1、歸檔文件材料的收集和整理,重慶市檔案局 檔案館(室)業(yè)務(wù)指導(dǎo)處 鄧國強 63899392,提綱及問題,1.文書檔案概念 2.檔案收集 歸檔范圍及不歸檔范圍確定（按8號令）； 檔案收集方法途徑、收集的質(zhì)量要求。 3.歸檔文件整理 整理方法步驟及相關(guān)要求； 檔案保管期限劃分（按8號令）。,一、文書檔案概念、文書與檔案聯(lián)系：,1、文書檔案概念 指機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他社會組織在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理活動中形成的具有保存1價值并經(jīng)過歸檔整理的文件材料。 2、文書與檔案的聯(lián)系 文書是檔案的前身，檔案是文書的歸宿1。辦理完畢、具有保存價值的文書，經(jīng)過歸檔整理后才能轉(zhuǎn)化為檔案。,二、文件材料的收集,（一）

2、明確收集工作的重要意義（P89） 收集工作是文書檔案管理的一個重要環(huán)節(jié)，與文書檔案管理中其他各環(huán)節(jié)的工作比較起來，它處3于一種特殊的地位，做1好收集工作1對整個文書檔案管理都有著重要意義。,（二）收集范圍,包括歸檔范圍和不歸檔范圍（這是一個重點，國家局8號令中有明確說明） 每個單位都應(yīng)根據(jù)國家檔案局的文件精神制定本單位的文件材料歸檔不歸檔范圍及保管期限表,歸檔范圍,凡是反映本機關(guān)職能活動和基本歷史面貌，辦理完畢，對機關(guān)和社會具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。,(1)反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌,對本機關(guān)工作1、國家建設(shè)和歷史研究有利用價值的文件材料主指業(yè)務(wù)工作方面的,機關(guān)在履行三

3、定方案賦予本單位職能活動過程中形成的文件材料。 如：研究業(yè)務(wù)工作1的黨組1（黨委）會、行政辦公會、召開的工作1會、業(yè)務(wù)會，關(guān)于業(yè)務(wù)問題的請示批復(fù)，去函及復(fù)函，職能活動的計劃總1結(jié)，檢查調(diào)研，頒發(fā)的業(yè)務(wù)文件材料等,（2）機關(guān)工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料指機關(guān)管理方面的,1.機關(guān)制訂的工作1條例、內(nèi)部規(guī)章制度 2.機構(gòu)設(shè)置、撤并、更名、啟印、人員編制等 3.機關(guān)黨委團委工會婦委會等工作中形成的重要材料 4.有關(guān)科技科研、基本建設(shè)文件材料 5.權(quán)證歸屬、機關(guān)管理中外簽合同協(xié)議 6.干部任免調(diào)配錄用轉(zhuǎn)正等 7.紀(jì)檢、安保工作 8.國家局8號令充實的諸如產(chǎn)權(quán)關(guān)系

4、、個人權(quán)益等方面材料（如婚姻、房產(chǎn)、人口普查、知青、土地承包、林權(quán)、土地征用拆遷、就業(yè)再就業(yè)、醫(yī)保、計生、學(xué)籍、戶籍等）,（3）本機關(guān)需貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、同級機關(guān)文件材料，下級機關(guān)報送的重要文件材料外來文件,上級的： 1.需貫徹的會議文件(科學(xué)發(fā)展觀、任務(wù)分解) 2.制發(fā)的業(yè)務(wù)文件及需貫徹的非業(yè)務(wù)文件（如8號令，務(wù)虛會、工改、職稱） 3.領(lǐng)導(dǎo)人視察形成的文件 4.代起草并被采用的文件（如自擬的制度辦法爭取政府或聯(lián)合發(fā)文、以政府名義開工作會形成的文件） 5.轉(zhuǎn)發(fā)的本機關(guān)文件,同級的： 1.普發(fā)需貫徹的（如人事、財政、紀(jì)檢、勞動局文件） 2.檢查工作的（如審計通知、報告，檔案抽檢、資源節(jié)約檢查、

