1、輸 給 紙 條,我的兩次應聘經(jīng)歷讓我印象深刻，因為我居然都輸在紙條上。 第一次應聘，我一路過關斬將，順順當當?shù)鼗卮鹜曜詈笠粋€問題，心里正美滋滋的時候，忽然看見一張紙條從總經(jīng)理的辦公桌上落下來，剛好飄落在我的腳邊。我很自然地蹲下身，撿起紙條，向紙條上看了一眼，上面是被筆抹掉的幾組電話號碼。我見是廢紙，便揉成一團扔進了旁邊的廢紙簍。這時，總經(jīng)理的臉色變了，向我擺了擺手說：“你可以出去了，你不符合我們的條件。”我不解地問原因。,“你剛才拾起紙條時，犯了兩個錯誤，”總經(jīng)理不無遺憾地說，“這張紙條是我故意碰落的，以考驗你有什么反應。作為秘書，對領導桌上的東西是不能隨便翻看的，而你拾紙條的時候，一直盯著看

2、，這是錯誤一；撿到紙條后，你沒有經(jīng)過我的同意便擅自扔進了廢紙簍，這是錯誤二，所以你不適合當秘書” 第二次應聘，我也是很快過了三關，復試時總經(jīng)理問了我一些做秘書應具備的素質(zhì)，我一一作了回答，總經(jīng)理很滿意。這時，我看到了紙條飄落下來，又落到我的腳邊。又要作考驗？我可再也不上當了。故意裝作什么也沒看見，依然直視著總經(jīng)理。,總經(jīng)理見我坐著一動不動，用異樣的眼光看了看我，然后自己走到紙條邊，撿起紙條放回原處，向我搖了搖頭說，“年輕人，你之前給我的印象被這張紙條破壞了。” 我疑惑不解地問：“為什么？” “我剛才跟你說了我們公司人手少，一個人要干幾個人的事情，”總經(jīng)理遺憾地說，“可是你見到一張紙條掉地上了，

3、連彎一下腰都不愿意，所以你不符合我們的要求?！?“啊!？”,問題：,做秘書應具備怎樣的素養(yǎng)，怎樣才是合格的秘書 ？,“據(jù)有關方面報道，僅北京市的高級秘書，人才缺口在1萬人以上，并且這個缺口在以每年10的速度擴大?！?摘自成才周刊 “負責招聘的一些人力資源部經(jīng)理們曾向記者訴苦：公司一旦發(fā)布招聘“秘書”的信息，前來應征的往往不下數(shù)百人，能達到“職業(yè)秘書”水平的則很少，真正有經(jīng)驗、有能力、有地位、能夠稱得上高級秘書的人更是鳳毛麟角。” 摘自中國教育招生考試網(wǎng),“為什么理想的秘書難找？不是沒有人打字與速記的水準一流，一年一屆秘書訓練班中出的人材就有不少，個個在秘書技巧上都成績優(yōu)異，到頭來能在大機構(gòu)與大

4、人物身邊成為一個舉足輕重，備受上司重視的秘書，少之又少。就為了一句話，只曉做事，不懂做人。而秘書偏偏就是最需要會做人的工作。 梁鳳儀秘書必讀,問題：,什么才是優(yōu)秀的秘書？,第二章 秘書人員的素養(yǎng),秘書素養(yǎng)是指秘書人員開展秘書工作必須具備的內(nèi)在基本條件。,作業(yè)：,查找10篇與秘書素養(yǎng)有關的文獻（類型不限）。 作業(yè)具體要求： 1、仔細閱讀并歸納出每篇的主要內(nèi)容（寫出內(nèi)容摘要），寫出文獻的來源出處，查找文獻信息的方法與途徑。 2、看完所查的所有文獻，寫一篇讀后感。（談談你對優(yōu)秀秘書應具備素養(yǎng)的認識，就你現(xiàn)有狀況，列出你的差距主要在什么地方，你的打算，有無解決的方法與計劃等） 3、字數(shù)無固定要求，文字

