1、中國(guó)南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司 檔案管理制度 綜合管理 2010年12月13日,1 總則,中國(guó)南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度,2 文件材料的歸檔,3 歸檔文件的分類和定義,4 歸檔文件整理,5 檔案的保管及利用,6 檔案的鑒定和銷毀,7 監(jiān)督指導(dǎo),8 附則,2.1 歸檔范圍,2.2 歸檔文件材料來源,2.3 歸檔文件材料載體,2.4 歸檔時(shí)間,2.5 歸檔要求,中國(guó)南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度,1.1為規(guī)范南方電網(wǎng)公司（以下簡(jiǎn)稱公司）檔案管理，充分發(fā)揮檔案作用，更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法、中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法企業(yè)檔案管理規(guī)定和國(guó)家檔案局頒發(fā)的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)

2、際情況，特制定本制度。 1.2本制度適用于公司系統(tǒng)各單位，公司下屬單位可結(jié)合實(shí)際，制定本單位的檔案管理制度。 1.3公司檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理、分級(jí)負(fù)責(zé)的原則。公司檔案室負(fù)責(zé)集中管理全公司各種類和載體的檔案，各部門負(fù)責(zé)本部門資料的歸檔和管理工作，人事部負(fù)責(zé)人事檔案的管理工作。,1 總則,中國(guó)南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度,1.4公司檔案工作應(yīng)納入公司管理程序及各部門有關(guān)人員崗位責(zé)任制。各部門及有關(guān)人員按照其崗位職責(zé)，負(fù)責(zé)本崗位在工作中產(chǎn)生的各類載體材料的歸檔工作。 1.5部門文書負(fù)責(zé)對(duì)本部門形成的各載體材料進(jìn)行收集、整理，填寫檔案移交清單后按要求向公司檔案室移交。 1.6公司全體干部員工都有保

3、護(hù)檔案的義務(wù)和維護(hù)檔案完整安全的職責(zé)，任何人不得拒絕歸檔，對(duì)私自損毀檔案和不按要求歸檔的,應(yīng)當(dāng)追究有關(guān)部門和責(zé)任人的責(zé)任。,1 總則,中國(guó)南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度,2.1 歸檔范圍 凡公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)（包括籌備、成立、經(jīng)營(yíng)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)等）中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種載體材料應(yīng)列入歸檔范圍，包括但不限于以下內(nèi)容：,2 文件材料的歸檔,2.1.1 發(fā)文、收文(上下級(jí)單位和外單位的來文)。,中國(guó)南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度,2.1 歸檔范圍 2.1.2會(huì)議材料：由公司及各部門負(fù)責(zé)組織召開的各種重要的綜合、專業(yè)、專題會(huì)議材料。包括：,2 文件材料的歸檔,會(huì)議指南、 會(huì)

4、議講話、 報(bào)告、 會(huì)議交流或討論材料、 會(huì)議記錄、 錄音、 錄像和照片等， 以及外出參加會(huì)議帶回的與本單位有關(guān)的文件材料,中國(guó)南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度,2.1 歸檔范圍,2 文件材料的歸檔,2.1.3 各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表、 統(tǒng)計(jì)資料， 生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)簡(jiǎn)報(bào)、 月 (周)報(bào)。,2.1.4 公司規(guī)劃、 經(jīng)營(yíng)分析、 財(cái)務(wù)分析等專題材料。,中國(guó)南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度,2.1 歸檔范圍 2.1.5 合同協(xié)議文本包括合同協(xié)議（正本）、合同審批（會(huì)簽）表、授權(quán)委托書、招投標(biāo)文件、履行情況記載、糾紛或爭(zhēng)議的處理情況記載及有關(guān)材料。 2.1.6 調(diào)度運(yùn)行材料包括調(diào)度運(yùn)行報(bào)告、圖表等文件材料。 2.1.7 科

5、研課題材料包括調(diào)研、申報(bào)立項(xiàng)研究、試驗(yàn)總結(jié)、鑒定報(bào)獎(jiǎng)、推廣應(yīng)用等材料。,2 文件材料的歸檔,中國(guó)南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度,2.1 歸檔范圍 2.1.8基建項(xiàng)目材料包括公司基本建設(shè)項(xiàng)目前期材料、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工和驗(yàn)收文件圖紙等材料，以及使用、維修、改建、擴(kuò)建等材料。 2.1.9 會(huì)計(jì)檔案包括公司總部財(cái)務(wù)報(bào)表、賬簿、憑證、財(cái)務(wù)移交清單等。 2.1.10 上級(jí)視察、對(duì)外交流、工作組調(diào)研、黨政工團(tuán)等各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理與活動(dòng)中產(chǎn)生的文件(交流)材料、報(bào)告、錄音錄像及照片等。,2 文件材料的歸檔,中國(guó)南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度,2.1 歸檔范圍 2.1.11 (榮譽(yù)類）上級(jí)或其它單位頒發(fā)、贈(zèng)