5、保密） 3.聯(lián)系、協(xié)商工作的 （易遺漏的，如外單位對本機關(guān)相關(guān)人員職級待遇工資1、表彰獎勵等方面的文件材料）,下級的： 1.工作計劃、報告、總結(jié)、財務(wù)預(yù)決算、統(tǒng)計報表等 2.重要的科技文件材料(科技、科研，課題申報、專利產(chǎn)品) 3.重要的備案材料（如村社土地承包、土地開發(fā)、入股分紅派利；區(qū)縣部門就重大事項報當(dāng)?shù)攸h委政府抄市級相關(guān)主管部門）,(4)其他對本機關(guān)工作具有查考價值的文件材料 如：統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析材料、本機關(guān)歷史沿革、大事記、年鑒等、會議記錄、簡報等,2.不歸檔的范圍,(1)本機關(guān)形成的文件材料 1.重份文件 2.無查考價值的事務(wù)性臨時性文件 3.一般性文件歷次修改稿、各次校對稿 4

6、.無特殊保存價值的信封 5.不需辦理的人民來信、電話記錄 6.機關(guān)內(nèi)部抄送件 7.本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)兼外單位職務(wù)與本機關(guān)無關(guān)文件 8.收集的供參考件等,(2)上級機關(guān)的文件材料,1. 上級機關(guān)任免獎懲非本機關(guān)人員（任免市管區(qū)管干部，表彰某獎項無自己人的）， 2. 普發(fā)不辦的（中辦通報、中央文件、內(nèi)參、辦公廳通報，領(lǐng)導(dǎo)講話等）， 3.供參1考抄件（如分工、外單位職能劃轉(zhuǎn)）， 4.征求意見未定稿（規(guī)劃綱要等未提意見）,(3)下級機關(guān)的文件材料,簡報、情況反映 抄報或越級抄報的文件材料 （以市級機關(guān)為例：區(qū)縣局給區(qū)縣黨委政府的申請，內(nèi)部科室人員調(diào)整、領(lǐng)導(dǎo)分工、發(fā)轄區(qū)單位一般性件，如接收階段檔案、辦班； 以鎮(zhèn)

7、鄉(xiāng)為例：村社四職人員調(diào)整、領(lǐng)導(dǎo)分工等抄送鎮(zhèn)鄉(xiāng)或區(qū)縣相關(guān)委辦局等）,(4)同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)的文件材料,參會不需貫徹件（各單位工作會，了解周知性） 抄送不辦的件 （如：鎮(zhèn)鄉(xiāng)部署來年檔案工作計劃給區(qū)縣檔案局抄件、部署全鎮(zhèn)衛(wèi)生綜合治理給區(qū)縣衛(wèi)生局抄件等； 再如：公檢法、市農(nóng)行等實行系統(tǒng)管理或重視對系統(tǒng)指導(dǎo)的單位，表彰系統(tǒng)某方面工作，如檔案、保密、綜治先進個人單位，或通報系統(tǒng)某項工作開展情況、部署工作等方面給對應(yīng)機關(guān)抄送件）,3 不歸檔文件的處理,（1）屬于清退范圍的按規(guī)定清退（即時清退、照單限時清退） （2）其他不歸檔文件，登記造1冊1銷毀，數(shù)量大的送指定的保密紙廠化漿銷毀，少的可用碎紙機或燒毀的

8、方式銷毀。禁止混入廢舊報紙出售，防止失泄密。,（三）收集的途徑和方法,1、收文 2、發(fā)文 3、平時收集方法下收集到的 零散1文件：經(jīng)辦人忘交的，或因搶火、水災(zāi)形成的破損修復(fù)件等 帳外文件：未登記件（如計劃、總結(jié)，會議記錄、外帶回件，內(nèi)部規(guī)章，統(tǒng)計表，外簽合同等，另名冊、賬本） 專門文件（各門類P213-215、載體）,檔案收集有章可循,檔案法第十條、重慶市實施檔案法辦法第十一條規(guī)定：國家機關(guān)工作人員在公務(wù)活動中形成的文件材料應(yīng)當(dāng)歸檔，任何個人不得拒絕歸檔，不得拒為已有 國家行政機關(guān)公文處理辦法第三十八條規(guī)定：個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。 國家檔案局令（第8號）第五條：凡屬機關(guān)歸檔范圍的文件材料