5、表達要有條理。,用人單位、單位領導 專業(yè)人士 從業(yè)人員 社會民眾,總經(jīng)理秘書招聘職位描述： 1、本科以上學歷，英語或國際貿(mào)易相關專業(yè)畢業(yè)； 2、年齡25-35歲，女：身高1.65米以上，男：身高.72米以上,形象氣質(zhì)佳； 3、具有良好英語口語及讀寫能力；良好的文字功底； 4、工作有條理性，思路開闊，對事物有敏銳的觀察力，公關能力強，具有良好的語言表達能力，能做文案的優(yōu)先考慮，責任心強，為人誠懇； 5、出色的溝通技巧及良好的對外溝通、聯(lián)絡、協(xié)調(diào)能力，二年以上獨資企業(yè)及合資企業(yè)相關工作經(jīng)驗；,國家重點實驗室業(yè)務秘書 工作職責：協(xié)助室領導處理與業(yè)務相關的工作，負責國家重點實驗室網(wǎng)站建設和維護，負責研

6、究生工作。 人數(shù)：1人 應聘條件：大學本科以上，化學或藥學專業(yè)畢業(yè)，熟練使用計算機各種軟件和網(wǎng)站建設與維護，較好的中英文表達能力。為人正直，處事公正，有較強的服務意識和良好的組織協(xié)調(diào)能力。,北京居易偉業(yè)投資管理有限公司 職位描述： 秘書 工作年限:1-2年學歷要求:本科以上 年齡23歲以上，女性，本科以上、有2年以上的相同工作經(jīng)驗，有英語聽說讀寫能力，能起草文件，記錄/提醒總經(jīng)理日常工作安排，能獨立出差工作，形象好、氣質(zhì)佳、文筆出眾、口齒伶俐、細致周到、溝通交際能力強。,微型調(diào)查：老板喜歡什么樣的秘書,（深圳新聞網(wǎng)） 得力的秘書將使老板左右逢源，受益匪淺，選擇一位好秘書對老板至關重要。不同的老

7、板有自己不同的標準。,陳先生（某外企大區(qū)經(jīng)理）： 有些人說秘書是吃“青春飯”的，不客氣的講我認為這是對秘書職業(yè)的一種褻瀆，是一種認識上的誤區(qū)。在高級秘書身上，聰明、有團結(jié)精神。這個隊伍的凝聚力、認真可靠是他們的共性。悟性對于秘書來說也是很重要的，他們會為領導提出有創(chuàng)造性的建議，并且在任何事情上可以分出輕重。秘書必須具備一種職業(yè)的道德。對于一位秘書來講，又有靚麗的容貌又有能力當然是最好，但是當兩者不可兼得時，能力和悟性是關鍵的。,吳迪（順捷彩悅化妝品有限公司董事長）： 選擇秘書最重要的是看她的工作經(jīng)歷。除聰明以及硬件條件外，秘書必須具備很強的專業(yè)能力，在財務、銷售方面能夠獨立處理問題。在溝通、協(xié)

8、調(diào)上有一種悟性。,胡成（北京捷德智能限公司人事部經(jīng)理）： 有沒有高級秘書職業(yè)資格證書在老板眼中已經(jīng)不重要了，取而代之的是“全能型”的秘書。另外，由于秘書會接觸到公司的一些內(nèi)部的文件，所以保守秘密很關鍵，秘書的職業(yè)道德也越來越被老板所看重。,秘書人員應“政治上可靠，思想上敏銳，工作上勤奮，學習上刻苦，作風上嚴謹”。 鄧穎超,出版社訪問香港地區(qū)約60位秘書的問卷調(diào)查結(jié)果,一位出色秘書具備以下條件之重要性百分比,沒有七大硬功不要去當秘書,外在形象、氣質(zhì)；職業(yè)性格、心理素質(zhì)；知識結(jié)構(gòu)；專業(yè)能力；職業(yè)道德等。,注意1：外在形象與形象管理,個人的儀表風采是很重要的。 梁鳳儀 長相不成為出色秘書的障礙，但這