6、與的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書、錦旗，以及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或名人的題詞、書畫、簽名留念冊(cè)等。 2.1.12 公司及各部門負(fù)責(zé)印制的對(duì)外宣傳材料、印刷品、音像制品等。 2.1.13依靠傳播媒體展現(xiàn)的、有保存價(jià)值的，以特殊載體或電子形式存在的有保存價(jià)值的網(wǎng)站文件、電子郵件、多媒體文件、程序文件、結(jié)構(gòu)性文件等。 2.1.14 電力營(yíng)銷過程中形成的具有保存價(jià)值的各種資料和記錄。,2 文件材料的歸檔,中國(guó)南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度,2.2 歸檔文件材料來源 2.2.1 公司內(nèi)部形成的文件材料。 2.2.2 公司所屬單位和派出機(jī)構(gòu)（包括境外機(jī)構(gòu)）應(yīng)報(bào)公司的文件材料。 2.2.3 公司引進(jìn)項(xiàng)目、外購(gòu)設(shè)備等帶來的文

7、件材料。 2.2.4 公司投資的全資、控股、參股企業(yè)應(yīng)向公司提交的文件材料。,2 文件材料的歸檔,中國(guó)南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度,2.2 歸檔文件材料來源 2.2.5 公司參與的合作項(xiàng)目，合作單位按要求應(yīng)向公司提交的文件材料 2.2.6 公司執(zhí)行、辦理、接收的外來文件材料及各種載體材料。 2.2.7公司在營(yíng)銷工作中產(chǎn)生的各種與客戶有關(guān)的材料等。,2 文件材料的歸檔,中國(guó)南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度,2.3 歸檔文件材料載體 歸檔的文件材料載體主要包括,2 文件材料的歸檔,紙質(zhì)、 光盤、 磁帶、 照片及底片、 膠片、 實(shí)物等各種載體形式。,中國(guó)南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度,2.4

8、歸檔時(shí)間 2.4.1 管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。 2.4.2科研課題、基建項(xiàng)目、信息化項(xiàng)目文件材料在其項(xiàng)目鑒定、竣工后或財(cái)務(wù)決算后三個(gè)月內(nèi)歸檔，周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔。 2.4.3 外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記，安裝調(diào)試后歸檔。 2.4.4 公司職工外出參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。,2 文件材料的歸檔,中國(guó)南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度,2.4 歸檔時(shí)間 2.4.5 會(huì)計(jì)文件材料在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門整理歸檔，保管一年后向檔案室移交。 2.4.6審計(jì)(紀(jì)檢)檔案由審計(jì)和紀(jì)檢部門負(fù)責(zé)收集整理，在工作結(jié)束后的次

9、年6月前向檔案室移交歸檔。 2.4.7合同(招投標(biāo))文件在合同辦理完畢后三個(gè)月內(nèi)向檔案室移交歸檔。 2.4.8 磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。 2.4.9電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。,2 文件材料的歸檔,中國(guó)南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度,2.4 歸檔時(shí)間 2.4.10 下列文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔 2.4.10.1 變更、修改、補(bǔ)充的文件材料。 2.4.10.2 公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料。 2.4.10.3 公司產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的文件材料。 2.4.10.4 其他臨時(shí)活動(dòng)中形成的文件材料。

10、,2 文件材料的歸檔,中國(guó)南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度,2.5 歸檔要求 2.5.1 整理歸檔的文件材料應(yīng)遵循文件材料形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，并符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求。 2.5.2 歸檔的文件材料應(yīng)為原件，因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料，文件材料歸檔后不得更改。 2.5.3 非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。,2 文件材料的歸檔,中國(guó)南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度,2.5 歸檔要求 2.5.4 具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件，必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔。 2.5.5 歸檔文件材料的載體和字跡

