1、機(jī)關(guān)辦文辦會(huì)辦事,1,規(guī)范辦文的重要性,體現(xiàn)機(jī)關(guān)的權(quán)威性 促進(jìn)辦文的規(guī)范化 提高公文的公信力,2,當(dāng)前公文處理中存在的主要問題,格式不規(guī)范 請(qǐng)示性公文未經(jīng)單位主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)，緩急程度標(biāo)注不明確 文種混亂 報(bào)告中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng) 行文程序不嚴(yán)謹(jǐn) 應(yīng)報(bào)政府的送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人，越級(jí)報(bào)送公文,3,一、公文的種類,黨的機(jī)關(guān)公文共有14種：決議、決定、指示、意見、通知、通報(bào)、公報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要。 國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文共有13種：命令（令）、議案、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要。,4,常用公文,基層單位常用的公文有： 通知、通報(bào)、決定、意見 報(bào)告、請(qǐng)示、函

2、,5,區(qū)分:意見與通知,意見具有指導(dǎo)性和建議性，通知具有指揮性和知照性。 作為下行文時(shí)，意見通常用于對(duì)工作的指導(dǎo)，具有一定的靈活性，不僅要明確地陳述所提意見，還要就意見的正確性、合理性、可行性作出說明；通知?jiǎng)t更具強(qiáng)制性、指令性，寫法上比較原則。,6,區(qū)分:請(qǐng)示與報(bào)告。,報(bào)告是“閱件”，請(qǐng)示是“辦件”。 報(bào)告可以事前、事中、事后，請(qǐng)示必須事前，不能先斬后奏； 請(qǐng)示必須一文一事，不得同時(shí)請(qǐng)示兩個(gè)以上問題；請(qǐng)示不要多頭請(qǐng)示，不能抄送下級(jí)機(jī)關(guān)；聯(lián)合請(qǐng)示必須事先協(xié)調(diào)，統(tǒng)一意見。 報(bào)告中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。請(qǐng)示必須批復(fù)，報(bào)告不用批復(fù)。,7,區(qū)分:函,函是正式公文的一種，同樣具有法定效力。平行機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)

3、關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)均應(yīng)使用函或復(fù)函。,8,二、公文的行文規(guī)則,確有必要，注重實(shí)效 主辦為主，充分協(xié)調(diào) 隸屬關(guān)系，職權(quán)范圍 明確時(shí)限，按時(shí)辦文,9,1、隸屬關(guān)系,隸屬關(guān)系是一種管轄關(guān)系。在同一組織系統(tǒng)中，上級(jí)機(jī)關(guān)、部門對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)、部門的逐層領(lǐng)導(dǎo)與業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系稱為隸屬關(guān)系；在同一組織系統(tǒng)的同一層級(jí)之間是平級(jí)關(guān)系（平行關(guān)系）；不同組織系統(tǒng)的機(jī)關(guān)、部門，都是互不隸屬的，不存在隸屬關(guān)系。,10,2、行文關(guān)系,一般應(yīng)堅(jiān)持按隸屬關(guān)系逐級(jí)行文，不越級(jí)行文。 如:省教育廳-市教育局-縣（區(qū)）教育局,11,按行文方向，可分為上行文、下行文、平行文三種。,上行文對(duì)有隸屬關(guān)系的上級(jí)

4、使用上行文（如報(bào)告、請(qǐng)示） 下行文對(duì)有隸屬關(guān)系的下級(jí)使用下行文（如命令、通知、批復(fù)、決定、通報(bào)、條例、規(guī)定等） 平行文不相隸屬機(jī)關(guān)之間用平行文（如函）,12,3、注意事項(xiàng),（1）黨政分開行文與聯(lián)合行文 排列順序：黨、政、軍、群,13,（2）逐級(jí)行文與越級(jí)行文,14,三、公文的格式,眉首（6要素） 主體（7要素） 版記 （3要素）,15,16,（一）眉首部分,1、公文份數(shù)序號(hào) 2、秘密等級(jí)和保密期限 3、緊急程度 4、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí) 5、發(fā)文字號(hào) 6、簽發(fā)人,17,1、公文份數(shù)序號(hào),黨的機(jī)關(guān)秘密級(jí)以上、行政機(jī)關(guān)機(jī)密級(jí)以上公文都要標(biāo)注份數(shù)序號(hào)。用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)于公文版心左上角第一行。編號(hào)不應(yīng)少于2