9、不包括個人的儀表風采在內(nèi)。,出版社訪問香港地區(qū)約60位秘書的問卷調(diào)查結(jié)果,一位出色秘書具備以下條件之重要性百分比,案例 小李是一個活潑開朗的女孩，大學畢業(yè)后，到某網(wǎng)絡公司當一名行政助理。小李平時愛翻時尚雜志，穿得比較新潮和前衛(wèi)：薄紗連衣裙、改良后的中式旗袍等。小李上司是位嚴肅的中年男子。他從一開始就對小李的服飾表現(xiàn)出反感，多次提醒她注意自己的形象，可小李想這又不是部隊和政法機關，干嘛要穿得那么規(guī)規(guī)矩矩？于是依然我行我素。結(jié)果，上司對小李印象特別差，經(jīng)常借故對她大發(fā)脾氣。最后，小李不得不帶著滿腹的委屈離開了那家公司。,魏小姐是一位很棒的電子工程師，曾在國家電視臺工作。為了事業(yè)的發(fā)展，她前往另一家

10、廣播電視公司應聘，卻遭到失敗。不久，她又得知索尼公司招聘秘書，并收到面試通知。為了不再錯過機會，這次她請教了形象設計師。當魏小姐拿出面試時的衣服一件花邊過時的襯衣、一件寬構(gòu)化纖混紡的黑西服、一條棕色肥大的西褲時，設計師說：“這身衣服讓你看上去像個在北京郊區(qū)賣菜的大姐，你的技術(shù)再好，別人也會有疑問，她的能力和她的外表為什么不相稱？她可能是個全面素質(zhì)都優(yōu)秀的人嗎？”最后設計師為她挑選了一套深藍西服套裙，外加一件優(yōu)質(zhì)純棉白襯衫。魏小姐后順利拿下了索尼公司的工作。老板說：“從你一進門，你的神情和外表就告訴我你是我們所期望的人。”,宏遠公司欲招聘一名行政助理，前來應聘者絡繹不絕，不乏重點大學中文、行政管

11、理等專業(yè)的畢業(yè)生，也有風度翩翩的職場人士。但行政經(jīng)理最終選中了一個普通高職商務秘書專業(yè)畢業(yè)的小伙子陳成。經(jīng)理后來道出原因：“我注意到他的襯衫袖口和領結(jié)這兩個細微之處。另外，我還發(fā)現(xiàn)他在門口時就蹭掉了鞋底的泥，以免弄臟地板，進門后隨手關上了門，說明他做事小心仔細；其他人都從我故意放在地板上的那支鋼筆上跨過去，只有他彎腰撿起筆放回桌上。而且他一走進我的辦公室，就先脫去帽子，態(tài)度謙恭，回答問題時清楚果斷，這些都證明他既懂禮貌又有能力?！?作為辦公室的一員，我們每天都可能要走進別人的辦公室?；蛟S請示匯報工作，或許是洽談業(yè)務，或許只是遞送一份文件。不管你的目的是什么，只要你在別人的辦公室出現(xiàn)，就總會有人

12、在一旁打量、觀察、評析你的外表與自信，如果你出現(xiàn)時面帶羞愧、歉疚和不安，那么你極有可能在未開口前就已失掉顧客、生意和業(yè)績了。,一般要求：,整潔的發(fā)型 清爽的面孔 干凈的手部 合適的著裝 優(yōu)雅的姿態(tài) 謙和的態(tài)度 得當?shù)难哉勁e止等,思考與訓練題,著裝穿衣也是一種品位，這與教育、經(jīng)歷、心態(tài)有關。即使你生性隨便，不拘小節(jié)，但在著裝規(guī)范上仍然必須有所講究，對此你能否做到，或換句話說，你能否為了職業(yè)要求而改變自己？,請專業(yè)發(fā)型師為你的發(fā)型確定最合適的標準，然后以此作一些變化來豐富與生動自己的形象。 平時注意按禮儀規(guī)范訓練自己的姿態(tài)（如：站、坐、行、表情、動作等）、舉止，請同學、親朋指出自己的不足，進行及時

