1、MICROSOFT OFFICE 2007培訓(xùn),2011年8月,培訓(xùn)內(nèi)容,WORD 2007 EXCEL 2007 POWERPOINT 2007 VISIO 2007,WORD 2007,一、文本選擇的技巧 按住【Ctrl】鍵：選擇不連續(xù)的選區(qū) 按住【Shift】鍵：從光標(biāo)閃動位置到鼠標(biāo)單擊位置進行擴展選擇 按住【Alt】鍵：能夠選擇一個矩形選區(qū)而不必限制于一行選完再選下一行,WORD 2007,二、插入對象或部件 2.1 SmartArt：這是Office 2007中引入的新的元素，使用SmartArt對象能夠輕松地進行更加直觀的信息呈現(xiàn)。Office 2007提供了近200中不同的Sma

2、rtArt形狀。,WORD 2007,2.2 頁眉/頁腳/封面 Word 2007中預(yù)置了很多頁眉頁腳樣式，選擇【插入】選項卡中的【頁眉】或【頁腳】或【封面】，在彈出的預(yù)覽中選擇一種您所需的頁眉或頁腳樣式，點擊選中。,WORD 2007,2.3 編輯圖片 Word 2007中采用了增強的圖形和圖表引擎，能夠?qū)D形和圖表的效果發(fā)揮到極致。,WORD 2007,2.4 編輯表格 表格是Word中經(jīng)常用到的對象，能夠清晰地展現(xiàn)內(nèi)容。當(dāng)在Word文檔中插入表格后，能夠輕松為其設(shè)置樣式，以達到更好的表現(xiàn)效果。選中表格對象，在【表格工具】的【設(shè)計】中選擇一種表格樣式：,WORD 2007,2.5 自動編號

3、 很多人對Word中的自動編號不是很熟悉，認為它難以控制，其實只要掌握了方法，自動編號還是非常好用的一個功能。在編號過程中，如果需要暫時中斷自動編號而去書寫該編號下面的細節(jié)內(nèi)容，可以通過【Shift】【Enter】鍵進行軟換行，這樣編號就不會繼續(xù)了，當(dāng)需要繼續(xù)編號時再按【Enter】鍵進行換行，編號又會繼續(xù)前面的數(shù)字了。 如果需要控制多級編號，有一組常用的快捷鍵非常重要：【Alt】【Shift】【方向鍵】。選中要調(diào)整的文字內(nèi)容，通過以下組合鍵實現(xiàn)調(diào)整的功能： 【Alt】【Shift】【】：將項目降級； 【Alt】【Shift】【】：將項目升級； 【Alt】【Shift】【】：將項目向上移動次序

4、； 【Alt】【Shift】【】：將項目向下移動次序；,WORD 2007,2.6 設(shè)置標(biāo)題樣式和層次 在Word文檔中，經(jīng)常需要編輯具有很多級別標(biāo)題的文檔，如果針對每個段落標(biāo)題都進行字體、字號、加粗等設(shè)置會很耽誤時間。我們可以使用Word中的樣式對文檔進行快速設(shè)置。利用前面介紹過的技巧，按住【Ctrl】鍵選中所有的一級標(biāo)題，選擇完成以后，點擊【開始】選項卡【樣式】中的【標(biāo)題1】樣式，這時，所有被選中的標(biāo)題都會應(yīng)用【標(biāo)題1】這種樣式。 如果希望修改某一樣式的顯示格式，不必修改文字上的格式，只需要在相應(yīng)的樣式名稱上點擊右鍵，選擇【修改】，即可對默認樣式進行修改。,WORD 2007,2.7編制目

