1、采購培訓(xùn),2020/7/29,1,基礎(chǔ)數(shù)據(jù),供應(yīng)商檔案 采購員設(shè)置 審批層次 單據(jù)控制 危險(xiǎn)類代碼 檢驗(yàn)代碼 自動(dòng)來源 供應(yīng)商項(xiàng)目 目錄冊(cè),業(yè)務(wù)流程,請(qǐng)購單 詢價(jià)單 報(bào)價(jià)單 采購定單 接收 檢驗(yàn) 入庫 退貨,2020/7/29,2,可以建立供應(yīng)商檔案，維護(hù)供應(yīng)商必要的數(shù)據(jù)。包括 名稱、編號(hào)和地址。,可以在線的查詢供應(yīng)商信息。,可以建立隨機(jī)的供應(yīng)商質(zhì)量、成本、服務(wù)、差異報(bào)告。,可以合并供應(yīng)商。,可以建立供應(yīng)商列表。,2020/7/29,3,采購員只能建立自己的采購訂單。,在系統(tǒng)中，若你是采購員，則你所建立的任何單據(jù)，只能是由你負(fù) 責(zé)。 在系統(tǒng)中，可以設(shè)置采購員采購件的分類。 例如：采購員A負(fù)責(zé)采

2、購五金類； 采購員B負(fù)責(zé)采購機(jī)電類； 思考：采購員是否需要負(fù)責(zé)采購不同的物料分類。,2020/7/29,4,審批層次確定了企業(yè)的采購業(yè)務(wù)中，由誰來審批；并且 若某人無權(quán)審批時(shí)，又由誰來審批。,審批層次由以下要素組成：,雇員:在采購中即是參與采購業(yè)務(wù)的人員。,工作(job)：在采購業(yè)務(wù)中指采購、審批、計(jì)劃。,職位(position)：指雇員在企業(yè)中的職務(wù)。如供應(yīng)科科長、采購員。,2020/7/29,5,審批層次結(jié)構(gòu)將雇員、工作、職位結(jié)合成樹狀結(jié)構(gòu)。,例如：若工作包括采購、審批； 職位包括采購員、供應(yīng)課課長、物流總監(jiān)、財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理； 雇員包括A、B、C、D、E、F六人分別擔(dān)任不同職務(wù)。 則審批

3、層次可為:,思考：若要建立采購審批層次，需要哪些數(shù)據(jù)。,2020/7/29,6,單據(jù)指的是采購業(yè)務(wù)中出現(xiàn)的文本。如請(qǐng)購單、采購訂 單等等。,單據(jù)控制包含三類：,單據(jù)的安全級(jí)別 單據(jù)的訪問級(jí)別 單據(jù)批準(zhǔn)的規(guī)則,單據(jù)控制通過嚴(yán)格的文本審批和安全控制保證只有被授權(quán)的人才能 操作單據(jù)，影響采購業(yè)務(wù)。,2020/7/29,7,單據(jù)的安全級(jí)別用來表明誰能存取單據(jù)。,安全級(jí)別有4種： 公共的：系統(tǒng)中所有用戶都可存取該單據(jù)。 私有的：?jiǎn)螕?jù)創(chuàng)建者和審批者可存取該單據(jù)。 采購的：?jiǎn)螕?jù)創(chuàng)建者、審批者和所有的采購員可存取該單據(jù)。 層次的：?jiǎn)螕?jù)創(chuàng)建者、審批者和所有審批層次上高于單據(jù)創(chuàng)建者 的用戶。 例如：設(shè)置計(jì)劃采購訂

4、單為私有的，則只有輸入計(jì)劃采購訂單和審 批該訂單的人可以存取。 設(shè)置采購請(qǐng)購單為采購的，則所有的采購員、審批該單據(jù)人和 提出請(qǐng)購者能存取該單據(jù)。,2020/7/29,8,單據(jù)的訪問級(jí)別用來確定能存取單據(jù)的用戶能對(duì)單據(jù)做 怎樣的操作。,訪問級(jí)別有3種： 僅查看：只允許查看單據(jù)。 可修改：可查看、修改、凍結(jié)、關(guān)閉單據(jù)。 完全的：可查看、修改、凍結(jié)、關(guān)閉、取消、最終關(guān)閉單據(jù)。 注意：中有兩個(gè)訪問選項(xiàng)級(jí)別高于以上訪問級(jí)別， 自己可審批：若該選項(xiàng)為Yes，則建立單據(jù)的用戶可自己審批； 審批者可修改：審批單據(jù)的用戶可修改該單據(jù)。 注意：建立單據(jù)者對(duì)自己的單據(jù)可作除審批以外的操作。 系統(tǒng)的訪問控制對(duì)已存在的

