1、行政管理基礎工作,總經(jīng)理辦公室 二OO五年六月,目 錄,會議組織 行政接待 車輛管理 CIS系統(tǒng),行政管理的基本要求,把握正確方向 關注工作細節(jié) 腦靈 眼活 腳勤 手快,會議組織,加強會議組織工作目的 能使工作忙而不亂 與會人員心情愉悅 會議效果充分顯現(xiàn),目 錄,第一章 會前準備工作 第二章 會中工作安排 第三章 會議善后工作,會前準備工作是會議程序的基本階段,也是最重要的階段. 制定會議計劃（確定會議名稱、時間、地點、議程、出席人員名單、經(jīng)費） 會議召開的報批 發(fā)會議通知、確認參會人員收到通知,第一章 會前準備工作,召開會議布置會務組的任務（分文字材料準備和行政后勤準備兩部分） 預編制與會人

2、員通訊錄會. 準備會議文件和材料有領導審批發(fā)放范圍和發(fā)放方式，并留有份數(shù)余地 會議材料一般包括領導講話和工作報告，新聞通稿、議題內(nèi)容、日程表和編組名單,第一章 會前準備工作,選擇和布置會場(周密細致) 結(jié)合人數(shù)和內(nèi)容，大小適中、地點適合、實施齊備 (照明、通風、衛(wèi)生) 布置回字形、課桌形或其他形式、注意主席臺的布置和人數(shù)、席卡的安排,第一章 會前準備工作,選擇和布置會場(周密細致) 各種修飾性的會標、標語、口號、祝賀詞、綠色盆景、花卉、旗幟等 音響、音樂、擴音、錄音、茶飲料、茶點、服務、電話、會議須知、導示牌、告示牌、簽到臺 會場布置形式要領導同意，布置后要領導查看驗收,第一章 會前準備工作,

3、排列座位 最高領導居中，其次分列兩側(cè)、左上右下、考慮主持人的位置和發(fā)言者的話筒擺放 其他人員按照漢字順序、地理位置或部門,第一章 會前準備工作,行政后勤 用車安排、接機和接站、領導接待 后勤服務：住宿、車機票預訂 用餐安排：地點、標準、數(shù)量、酒水、形式、席卡、桌號 會議茶水和點心安排 攝影錄象錄音安排,第一章 會前準備工作,新聞發(fā)布的準備 起草新聞發(fā)布稿或新聞通稿 由有關領導審定 在會前、會中或會后適當時候發(fā)布,第一章 會前準備工作,會前全面檢查和梳理 重點是資料、會場布置、席卡擺放、會議設施、安全保衛(wèi)、消防設施,第一章 會前準備工作,簽到（修訂通訊錄） 熱情接待會議代表 傳接重要電話批件 協(xié)

4、助領導掌握情況 協(xié)助領導控制進程,第二章 會中工作安排(把握),安排會議記錄、編寫會議簡報 控制會場音響效果和空調(diào)溫度 會中休息播放音樂 補充茶水,第二章 會中工作安排(把握),送別會議代表(安排領導車輛禮品) 處理遺忘物品(暫寄存郵寄委托轉(zhuǎn)交) 交接設施和物品(清點歸還儲存),第三章 會議善后工作(忌懈怠),打印會議紀要或記錄 郵寄感謝信件 郵寄通訊錄紀要 郵寄代表照片 費用的結(jié)算、報銷 總結(jié)會議的得失,第三章 會議善后工作,接待流程和注意事項,加強接待和社交禮儀目的 提升公司形象和品位 增強對方對公司信任 獲得更多的商業(yè)機會,目 錄,第一章 接待遠方來賓注意事項 第二章 日常接待注意事項

