1、郵件合并的三個基本過程 (一)建立主文檔“主文檔”就是前面提到的固定不變的主體內(nèi)容，比如信封中的落款、信函中的對每個收信人都不變的內(nèi)容等。使用郵件合并之前先建立主文檔，是一個很好的習(xí)慣。一方面可以考查預(yù)計中的工作是否適合使用郵件合并，另一方面是主文檔的建立，為數(shù)據(jù)源的建立或選擇提供了標準和思路。(二)準備好數(shù)據(jù)源數(shù)據(jù)源就是前面提到的含有標題行的數(shù)據(jù)記錄表，其中包含著相關(guān)的字段和記錄內(nèi)容。數(shù)據(jù)源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的聯(lián)系人記錄表。在世際工作中，數(shù)據(jù)源通常是現(xiàn)成存在的，比如你要制作大量客戶信封，多數(shù)情況下，客戶信息可能早已被客戶經(jīng)理做成了Excel表格，其

2、中含有制作信封需要的“姓名”、“地址”、“郵編”等字段。在這種情況下，你直接拿過來使用就可以了，而不必重新制作。也就是說，在準備自己建立之前要先考查一下，是否有現(xiàn)成的可用。如果沒有現(xiàn)成的則要根據(jù)主文檔對數(shù)據(jù)源的要求建立，根據(jù)你的習(xí)慣使用Word、Excel、Access都可以，實際工作時，常常使用Excel制作。(三)把數(shù)據(jù)源合并到主文檔中前面兩件事情都做好之后，就可以將數(shù)據(jù)源中的相應(yīng)字段合并到主文檔的固定內(nèi)容之中了，表格中的記錄行數(shù)，決定著主文件生成的份數(shù)。整個合并操作過程將利用“郵件合并向?qū)А边M行，使用非常輕松容易。導(dǎo)點郵件合并的基本步驟1.啟動Word2003（其他版本一樣），打開主文檔

3、“導(dǎo)點主文檔”word文件，接下來的任務(wù)就把數(shù)據(jù)源中的點的各個信息合并到主文檔中。 2.如果任務(wù)窗格沒有顯示，選擇菜單“視圖任務(wù)窗格”命令顯示它，然后單擊它頂部右邊的下拉按鈕，在彈出的菜單中選擇“郵件合并”命令，切換到“郵件合并”任務(wù)窗格。3.接下來，可以在郵件合并任務(wù)窗格中看到“郵件合并向?qū)А钡牡谝徊剑哼x擇文檔類型，這里我們采用默認的選擇：“信函”。 4.單擊任務(wù)窗格下方的下一步：正在啟動文檔鏈接，進入“郵件合并向?qū)А钡诙剑哼x擇開始文檔。由于我們當前的文檔就是主文檔，故采用默認選擇：“使用當前文檔”。 5.單擊任務(wù)窗格下方的下一步：選取收件人，進入“郵件合并向?qū)А钡谌剑哼x擇收件人。由于我

4、們已經(jīng)準備好了Excel格式的數(shù)據(jù)源導(dǎo)點數(shù)據(jù)源”，于是我們單擊“使用現(xiàn)有列表”區(qū)的“瀏覽”鏈接，打開“選取數(shù)據(jù)源”對話框。 6.通過該對話框定位到“信函和信封(數(shù)據(jù)源)”案例文件的存放位置，選中它后單擊“打開”。由于該數(shù)據(jù)源是一個Excel格式的文件，接著彈出“選擇表格”對話框，數(shù)據(jù)存放在Sheet1工作表中，于是在Sheet1被選中的情況下單擊“確定”按鈕。 7.接著彈出“郵件合并收件人”對話框，可以在這里選擇哪些記錄要合并到主文檔，如果要選擇所有點則選擇全選，單擊“確定”按鈕，返回Word編輯窗口。 8.單擊下一步：撰寫信函鏈接，進入“郵件合并向?qū)А钡牡谒牟剑鹤珜懶藕?.先選中主文檔中的

5、point name，接著單擊任務(wù)窗格中的“其它項目”鏈接，打開“插入合并域”對話框，“數(shù)據(jù)庫域”單選框被默認選中，“域(F)：”下方的列表中出現(xiàn)了數(shù)據(jù)源表格中的字段。接下來我們選中record type，單擊“插入”按鈕后，數(shù)據(jù)源中該字段就合并到了主文檔中。我們可以根據(jù)需要再選擇點的其他信息，同樣插入主文檔中。 10.可以看到從數(shù)據(jù)源中插入的字段都被用“”符號擴起來，以便和文檔中的普通內(nèi)容相區(qū)別。 11.檢查確認之后，就可以單擊下一步：預(yù)覽信函鏈接，進入“郵件合并向?qū)А钡谖宀剑侯A(yù)覽信函。首先可以看到剛才主文檔中的帶有“”符號的字段，變成數(shù)據(jù)源表中的第一條記錄中信息的具體內(nèi)容，單擊任務(wù)窗格中的

6、“”或“”按鈕可以瀏覽批量生成的其它點信息。 12. 確認正確無誤之后，單擊下一步“完成合并”，就進入了“郵件合并向?qū)А钡淖詈笠徊健巴瓿珊喜ⅰ?，即可得到“?dǎo)點結(jié)果一”中所示的結(jié)果。13這時一頁紙上只有一個點的信息，總共有四頁紙。如果我們想生成的txt文件里包含所有點的信息，則按如下操作。14.選中整個第一個點的信息，并執(zhí)行復(fù)制命令，然后在原第一個點的所有信息下方空一行后執(zhí)行粘貼命令。這樣就得到了兩個點的信息位置了。接下來，第三個點，第四個點，也均這樣復(fù)制粘貼。15.接著你會發(fā)現(xiàn)這四個點信息全都是一樣的，該怎么處理呢？我們先把插入點定位于主文檔中第一個點信息段和第二個點信息段之間的空行處，單擊“郵件合并”工具欄上的“插入Word域”按鈕，在彈出的菜單中選擇“下一記錄”命令，你會發(fā)現(xiàn)第二個點信息位置的數(shù)據(jù)變成了數(shù)據(jù)源中第二個點的數(shù)據(jù)。接著把插入點定位于第二和第三個點信息段之間的空行執(zhí)行上述的操作，后面的表格以此類推處理。 16.全部完成后效果如“導(dǎo)點結(jié)果”TXT文件所示。 因為我公司的電腦壞了，所以這個導(dǎo)點說明僅限Word2003中文版操作，在公司電腦上，基本