13、糾正。,為什么說職業(yè)秘書的表情有著嚴格的標準，既不能張揚，又不能內(nèi)斂，而是恰到好處的平和？難道這對其職業(yè)形象真有那么重要的關系嗎？ 在鏡子前反復訓練正確的表情神態(tài)，努力把握住職業(yè)需要的分寸感，將自己以為最符合職業(yè)身份的表情定格，作為你的招牌表情。 表情規(guī)范并不是呆板，努力讓自己的表情可親可敬，既要平和，又要生動。,注意2：職業(yè)性格與性格塑造,性格是一個人對外界事物及他人的態(tài)度和行為上表現(xiàn)出來的比較穩(wěn)定的心理特征，也是一個人內(nèi)心情緒的定位。 如：冷漠、熱情、誠實、虛偽、認真、馬虎、自信、自卑、大方、羞怯、勇敢、膽怯、果斷、猶豫、開朗、抑郁、敏感、遲鈍等,職業(yè)性格,性格與人的職業(yè)有很大的關系，長期

14、固定做一件相同的事，無疑會使從事同一職業(yè)的人形成相同的職業(yè)性格，然后約定俗成，這種職業(yè)性格也就成為了同業(yè)公認的職業(yè)標準。,秘書職業(yè)性格：,豁達 溫和 熱忱 縝密 敏捷 內(nèi)斂 自制等,思考或訓練題（性格塑造）：,查閱有關書籍，寫出對于性格的解釋，仔細思考你理想中的成功性格，無論是書中論述還是你的看法，都將它們羅列出來。 自我診斷：自己性格現(xiàn)有的特征，與職業(yè)性格特征的差異和優(yōu)劣對比，需要改變和塑造的性格特征。,用修正自己不良行為的方法改變自己的性格,寫出你自己以為需要修正的外在表現(xiàn)，尋找它們與你性格中哪些不合理內(nèi)容有關。 詳細寫出你的修正措施，具體到方法與期限，以及承諾和獎罰的做法。(只有給自己必

15、要的壓力，你才能克服人性的弱點尤其是惰性，達到改變性格的目的)。,進行情緒管理訓練,控制自己的情緒，把握適當?shù)姆执纾锨楹侠淼剡\用在日常生活與工作中，這是秘書的職業(yè)要求之一。 在心理學上，對情緒的認識、評價和協(xié)調(diào)管理能力被稱為情商（EQ）。 一是對自己情緒管理的能力和技巧； 二是管理別人情緒的能力和藝術(shù)。,注意：,情緒是非常私人化的東西，別人有可能影響你，但無法控制你，真正能夠控制你的情緒的人只有你自己。 “能控制自己情緒的人是命定的領導者，他們之所以被選出來管理別人，正是因為他們具備了管理自我的能力?！?培根,清楚察覺自己的感受(認清自己的情緒) 了解情緒產(chǎn)生的原因，找到有效的解決方法 用合

16、適的方式表達自己的情緒 成為情緒的主人，而不是成為情緒的奴隸,課后閱讀要求,選擇一本有關“情商”的書籍閱讀 如：丹尼爾戈爾曼 情商 新世界出版社：哈佛情商課,第一節(jié)秘書的職業(yè)道德,道德：是以善惡評價的方式來調(diào)整人與人、個人與社會之間相互關系的標準、原則和規(guī)范的總和，也指那些與此相應的行為、活動。 它是人類社會所特有的，依靠社會輿論、傳統(tǒng)習俗和人們的內(nèi)心信念來維系，對人們的行動進行善惡評價的社會意識、原則規(guī)范和行為活動的總和。,秘書的職業(yè)道德是人類普遍道德精神在秘書工作實踐中的具體運用，是從事秘書工作的人們，在長期的職業(yè)實踐中形成的調(diào)整相互關系的行為規(guī)范的總和。 秘書職業(yè)道德規(guī)范規(guī)定秘書人員在職

17、業(yè)活動中的行為規(guī)范。,這樣插話該不該？,一次，某基層單位向領導匯報如何落實科學發(fā)展觀的有關問題。某領導還未講話，他的秘書就搶先不斷插話提問題。后來不等領導做出決定就大談有關的幾條辦理意見，而且經(jīng)常這樣，在類似場合插話、提問，做決定性的講話。,注意：,秘書人員的職業(yè)道德要求主要由秘書工作的特點和要求決定，同時受各國的社會制度，文化背景、價值觀念和風俗習慣等的影響。,忠于職守，自覺履行各項職責； 服從領導，當好參謀； 兢兢業(yè)業(yè)，甘當無名英雄； 謙虛謹慎，辦事公道，熱情服務； 遵紀守法，廉潔奉公，不假借領導名義以權(quán)謀私； 恪守信用，嚴守機密； 實事求是，勇于創(chuàng)新； 刻苦學習，努力提高思想、科學文化素