9、，必須按有關(guān)規(guī)定向本機關(guān)負(fù)責(zé)檔案工作的部門移交，實行集中統(tǒng)一管理，任何個人不得據(jù)為已有或拒絕歸檔。,（四）收集的具體要求： 齊全完整，符合檔案保護要求,齊全完整:一方面是指所有應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料都應(yīng)收集齊全完整，各個部門各個門類的都要收齊，不遺漏。另一方面是一份文件要齊全完整，正件與附件，印件與定稿，請示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件，多種文字形成的同一文件材料。 （規(guī)定第十條：機關(guān)應(yīng)歸檔紙質(zhì)文件材料中，有文件發(fā)文稿紙、文件處理單的，應(yīng)與文件正本、定稿一并歸檔。）,符合檔案保護要求：,一是文件制作材料的紙張(不能是復(fù)寫紙、熱敏性傳真紙;尺寸要求) 二是字跡材料（需是耐久性字跡，如炭素、藍黑墨水。杜絕

10、用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水、紅墨水等）,三、歸檔文件整理：,將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。,（一）歸檔文件整理依據(jù),歸檔文件整理規(guī)則（D A /T222000）是中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) 重慶市機關(guān)歸檔文件整理實施細(xì)則（渝檔發(fā)200934號） 重慶市企業(yè)事業(yè)單位歸檔文件整理規(guī)定（ 渝檔發(fā)200939號）,（二） 適用范圍：本細(xì)則適用于全市各級機關(guān)、團體、行政事業(yè)單位和其他社會組織。 中央國家機關(guān)在渝單位、金融保險單位參照執(zhí)行。,（范圍不含企業(yè)、大專院校等企事業(yè)單位。企事業(yè)單位貫徹歸檔文件整理規(guī)則現(xiàn)在是按“渝檔發(fā)200939號”執(zhí)行，主要在檔案分類、排

11、列、編號上有區(qū)別，適當(dāng)時分別作一說明，有新規(guī)定或其行業(yè)、地區(qū)有要求的從其規(guī)定，可打63896687咨詢。）,適用對象：紙質(zhì)文書檔案,執(zhí)行時間：,市級機關(guān)從2001年開始執(zhí)行，三年內(nèi)全部施行（不遲于2004年），區(qū)縣級機關(guān)由區(qū)縣檔案局決定，五年內(nèi)全部施行（不遲于2006年）按此標(biāo)準(zhǔn)進行整理,（三）新舊辦法的主要區(qū)別,（詳見教材P98118上半頁、P118下半頁120頁。） 一是管理單位不同：舊卷，新件； 二是目錄級數(shù)不同：舊案目、內(nèi)目， 新歸檔目錄； 三是裝訂方式不同：舊三孔一線法入卷， 新線或不銹鋼釘； 四是操作難度不同：舊難，新易；,（四）整理原則,遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系

12、，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。,（五）質(zhì)量要求,1.歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。 （超大紙張應(yīng)折疊為A4或16開幅面） 2.整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料應(yīng)符合檔案保護要求。,（六）方法和程序,1、分類 一般采用“保管期限年度機構(gòu)（問題）”方法分類。 同一全宗分類方案應(yīng)穩(wěn)定。 （企事業(yè)單位：實行綜合管理的以“大類（按照工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則設(shè)置的黨群工作、行政管理、生產(chǎn)技術(shù)、經(jīng)營管理類）年度”；非實行綜合管理的以“年度組織機構(gòu)或問題”分類）,（1）分年度：,歸檔文件整理實施細(xì)則要求以文件形成時間為劃分歸檔年度的唯一依據(jù)。取消按針對

13、年度分類。 不能機械照搬跨年度的會議文件，放在閉幕年；來文與復(fù)文跨年度并作為一件的，放在復(fù)文年。 歲末年初制發(fā)的文件時間易出錯,（2）分保管期限,保管期限劃分依據(jù) 2006年12月，國家檔案局令第8號機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定第6條：機關(guān)文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為：30年、10年(P129) (判定期限屬檔案鑒定工作環(huán)節(jié),鑒定包含三方面內(nèi)容P120一是制定歸檔范圍和保管期限表；二是分清歸檔的及不歸檔的、歸檔的要判定其期限；三是對不歸檔及期限到期的鑒定銷毀),永久,凡是反映機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)、國家建設(shè)和歷史研究有長遠利用價值的檔案。