5、第三章 引領來客注意事項 第四章 宴請來賓注意事項 第五章 送行和道別注意事項 第六章 電話禮儀和處理技巧,第一章 接待遠方來賓注意事項,掌握客人來訪計劃,通知接待人員 準備交通住宿餐飲 (客人付費標準征得其同意) 接站接機牌(班次時間人數(shù)聯(lián)系號碼送達地點辦公室聯(lián)系人員) 接到客人,不熟悉的有必要確認 見面時的歡迎問候視級別不同代理接待說明理由,表示歉意,第一章 接待遠方來賓注意事項,客人的行李的妥善安排幫助提取 招呼客人上車,介紹活動初步安排 幫助辦理客房登記,告知房間設施 提醒用餐或會晤時間及地點 重要客人配備鮮花和水果(名片) 盡快離開房間,客人整理行李梳洗,第二章 日常公司接待注意事項

6、,招呼來客人 熟悉正式稱呼 不熟悉問清單位稱謂 雙手按序接發(fā)名片 名片特殊字或外文詢問對方 未預約領導來客的接待判斷是否通報,第二章 日常公司接待注意事項,謝絕會晤領導外出說明理由歉意 重要來客等候時照料避免冷場急噪,第三章 宴請接待注意事項,宴會酒店和包廂的確認 宴會菜肴標準確定 考慮外賓回民等民族禁忌 宴會用煙酒恰當 來賓人員多可以分層次安排 上菜進度和順序的控制,第三章 宴請接待注意事項,重要宴會應該編桌序以主桌右高左低 座位順序東道主右主賓左第二主賓 重要宴會擺放席卡席牌菜單 西餐左叉右刀叉尖刀口順下 叉刀人字未用完并攏用完,第三章 宴請接待注意事項,喝湯不能有聲音 西方很少包廂,用餐

7、忌大聲喧嘩 用餐前可掛衣,餐中忌脫衣松領帶 陪同人員向主賓敬酒到主賓右后方,第四章 道別注意事項,了解客人離別航班或車次,安排送別時間、地點和車輛。 需要代購車船或機票，盡量滿足，不能代辦提前說明理由，避免客人延誤工作安排。 提前了解客人離別風俗習慣，做到熱情大方。 安排好送別車輛和人員層次，道別人多要安排好秩序，等客人車船離開時才轉(zhuǎn)身離開。,大型接待活動安排,事前聯(lián)絡確認報批 制定接待方案報批 方案布置內(nèi)外溝通 方案實施和補充 資料歸檔和總結(jié),五個工作環(huán)節(jié),大型接待活動安排,確定來訪單位 了解來訪目的 熟悉來訪行程 來訪職務人數(shù) 來訪準確時間 了解來訪單位和人員資料 單位領導批準或集團批準,

8、事前聯(lián)絡確認報批,大型接待活動安排,明確接待規(guī)模（來函意見和公司工作） 明確接待領導（對待原則和發(fā)展趨勢） 明確接待地點（有利于展示公司形象） 明確接待時間（尊重客人） 制定方案報領導審批,多聯(lián)系多請示制定方案,大型接待活動安排,查詢來訪單位及人員資料 通過業(yè)務部門了解 通過公開資料了解 通過相關渠道了解 準備匯報和交流材料 資料的特點和針對性要強,了解和準備材料充實方案,大型接待活動安排,與來訪單位進行溝通 落實聯(lián)系人和聯(lián)系電話 與參與接待人員溝通 參與接待主要領導 參與接待行政人員 參與接待司乘人員,內(nèi)外溝通完善方案,大型接待活動安排,方案實施和補充 外賓注意特殊風俗習慣 外賓準備翻譯人員

9、,大型接待活動安排,方案實施和補充 首長來訪呈報接待名單 確定主要介紹人和內(nèi)容 確定照應相關陪同人員 現(xiàn)場還要準備擴音設備 準備簽字臺和簽字文具 擬定合影的最佳地點,大型接待活動安排,方案實施和補充 領導座談介紹參觀宴請 搶拍領導訪問環(huán)節(jié)鏡頭,大型接待活動安排,總結(jié)和資料歸檔 參與接待人員總結(jié) 重要人員和事件形成報道 文字資料歸檔 音像資料歸檔,駕駛?cè)藛T管理 車輛日常管理,車輛管理,駕駛?cè)藛T的管理,領導身邊的人 德育高于技能 保密安全意識 費用管理監(jiān)控 勞動紀律表率 服務職能延伸,駕駛班組管理,班長能力素質(zhì) 班組環(huán)境衛(wèi)生 班組日志記錄 班組日?？记?班組安全學習 班組車輛檔案,車輛的管理,公務