18、質(zhì)； 鉆研業(yè)務，掌握秘書工作各項技能。 秘書職業(yè)技能培訓鑒定教材,敬業(yè)愛業(yè)，甘于平凡 “如果你只掌握一些基本的技能，但并不真正喜歡秘書這種伺候人的工作，就肯定成不了一個讓領導滿意的職業(yè)秘書。態(tài)度決定一切” 一個外企女秘書的日記,“我和微軟的成功因為有露寶” 比爾蓋茨 “只要她能勝任公司的各種雜務而不厭其煩就行了?！?比爾蓋茨,美國總統(tǒng)布什,參考譯文：我很高興地對本次由國際行政專員協(xié)會（IAAP）主辦的行政專員周50周年慶典活動表示熱烈的祝賀。五十年前，設立這一特別周目的在于肯定秘書工作的作用，并為秘書和行政工作創(chuàng)造機遇。今天，在美國有390萬秘書和行政助理人員。他們在政府辦公室，私營公司、社區(qū)

19、組織及其他無數(shù)機構(gòu)中從事著重要的工作。這些專業(yè)人員的工作已經(jīng)，并將繼續(xù)促進美國的進步。,韓國現(xiàn)代經(jīng)營雜志近日對該國百強企業(yè)最高執(zhí)行官（CEO）的約30名秘書進行了調(diào)查，結(jié)果發(fā)現(xiàn)他們平均每天的工作時間達10小時40分鐘。 該雜志公布的“CEO秘書的生活方式調(diào)查”報告稱，這些大企業(yè)首席執(zhí)行官的秘書們工作非常辛苦，他們一般要比公司總裁早20分鐘、也就是在上午7時32分上班，下班則要晚于總裁26分鐘，即在下午7時12分離開公司。但令人奇怪的是，和一般工人不同，這些秘書中有17的人并不認為自己的業(yè)務量“過重”，多達83的人甚至認為這樣的工作量“正合適”,任勞任怨，不辭辛勞 案例：SG的含義 Secret

20、ary General Scapegoat,案例：,某董事長收到一封有長年生意往來的代理商寄來的無禮信函。于是，董事長把秘書叫來，要他速記下回信大意：“真沒想到會收到這么不講理的信，雖然我們有過長久的生意往來，也只能到此為止了。對此事，我還打算對外公開?！彼貢罁?jù)以上內(nèi)容，迅速復函給對方。那么，秘書應如何做呢？,1、“是的!遵命?！绷⒖套叱鲛k公室，去打字、投郵。 2、認為這項在董事長盛怒下所作的決定，對公司、董事長本人都沒有好處，倒不如擅作主張，把信“壓不來”，不必去打字，更談不上投郵。 3、“董事長，何必為了一時之氣，得罪往來已久的代理商呢？請您三思啊!”向董事長提出這樣的建議。 4、當

21、天傍晚或經(jīng)過一段時間董事長息怒后，將打好的信件，送他過目，并說：“您覺得這樣可以寄出去嗎？”,服從領導，當好參謀 輔助而不干預 協(xié)助而不干擾 參謀而非全謀,姜秘書錯在哪？,某省茶葉進出口公司羅經(jīng)理將與英國客商史密斯談一筆20萬英鎊的茶葉出口合同。姜秘書做接待工作兼翻譯。史密斯一進門，姜秘書馬上引進會客室，羅經(jīng)理已等在那里，經(jīng)過一番介紹，他們發(fā)現(xiàn)史密斯粗通中文。羅經(jīng)理與史密斯寒暄的時候，姜秘書前去泡茶，他用手從茶葉罐中拈了一撮烏龍茶放在茶杯內(nèi)，然后沖上水，把杯子放在史密斯的面前。 羅經(jīng)理和史密斯都看到了這一切，史密斯疑惑地問：“聽說你們中國在加工碧螺春時，姑娘們要用手沾著唾液把茶葉卷起來，是不是