14、P129 包括：1.自制法規(guī)政策性文件、中長期發(fā)展規(guī)劃、綱要。,2.召開重要會議（年度工作會、專題會、重要業(yè)務(wù)工作會的請示批復(fù)通知名單日程報告講話總結(jié)決定決議紀(jì)要等） 3.舉辦重大活動形成的文件（承辦國際性會，農(nóng)口搞花博農(nóng)博會，商業(yè)部門搞糖酒會，市檔案局與紅巖聯(lián)線搞的慶直轄十周年檔案展等大型、有很大影響力的活動的請示批復(fù)議程名單報告、領(lǐng)導(dǎo)賀辭題詞講話，承辦部門要存永久）,4.重要業(yè)務(wù)文件（業(yè)務(wù)工作方面的規(guī)范性文件如司法鑒定、婚姻、政府采購、照片、會計、醫(yī)保、歸檔細(xì)則；人事局規(guī)范津補貼與紀(jì)委監(jiān)察審計財政等部門聯(lián)合發(fā)文） 5.重要問題（如實施五個重慶建設(shè)中相關(guān)具體承辦部門給黨委政府的請示報告及上級

15、批復(fù)（示）等，檔案部門關(guān)于檔案開放、重慶市民國檔案搶救、檔案館新館建設(shè)）的請示及上級批復(fù)（示）,6.重要報告（調(diào)研報告、一府兩院、財政移民、經(jīng)濟形勢分析報告） 7.重要總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表 8.機構(gòu)演變、人事任免（以及職工錄用調(diào)資定級等） 9.房屋買賣、征地，重要合同協(xié)議（規(guī)模大金額大影響力大） 10.資產(chǎn)登記,11.上級制發(fā)的屬本單位主管業(yè)務(wù)需貫徹執(zhí)行的重要文件等（8號令、武裝警察法、道路運管條例） 12. 同級、下級重要業(yè)務(wù)問題來函請示及本機關(guān)復(fù)函批復(fù)等 13.人大議案政協(xié)提案復(fù)函(主辦承辦部門存永久、協(xié)辦部門可存30年),注意：易遺漏的：黨組會、辦公會記錄；干部、黨員統(tǒng)計年報，重要合同協(xié)議

16、；人員花名冊等。 看價值而非看文件制發(fā)者的級別。 把握文件材料重要性與一般性，要從機關(guān)職能活動規(guī)模大小、規(guī)格高低、影響力大小、文件是否具備方針政策法規(guī)性等因素來衡量，是否該永久保管, 30年,凡是反映本機關(guān)一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本機關(guān)工作有查考利用價值的文件材料： 如：本機關(guān)開工作（專題）會一般性文件（典型材料、代表發(fā)言、交流材料、會議簡報）， 一般會議的重要文件（如開半年工作會的通知、領(lǐng)導(dǎo)講話、名單、議程等），一般性業(yè)務(wù)文件，重要的接待方案計劃； 上級視察形成的一般件（本地區(qū)、本單位的工作匯報），參加會議本機關(guān)提交的經(jīng)驗交流材料；,人事管理工作形成的文件材料（人事工作制度、規(guī)定、辦法，

17、內(nèi)部表彰，警告等）；來信來訪一般處理結(jié)果；機關(guān)財務(wù)預(yù)算，物資采購、招投標(biāo)、機動車調(diào)撥轉(zhuǎn)讓，職工住房分配出售規(guī)定細(xì)則；管理機關(guān)、管理車輛、物資的制度辦法； 易出錯的：下級年度總結(jié)（10年）、內(nèi)設(shè)機構(gòu)年度總結(jié)（30年）；, 10年,凡是在較短時間內(nèi)對本機關(guān)有參考利用價值的文件材料： 如：上級和同級頒發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件（8號令、人事勞動部門下發(fā)的社保醫(yī)保、公積金、房改車改文件、工改津貼招錄職工死亡撫恤金發(fā)放文件；財政下預(yù)政府采購目錄財會制度辦法；紀(jì)檢黨風(fēng)廉政反腐倡廉；科委科研項目課題申報流程）、上級制發(fā)屬本機關(guān)業(yè)務(wù)一般件（關(guān)于檔案安全通知） 本機關(guān)年度以下總結(jié)計劃、一般活動總結(jié)、

