1、6S在電腦文件管理中的運用,XXXX汽貿(mào),目 錄,一、6S定義回顧 二、6S在電腦文件管理中的應(yīng)用 （一）硬盤劃分和文件架構(gòu)建立的方法 （二）6S在電腦文件管理中的具體應(yīng)用 三、6S運用速記,6S是一種管理理念，其模型起源于日本的“5S”，后續(xù)經(jīng)過發(fā)展演變?yōu)椤?S管理”。 “6S”具體內(nèi)容包括：整理（SEIRI）、整頓（SEITON）、清掃（SEISO）、清潔（SEIKETSU）、素養(yǎng)（SEITSUKE）、安全（SAFTY）。因為前五個日語單詞的第一個字母和最后一個英語單詞的第一個字母都是S，所以叫“6S”。,一、6S定義回顧,素養(yǎng) （SEITSUKE）,安全 （SAFTY）,整理 （SEIR

2、I）,清潔 （SEIKETSU）,清掃 （SEISO）,整頓 （SEITON）,6S,二、6S在電腦文件管理中的運用,可能大多數(shù)人聽過工廠6S管理、店面6S管理、銷售6S管理，卻很少有人聽說過電腦文件的6S管理。6S管理在工廠管理、店面管理中可以提升企業(yè)形象、提高工作效率，同理，在日常的電腦文件管理方面，推廣6S管理，也可以保證數(shù)據(jù)資料運用時的準確性、有效性和及時性。 那么，在電腦文件的管理過程中，6S是如何實施？應(yīng)該如何操作呢？,二、6S在電腦文件管理中的運用,1、電腦的C盤、D盤、E盤、F盤最好分類存放不同的電腦文件。 比如說：電腦系統(tǒng)一般裝在C盤，那么，我們可以把電腦上的軟件包和各軟件的

3、安裝文件放在D盤，也就是說，無論安裝的是什么軟件，把安裝路徑統(tǒng)一改到D盤；E盤可以作為主要辦公文件存放盤，存放日常使用的辦公數(shù)據(jù)資料等；F盤可作為備份盤使用，可用來存放備份的文件、臨時性的文件，或者存放交接時上任電腦主人遺留的文件等。 2、重要文件一般不要放在電腦桌面，避免電腦系統(tǒng)出現(xiàn)問題時的遺失。,（一）硬盤劃分和文件架構(gòu)建立的方法,我的電腦,C盤,D盤,E盤,F盤,二、6S在電腦文件管理中的運用,系統(tǒng)盤,軟件盤,辦公文件盤,備份盤,二、6S在電腦文件管理中的運用,二、6S在電腦文件管理中的運用,1、6S管理整理：區(qū)分“要用”與“不用”。把有用或無用（不常用）的文件分開，分類處理。這項工作的

4、重點是果斷的把電腦里無用或不需要的文件刪除。 （1）把有用的文件挑出來，比如最近正在使用的、經(jīng)常使用的文件等； （2）把無用的文件識別出來（這項可能不好分辨），對于確定無用的文件，直接刪除；對于不確定的文件，不確定有什么用或者不確定以后會不會用到的文件，這就用到了前面提到的備份盤，統(tǒng)統(tǒng)放到前面說的備份盤（F盤）中；,（二）6S在電腦文件管理中的具體應(yīng)用,有沒有用？,整理區(qū)分 “要”與“不要”,整理五問？,如果刪除是否有影響？,是不是近期要用？,是不是可以不用？,要不要用？,二、6S在電腦文件管理中的運用,（二）6S在電腦文件管理中的具體應(yīng)用,二、6S在電腦文件管理中的運用,2、6S管理整頓：把

5、要的文件放置好并做好分類，以便在使用時用最快的速度獲得所需，在最有效的規(guī)則、習(xí)慣和最簡捷的流程下完成工作。整頓的最主要目的是避免尋找時浪費時間。整頓的活動要點是：文件存放要有固定的盤符和區(qū)域以便于查找，存放區(qū)域要科學(xué)合理，文件存放達到可視化，存放不同文件的區(qū)域采用不同的文件名加以區(qū)別。這種分類原則正如前面提到的，先把軟件和文檔資料分開，一般把軟件存放到D盤，把文檔資料存放到E盤。 （1）對軟件進行分類，軟件安裝時只更改安裝盤符的話，一般是存放在Program的文件里面，可在該文件夾里面進一步分類，比如：哪些騰訊公司的軟件，哪些是2345公司系列的軟件（2345瀏覽器、2345看圖王等），如下圖

6、：,（二）6S在電腦文件管理中的具體應(yīng)用,二、6S在電腦文件管理中的運用,（二）6S在電腦文件管理中的具體應(yīng)用,二、6S在電腦文件管理中的運用,（2）對文檔資料進行分類，分類原則按照時間和空間進行，便于查找和處理日后失效的文件。文件夾里面的數(shù)目一般不應(yīng)該過多，最好在60個文件以內(nèi)； （3）合理的文件夾結(jié)構(gòu)，一般不超過3層。進行文件夾和文件規(guī)范化的命名，在文件夾和文件比較多的情況下，可對常用的文件夾命名加以數(shù)字標識（如01、02），也可以對文件標注日期（如：文件管理制度），文件夾會按數(shù)字的大小進行升序或降序進行排列。,（二）6S在電腦文件管理中的具體應(yīng)用,文件要分類存放，文件夾的名稱簡潔明了,二