22、？”羅經(jīng)理還未答話，姜秘書立即反應：“那種茶葉樣子特別好看，特別香呢!”羅經(jīng)理解釋說：“不，不，不，幾十年前是這種情況，但現(xiàn)在茶葉的種植、采集、加工都嚴格按照國家出口標準進行，不會再出現(xiàn)類似的情況。”史密斯說：“剛才那位小姐給我泡茶不是用手抓的嗎”,羅經(jīng)理轉(zhuǎn)移話題，引導史密斯到茶葉樣品桌前，雙方就合同事宜談了起來，在價格問題上雙方 爭執(zhí)不下。最后，羅經(jīng)理說：“我按最低價格打九折給你。”史密斯沉思著，姜秘書接口：“我們已經(jīng)給你成本價了，你應該接受了，你連茶都沒有喝一口，怎么知道茶葉的質(zhì)量呢？” 史密斯聽了，聳聳肩，說了聲抱歉，拔腿就走。 望著史密斯的背影，羅經(jīng)理沖著姜秘書一頓責備：“好好的一筆大

23、生意，都讓你給攪了!” 姜秘書茫然不知所措：“經(jīng)理，我不是一直在幫你嗎？怎么會是我的錯？”,“當大人物的秘書要有極高的學識知識與智慧修養(yǎng)，然而，本事卻要深藏不露，靜靜滲透于工作之中?！?“秘書呢，一旦表現(xiàn)得稍為高調(diào)，就會惹人矚目，有可能被認為過分搶風頭。” 梁鳳儀：秘書必讀,甘居幕后（甘當無名英雄） “十年京兆一書生，愛書愛字不愛名” 田家英,協(xié)助上司處理事務， 協(xié)助上司正確思考， 協(xié)助上司打理企業(yè)。 像上司那樣思考， 比他們考慮得更全面更深刻！ 像上司那樣行事，比他們做得更周到更出色！ 將微不足道的事做到完美無暇， 將舉足輕重的事做得無懈可擊！ 我們無法改變上司， 但是我們可以影響上司！ 廖

24、金澤,案例：,2005年某省委副書記因貪污受賄被“雙規(guī)”后移交司法機關，追究刑事責任。而跟了這位副書記四年的秘書陳某一樣有受賄嫌疑，而且在書記與其情婦之間牽線搭橋，甚至為其情婦造假文憑，并雇傭流氓地痞替書記的情婦除掉心腹之患。最終這位重點大學的畢業(yè)生，跟著書記一起入獄。,案例：,原北京市常務副市長王寶森的秘書閆振利深受王寶森信任，他常自恃是王寶森的秘書，稱王稱霸，隨意扣押請示報告，代替王寶森發(fā)號施令。后因貪污1萬元，挪用公款64萬元，判刑7年。,擺正位置，自尊自重，平等待人 “下屬”而非“奴仆”； 不可盲目遵從； 案例：良禽擇木 “協(xié)調(diào)”而非“指揮”； 不可妄自尊大； 不可越權(quán)辦事 案例：危險

25、的“錯覺”,嚴守機密，提高警覺 第三大硬功：寧死不說的鐵嘴鋼牙。由于秘書和領導基本上形影不離，領導所作所為、所思所想，秘書最為清楚。如果你是個大嘴巴子，肯定用不了一天就被領導踹出門外去了。功夫老練的資深秘書，就是到了渣滓洞用上火刑，也照樣是一個字也透不出來。 沒有七大硬功就別去當秘書,案例：男朋友 守口如瓶的美德,嚴謹細致，迅速敏捷 無微不至和無懈可擊 秘書職業(yè)的特點是對所有問題所有細節(jié)的全部掌控與恰當處理，任何一點疏忽都有可能帶來無法想象的可怕結(jié)局，對此絕對不能掉以輕心。 案例： One thing,once,秘書“八戒” 一戒盲目遵從、缺少主見 二戒作風浮躁、處事不穩(wěn) 三戒心胸狹窄、缺少氣