10、小車 交通大客 領導專車 客貨兩用,車輛的管理,小車車庫管理 大客停車 場所 交通大客路線 交通大客班次,車輛維修管理,日常維護：減少故障發(fā)生 故障判斷：班組共同判斷 市場詢價：三家以上競價 維修申請：履行報批程序 廠家維修：書面聯(lián)系維修,市場詢價、多家競爭,車輛維修管理,現(xiàn)場監(jiān)督：監(jiān)督修理環(huán)節(jié) 驗收確認：責任人和班組長驗收確認 費用報銷：匯款支付（維修清單，增值稅發(fā)票） 更換的損壞零配件帶回公司供應處理 輪胎更換:記錄公里數(shù)舊胎供應處理,市場詢價、多家競爭,內(nèi)加油：定點加油、按月結(jié)算（市區(qū)） 外加油：乘車人確認 油耗統(tǒng)計：根據(jù)當月碼表和額定油耗考核,車輛油耗管理 -定點供應、額定油耗,保險到

11、期必須及時續(xù)保 有險即報保護現(xiàn)場向公安交警和保險部門同時報案 及時索賠減少損失(出險通知書損失清單修理估價書代堪報告損失照片修理估價協(xié)議書),車輛保險管理 -及時續(xù)保 有險即報,詳細填報：根據(jù)日志單詳細填報費用明細單和張貼發(fā)票 報銷審核：秘書初審主任復審 簽字把關: 嚴格對照,車輛費用管理 -明確時點、單獨填報,駕駛員手冊,用車管理制度 崗位職責要求 年功工資制度 車輛管理要求 日常行為規(guī)范 公司常用電話 基本英語會話 公司基本知識,CIS系統(tǒng),推廣CIS系統(tǒng)，維護和提升企業(yè)形象是員工的責任 標志、標準字、標準色是企業(yè)識別系統(tǒng)的基本要素 標志用在招牌、看板、建筑外觀、標識牌等大型應用設計項目,

12、海螺集團標志是由標準英文CONCH（海螺）變形而來，粗壯的黑體字構(gòu)現(xiàn)出海螺集團的實力特征，嚴謹、扎實、穩(wěn)重，中心字母N做相應的變形，突出中心的紅色平行四邊形，表現(xiàn)海螺集團內(nèi)部過人的生命力，紅色的平行四邊形上下突出整個黑體字母的框架，表現(xiàn)海螺集團尋求突破，上下求索，為人類開拓和創(chuàng)造新空間的企業(yè)理念。,標志釋義,海螺企業(yè)標準色,紅色（M：100Y：100） 黑色（B：100） 象征企業(yè)熱誠服務，親切和睦的態(tài)度 具有色彩明快、對比強烈醒目效果,CIS組合,標志、標準色和標準字的組合(三標組合) 公司名稱和標志的組合 (名標組合) 企業(yè)輔助圖形的組合 (主輔組合) 中英文專用印刷體： 宋體、黑體、賀頭體、羅馬體,此形象（彩色和黑白體）以活潑可愛的卡通人物，表述海螺集團的親善、友好、健康、向上的內(nèi)涵,吉祥物,企業(yè)形象要素之一,海螺CIS應用設計系統(tǒng)（九類）,辦公用品類（信紙、信封、名片、傳真、便條、介紹信、工作手冊、電話記錄、文件夾、文件袋） 事物用品類（工作證、通行證徽章、公司旗幟、桌旗、公文包、表彰證書） 內(nèi)部環(huán)境類（大堂接待、辦公室、會議室、餐廳、入口指示、導示牌）,海螺CIS應用設計系統(tǒng)（九類）,外部環(huán)境指示類（大廈形象、大廈招牌、頂層招牌、廠區(qū)布置圖、標語、海報） 公關宣傳類（領帶、打火機、鋼筆、廣告?zhèn)?、禮品衫、禮品袋、POP掛旗、賀卡、請柬、鳴謝卡）,海螺CIS應用設計系統(tǒng)