1、管理協(xié)調基本內容和一般思路,張掖市郵政局 2006年10月,企業(yè)內部協(xié)調的內容、一般方法、基本形式和渠道,企業(yè)內部協(xié)調的重要手段溝通,內 容,企業(yè)內部協(xié)調的內容、一般方法、基本形式和渠道,1、垂直方向處理好上下級關系 （1）協(xié)調的一般內容 組織授權不合理、上下權責不清 下級不尊重上級職權、有越權行事、不服從行為 上級擅自干涉和干擾下級工作 上下級缺乏有效的溝通和理解 上級的不當指揮 上下級個人因素造成的問題（工作思路、習慣、作風等）,企業(yè)內部協(xié)調的內容和一般方法（一）,（2）、協(xié)調的一般方法 組織協(xié)調，理順組織關系，合理分工授權，明確上下級權責范圍 加強信息交流，廣泛開展各種形式的交流、訪談、

2、座談 企業(yè)形成良好的工作氛圍和團結一致的合作愿望 提高上下級的素質 上級的指揮要減少失誤 建立明確的管理制度和責任制度,企業(yè)內部協(xié)調的內容和一般方法（二）,2、水平方向部門之間、崗位之間、生產經(jīng)營的各個環(huán)節(jié)之間，是企業(yè)協(xié)調最大量的工作，也是一個難點，因為上下級之間的矛盾往往可以通過行政手段解決，上級手中的權力可以起很大的作用，而同級之間的問題要復雜得多。,企業(yè)內部協(xié)調的內容和一般方法（三）,（1）、協(xié)調內容（問題和矛盾的所在） 機構不健全，職能上存在漏洞例如“三不管”，往往會引起推踢和爭搶 分工不明、職責不清、好事爭搶、難事推踢 機構臃腫、職位、職能重疊、人浮于事 任務輕重不均 獎懲不明 部門

3、利益沖突 本位主義 個人因素 缺乏信息溝通、各行其是,企業(yè)內部協(xié)調的內容和一般方法（四）,（2）、協(xié)調的一般方法 組織調整 -隊伍精干、精兵簡政 -健全機構、明確職責 制度協(xié)調健全各項管理制度、落實責任制度 科學計劃資源調整、任務分配、期量銜接等 加強教育，提高素質 削弱個人因素 缺乏信息溝通 營造團結一致、相互協(xié)作的工作氛圍,企業(yè)內部協(xié)調的內容和一般方法（五）,協(xié)調工作的形式多種多樣，擇要介紹如下幾種： 會議協(xié)調 現(xiàn)場協(xié)調 機制協(xié)調,企業(yè)內部協(xié)調的基本形式與渠道,會議的類型有以下幾種： （1） 信息交流會議 這是一種典型的專業(yè)人員的會議，通過交流各個不同部門的工作差誤和業(yè)務信息，使大家減少會

4、后在工作之間可能發(fā)生的問題。 （2）表明態(tài)度會議 這是一種商討，決定問題的會議，與會者對上級決定的政策、方案、規(guī)劃和下達的任務，表明態(tài)度 、感覺和意見，對以往類似問題執(zhí)行中的經(jīng)驗、教訓、提出意見這種會議對于溝通上下級之間感情，密切關系起重要作用。,會議類型（一）,（3）解決問題會議 這是會 同有關人員共同討論解決某項專題的會議。目的是使與會人員能夠統(tǒng)一思想，共同協(xié)商解決問題。 （4）培訓會議 旨在傳達指令并增進了解，從事訓練，并對即將執(zhí)行的政策、計劃、方案、程序進行解釋。,會議類型（二）,現(xiàn)場協(xié)調是一種快速有效的協(xié)調方式 ，把有關人員帶到問題的現(xiàn)場，請當事人自己講述產生問題的原因和解決問題的辦

5、法 ，同時允許有關部門提出要求。使當事人有一種“壓力感”，感到自己部門確實沒有做好工作，使其它部門也愿意“幫一把”，或出些點子，這樣有利于統(tǒng)一認識，使問題盡快解決。對于一些“扯皮太久”，群眾意見大的問題，就可以采取現(xiàn)場協(xié)調方式求解決。,現(xiàn)場協(xié)調,機制協(xié)調就是通過調整組織機構、完善職責分工等辦法，來進行協(xié)調。對待那些處于部門與部門之間、單位與單位之間的“結合部”的問題，以及諸如由于分工不清、職責不明所造成的問題，應當采取結構協(xié)調的措施。“結合部”的問題可以分為二種，一種是“協(xié)同型”問題，這是一種“三不管”的問題，就是有關的各部門都有責任，又都無全部責任，需要有關部門通過分工和協(xié)作關系的明確共同努