7、、6S在電腦文件管理中的運用,（二）6S在電腦文件管理中的具體應(yīng)用,同一個文件若有多個版本（略有修改），可直接在文件名后加“01”、“02”序號或直接寫日期“”、“”等進行區(qū)分,二、6S在電腦文件管理中的運用,（二）6S在電腦文件管理中的具體應(yīng)用,二、6S在電腦文件管理中的運用,（二）6S在電腦文件管理中的具體應(yīng)用,整頓方法,定置,定位,定量,定點,電腦中盤符分類，各文件歸類不動,各磁盤中文件分類，所屬文件夾不變,避免單個文件夾文件過多，數(shù)量適宜,同類文件編號排列，井然有序,二、6S在電腦文件管理中的運用,3、6S管理清掃：將不需要的東西徹底清掃干凈。讓電腦保持系統(tǒng)干凈，桌面整潔，無垃圾文件的

8、狀態(tài)下。特別是有的文件或資料當時有用，過段時間后不再有用，成為過期作廢文件，這些屬于清掃的重點對象。 （1）發(fā)揮快捷方式的作用。訪問比較頻繁的文件或文件夾，可以選擇該文件或文件夾后右擊，選擇“創(chuàng)建快捷方式到桌面”，如此可省去大量點開盤符和文件夾去尋找的時間，又可避免文件存放在桌面上，系統(tǒng)崩潰后文件的遺失。當然，當之后該文件或文件夾不再需要經(jīng)常訪問使用時，要及時清掃刪除該快捷方式，以免電腦桌面上太多東西，分散注意力、降低工作效率；,（二）6S在電腦文件管理中的具體應(yīng)用,二、6S在電腦文件管理中的運用,（2）經(jīng)常處理電腦系統(tǒng)因運行而產(chǎn)生的垃圾文件。日常工作中，有些文件是臨時的，過期即可刪除。電腦在

9、運行過程中，系統(tǒng)也會自動生成一些臨時垃圾性文件，需要經(jīng)常清理，清理可借助一些輔助工具，如：騰訊電腦管家、360安全衛(wèi)士、優(yōu)化大師等。但可記住一點：清理類軟件裝一個即可，多了反倒影響電腦的系統(tǒng)運行速度。,（二）6S在電腦文件管理中的具體應(yīng)用,1、去除混亂的基本點；,清掃,3、形成日常規(guī)范；,2、培養(yǎng)發(fā)現(xiàn)問題的習(xí)慣；,二、6S在電腦文件管理中的運用,（二）6S在電腦文件管理中的具體應(yīng)用,二、6S在電腦文件管理中的運用,4、6S管理清潔：維持電腦文件的簡潔明了。將我的電腦中的文件經(jīng)過整理、整頓、清掃三個環(huán)節(jié)后，我們就感覺電腦中的文件井然有序，一目了然。建立完善的結(jié)構(gòu)、規(guī)范化地命名、周期性地歸檔，這樣

10、可以避免尋找文件浪費時間，這并不復(fù)雜的操作卻能大大提高工作效率。 要求：維持以上整理、整頓、清潔的局面，使之程序化、制度化； 對象：電腦中的任何辦公文件； 目的：維持鞏固、養(yǎng)成習(xí)慣、防患于未然。,（二）6S在電腦文件管理中的具體應(yīng)用,5、6S管理素養(yǎng)：養(yǎng)成良好的習(xí)慣。素養(yǎng)是比清潔更高的要求，就是今后要用上面的一套管理思想來對待任何新的文件資料，處理所有需要整理和存放的資料，進而逐漸養(yǎng)成習(xí)慣，形成高效的、有序的工作作風(fēng)，從而從對電腦的6S管理中，養(yǎng)成良好的工作、生活素養(yǎng)。 如果訓(xùn)練一個德國人或日本人，讓他每天擦6遍桌子，他一定會這樣做；而一個中國人，開始會擦6遍，慢慢覺得5遍、4遍也可以，最后索性不擦了。中國人做事最大的毛病是做事不認真、不到位，每天工作欠缺一點，天長日久就成為落后的頑癥。同樣，若電腦文件管理中不常常按6S標準進行執(zhí)行，日積月累就成為混亂、低效的源頭。,二、6S在電腦文件管理中的運用,（二）6S在電腦文件管理中的具體應(yīng)用,二、6S在電腦文件管理中的運用,6、6S管理安全：消除安全隱患?；陔娔X系統(tǒng)的安全和文件的丟失與保密而要做的相關(guān)工作。 （1）如公司統(tǒng)一下發(fā)或規(guī)定的有相關(guān)辦公軟件，應(yīng)嚴格按照正規(guī)網(wǎng)站下載，且不要私自卸載公司下發(fā)或規(guī)定的軟件； （2）最好不私自安裝