5、位，10以下數(shù)字前加“0”，如“01、02”。,18,2、秘密等級(jí)和保密期限,是公文保密程度的一種標(biāo)志。用3號(hào)黑體標(biāo)，黨的機(jī)關(guān)標(biāo)于版心左上角，行政機(jī)關(guān)標(biāo)于右上角。秘密等級(jí)依次為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。 保密期限是對(duì)公文秘級(jí)的時(shí)效規(guī)定，中間用隔開。如“秘密十年”、“機(jī)密二十年”。,19,3、緊急程度,這是對(duì)公文送達(dá)時(shí)限的要求，一般分為“特急”、“急件”。特急件必須立即傳遞并辦理，急件也應(yīng)馬上辦理。黨的機(jī)關(guān)公文標(biāo)于左上角秘密等級(jí)下一行，行政機(jī)關(guān)公文標(biāo)于右上解秘密等級(jí)下一行。 注：公文標(biāo)注緊急程度的，一般在標(biāo)題中不應(yīng)出現(xiàn)“緊急”字樣；標(biāo)題中如果已出現(xiàn)“緊急”字樣，則不再標(biāo)注緊急程度。,20,2

6、1,4、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí),即文件的“紅頭”。由“發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范簡(jiǎn)稱+文件”組成。一般用小標(biāo)宋字體、紅字，字號(hào)一般應(yīng)小于國(guó)務(wù)院文件，以顯示其最高行政機(jī)關(guān)地位。,22,注意點(diǎn)一:,聯(lián)合行文應(yīng)將主辦單位名稱排在前面，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)居中。黨政機(jī)關(guān)與同級(jí)的其他團(tuán)體發(fā)文，發(fā)文機(jī)關(guān)的排列順序一般為黨、政、軍、群。,23,注意點(diǎn)二：,平行文和下行文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)于版心上面三分之一處，即發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)距上頁邊62mm；上行文必須留出55mm的空白供上級(jí)機(jī)關(guān)批示文件用，即發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)距上頁邊為117mm。,24,25,26,5、發(fā)文字號(hào),簡(jiǎn)稱文號(hào)，是公文制發(fā)單位按發(fā)文順序編列的公文代號(hào)，主要是便于

7、對(duì)公文的統(tǒng)計(jì)、查詢和引用。由“機(jī)關(guān)代字+年份+發(fā)文序號(hào)”組成。,27,28,注意點(diǎn)：,年份一定要用全稱，并用括起來，不能用（），也不能用 。 發(fā)文序號(hào)是公文的流水號(hào)，不能標(biāo)01、02，只能標(biāo)1、2、3、4。聯(lián)合行文標(biāo)主辦單位的發(fā)文字號(hào)。 發(fā)文字號(hào)下4mm處印一條與版心同寬的紅色反線。黨的機(jī)關(guān)中間斷開并加，行政機(jī)關(guān)為一條實(shí)線。,29,6、簽發(fā)人,這是上行文的要素，表示對(duì)上行文中的請(qǐng)示事項(xiàng)負(fù)責(zé)，一般為發(fā)文單位的主要負(fù)責(zé)人，即真正的正職或主持工作的副職。 多個(gè)發(fā)文機(jī)關(guān)就要標(biāo)注多個(gè)簽發(fā)人。 與發(fā)文字號(hào)平行，標(biāo)于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)左空1字，簽發(fā)人右空1字?！昂灠l(fā)人”用3號(hào)仿宋，簽發(fā)人姓名用3號(hào)楷體。