5、單據(jù)作用；用戶若能進(jìn)入建立單據(jù) 的窗口，就能建立單據(jù)。,2020/7/29,9,審批規(guī)則通過職位、審批權(quán)限、單據(jù)類型構(gòu)成。,職位(position)：指雇員在企業(yè)中的職務(wù)。如供應(yīng)科科長、采購員。 單據(jù)類型：采購業(yè)務(wù)中出現(xiàn)的文本類型。如標(biāo)準(zhǔn)請(qǐng)購單、內(nèi)部請(qǐng)購 單、一攬子協(xié)議、計(jì)劃采購訂單、標(biāo)準(zhǔn)采購訂單。 審批權(quán)限：可以控制以下幾方面的權(quán)限。 科目、分類、金額、位置。 例如：某人只能審批10000元五金類采購訂單，則設(shè)置 為 采購訂單，10000元，五金類。,2020/7/29,10,審批規(guī)則確定了某職位對(duì)某單據(jù)類型具有怎樣的審批權(quán)限。,例如： 供應(yīng)科科長可審批標(biāo)準(zhǔn)請(qǐng)購單， 可審批10萬元的標(biāo)準(zhǔn)采購

6、訂單 物流總監(jiān)可審批計(jì)劃采購訂單， 可審批100萬元的標(biāo)準(zhǔn)采購訂單 供應(yīng)科科長 審批 標(biāo)準(zhǔn)請(qǐng)購單 10萬元 物流總監(jiān) 審批 標(biāo)準(zhǔn)采購訂單 100萬元 思考：審批權(quán)限應(yīng)該如何設(shè)置,2020/7/29,11,危險(xiǎn)類是對(duì)具有危險(xiǎn)的物料的分類。其代碼會(huì)出現(xiàn)在采 購訂單上，提供給供應(yīng)商以保證以相應(yīng)的安全手段運(yùn)輸 物料。,例如： 易燃類 易爆類 劇毒類 放射類 思考：危險(xiǎn)類代碼提供給供應(yīng)商的作用和企業(yè)會(huì)有哪些危險(xiǎn)類。,2020/7/29,12,檢驗(yàn)代碼用于接收檢驗(yàn)時(shí)分配給該次接收的物料，表明 該物料的質(zhì)量等級(jí)。,例如：一等品 A 二等品 B 三等品 C 不合格 D,2020/7/29,13,自動(dòng)來源規(guī)則確

7、定了在建立標(biāo)準(zhǔn)采購訂單時(shí)，價(jià)格可自 動(dòng)出現(xiàn)。可查詢報(bào)價(jià)單。,在自動(dòng)規(guī)則中，指明了物品、供應(yīng)商和單據(jù)（報(bào)價(jià)單或計(jì)劃采購訂 單） 例如：在自動(dòng)來源規(guī)則中設(shè)置 A物品由供應(yīng)商B、C提供，現(xiàn)有與B有關(guān)的標(biāo)價(jià)單D和與C有關(guān)的 報(bào)價(jià)D和計(jì)劃采購訂單E。 在建立采購A的訂單時(shí)，我們可以根據(jù)自動(dòng)來源規(guī)則尋找相應(yīng) 價(jià)格。 思考：如何應(yīng)用自動(dòng)來源規(guī)則。,2020/7/29,14,供應(yīng)商項(xiàng)目目錄冊(cè)用來查詢物品的歷史價(jià)格、自動(dòng)規(guī)則 等情況。,若曾經(jīng)采購過某物品，即系統(tǒng)中存在采購訂單，則在建立新的采購訂 單時(shí)，可以從供應(yīng)商項(xiàng)目目錄冊(cè)中查到相應(yīng)的情況，從而得到比較合 理的價(jià)格。 思考：使用供應(yīng)商項(xiàng)目目錄冊(cè)的優(yōu)點(diǎn)。,202

8、0/7/29,16,2020/7/29,17,請(qǐng)購單：反映物料需求的單據(jù)。請(qǐng)購行為是采購行為的 一個(gè)開始。,請(qǐng)購單可以手工輸入，也以由模板生成。,2020/7/29,18,詢價(jià)單是反映本方需求，要求供應(yīng)商作出回答的單據(jù)。,在詢價(jià)單中，有物品、數(shù)量、日期、發(fā)貨等信息。 建立詢價(jià)單后可輸入供應(yīng)商的清單，表示該詢價(jià)單要發(fā)給哪些供應(yīng) 商，并且可注明反饋途徑，如：電子郵件、傳真等。,報(bào)價(jià)單是供應(yīng)商對(duì)詢價(jià)單的反饋。,在建立采購訂單時(shí)，可以引用報(bào)價(jià)單。,2020/7/29,19,采購訂單：用來明確表示一次采購業(yè)務(wù)。,采購訂單中包含了訂單應(yīng)包含的信息。如定購的物品，數(shù)量，價(jià)格， 要貨時(shí)間，發(fā)貨情況，接收情況和