5、錄 如果需要對文檔插入一個目錄，可以選擇【引用】選項卡上的【目錄】，選擇【手動表格】，然后在表格內(nèi)手工編輯目錄。 如果實現(xiàn)已經(jīng)用樣式對文檔的層次結(jié)構(gòu)進行了設(shè)定，即“標(biāo)題1”、“標(biāo)題2”那么Word就能夠自動根據(jù)這些標(biāo)題的層次生成目錄結(jié)構(gòu)。選擇【引用】選項卡上的【目錄】，選擇【自動目錄1】或【自動目錄2】，即可生成一個非常規(guī)整的自動目錄。如果目錄的頁碼或文字內(nèi)容有所變化，只需要在目錄上點擊右鍵，選擇【更新域】即可刷新目錄，讓目錄隨時保持最新狀態(tài)。,WORD 2007,2.8玩轉(zhuǎn)頁碼 如果希望同一篇Word文檔中頁碼分成兩個階段，分別排序，例如目錄和正文分別用羅馬字母和阿拉伯?dāng)?shù)字分別標(biāo)記頁碼。則需

6、要在兩部分之間插入分節(jié)符，選擇【頁面布局】【分隔符】【分節(jié)符】。接下來在第二部分的頁碼位置雙擊，在【頁眉頁腳工具】的【設(shè)計】中，關(guān)閉【鏈接到前一條頁眉】按鈕，將兩部分之間的頁碼關(guān)聯(lián)斷開。 之后分別設(shè)置兩部分的頁碼屬性，讓其從“1”開始排序，并設(shè)置一個應(yīng)用羅馬字母格式，另一個應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字格式。,WORD 2007,2.9實時翻譯 在Word中，只要按住【ALT】鍵，再用鼠標(biāo)點擊這個單詞，即可在右側(cè)的【信息檢索】任務(wù)窗格看到翻譯的結(jié)果。,WORD 2007,2.10比較文檔 Word 2007 可以輕松找出對文檔所做的更改。比較和合并文檔時，可以查看文檔的兩個版本，而已刪除、插入和移動的文本則會

7、清楚地標(biāo)記在文檔的第三個版本中。選擇【審閱】選項卡中的【比較】，選擇【比較】或【合并】并指定源文檔以及修訂過的文檔，能夠快速的對文檔中修訂位置進行判斷， 并生成最終結(jié)果。,WORD 2007,2.11 使用Office 2003打開Office 2007格式的文檔 如果希望使用Office 2003或更早版本的Office打開基于Office 2007創(chuàng)建的文檔，可以選擇三條途徑： 使用Office 2007的【另存】功能，將文檔保存成【W(wǎng)ord 972003 文檔】，這樣，生成的文檔在更早版本的Office上可以直接被打開； 調(diào)整Word的默認文件存儲格式，在【Office按鈕】中選擇【W(wǎng)o

8、rd選項】，在【保存】中設(shè)置“將文件保存為此格式”中選擇【W(wǎng)ord 972003文檔】之后，所有被保存的文檔都將默認使用Office 2003及更早版本兼容的格式。 如果擔(dān)心Office 2003或更早版本用戶無法打開基于OOXML格式的文檔，可以在Office 2003及更早版本用戶的計算機上安裝“Microsoft Office Word、Excel 和 PowerPoint 2007 文件格式兼容包”,EXCEL 2007,一、數(shù)據(jù)的整理和分析 1.1數(shù)據(jù)的排序 Excel提供了多種方法對工作表區(qū)域進行排序，用戶可以根據(jù)需要按行或列、按升序或降序，使用自定義排序命令。當(dāng)用戶按行進行排序時

9、，數(shù)據(jù)列表中的列將被重新排列，但行保持不變，如果按列進行排序，行將被重新排列而列保持不變。,EXCEL 2007,1.2 數(shù)據(jù)的篩選 篩選數(shù)據(jù)列表的意思就是將不符合用戶特定條件的行隱藏起來，這樣可以更方便的讓用戶對數(shù)據(jù)進行查看。Excel提供了兩種篩選數(shù)據(jù)列表的命令。 自動篩選：適用于簡單的篩選條件 首先要單擊數(shù)據(jù)列表中的任意單元格，然后選擇數(shù)據(jù)標(biāo)簽，單擊篩選按鈕即可。 在數(shù)據(jù)表格中，如果單元格填充了顏色，使用Excel 2007我們還可以按照顏色進行篩選。,EXCEL 2007,高級篩選：適用于復(fù)雜的篩選條件 如果條件比較多，可以使用“高級篩選”來進行。使用高級篩選功能可以一次把我們想要看到