8、,30,(二)主體部分,1、標(biāo)題 2、主送機(jī)關(guān) 3、正文 4、附件說明 5、成文日期 6、蓋章 7、附注,31,1、標(biāo)題,一般由“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”組成?；靖袷綖椤?關(guān)于*的*”。 標(biāo)于紅色反線下空2行，用2號(hào)小標(biāo)宋體。,32,33,標(biāo)題撰擬的注意點(diǎn),標(biāo)題排列要美觀、對(duì)稱。不能斷句。 標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。 發(fā)文機(jī)關(guān)過多時(shí)，可以省略。 公文的發(fā)文機(jī)關(guān)：只能是單位或本單位的辦公機(jī)構(gòu)（辦公室、廳），內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)不能對(duì)外行文。 避免重復(fù)。在批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)公文時(shí)，防止介詞和文種的重疊。,34,解決辦法: 1、翻印 2、印發(fā)*關(guān)于*的通知 3、另擬行文,35,2、主送機(jī)關(guān),是

9、公文的主要行文對(duì)象。主送機(jī)關(guān)應(yīng)標(biāo)明全稱、規(guī)范簡(jiǎn)稱或同類型機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱。標(biāo)于標(biāo)題下空1行，用3號(hào)仿宋頂格寫，回行時(shí)仍用頂格。,36,37,注意點(diǎn)：,如果主送機(jī)關(guān)過多而使公文首頁不能顯示正文時(shí)，可將主送機(jī)關(guān)移至版記中主題詞之下、抄送機(jī)關(guān)之上。 上行文一般主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)，不能多頭主送。,38,3、正文,這是公文的核心。位于主送機(jī)關(guān)下1行，每自然段左空2字。數(shù)字、年份不能回行。序號(hào)就按一、（一）、1、（1）的順序排列。,39,40,正文編排注意點(diǎn),聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過多時(shí)，必須保證公文首頁顯示正文。寫不下時(shí)，可采取下列辦法：一是公文標(biāo)題中可以不標(biāo)發(fā)文機(jī)關(guān)，二是將主送機(jī)關(guān)移至版記，三是適當(dāng)縮小發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的字

10、體，四是縮小首頁的行距。,41,4、附件說明,公文如有附件，應(yīng)在正文之下空1行，左空2字，用3號(hào)仿宋標(biāo)識(shí)。附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)。轉(zhuǎn)發(fā)公文不必加注附件說明。,42,5、成文日期,指公文的生效時(shí)間，一般以領(lǐng)導(dǎo)人最后批準(zhǔn)簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。聯(lián)合行文的，以最后簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。 行政公文用漢字書寫，黨的機(jī)關(guān)用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫。 標(biāo)注于正文下方，右空4字，與正文空白不能過大，一般蓋章后印章與正文相距1行字以內(nèi)，以防止變?cè)旃摹?43,6、蓋章,這是公文生效的標(biāo)志，是發(fā)文機(jī)關(guān)確認(rèn)公文效力的憑證。蓋法分為下套式和中套式。,44,45,蓋章注意點(diǎn),聯(lián)合行文時(shí)，成文日期要拉開，左右各空7字，兩個(gè)印章都騎年壓月。

11、三個(gè)以上單位聯(lián)合行文時(shí)，要把行文單位名稱寫上，將印章加蓋在單位名稱上，以防止出現(xiàn)空白印章。 印章和正文必須在同一頁上，不得采取“此頁無正文”的方式。可以適當(dāng)調(diào)整行距的辦法解決。 半弧式印章用下套式，下弧有字的用中套式。,46,7、附注,指公文中需要說明的事項(xiàng)。如用于表示公文的閱讀傳達(dá)范圍等。 請(qǐng)示和上行文應(yīng)在成文日期之下空1行、左空2字標(biāo)注聯(lián)系人和聯(lián)系電話，并用（ ）括起來。,47,48,（三）版記部分,1、主題詞 2、抄送機(jī)關(guān) 3、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期,49,1、主題詞,這是體現(xiàn)公文主題特征及其歸屬類別的名詞性詞組，主要是方便計(jì)算機(jī)檢索。 一般應(yīng)參照主管機(jī)關(guān)發(fā)布的主題詞表標(biāo)注。按類別詞、類屬詞