9、付款、運(yùn)費(fèi)等其它條款。 采購訂單需要審批，原因是價(jià)格的存在。所以采購訂單可能會(huì)存在 多版本，所以采購訂單不同于采購合同。,2020/7/29,20,采購訂單類型用來表示與供應(yīng)商的一種業(yè)務(wù)類型。,比較： 標(biāo)準(zhǔn)采購訂單：表示一次采購，適用于緊急采購和零星采購。包 含了訂單應(yīng)有的信息。 計(jì)劃采購訂單：表示長期定購，適用與供應(yīng)商的一攬定購。包含 了含了訂單應(yīng)有的信息。 一攬子協(xié)議：與計(jì)劃采購訂單類似，但沒有價(jià)格信息，只有總金 額。 合同采購訂單：與一攬子協(xié)議類似，但沒有物品信息。 使用：除標(biāo)準(zhǔn)采購訂單外，其它類型在使用時(shí)需要下達(dá)審批成為實(shí)際 訂單。 思考：計(jì)劃采購訂單、一攬子訂單、標(biāo)準(zhǔn)采購訂單和合同采

10、購訂單的 用法。,2020/7/29,21,采購訂單建立有手工和自動(dòng)兩種。,手工： 手工建立訂單，輸入必要信息提交審批。 自動(dòng)： 采購訂單建立有兩種方式。 1.通過請(qǐng)購單匯總，自動(dòng)生成采購訂單。 2.下達(dá)采購計(jì)劃訂單、一攬子計(jì)劃和合同訂單。,2020/7/29,22,采購接收選項(xiàng)：用來控制采購接收時(shí)各種可能性。,采購接收路徑：用來控制接收是否檢查，是否直接入庫,2020/7/29,23,采購接收選項(xiàng)：用來控制采購接收時(shí)各種可能性。,允許替代接收：是否可以用替代品代替定購物品。 允許未定購接收：訂單上沒有定購的物品是否可接收。 允許快速接收：是否可以一次性按訂單全部接收。 接收日期容限：到貨日期

11、是否允許有差異，允許該如何反應(yīng)。 接收數(shù)量容限：到貨數(shù)量是否允許有差異，允許該如何反應(yīng)。 是否強(qiáng)制收貨地：供應(yīng)商將物品發(fā)往其它地是否可接收。,2020/7/29,24,采購接收路徑有三種類型。,標(biāo)準(zhǔn)接收：接收和入庫分兩次做。,直接接收：接收入庫一次完成。,需要檢查：接收后經(jīng)檢驗(yàn)合格才能入庫。,接收,入庫,接收地點(diǎn),接收,入庫,接收,檢驗(yàn),入庫,合格,不合格,2020/7/29,25,接收：表示貨到，并不表示認(rèn)可該批貨物。,接收要根據(jù)采購訂單做接收。在作接收時(shí)，可以通過查找窗口，根 據(jù)一定的條件尋找可接收的訂單。 例如：以某供應(yīng)商為條件，可接收有該供應(yīng)商的訂單。 若要進(jìn)行未定購接收，可在查找窗口

12、標(biāo)注未定購。 一次接收以接收單據(jù)號(hào)為標(biāo)志。不同批次的接收可記錄在同一單據(jù) 號(hào)。 在接收時(shí)輸入物品、接收數(shù)量后，可以選擇標(biāo)準(zhǔn)接收或快速接收。,2020/7/29,26,檢驗(yàn)：物料檢驗(yàn)的評(píng)價(jià)可用質(zhì)量代碼標(biāo)識(shí)。,一次檢驗(yàn)必須根據(jù)接收單而來。同樣可以在查找窗口中輸入一定條件 來查找相應(yīng)的接收單。 檢驗(yàn)后的動(dòng)作只要接受和拒絕兩種。對(duì)于合格或不合格的物料，可以 在質(zhì)量代碼中標(biāo)識(shí)其質(zhì)量等級(jí)。 系統(tǒng)中檢驗(yàn)就是輸入數(shù)量和質(zhì)量代碼后選擇接受或拒絕。被拒絕的物 料可再次被檢驗(yàn)。 比較：接收是表示貨到； 接受表示貨可入庫。 思考：接收與接受的區(qū)別。,2020/7/29,27,入庫：檢驗(yàn)合格方可入庫。,一次入庫根據(jù)檢驗(yàn)而來。同樣可以在查找窗口中輸入一定條件來查找 相應(yīng)的檢驗(yàn)單。 檢驗(yàn)合格的物料可以分批次入庫。即合格的100件物品可