1、檔案電子化建設(shè)的調(diào)查報(bào)告一、調(diào)查小組文件電子化建設(shè)的必要性調(diào)查小組文件電子化是指各級(jí)調(diào)查小組在工作中，以數(shù)字形式記錄在磁帶、磁盤、光盤等載體上，依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)讀取、處理、通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)母鞣N數(shù)據(jù)、文件、 具有存儲(chǔ)量大、內(nèi)容寬、信息傳遞速度快、傳遞形式多樣化的特征。 這是現(xiàn)代社會(huì)信息化文件的重要組成部分，也是現(xiàn)階段各級(jí)調(diào)查隊(duì)伍辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建立的起點(diǎn)和基礎(chǔ)。 搞好電子化檔案建設(shè)不僅能提高辦公室自動(dòng)化建設(shè)水平，還能促進(jìn)整個(gè)調(diào)查隊(duì)的工作效率和管理效率的提高。 因此，加快調(diào)查組文件電子化建設(shè)是當(dāng)務(wù)之急，必須引起各級(jí)調(diào)查組領(lǐng)導(dǎo)的重視。二、調(diào)查小組文件電子化建設(shè)的現(xiàn)狀和問(wèn)題近年來(lái)，隨著調(diào)查組系統(tǒng)內(nèi)網(wǎng)絡(luò)、

2、互聯(lián)網(wǎng)的開(kāi)發(fā)，提高了辦公室的效率，節(jié)約了人才、物資、財(cái)力。 但是，電子文件資料和調(diào)查數(shù)據(jù)的管理存檔落后于電子化的發(fā)展和普及速度，仍然停留在紙質(zhì)文件存檔和自己的電子備份上，沒(méi)有有效的管理方法。 主要需要關(guān)注以下五個(gè)問(wèn)題1 .電子文檔處理軟件，硬件難以統(tǒng)一。 目前，中國(guó)it行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)加劇，不同運(yùn)營(yíng)商、格式、設(shè)備環(huán)境新產(chǎn)品陸續(xù)出現(xiàn)，為用戶提供了選擇。 需要長(zhǎng)期保存的電子文件在機(jī)型、軟件、硬件等環(huán)境下通用性差，相互不兼容，在資源共享和公共檢索等上顯示了明顯的界限。 此外，對(duì)于計(jì)算機(jī)更新快、需要長(zhǎng)期存檔的電子數(shù)據(jù)，設(shè)備依賴性引起的問(wèn)題更加顯著。 存在著像10年前的5英寸fd一樣，保管完好的電子文件找不到讀

3、取裝置的問(wèn)題。2、軟件、數(shù)據(jù)歸檔難以系統(tǒng)化。 目前，調(diào)查小組系統(tǒng)各業(yè)務(wù)實(shí)施電氣化、網(wǎng)絡(luò)化的傳輸管理，業(yè)務(wù)軟件升級(jí)頻繁，在安裝使用前，分發(fā)了一套系統(tǒng)軟件、軟件程序及其資料，給歸檔管理帶來(lái)了很多困難表現(xiàn)出顯著的問(wèn)題：一是系統(tǒng)升級(jí)、修補(bǔ)程序直接升級(jí)安裝，不保留流程文件，將原始流程與后續(xù)流程分離；二是業(yè)務(wù)人員頻繁更換，在不同的時(shí)間進(jìn)行程序使用和升級(jí)訓(xùn)練未集中管理的第三點(diǎn)是，由于業(yè)務(wù)軟件的數(shù)據(jù)庫(kù)文件所占有的盤容量大，所以用通常的軟盤難以保存，業(yè)務(wù)軟件和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的歸檔管理沒(méi)有系統(tǒng)化。3 .電子文件資料的歸檔管理落后。 另一方面，傳統(tǒng)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)分別進(jìn)行電子數(shù)據(jù)的創(chuàng)建、使用和文件管理，因此電子文件的收集

4、和整理工作在電子文檔數(shù)據(jù)生成后進(jìn)行，電子文檔數(shù)據(jù)的歸檔工作比產(chǎn)生傳播速度慢，而現(xiàn)在的調(diào)查團(tuán)隊(duì)系統(tǒng)的大部分?jǐn)?shù)據(jù)資料， 在通過(guò)電子文件傳播的同時(shí)，為了提高文件的真實(shí)性，仍然是印刷在紙上執(zhí)行的依據(jù)，成為紙的數(shù)據(jù)資料版本和電子版同時(shí)并存的現(xiàn)象。4 .電子文件資料容易被刪改。 文件只有原始性和真實(shí)性，可以起到法律意義上的證明書(shū)的作用。 對(duì)于調(diào)查團(tuán)隊(duì)行業(yè)部門的調(diào)查數(shù)據(jù)、調(diào)查報(bào)告、人事資料、財(cái)務(wù)資料等統(tǒng)計(jì)資料，電子數(shù)據(jù)的真實(shí)性關(guān)系到國(guó)家宏觀調(diào)控、經(jīng)濟(jì)預(yù)測(cè)、領(lǐng)導(dǎo)決定的重要參考依據(jù)，必須非常真實(shí)。 電子文件資料的容易刪改性，面對(duì)信息資料隨意變更、刪除、切斷的可能性，容易導(dǎo)致信息失真，也不留下痕跡。5、文件設(shè)備和