10、的數(shù)據(jù)都找出來。 例如數(shù)據(jù)表中我們想要把性別為男、文化程度為研究生、工資大于2000的人顯示出來。我們可以這么來做：先設(shè)置一個條件區(qū)域，第一行輸入排序的字段名稱，在第二行中輸入條件，建立一個條件區(qū)域。,EXCEL 2007,1.3 在篩選時使用通配符 在設(shè)置自動篩選的自定義條件時，可以使用通配符，其中問號（？）代表任意單個字符，星號（*）代表任意一組字符。,EXCEL 2007,1.5條件格式 使用Excel中的條件格式功能，可以預(yù)置一種單元格格式，并在指定的某種條件被滿足時自動應(yīng)用于目標(biāo)單元格?？梢灶A(yù)置的單元格格式包括邊框、底紋、字體顏色等。此功能可以根據(jù)用戶的要求，快速對特定單元格進行必要

11、的標(biāo)識，以起到突出顯示的作用。 首先我們?nèi)x所有數(shù)據(jù)，然后在開始標(biāo)簽中找到條件格式按鈕，單擊突出顯示單元格規(guī)則，在打開的選項中選擇相應(yīng)按鈕。 在Excel 2007中，使用條件格式不僅可以快速查找相關(guān)數(shù)據(jù)，還可以以數(shù)據(jù)條、色階、圖標(biāo)的方式顯示數(shù)據(jù)，讓用戶可以對數(shù)據(jù)一目了然。,EXCEL 2007,1.6 數(shù)據(jù)透視表 數(shù)據(jù)透視表是一種對大量數(shù)據(jù)快速匯總和建立交叉列表的交互式動態(tài)表格，能幫助用戶分析、組織數(shù)據(jù)。例如，計算平均數(shù)、標(biāo)準(zhǔn)差，建立列聯(lián)表、計算百分比、建立新的數(shù)據(jù)子集等。建好數(shù)據(jù)透視表后，可以對數(shù)據(jù)透視表重新安排，以便從不同的角度查看數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)透視表可以從大量看似無關(guān)的數(shù)據(jù)中尋找背后的聯(lián)系

12、，從而將紛繁的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為有價值的信息，以供研究和決策所用。,EXCEL 2007,1.7數(shù)據(jù)透視圖 我們還可以根據(jù)數(shù)據(jù)透視表直接生成圖表：點擊選項標(biāo)簽，點擊數(shù)據(jù)透視圖按鈕，在彈出的對話框中選擇圖表的樣式后，單擊確定就可以直接創(chuàng)建出數(shù)據(jù)透視圖。,EXCEL 2007,1.8獲取外部數(shù)據(jù) 在Excel中，我們可以獲取外部的數(shù)據(jù)到Excel中，這樣我們就可以利用Excel的功能對數(shù)據(jù)進行整理和分析。,EXCEL 2007,1.9凍結(jié)和拆分窗口 拆分窗口：我們可以使用視圖標(biāo)簽中的拆分按鈕來拆分窗口。而如果只需要垂直拆分，可以直接拖動垂直滾動條到最頂端，此時橫項拆分線就會消失。 撤消窗口的拆分：同樣在視

13、圖標(biāo)簽下，再次點擊拆分按鈕即可撤銷窗口的拆分。 凍結(jié)窗格：我們可以使用凍結(jié)窗格來更好的查看數(shù)據(jù)表頭。首先選中一個單元格，選擇視圖標(biāo)簽，點擊凍結(jié)窗，在下拉菜單中我們可以選擇凍結(jié)第一行或第一列，當(dāng)然我們也可以自行選擇想要凍結(jié)的位置。如下圖： 如果我們想要凍結(jié)第一行以及A、B兩列，此時我們需要將光標(biāo)放在第一行的下面，并且A、B兩列的右側(cè)，即C2單元格，此時點擊凍結(jié)拆分窗格即可凍結(jié)第一行以及A、B兩列。,EXCEL 2007,1.10選擇性粘貼 選擇性粘貼是指把剪貼板中的內(nèi)容按照一定的規(guī)則粘貼到工作表中，而不是像前面那樣簡單地拷貝。,選擇性粘貼還有一個很常用的功能就是轉(zhuǎn)置功能。簡單地理解就是把一個橫排