18、下級報送的年度工作總結(jié)、報告和統(tǒng)計報表；,本機關(guān)請示無批復(fù)批示、同級下級來函請示無復(fù)函批復(fù)（示）有處理意見的等 （提示：同一主題的若干文件，如開工作會，請示批復(fù)講話等永久，而交流材料、會議發(fā)言材料、簡報30年可，不必也不該全放一起定永久，不科學(xué)，其初衷可能是為了好查，其實現(xiàn)在不存在此想法，隨著數(shù)字化時代的到來，檔案查閱不再依賴手工，直接通過電腦查詢方便快捷）,（3）分機構(gòu)（分問題）：按文件的承辦機構(gòu)或按分類方案中的類別排列）,2、裝訂,剔除重份確定“件”（見P118最后一段，教材上內(nèi)容略簡） 歸檔文件按件裝訂。件是歸檔文件的整理單位，一份文件為一件，是下列情形的為一件處理：文件正本與定稿為一件

19、，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，收文與收文處理單為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊是一冊（本）的為一件，來文與復(fù)文中，外單位來文與本機關(guān)的復(fù)文為一件，本機關(guān)向同級或上級的去文與他們的復(fù)文各為一件，簡報一期一件，會議文件一份一件，會議紀(jì)要原則上一次會議記錄為一件，也可一本（冊）為一件,裝訂要求：,歸檔文件以件為單位用線或不銹鋼釘進行裝訂。 (工具準(zhǔn)備：縫紉機、線；釘書機、不銹鋼釘；電鉆。) 符合保護需要，左下整齊。分前后順序排列后裝訂。（正本在前定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；收文處理單在前，收文在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來文在后）,3、

20、排列,歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。 會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。 （企事業(yè)：可按照各企事業(yè)單位制定的分類方案順序排列。采用“大類年度分類的，按同一大類下同一年度的集中排列；采用“年度組織機構(gòu)或問題”的，按同一年度下同一機構(gòu)或問題的集中排列。）,4、編號,歸檔文件應(yīng)逐件加蓋歸檔章，依分類排列的順序逐件編號（室編件號）。每年三個號，各期限分別從“1”起號，下年不得接上年號。 （企事業(yè)編號：在同一類別內(nèi)不同年度中分別編一流水號，即同類別中一年一號；或同一年度內(nèi)不同機構(gòu)問題分別編一流水號，即同一年度中一機構(gòu)一號。不同期限的文件在同一類別同一年度或

21、同一年度同一機構(gòu)問題中可混排編號）,歸檔章的蓋制：自制文件在文件首頁上端空白位置蓋，收文在文件收文處理單上端空白位置蓋，歸檔章設(shè)置“全宗號、保管期限、年度、室編件號、館編件號”，示樣如下: （長寬：65mm18mm）,提示：企事業(yè)單位按照歸檔文件整理規(guī)則執(zhí)行歸檔章的格式。 66mm16mm（長寬）,5、編制歸檔文件目錄,歸檔文件目錄設(shè)置件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注。式樣如下： （企事業(yè)：件號欄為“檔號”（格式：全宗號+分類號+件號），另頁數(shù)與備注間多“保管期限”欄） 錄入方式：一是用檔案管理軟件系統(tǒng) 二是用手工制表錄入,錄入要求,件號：文件的排列順序號。照錄 （檔號：填寫全宗號+分類號+件號，如106DQ20091） 責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者。全稱或規(guī)范簡稱，如多個責(zé)任者，可填寫有其文號的責(zé)任者另再填寫一個并加“等”即可，制定錄入細(xì)則和責(zé)任者簡稱表 文件編號：文件的發(fā)文字號，包括發(fā)文機關(guān)代字、發(fā)文年度（用方括號括入）、發(fā)文順序號。照錄