26、度 四戒私欲膨脹、忘乎所以 五戒妄自尊大、脫離群眾 六戒頭腦空空、不學無術(shù) 七戒假承意旨、越權(quán)辦事 八戒麻痹大意、失密泄密 秘書之友1996年3期,第二節(jié)秘書人員的知識結(jié)構(gòu)及能力要求,知識是能力的基礎、源泉，能力有賴于知識，但不等同于知識。,一、秘書的知識結(jié)構(gòu),知識結(jié)構(gòu)，是指個人為實現(xiàn)一定的目標，在對人類知識體系進行學習與選擇后，在自己頭腦中形成的具有一定層次的互相協(xié)調(diào)的知識系統(tǒng)。 是指一個人掌握知識的門類和深廣度，是知識整體構(gòu)成的各個部分及其結(jié)合方式。,“一位秘書常被認為是一位萬能博士，她是一位心理學家、政治家、外交家、研究專家、一位飽學之士、作家、業(yè)務律師、機械師、上司的私人財務出納、跑街

27、女郎與辦公桌的清理人。” (美)賴特：秘書工作手冊,秘書人員的知識結(jié)構(gòu)的總體應體現(xiàn)： 一、豐富性（寬闊性） 二、動態(tài)性 三、層次性（整體合理性）,了解新技術(shù)的秘書小琳,小琳是北京某機械公司總裁辦的秘書。由于近年機械行業(yè)競爭激烈，利潤微薄，公司打算開發(fā)納米技術(shù)產(chǎn)品以形成新的利潤增長點。一天，公司召開臨時董事會，討論納米產(chǎn)品項目的問題。由于與會董事大都是從事機械產(chǎn)品的研發(fā)和生產(chǎn)的，對納米技術(shù)了解得不多，所以盡管技術(shù)總監(jiān)用原子、電子負荷等原理加以解釋，大家還是聽得云里霧里。眼看會議陷入僵局，總裁有些坐不住了。 這時，坐在總裁身后做會議記錄的小琳輕聲請示總裁，能否允許自己為大家講解?？偛民R上點頭。于是

28、小琳用通俗的語言講解了什么叫納米、納米技術(shù)的功效、納米技術(shù)的應用等，使會議達到了預期的目的。 會議結(jié)束時，總裁宣布，由小琳負責整個納米技術(shù)產(chǎn)品項目的協(xié)調(diào)工作。,“作為一個公司的秘書，必須有相應的財會稅務方面的知識。會計和稅務方面的數(shù)據(jù)，是一個企業(yè)進行管理的最基本資料，公司領導最關心的就是財務方面的數(shù)據(jù)了。雖然財務部門每個月、每個季度都要向他們提供財務報告，不需要我們具有這方面很高的專業(yè)水平，但是，我們秘書一般的財務報告和財務報表還是要能看懂。通過了解財務方面的情況，能知道公司目前經(jīng)營現(xiàn)狀和發(fā)展前景，這樣，在協(xié)助領導工作時，不至于兩眼一抹黑。如果你們連增值稅和營業(yè)稅、所得稅、費用和成本這些基本的

29、概念都分不清，那我建議你們都辭職，回去念幾年書再來上班?！?某秘書科長,二、 秘書知識結(jié)構(gòu)的模式,“通才型”（復合型）的秘書，其知識結(jié)構(gòu)應由以下幾個部分構(gòu)成。 基礎知識 專業(yè)知識 行業(yè)知識 邊緣相關學科知識,某縣1992年刑事犯罪51件，1993年刑事犯罪18件，秘書在上報材料中寫道：“1993年刑事犯罪數(shù)比1992年下降了1.83倍”,新浪與智聯(lián)招聘的一項聯(lián)合調(diào)查結(jié)果： 40%的人認為好的秘書最好具備本行業(yè)的專業(yè)知識背景，34.30%的人認為具備專業(yè)知識的秘書更有出路，只有9.92%的人認為不需要。,日本高等院校秘書學科課程門類設置,三、秘書人員的能力要求,理解和領會的能力,“老板很多時因為