14、的表變成豎排的或把一個豎排的表變成橫排的。另外一些簡單的計算也可以用選擇性粘貼來完成：選中這些單元格，復(fù)制一下，然后打開“選擇性粘貼”對話框，在“運算”一欄選擇“加”，單擊“確定”按鈕，單元格的數(shù)值就是原來的兩倍了。 此外你還可以粘貼全部格式或部分格式，或只粘貼公式等等。,EXCEL 2007,二、Excel中的圖表 2.1 圖表的建立 圖表是圖形化的數(shù)據(jù)，它由點、線、面等圖形與數(shù)據(jù)文件按特定的方式而組合而成。一般情況下。用戶使用Excel工作薄內(nèi)的數(shù)據(jù)制作圖表，生成的圖表也存放在工作薄中。圖表是Excel的中要組成部分，具有直觀形象、雙向聯(lián)動、二維坐標(biāo)等特點。 例子：貨品分類庫存資金占用比例

15、。,EXCEL 2007,2.2圖表的修改 我們經(jīng)?？梢钥吹侥欠N有一部分同其它的部分分離的餅圖，這種圖的做法是：單擊這個圓餅，在餅的周圍出現(xiàn)了一些句柄，再單擊其中的某一色塊，句柄到了該色塊的周圍，這時向外拖動此色塊，就可以把這個色塊拖動出來了；同樣的方法可以把其他各個部分分離出來。,EXCEL 2007,三、公式和函數(shù) 3.1 絕對地址與相對地址 隨著公式的位置變化，所引用單元格位置也是在變化的是相對引用；而隨著公式位置的變化所引用單元格位置不變化的就是絕對引用。 例：“C4”、“$C4”、“C$4”和“$C$4”之間的區(qū)別。,EXCEL 2007,3.2 公式創(chuàng)建 公式是由用戶自定設(shè)計并結(jié)合

16、常量數(shù)據(jù)、單元格引用、運算符等元素進行數(shù)據(jù)處理和計算的算式。用戶使用公式是為了有目的地計算結(jié)果，因此Excel的公式必須（且只能）返回值。 表達式就是一個簡單的公式實例： =（C2+D3）*5 從公式的結(jié)構(gòu)來看，構(gòu)成公式的元素通常包括等號、常量、引用和運算符等元素。其中等號是不可或缺的。但在實際應(yīng)用中，公式還可以使用數(shù)組、Excel函數(shù)來進行運算。 如果在某個區(qū)域使用相同的計算方法，用戶不必逐個編輯函數(shù)公式，這是因為公式具有可復(fù)制性。如果希望在連續(xù)的區(qū)域中使用相同算法的公式，可以通過“雙擊”或“拖動”單元格右下角的填充柄進行公式的復(fù)制。如果公式所在單元格區(qū)域并不連續(xù)，還可以借助“復(fù)制”和“粘貼

17、”功能來實現(xiàn)公式的復(fù)制。,EXCEL 2007,3.3 函數(shù)使用 Excel的工作表函數(shù)通常被簡稱為Excel函數(shù)，它是由Excel內(nèi)部預(yù)先定義并按照特定的順序、結(jié)構(gòu)來執(zhí)行計算、分析等數(shù)據(jù)處理任務(wù)的功能模塊。因此，Excel函數(shù)也常被人們稱為“特殊公式”。與公式一樣，Excel函數(shù)的最終返回結(jié)果為值。 Excel函數(shù)只有唯一的名稱且不區(qū)分大小寫，它決定了函數(shù)的功能和用途。 Excel函數(shù)通常是由函數(shù)名稱、左括號、參數(shù)、半角逗號和右括號構(gòu)成,EXCEL 2007,SUM:求和。 SUM函數(shù)和格式 是：SUM（number1,number2,）括號里的是SUM函數(shù)的參數(shù)，SUM函數(shù)計算單元格區(qū)域內(nèi)