5、人員素質(zhì)有差異。 電子文檔資料的存儲(chǔ)介質(zhì)例如軟盤、光盤是高分子化合物，容易受到外界環(huán)境變化的影響，磁場(chǎng)、雷電、周圍環(huán)境溫度、濕度變化等各種自然現(xiàn)象對(duì)電子文檔資料產(chǎn)生不良影響，可能破壞介質(zhì)上的信息。 目前，調(diào)查小組的系統(tǒng)中有檔案室的團(tuán)隊(duì)很少，基本上數(shù)據(jù)、文件由各科保管，使用的檔案設(shè)備和電子文件所需的標(biāo)準(zhǔn)有很大差異，電子文件容易被破壞。 同時(shí)，對(duì)電子檔案的管理，傳統(tǒng)的檔案管理員不能勝任，技術(shù)人員不能替代，管理者必須掌握檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)，熟練掌握檔案工作的基本原則和方法，熟練掌握電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)等。三、調(diào)查小組文件電子化建設(shè)的對(duì)策面對(duì)電子化的迅速發(fā)展和普及，各級(jí)調(diào)查隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該以高責(zé)任感

6、和使命感解決電子化文件建設(shè)的實(shí)際問(wèn)題，為未來(lái)文件工作電子化、信息化的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。采用先進(jìn)技術(shù)，確保歸檔電子文件的完整性。 關(guān)于電子文件的制作，建議上級(jí)部門設(shè)計(jì)管理自己的流程，從文件的草案、審查到領(lǐng)導(dǎo)發(fā)行，建立完全可控的系統(tǒng)，制作加密的飛機(jī)內(nèi)操作日志，監(jiān)視系統(tǒng)操作。 這既能保證電子文件的真實(shí)性，又能真實(shí)地記錄文件資料的形成過(guò)程，展示歷史的原態(tài)。 日常工作中，必須根據(jù)使用者賦予不同的操作權(quán)限，防止越權(quán)使用。加強(qiáng)兩部門之間的協(xié)調(diào)，確保文件數(shù)據(jù)收集的完整性。 調(diào)查小組各部門要根據(jù)業(yè)務(wù)特征，統(tǒng)一要求各種電子文件形式。 這便于信息的收集和電子文檔資料的歸檔管理，也保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性。 特別

7、是，必須加強(qiáng)內(nèi)部合作，盡可能將自己生成的電子文檔數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為存檔所需的形式，如word、excel文檔形式。 此外，技術(shù)人員將日常工作中形成的有保存價(jià)值的電子文檔資料歸檔，解決信息存儲(chǔ)介質(zhì)的分離，離線保管信息，確實(shí)是最適合的歸檔途徑之一，提高電子文檔的完整性。三、要不斷完善檔案信息采集功能，達(dá)到完全統(tǒng)一的要求。 文件管理員應(yīng)該積極參與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)應(yīng)用，根據(jù)文件管理的要求提出相應(yīng)的設(shè)計(jì)要求，便于文件信息的收集整理。 同時(shí)，在設(shè)計(jì)作為文件重要組成部分的機(jī)關(guān)文件管理系統(tǒng)時(shí)，使文件資料的制作和分類文件的制作同步，根據(jù)事先制作的文件范圍自動(dòng)備份保存有價(jià)值的文件，努力避免重復(fù)勞動(dòng)造成的資源浪費(fèi)。 同

8、時(shí)，對(duì)于業(yè)務(wù)軟件的補(bǔ)丁升級(jí)過(guò)程，工作人員必須迅速進(jìn)行歸檔管理，以避免員工工作崗位遷移導(dǎo)致信息流失。四、要重視電子文件的安全保護(hù)，實(shí)現(xiàn)電子文件的安全性。 雖然目前調(diào)查團(tuán)隊(duì)系統(tǒng)的內(nèi)部網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)被物理隔離，但一些員工從互聯(lián)網(wǎng)上下載的資料中可能含有各種各樣的病毒，從而造成危害。 對(duì)此，一方科技部門和信息管理部門要加強(qiáng)電腦安全管理，經(jīng)常檢查、仔細(xì)監(jiān)測(cè)，定期發(fā)布病毒警告公告，防止互聯(lián)網(wǎng)病毒在網(wǎng)上惡意傳播，而文件人員則進(jìn)行電子文件資料的歸檔鑒定五、要做好倉(cāng)庫(kù)建設(shè)，切實(shí)提高人員素質(zhì)。 在電子文件管理工作中，要特別注意選擇品質(zhì)好、可靠性高的存儲(chǔ)介質(zhì)來(lái)延長(zhǎng)存儲(chǔ)時(shí)間。 必須保護(hù)存儲(chǔ)在存儲(chǔ)介質(zhì)中的電子文件資料，并存放在防潮、防熱、防塵、防磁的地方，對(duì)需要永久、長(zhǎng)期保存的電子文件資料，制定嚴(yán)格的定期拷貝管理制度，