12、、文種的順序排列。 每份文件主題詞控制在10個(gè)以內(nèi)，一般以3-5個(gè)詞為宜。 “主題詞”三字用3號(hào)黑體，居左頂格，后用冒號(hào)；詞目用3號(hào)小標(biāo)宋，詞目之間空1字。,50,51,2、抄送機(jī)關(guān),指除主送機(jī)關(guān)之后需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，包括上級(jí)、下級(jí)或不相隸屬的單位。 在主題詞下1行標(biāo)識(shí)，左空1字，中間用逗號(hào)，回行時(shí)與冒號(hào)后面的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)標(biāo)句號(hào)。 注意機(jī)關(guān)的順序。,52,53,列抄送機(jī)關(guān)的注意點(diǎn),抄送非抄報(bào)。即使抄送給上級(jí)機(jī)關(guān)，也不用“抄報(bào)”。 向上級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示，不可同時(shí)抄送給同級(jí)和下級(jí)機(jī)關(guān)。,54,3、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期,印發(fā)機(jī)關(guān)是指導(dǎo)公文的印制主管部門，一般指辦公廳（室）

13、或文秘部門。 印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。兩者標(biāo)于抄送機(jī)關(guān)之下，印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時(shí)間右空1字。 不能寫打字人、校對(duì)人或印數(shù)。,55,關(guān)于版記的作用,版記應(yīng)置于公文的最后一面、最后一行，標(biāo)志著公文的結(jié)束。 版記各要素之間需加一條反線隔開。 如果附件是放在版記之前的，說明附件是公文的有機(jī)組成部分，是有效的；如果放在版記之后，說明附件不是公文的組成部分，在法律上是無效的。,56,四、公文的印刷格式要求,57,1、關(guān)于紙張,行政機(jī)關(guān)要求用A4紙，黨的機(jī)關(guān)目前仍用16K紙。我省教育系統(tǒng)全部用A4紙。,58,2、關(guān)于頁碼,用4號(hào)半角阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，位于版心邊緣之下1行，左右各放一

14、條4號(hào)一字線，單頁碼右空1字，雙頁碼左空1字。 例：10,59,3、關(guān)于印刷和裝訂,一般要求雙頁印刷，左側(cè)裝訂。 或騎馬訂。,60,4、關(guān)于字體,正文用3號(hào)仿宋，一般每面排22行，每行28字。 標(biāo)題一般用2號(hào)小標(biāo)宋。,61,5、公文中的數(shù)字,除成文時(shí)間、部分層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語（二萬五千里長(zhǎng)征）、縮略語（三個(gè)代表、四項(xiàng)基本原則）等作為語素的數(shù)字必須用漢字外，其他都應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。 在同一公文中數(shù)字的使用應(yīng)前后一致。,62,1.會(huì)議紀(jì)要結(jié)構(gòu) (1)導(dǎo)語部分：一般為會(huì)議概況、時(shí)間、地點(diǎn)、屆次、出席和列席人員、主持人、會(huì)議議程，總體評(píng)價(jià)等。 (2)主體部分：會(huì)議主要精神、討論意見和議決事項(xiàng)

15、。 2.會(huì)議紀(jì)要寫法 (1)集中概述法。用于小型 會(huì)議或議題比較集中單一，意見比較統(tǒng)一的會(huì)議的紀(jì)要。 (2)分項(xiàng)敘述法。用于大中型會(huì)議或議題較多的會(huì)議紀(jì)要。 3.紀(jì)要與記錄的區(qū)別 (1)會(huì)議記錄是會(huì)議情況的原始記載。 (2)紀(jì)要是在記錄的基礎(chǔ)上加工制作，取其要點(diǎn)，綜合而成。,會(huì)議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)與寫法,63,值班工作的要求。一是嚴(yán)守崗位。值班人員要堅(jiān)守崗位，不得擅離職守。節(jié)假日、下班后要落實(shí)專人值班。二是準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn)。準(zhǔn)確就是值班人員接聽電話、答復(fù)問題用語要準(zhǔn)確；記錄文字、報(bào)送情況要準(zhǔn)確；傳達(dá)指示、下達(dá)通知的范圍、對(duì)象要準(zhǔn)確。嚴(yán)謹(jǐn)就是思考問題要周全，資料收集、提供要齊全，說話、辦事要掌握分寸。三是及時(shí)熱情。及時(shí)就是值班人員傳遞、處理信息，辦理文、電要隨到隨辦，迅速及時(shí)；能辦的當(dāng)日完成，當(dāng)日辦不了的要辦好移交手