11、應(yīng)符合耐久性要求。 2.5.6 歸檔的文件材料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。反映同一內(nèi)容而形式不同的文件材料應(yīng)保持其一致性。,2 文件材料的歸檔,中國(guó)南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度,2.5 歸檔要求 2.5.7 公司與其他單位合作完成的項(xiàng)目，公司作為主辦單位的保存全套文件材料，公司作為協(xié)辦單位的保存與承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。有合同、協(xié)議規(guī)定的，按其要求執(zhí)行。 2.5.8 各部門文書人員應(yīng)檢查本部門歸檔文件材料的齊全、完整與準(zhǔn)確情況，整理完畢并編制移交清冊(cè)，由部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字核準(zhǔn)后向檔案室移交。重要項(xiàng)目的文件材料移交時(shí)應(yīng)編寫歸檔說明。檔案室接收時(shí)應(yīng)全面檢查歸

12、檔文件材料的質(zhì)量。 2.5.9 交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)移交清冊(cè)，并履行簽字手續(xù)，移交清冊(cè)各留一份以備查考。,2 文件材料的歸檔,中國(guó)南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度,A文書檔案、 B生產(chǎn)運(yùn)行檔案、 C會(huì)計(jì)檔案、 D工程建設(shè)項(xiàng)目檔案、 F審計(jì)檔案、 G照片檔案、,3 歸檔文件的分類和定義,公司檔案分為：,H合同檔案 K科研檔案、 R榮譽(yù)、實(shí)物檔案、 S傳媒電子檔案、 X信息化項(xiàng)目檔案、Y 營(yíng)銷客戶檔案、 Z招投標(biāo)檔案。,中國(guó)南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度,3.1文書檔案 文書檔案是指企業(yè)在各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄。,3 歸檔文件的分類和定義,3.2生產(chǎn)運(yùn)行

13、檔案 生產(chǎn)運(yùn)行檔案是指企業(yè)在電力生產(chǎn)、調(diào)度運(yùn)行中形成的有保存價(jià)值的歷史記錄。,3.3會(huì)計(jì)檔案 會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。,中國(guó)南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度,3.4工程建設(shè)項(xiàng)目檔案 工程建設(shè)項(xiàng)目檔案是指從建設(shè)準(zhǔn)備階段到項(xiàng)目竣工驗(yàn)收以及運(yùn)行維護(hù)技術(shù)改造過程中形成的、具有保存價(jià)值的歷史記錄。,3 歸檔文件的分類和定義,3.5審計(jì)檔案 審計(jì)檔案是指在各類審計(jì)活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的以紙質(zhì)、磁質(zhì)、光盤和其它形式存在的歷史記錄。,3.6照片檔案 照片檔案是指企業(yè)在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的以靜態(tài)圖像為主的有保存價(jià)值的歷史記錄

14、。,中國(guó)南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度,3.7合同檔案 合同檔案是指企業(yè)在各類活動(dòng)中與自然人、法人或其它組織就設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系而形成的合同、協(xié)議、意向書及其過程紀(jì)錄。,3 歸檔文件的分類和定義,3.8科研檔案 科研檔案是指在科學(xué)技術(shù)研究與管理、知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像等各種形式的歷史記錄。,3.9榮譽(yù)、實(shí)物檔案 榮譽(yù)、實(shí)物檔案是指企業(yè)在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的榮譽(yù)、紀(jì)念品、印信類等實(shí)物形式存在的檔案。,中國(guó)南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度,3.10傳媒電子檔案 傳媒電子檔案是指企業(yè)或者個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的、依靠傳播媒體展現(xiàn)的、具有保

15、存價(jià)值的，以特殊載體或電子形式存在的歷史記錄。,3 歸檔文件的分類和定義,3.11信息化項(xiàng)目檔案 信息化項(xiàng)目檔案是指電力企業(yè)信息化項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的具有保存價(jià)值的資料和文件。,3.12營(yíng)銷客戶檔案 營(yíng)銷客戶檔案是指在電力營(yíng)銷過程中形成的具有保存價(jià)值的歷史記錄。,中國(guó)南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度,3.13招投標(biāo)檔案 招投標(biāo)檔案是指在企業(yè)招投標(biāo)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、數(shù)字、符號(hào)、圖表、聲像等各種不同載體的歷史記錄。,3 歸檔文件的分類和定義,中國(guó)南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度,公司各種類檔案根據(jù)公司分類表進(jìn)行分類,按照公司檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)作業(yè)指導(dǎo)書進(jìn)行整理。,4 歸檔文件整理,