18、所有數(shù)值的和，參數(shù)之間用“，”分開。如果 要求若干相鄰單元格內(nèi)的數(shù)值之和時，參數(shù)之間用“：”分開。如果SUM函數(shù)的參數(shù)中是數(shù)值以外的文本時，計算結(jié)果為錯誤值“#VALUE!”。 Number1, number2, . 為 1 到 30 個需要求和的參數(shù)。 例：=SUM(A2:A12) =SUM(22,A1,B2:C3),EXCEL 2007,SUMIF：條件求和函數(shù) SUMIF函數(shù)的語法：SUMIF(range,criteria,sum_range) 其中：參數(shù)1表示用于條件判斷的單元格區(qū)域；參數(shù)2為確定哪些單元格將被相加求和的條 件，參數(shù)2的形式可以是數(shù)字、表達式和文本，當(dāng)求和條件是以表達式

19、和文本形式表示時，應(yīng)將它們用半角引號括起來；參數(shù)3為實際需要求和的單元格區(qū)域，這一 區(qū)域應(yīng)與參數(shù)1的單元格區(qū)域相對應(yīng)，各參數(shù)之間要用逗號“，”隔開。該函數(shù)的意義是：當(dāng)參數(shù)1中的單元格區(qū)域滿足參數(shù)2的條件時，參數(shù)3中的單元格區(qū)域?qū)?被相加求和。 例：= SUMIF(A1:A6,100,A1:A6),EXCEL 2007,VLOOKUP VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup) Lookup_value 為需要在數(shù)組第一列中查找的數(shù)值。Lookup_value 可以為數(shù)值、引用或文本字符串。 Table_array 為

20、需要在其中查找數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)表?？梢允褂脤^(qū)域或區(qū)域名稱的引用，例如數(shù)據(jù)庫或列表。 如果 range_lookup 為 TRUE，則 table_array 的第一列中的數(shù)值必須按升序排列，否則，函數(shù) VLOOKUP 不能返回正確的數(shù)值。如果 range_lookup 為 FALSE，table_array 不必進行排序。 Table_array 的第一列中的數(shù)值可以為文本、數(shù)字或邏輯值。 文本不區(qū)分大小寫。 Col_index_num 為 table_array 中待返回的匹配值的列序號。Col_index_num 為 1 時，返回 table_array 第一列中的數(shù)值；以此類推。如果 col

21、_index_num 小于 1，函數(shù) VLOOKUP 返回錯誤值值 #VALUE!；如果 col_index_num 大于 table_array 的列數(shù)，函數(shù) VLOOKUP 返回錯誤值 #REF!。 Range_lookup 為一邏輯值，指明函數(shù) VLOOKUP 返回時是精確匹配還是近似匹配。如果為 TRUE 或省略，則返回近似匹配值，也就是說，如果找不到精確匹配值，則返回小于 lookup_value 的最大數(shù)值；如果 range_value 為 FALSE，函數(shù) VLOOKUP 將返回精確匹配值。如果找不到，則返回錯誤值 #N/A。 說明 如果函數(shù) VLOOKUP 找不到 lookup

22、_value，且 range_lookup 為 TRUE，則使用小于等于 lookup_value 的最大值。 如果 lookup_value 小于 table_array 第一列中的最小數(shù)值，函數(shù) VLOOKUP 返回錯誤值 #N/A。 如果函數(shù) VLOOKUP 找不到 lookup_value 且 range_lookup 為 FALSE，函數(shù) VLOOKUP 返回錯誤值 #N/A。 例： =VLOOKUP($I$3:$I$4,$A$2:$C$10,2,TRUE),POWERPOINT 2007,一、演示文稿的創(chuàng)建 1.1演示文稿的快速創(chuàng)建 當(dāng)需要創(chuàng)建一個新的演示文稿時，可以點選Offic

