè)建設(shè)設(shè)計和政府相關(guān)部門審查意見、建設(shè)計劃許可、建設(shè)工程建設(shè)建設(shè)許可、各種業(yè)務(wù)合同和4.2.3監(jiān)督階段存檔的文檔、建設(shè)階段存檔的文檔，由當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)政府部門的要求

5、和國家標(biāo)準(zhǔn)GB/T50328-2001的規(guī)定確定。處理基礎(chǔ)工程、本結(jié)構(gòu)工程、重要結(jié)構(gòu)安全及工程設(shè)備重要安裝部分的隱蔽工程，隱蔽工程，隱蔽前先保管照片，拍照前識別現(xiàn)場所屬部分，保管時附上照片說明。主要建筑材料、設(shè)備、鋼鐵、各種標(biāo)準(zhǔn)和非標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備的質(zhì)量合格證明、復(fù)驗(yàn)證明、施工中的考試、考試合格證明、完成檢驗(yàn)和考試合格證明、重大事故的報告和處理結(jié)果等。4.2.4竣工圖階段歸檔文件主要包括總平面布局、垂直布局、給排水、熱力、電力、通訊、流程管道等管網(wǎng)集成圖、每個單位工程、每個專業(yè)竣工圖等。4.2.5完成驗(yàn)收階段項(xiàng)目文件主要包括項(xiàng)目完成摘要、項(xiàng)目驗(yàn)收報告、項(xiàng)目質(zhì)量保證、項(xiàng)目前期、最終結(jié)算文件、集團(tuán)審計部門

6、項(xiàng)目審計結(jié)論報告等。財務(wù)文件包括使用財產(chǎn)清單和財產(chǎn)明細(xì)表，設(shè)備固定資產(chǎn)登記表明細(xì)表的交付。建設(shè)工程最重要的是，保存有保存價值的照片或視頻等視頻資料。文本、圖案文件的電子版本需要清除歸檔文件。4.3施工過程文件管理4.3.1現(xiàn)場監(jiān)督負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件的收集、誘導(dǎo)、整理和分組卷作為文件管理的主要執(zhí)行者。4.3.2工程文件的申報表格應(yīng)以投資開發(fā)部提供的文件標(biāo)準(zhǔn)格式填寫，具體格式參照檢驗(yàn)表格的標(biāo)準(zhǔn)表格。4.3.3項(xiàng)目文檔的分類原則：1)遵守國家檔案管理的現(xiàn)行規(guī)范。2)努力簡單明了，層次過多，尋找盡可能少的路徑。3)專業(yè)工程師理解，容易找到。4)有助于項(xiàng)目完成后整理文件。4.3.4所有文件必須保管柜臺，妥善保

7、管，鎖定，每月定期清潔翻轉(zhuǎn)，通風(fēng)，防潮，防昆蟲，防霉，防丟失，確保文件安全。4.3.5建立嚴(yán)格的貸款、轉(zhuǎn)讓和保密系統(tǒng)：1)根據(jù)工作需要需要需要借用文件的話，必須登記。注冊必須包括文檔名稱、借用者、日期、預(yù)計借用時間、返還時間等。(二)需要借用有關(guān)緊急秘密的資料的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)項(xiàng)目公司總經(jīng)理同意登記。機(jī)密資料概不外借。(三)因離職等原因的工程資料的轉(zhuǎn)讓，必須填寫資料目錄，由轉(zhuǎn)讓人、收貨人、監(jiān)督人分別簽名確認(rèn)。(四)所有工程類文件要注意保密，嚴(yán)禁公司以外人員擅自進(jìn)入。機(jī)密文件要保密，不能亂放在公共場所，不能私自摘抄或泄露出去5)銷毀文件需經(jīng)運(yùn)營中心投資開發(fā)部批準(zhǔn)。兩人以上監(jiān)督銷毀，任何人不得私自銷毀文件

8、。4.3.6所有工程合同原件在項(xiàng)目完成之前，項(xiàng)目組財務(wù)部門必須保留專人。其他部門只能使用副本，工程竣工后，一起分類組參與文件。工程竣工驗(yàn)收后2個月內(nèi)，所有文件都要按照文件電刑整理保管，并與文件管理部門進(jìn)行文件交接程序。4.3.7電子數(shù)據(jù)管理和圖形管理要點(diǎn)：1)所有電子文檔注冊號與紙質(zhì)文檔編號一一對應(yīng)，查看文檔時，通過電子查詢系統(tǒng)可以輕松找到文件所在的文件柜編號、文件柜分隔符、文件編號和文件存檔編號。有些紙質(zhì)文檔可能沒有電子文檔，因此需要創(chuàng)建和審閱說明文檔主要內(nèi)容、存儲位置、存檔編號等的文檔。2)項(xiàng)目工程人員應(yīng)分類和保存自己創(chuàng)建的電子文檔。(3)計算機(jī)系統(tǒng)托盤中不應(yīng)存儲電子文件，以防止系統(tǒng)損壞導(dǎo)

9、致文件丟失(系統(tǒng)托盤通常包含“我的文檔”和“臺式機(jī)”)。4)項(xiàng)目工程電子資料管理應(yīng)根據(jù)公司要求進(jìn)行建設(shè)管理，設(shè)置內(nèi)部在線共享的權(quán)限。5)項(xiàng)目工程電子數(shù)據(jù)必須定期備份，并刻錄到磁盤上，以防止意外事故導(dǎo)致文件丟失。6)填寫電子圖形更改登記表，明確記錄圖形修改時間、圖形編號、內(nèi)容、數(shù)量等。7)修改后的圖紙必須及時替換，并按時發(fā)行。及時回收廢棄的圖紙，書面通知工程單位、監(jiān)理部門?；厥蘸笸咨票９?，注明廢棄日期等信息，工程竣工后再處理。4.4項(xiàng)目文檔存檔質(zhì)量要求4.4.1文檔化的工程文檔必須是原件，并與實(shí)際工程實(shí)際相符。4.4.2存檔的內(nèi)容必須符合相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和法律規(guī)定，由其負(fù)責(zé)人簽署，簽名完全有效