16、4.1 文書檔案的整理 文書檔案由公司總文書和部門文書在每年的第一季度將次年的文件材料向檔案室移交。檔案室匯總后按照公司文書檔案分類規(guī)定進(jìn)行分類，再按照歸檔文件整理規(guī)則DAT/22-2000的相關(guān)規(guī)定，以件為單位進(jìn)行規(guī)范整理。,中國(guó)南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度,4.2 生產(chǎn)運(yùn)行、工程建設(shè)、科研、信息化項(xiàng)目檔案的整理 生產(chǎn)運(yùn)行、工程建設(shè)、科研、信息化項(xiàng)目檔案由各職能部門負(fù)責(zé)收集，保證齊全完整準(zhǔn)確后向檔案室移交。生產(chǎn)運(yùn)行、工程建設(shè)、科研、信息化項(xiàng)目檔案按照科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求和國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理。,4 歸檔文件整理,4.3 合同、招投標(biāo)檔案的

17、整理 合同、招投標(biāo)檔案由合同、招投標(biāo)主管部門負(fù)責(zé)收集匯總后移交檔案室。合同、招投標(biāo)檔案可歸入工程的,按照科技檔案進(jìn)行整理。單獨(dú)歸檔的按照歸檔文件整理規(guī)則DAT/22-2000相關(guān)規(guī)定，以件為單位進(jìn)行整理。,中國(guó)南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度,4.4 會(huì)計(jì)檔案的整理 會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門按照財(cái)政部會(huì)計(jì)檔案管理辦法（財(cái)會(huì)字199832號(hào)）的規(guī)定整理，保管一年后，連同會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)一并向檔案室移交。,4 歸檔文件整理,4.5照片檔案的整理 照片檔案由各形成的職能部門（包括新聞中心）匯總后向檔案室移交，照片檔案參照照片檔案管理規(guī)范的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理。,中國(guó)南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度,4.6榮譽(yù)

18、、實(shí)物檔案的整理 榮譽(yù)、實(shí)物檔案由有關(guān)部門或個(gè)人在接收到榮譽(yù)、實(shí)物檔案后向檔案室移交。榮譽(yù)、實(shí)物檔案按件為單位整理保管。,4 歸檔文件整理,4.7審計(jì)(紀(jì)檢)檔案 由審計(jì)和紀(jì)檢部門負(fù)責(zé)收集匯總，在工作結(jié)束后的次年6月前向檔案室移交，審計(jì)(紀(jì)檢)檔案按歸檔文件整理規(guī)則和紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)案件管理辦法的相關(guān)規(guī)定整理。,中國(guó)南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度,4.8傳媒電子檔案由形成部門或個(gè)人匯總后統(tǒng)一向檔案室移交，按照分類不同分別編號(hào)進(jìn)行整理。,4 歸檔文件整理,4.9營(yíng)銷客戶檔案由形成的單位收集、整理、保管。,中國(guó)南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度,5.1 公司設(shè)立專門的檔案庫房作為檔案的保管場(chǎng)所，檔案庫

19、房應(yīng)符合有關(guān)規(guī)定，達(dá)到“八防”要求和溫濕度標(biāo)準(zhǔn)，并有專門人員管理，定期檢查。,5 檔案的保管及利用,5.2檔案庫房建立統(tǒng)一的臺(tái)賬，做到賬物相符。檔案人員應(yīng)熟悉庫藏檔案情況，根據(jù)利用者需要，通過各種手段積極開發(fā)檔案信息資源，開展如文件匯編、大事記、組織沿革、深層次編研等各種信息服務(wù)工作。,5.3凡本公司的職工，均可在檔案室或公司網(wǎng)絡(luò)上查閱與本部門業(yè)務(wù)有關(guān)的檔案信息資料。,中國(guó)南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度,5.4查閱機(jī)要檔案、重要檔案、重要會(huì)議記錄必須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，專人負(fù)責(zé)查閱。會(huì)計(jì)檔案需經(jīng)財(cái)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)由財(cái)務(wù)人員查閱。,5 檔案的保管及利用,5.5 公司各種類檔案原則上只能在檔案室查閱使用，不得外借，如確因工作需要，需經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借出的檔案不準(zhǔn)擅自復(fù)印，經(jīng)批準(zhǔn)同意借出或復(fù)印的檔案，不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借他人和擅自拆卷、私自摘抄，不得帶出公司外，更不得劃道、填字，涂改、損壞檔案。,中國(guó)南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理制度,5.6 外單位人員查閱檔案，一律憑單位介紹信，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。,5 檔案的保管及利用,5.7 利用檔案的人員要填