30、種種原因，導致他不能細說因由，因而只隱晦地開個頭，把事情透露端倪，而不把全部真相以及來龍去脈予以交代。很多時，忙碌起來，每有這種交代不清楚的情況發(fā)生，也有可能老板在講述此事時，心里還未完全構(gòu)想到一個明確的解決方案，故而就有含糊的主張出現(xiàn)。凡此種種情狀，職員能見微知著，把老板的心意摸清而付諸行動，把責任完成，甚或因這透露出來的一點資料，而代老板想到辦法解決，都是值得老板開心的?！?-秘書必讀,“想他人之所想，憑自思而辦事” 案例： 秘書要有“聽辨功”,表達能力 書面表達（寫作能力） 口頭表達等,宏遠汽車制造股份有限公司因發(fā)展需要，欲引進一批汽車類專業(yè)人才，于是準備前往全國各大高校舉行專場招聘會。

31、招聘會程序為： 一、董事長作“宏運汽車的發(fā)展之路”報告； 二、人力資源部長作公司所需人才職位說明； 三、簡歷投遞與篩選； 四、筆試； 五、面試； 六、簽訂聘用協(xié)議。 為了保證此次招聘會的成功，按領導的要求，人力資源部高度重視，實行分工。作為部長助理的小胡負責資料的收集等前期準備工作。為此，他搜集了一大摞的信息資料，并標明了資料來源。,1、公司發(fā)展史、“十五”期間發(fā)展概況材料（從公司辦公室索取） 2、公司主要產(chǎn)品及品牌介紹、公司上市情況資料等（市場部提供） 3、開設有機械、汽車類專業(yè)的高等院校一覽表（網(wǎng)絡查詢） 4、安徽汽車工業(yè)發(fā)展概況（專業(yè)報紙有關報道） 5、公司自主創(chuàng)新情況匯報材料（技術(shù)部資

32、料） 6、三十周年慶典紀念光盤（信息中心提供） 7、公司企業(yè)文化建設宣傳材料（公司黨委辦資料） 8、公司近年來主要生產(chǎn)經(jīng)營指標數(shù)據(jù)（生產(chǎn)部報表） 9、政府出臺的扶持汽車產(chǎn)業(yè)發(fā)展的相關優(yōu)惠政策、措施（政府文件） 10、同行近年發(fā)展情況資料（與外單位朋友交換而來）,當小胡把一沓厚厚的資料送給部長看后，部長的反應是：“這怎么行？你以為是搞收藏啊？！” 小胡站立了半響，顯得有些不知所措。,分析綜合能力 “秘書每天的工作，看上去十分雜亂無章，各科室送來的資料也五花八門。秘書在這種情況下，如果沒有一定的綜合歸納的邏輯思維能力，就不能了解領導的中心工作，從而把握自己工作的重點，結(jié)果往往是事倍功半，越忙越亂，

33、甚至被領導批評費力不討好?！?溝通協(xié)調(diào)能力 應變能力,案例：,一天某縣委院里停放著一輛黑色轎車，正準備上車的A書記突然回過頭對送行的張秘書說：“張秘書，我愛人明天從北京旅游回來，你與行政科李科長聯(lián)系一下，派一部小車，12點以前去機場把她接回來。我要到市里開幾天會，就請你幫助辦一下吧。” 張秘書左右為難。明知A書記是用公車辦私事，又無付車費之意（往返一次要80元），與制度不合。何況前不久A書記還在機關大會上批評了公車私用的現(xiàn)象。不辦吧，后果不甚設想。這該怎么辦？,操作能力,秘書人員主要專業(yè)技能,交際能力 “據(jù)調(diào)查有52%的秘書認為秘書工作中，最苦惱的是：處理不好人際關系” 99年5期秘書,注意：,秘書素養(yǎng)的不同層次需要 秘書班子的群體優(yōu)化,第三節(jié)秘書的培養(yǎng),一、培養(yǎng)目標,秀才型 通才型 專才型 通才專才型 管理型、助理型等,二、培養(yǎng)途徑,學歷教育 短期專業(yè)培訓 崗前培訓與在職培訓 自我培養(yǎng) 高級秘書是一種感覺，也是一種境界，她必須有相當高的悟性，相當好的忍耐力，相當豐富的經(jīng)歷和相當長的時間修煉。 某網(wǎng)友,三、秘書的職業(yè)資格