6、力完成。另一種是“傳達型”問題，它需要協(xié)調的是上下工序和管理業(yè)務流程中的業(yè)務銜接問題。可以通過把問題劃給聯(lián)系最密切的部門去解決，關相應擴大其職權范圍。,機制協(xié)調,協(xié)調的根本手段溝通,據(jù)社會學家們研究，一個正常人每天將花60%-80% 的時間在“說、聽、讀、寫”等溝通活動上。他們并由 此得出結論： “人生的幸福就是人情的幸福，人生的豐富就是人 際關系的豐富，人生的成功就是人際溝通的成功?！?溝通在人生中重要地位（一）,聯(lián)合國的人才標準定義 -團隊精神（人際關系） -資源的利用能力（人際關系） -技能 -才干,溝通在人生中重要地位（二）,人與人之間“交互作用”的成功與失敗，全視我們的“人際溝通”的

7、能力而定。 “溝通”是我們做任何一件事情的中心，大多數(shù)“人”的問題都可以部分或全部地歸結于缺乏溝通、溝通誤差、或完全沒有溝通。,溝通在人生中重要地位（三）,溝通在管理工作中的重要作用,管理者的工作本質主要就是管理好“人”以及與“人”溝通 管理者既是公司的管理者，更是“員工”的管理者，負有對內對外兩種人際關系。 所有的機構，不管其規(guī)模如何、性質如何，都要靠溝通的過程來結合，也要靠溝通的過程來執(zhí)行它的功能。,溝通太普通了，我們每天都在做，沒什么了不起 每個人都知道溝通是什么？誰都會作溝通 我告訴他了=我與他溝通了 只有當我去做溝通的時候，才會有溝通行為 溝通能力是天生的，而不是教出來的,對溝通的幾

8、種錯誤的認識,溝通的根本屬性,你對溝通有怎樣的定義，將會有怎樣層次上的溝通。,溝通的通俗定義,溝：渠道 通：通暢,溝通的根本定義（一）,-是傾聽 -是疏導 -是補充、說明 -是學習和提升 -是雙方的舒暢 -是收獲 -它不是,溝通的根本定義（二）,溝通的基礎 一、發(fā)出方：言辭信號、視覺信號 二、接收方：既知含義、既有經(jīng)驗,溝通的目的,控制成員的行為 遵守公司政策,激勵員工 改善績效,流通信息,表達情感 分享挫折與滿足,由于每個人所具有的聲音和訊號儲存系統(tǒng)俱不相同，所以世界上絕對沒有兩個人能夠完全相同地體會同一項意思。 由于沒有兩個人（即便是雙胞胎）會擁有完全相同地生長背景和經(jīng)驗，因此，對任何一件

9、事絕不可能有兩個人有完全同樣的看法。 誤解是常態(tài)，理解是特例。,溝通的根本屬性,大腦的溝通特點,一刪除 二歸納 三扭曲,邁出有效溝通的第一步 -建立優(yōu)秀的自我觀念（一）,我是怎樣的一個管理者 -請寫出五條以上,邁出有效溝通的第一步 -建立優(yōu)秀的自我觀念（二）,我期望自己是一個怎樣的管理者？ -請寫出八條以上,邁出有效溝通的第一步 -建立優(yōu)秀的自我觀念（三）,我覺得一個優(yōu)秀的管理者應該是 -請列出十條以上,心理學自畫像定律,自己心目中的自畫像會支配自己的行為每 個人都要不適時機的修改自己的自畫像） 物質條件已具備，精神要煥發(fā)： 設定自己是優(yōu)秀的人，這將會大大提 高你的行為質量。,開啟潛意識，釋放

10、你自己 永遠突破而不是看破，創(chuàng)造成長型人生 人人都可以成為溝通高手,邁出有效溝通的第一步 -建立優(yōu)秀的自我觀念（三）,高效溝通的兩種表現(xiàn)形式（一）,從“自我觀念”到“自我揭露” -高效溝通要求溝通雙方必須有深度的了解，雙方都必須有誠意的“自我揭露”，讓對方看到你的內心。 -你與他人有多少的共有、共享、共同，將決定你與他人的溝通限度。,高效溝通的兩種表現(xiàn)形式（二）,忘掉自我，拋棄“自我觀念”，試著去 適應他人的思維方式，體會他人的想法， 充分了解他人的“自我觀念”。,溝通中的“發(fā)送”-說：,一有話直說 二有話實說 三有話正面說 四有話好好說 五不該說時不說 六不該說的不說,溝通中發(fā)送技巧的訓練（