10、。在文檔應(yīng)用程序(如外語版本的合同或圖紙)中，外部兩種文本比較資料。4.4.3文本材料的格式必須符合A4標(biāo)準(zhǔn)，并使用可長期存檔的紙張。耐久性強(qiáng)、不易褪色的手寫體，例如碳墨水。不使用紅墨水、純蘭墨水、鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙等。4.4.4設(shè)計圖紙必須符合國家標(biāo)準(zhǔn)，一般用蘭輻射制作，不易褪色的赤泥設(shè)計用印章折疊成A4格式?？⒐D必須是新藍(lán)圖，竣工圖也要有紅色印章，竣工圖必須有施工單位名稱、施工單位技術(shù)負(fù)責(zé)人名稱、監(jiān)督單位名稱、董事名稱、編制日期等。計算機(jī)打印時，不能使用保存副本。4.4.5施工圖可以用作竣工圖。在構(gòu)造中修改施工圖時，必須在原始施工圖中循環(huán)顯示文字、數(shù)字修改、圖案部分修改等，并將修改基準(zhǔn)

11、標(biāo)注指定為竣工。如果模式的變化嚴(yán)重，不能明確表示方差前后的情況，則需要重新繪制竣工圖，以在竣工圖模式中顯示變更依據(jù)。4.5存檔組卷的一般規(guī)定4.5.1同期，同一項(xiàng)目總體設(shè)計、建設(shè)、經(jīng)濟(jì)一體化會計的實(shí)施，項(xiàng)目項(xiàng)目綜合管理的組織，完成后要整理整套數(shù)據(jù)檔案；4.5.2分期實(shí)施的項(xiàng)目應(yīng)單獨(dú)整理成一套。每個項(xiàng)目項(xiàng)目需要兩套文件，一套提交建設(shè)單位項(xiàng)目公司，另一套提交運(yùn)營中心辦公室存檔。4.5.3文件歸檔遵循原則組卷，即項(xiàng)目文件應(yīng)遵循自然形成的規(guī)則、過程和卷中文件的有機(jī)關(guān)聯(lián)。案板通常厚度不應(yīng)超過40mm。一個建設(shè)工程由多個單位工程組成時，要按單位工程組進(jìn)行以下工作：1)項(xiàng)目準(zhǔn)備階段文件可以根據(jù)建設(shè)程序、專業(yè)

12、、形成單位等創(chuàng)建卷。(2)監(jiān)督文件可以按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等分組編制。(3)施工文件可以按單位工程、分科工程、專業(yè)、階段等分組制作。4)完成圖可以根據(jù)單位工程、專業(yè)等組卷。5)完成驗(yàn)收文件可以根據(jù)單位工程、專業(yè)組卷完成。4.6卷內(nèi)文件布局要求4.6.1卷內(nèi)的文件排列，文章資料按事件，按專業(yè)順序排列。同一件事的答復(fù)在向上級詢問之前，主要文件在附件前。圖形是專業(yè)的，項(xiàng)目按順序排列，設(shè)計修改先于原始圖形排列。4.6.2卷內(nèi)的列表，初步考試表格在主頁前填寫樣式和規(guī)格。4.6.3卷中的文件按包含寫入內(nèi)容的頁碼編號。頁碼從“1”開始。封面，卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)準(zhǔn)備表格沒有編號。頁碼的位置，作為部分創(chuàng)

13、建的文檔位于頁面的右下角，雙面創(chuàng)建的文檔位于右下角，背面位于左下角。圖紙集或打印的文檔各有一本，不需要填寫單獨(dú)的卷內(nèi)列表或卷內(nèi)準(zhǔn)備表，也不需要重寫頁碼。4.6.4卷存檔零散的頁面必須使用3洞左行綁定方法綁定。圖紙集或文件集已經(jīng)裝訂好了，不用再裝訂了。4.7文件編碼規(guī)則4.7.1工程文件的編碼由投資開發(fā)部統(tǒng)一確定?？⒐さ拿糠菸募家幹扑饕?，書桌時間表號碼為零，不包括在總卷數(shù)中。索引目錄卷由準(zhǔn)備指南、文件目錄和每個卷中的目錄組成。準(zhǔn)備說明應(yīng)包括項(xiàng)目概述、完成文件創(chuàng)建概述、文件計劃編號創(chuàng)建說明和文件總數(shù)、繪圖卷數(shù)、章節(jié)數(shù)、照片卷數(shù)、章節(jié)數(shù)、電子文檔卷數(shù)和部件數(shù)。4.7.2文件排程編號按建設(shè)程序、文件形成單位、單位工程、專業(yè)原則，按順序由圖解編號編號。書桌日程編號由建設(shè)單位編制。4.7.3文件包通常以卷箱、剪輯兩種形式使用。體積和夾子外觀尺寸為310毫米高，220毫米寬。文件封面必須顯示文件計劃編號、總x卷、y卷、項(xiàng)目項(xiàng)目名稱、單位項(xiàng)目名稱、專業(yè)名稱、文件名、文件的原始單位以及卷中所有文件的開始和結(jié)束日期。4.8