23、e按鈕，在下拉菜單下選擇“新建”命令，可以看到以下對話框：,POWERPOINT 2007,1.2 利用主題設(shè)置樣式 除了在創(chuàng)建演示文稿的時候可以利用現(xiàn)有模板進行創(chuàng)建，我們還可以利用“設(shè)計”選項卡中的“主題”功能快速對現(xiàn)有演示文稿進行背景、字體等的設(shè)置。,POWERPOINT 2007,二、文字信息的編輯 2.1占位符的應(yīng)用 “標(biāo)題及正文”式的版式中，有一個含有項目符號的虛線框（內(nèi)寫“單擊此處添加文本）供我們輸入文字，將正文文字內(nèi)容按照標(biāo)題級別輸入進去。同樣可以將標(biāo)題部分的文字填寫進去。,POWERPOINT 2007,2.2項目符號和編號 在填寫正文內(nèi)容的時候，所有輸入的文本都是默認為一級標(biāo)

24、題的，需要使用2、3級標(biāo)題，請選中對應(yīng)的標(biāo)題，使用“開始”選項卡中的 按鈕進行縮進量的調(diào)整。 同樣方式可以應(yīng)用在編號上,POWERPOINT 2007,三、利用多媒體元素美化 在完成文本的編輯后，通常會插入多媒體元素以協(xié)助說明演示文稿的內(nèi)容或用來豐富表現(xiàn)效果。 3.1圖片的插入和調(diào)整 在“插入”選項卡中選擇“圖片”命令，可以插入來自外部文件的圖片。插入圖片之后，點擊圖片，會在選項卡的最后面出現(xiàn)“圖片工具”的上下文選項卡。,POWERPOINT 2007,3.2圖形的插入和美化 當(dāng)演示文稿中需要圖形的時候，可以使用“插入”選項卡中的“圖形”命令插入特定的圖形。點擊圖形對象，可以出現(xiàn)“繪圖工具”的

25、上下文選項卡，我們同樣可以對圖形的顏色，邊框，效果以及圖形上文字的樣式進行設(shè)計。,POWERPOINT 2007,3.3 Smart Art的使用 Smart Art是用來表示多個文本邏輯關(guān)系的圖例，其中包括列表、流程、循環(huán)、關(guān)系等多中邏輯關(guān)系。在“插入”選項卡中點擊Smart Art按鈕，會出現(xiàn)以下對話框,POWERPOINT 2007,3.4插入表格或圖表 在“插入”選項卡中，使用“表格”命令可以插入表格，使用“圖表”命令，選定想要生成的圖表類型，就可以調(diào)用Excel程序，在Excel中輸入數(shù)據(jù)，就可在演示文稿中生成對應(yīng)的圖形,POWERPOINT 2007,3.5插入音頻或視頻 通過“插

26、入”選項卡中的“聲音”或“影片”功能，可以對演示文稿插入來自文件的影音文件。在插入聲音或影片后，會彈出對話框請用戶選擇該文件在何情況下開始播放。 在播放聲音文件的時候，屏幕中會出現(xiàn)小喇叭的圖片，可以在編輯界面下點選喇叭圖標(biāo)，在“聲音工具”選項卡中選擇 項目，并勾選其選框，這樣可以在播放時隱藏喇叭圖標(biāo)。,POWERPOINT 2007,3.6音頻與視頻文件的打包發(fā)送 當(dāng)我們制作的演示文稿要發(fā)給別人時，演示文稿里所插入的音頻或視頻文件路徑就會丟失，不能正常播放。在編輯完成后，我們進行一次打包操作，就可以解決這個問題。在Office按鈕中選擇“發(fā)布”命令，選擇其中的“CD數(shù)據(jù)包”命令。 彈出對話框中選擇左下角的“復(fù)制到文件夾“按鈕，選擇保存路徑并命名文件夾后點擊確定，演示文稿與音頻視頻文件將被打包在一個文件夾內(nèi)，傳送文件夾給別人后可以照常播放，不會再丟失鏈接。,POWERPOINT 2007,POWERPOINT 2007,四、動畫效果的應(yīng)用 4.1幻燈片切換設(shè)置 在幻燈片播放的時候，需要根據(jù)不同的需求設(shè)置切換效果，此時使用到了“動畫”選項卡中的命令。,POWERPOINT 2007,4.1.1幻燈片切換效果 在“動畫“選項卡中，有