11、一）,高效溝通的四大要素 -肢體語言 50% -語調 38% -環(huán)境 7% -內容 5%,溝通中發(fā)送技巧的訓練（二）,建立親和力的技術呼應 -親和力=接受=信賴=喜歡 如果我們把對方的行為映現(xiàn)在我們身上， 來回就對方，我們就會變得和對方想像，這 就叫簡單呼應。 人們會被和他們相似的人所吸引！,溝通中發(fā)送技巧的訓練（三）,親和力的建立 呼應技巧 -語調、語言、語速同步 -表情、肢體同步 -認同別人并給予足夠的在乎，尊重對方 的世界觀、價值觀、信念、讓我們有彈性地 去將就別人的世界觀，而不是讓別人來將就 我們。信念、價值觀同步。,溝通中的回饋（一）,積極尋求回饋 你應該采取積極的行動，鼓勵人們 發(fā)

12、言提出問題，甚至表示反對的意思。 然后，你必須對問題有所反應并予以處 理，以保持有效的交互作用。,溝通中的回饋（二）,以身作則以鼓勵回饋 你身為領導者，應該積極地、機智地、提 供回饋模式。如果你肯給予交談討論、或交換 意見的機會，而真正地做到了有取有予，則你 的構思和指令，就不致于以循單行道方式進行 溝通了。,溝通中的回饋（三）,獎勵回饋 當我們接收到積極（正面）的回饋時，就會容易給予 獎賞。但當收到了消極（負面）的回饋時，就很難給予獎 賞。可是無論是積極的或是消極的回饋，都是你要了解組 織及有關人們的真實情況所必要的情報，也就是如果情況 屬實都應給予一定的獎勵。所謂獎勵，并不一定要獎賞什 么

13、實物，有時一句簡單而誠懇的“謝謝你”也就夠了。如果 情況需要的話，也可以用字條來表達你的謝意，這是一種 有效的獎勵方式。如果某人做了特殊貢獻，則你可以寫一 封較正式的信函致謝他，并將副本送給更高一層的領導知 道。,溝通中的有效收聽技巧聽（一）,人的動機和感受對聽的效果會產生影響 -當我們發(fā)現(xiàn)自己不能把注意力集中在某件事上時，這就是我們內在的感覺 或動機的一種反應。 -我們對目前的談話并不滿意 -另一個不專心的理由，可能是我們希望聽到的對方?jīng)]有傳達。 改變聽的動機是提升聽的效果的根本途徑 之一。,一聽而不聞，左耳進，右耳出。 二虛應故事，心不在焉地聽。 三選擇性聽，挑自己感興趣地聽。 四專注地聽

14、，全神貫注地聽。 五設身處地地聽。 六心領神會地聽。 七創(chuàng)造性的地聽。,溝通中的有效收聽技巧聽（二）,認識溝通的例子,每兩人共分一張A4白紙（每人半張）。 將半張紙撕成一樣大小四條。 找一個人說明下面的排法。,認識溝通的例子,溝通的基石信任 -醫(yī)生 律師 營銷人員,溝通方式書面報告（一）,書面報告是管理中比較常用的一種正式溝通 的方式 ，指員工使用文字或圖表向主管人員 報告工作的進展情況。書面報告可以是定期 的，也可以是不定期的。書面報告主有： 工作日志、周報、月報、季報及專項報告,溝通方式書面報告（二）,書面報告的優(yōu)點： 1、書面報告的方式可以培養(yǎng)員工理性、系統(tǒng)地考慮問題，提高工作方法中的邏

15、輯性。 2、書面報告的方式可以訓練員工的書面表達能力。 3、通過書面報告可以在比較短的時間內收集到大量的關于員工工作狀況的信息。 4、當主管人員和員工由于某些客觀原因無法見面時，書面報告的方式非常實用等等。,溝通方式書面報告（三）,書面報告的缺點： 1、書面報告的信息是從員工到經(jīng)理人員單向傳達，缺乏雙向的信息交流。 2、書面報告中大量的文字工作容易使溝通流于形式，而且員工也會由于書面報告浪費時間而感到厭煩。 3、書面報告僅僅是單個員工和經(jīng)理人員之間的信息交流，沒有在團隊中實現(xiàn)信息共享。,溝通方式-會議溝通（一）,鑒于書面的溝通無法提供面對面的交流機 會，因此會議溝通就具有了其不可替代的優(yōu) 勢。、會議溝通可以提供更加直接的溝通形式， 而且可以滿足團隊交流的需要。,傳達新信息 解決問題 作決策 表明態(tài)度 提供更廣泛的參與媒介和氣氛,溝通方式-會議溝通（二）,會議溝通把握的原則 注意會議的主題和頻率，針對不同的員工召開不同的會議。 運用溝通的技巧形成開放的溝通氛圍，不要開成批判會、訓話會、一言堂、拌嘴會。 合理安排時間，以不影響正常的工作為宜。 在會上討論一些共同的問題，不針對個人。 鼓勵員工自己組織有關的會議，邀請經(jīng)理人員列席會議。,溝通方式-會議溝通（三）,1、你對于自己和下屬之間的關系的看法，將決定你如何 發(fā)生作用。 2、如果你想建立 一項有效的人