1、.,1,實物檔案,作者：吳建清,.,2,一、什么是實物檔案？,實物檔案是機關(guān)、團體、社會組織和個人在社會活動中直接形成的，對國家和社會有保存價值和歷史記錄的實物材料。實物與檔案的載體不是檔案法中檔案定義所述的各種文字、圖像、聲像材料，它是一種特定的形式。其本身含有大量的信息，以實物的自然記錄方式構(gòu)成了最真實、最原始的歷史記錄。,.,3,二、實物檔案的歸檔范圍,凡是本單位在行使職能活動時形成、獲得或者收集的，對其具有長遠(yuǎn)保存價值的實物均屬實物檔案歸檔范圍。,.,4,1、實物檔案的歸檔內(nèi)容,本單位獲得省部級（含）以上涉及綜合工作的各種榮譽證書、獎狀、錦旗、獎杯、牌匾等。,上級領(lǐng)導(dǎo)、知名人士、有關(guān)單

2、位贈送給本單位的題詞、錦旗、牌匾、字畫、工藝品等。,本單位舉辦或承辦重大活動形成的有保存價值的憑證性實物，包括活動的標(biāo)志、證件、證書、獎?wù)?、紀(jì)念品、首日封、紀(jì)念郵票、組織機構(gòu)印章、贈送的禮品等。,本單位外事活動中獲贈的紀(jì)念品、禮品。,其他有重要保存利用價值的實物。,.,5,2、實物檔案的歸檔要求,實物檔案應(yīng)在活動結(jié)束或獲得實物三個月內(nèi)向本單位檔案室移交，任何單位、部門或個人不得將實物損壞、私存或轉(zhuǎn)送他人。歸檔實物沒有明確標(biāo)明主題和時間的，移交單位或個人應(yīng)在移交時對實物的主題和時間進行說明。歸檔實物檔案應(yīng)保持整潔、無破損。,.,6,3、實物檔案的移交、接收,各單位檔案室對應(yīng)歸檔的實物檔案進行檢查

3、，確保實物檔案符合歸檔要求。移交實物檔案時，應(yīng)辦理移交手續(xù)，清點后交接雙方在移交清冊上簽字。,.,7,三、實物檔案的整理,分類實物檔案原則上按實物形狀分類，實物形狀具體分為平面實物，立體實物等類別。編號實物檔案按實物形狀結(jié)合級別，依其時間先后順序排列；實物檔案按平面實物、立體實物分別從“1”開始編制流水號；實物檔案以“件”為單位按一件一號原則進行編號，并在實物上粘貼歸檔章，平面實物將歸檔章粘貼在實物右下方，立體實物將歸檔章粘貼在實物底部或背面（適當(dāng)?shù)奈恢茫Ｈ谔枺簷n案館指定給立檔單位的編號；目錄號：全宗內(nèi)所屬目錄的編號；案卷號：按分類方案，每件實物檔案的流水編號；歸檔章項目應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫

4、，書寫材料應(yīng)符合檔案管理要求。,.,8,3、實物檔案的編目,實物檔案應(yīng)按分類編號要求，將目錄錄入計算機，編制實物檔案案卷目錄。實物檔案案卷目錄包括案卷號、受獎單位、題名、授獎單位、授獎年限、保管期限、類別、備注等項目。案卷號：填寫實物的件號；受獎單位：填寫立檔單位名稱；題名：填寫實物名稱；授獎單位：填寫實物制作、頒發(fā)單位；授獎年度：填寫實物制作、頒發(fā)年度；期限：填寫永久或長期；類別：填寫實物檔案的種類名稱，如：證書、字畫、獎杯等；備注：填寫需要說明的事項。,.,9,四、實物檔案的保管,實物檔案一般應(yīng)在專柜保管，對貴重的實物檔案要采取相應(yīng)措施確保安全，移出檔案室必須要履行簽字手續(xù)。對實物檔案應(yīng)定期清點，做到帳物一致，發(fā)現(xiàn)問題及時查對清楚。實物檔案應(yīng)保持整潔，定期除塵，避免褪色，確保實物檔案完好無損。獎狀、字畫可卷成筒狀保管，錦旗也可卷成筒狀保管或折疊后放入檔案盒保管。,.,10,五、實物檔案的利用,利用實物檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)。利用實物檔案原則上只能使用實物照片，如確需使用實物檔案原件，須寫明利用目的，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能利用。歸還實物檔案時，