1、行政采購(gòu)管理制度1.0 0 總則1.1 目的：加強(qiáng)地產(chǎn)本部及各子公司（含項(xiàng)目公司）物資采購(gòu)及管理系統(tǒng)建設(shè)，建立優(yōu)質(zhì)、共享的禮品庫(kù)及供應(yīng)商資源庫(kù)平臺(tái)，合理控制及優(yōu)化采購(gòu)流程，持續(xù)提高行政采購(gòu)工作的效率與質(zhì)量。1.2 適用范圍：本制度適用于地產(chǎn)本部及各子公司（含項(xiàng)目公司）的所有行政采購(gòu)相關(guān)工作。1.3 本制度自頒布之日起實(shí)施。此制度由地產(chǎn)本部綜合管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂。1.4 本管理制度分為七個(gè)部分：總則、行政采購(gòu)定義、職責(zé)劃分、采購(gòu)流程、供應(yīng)商管理、廉潔規(guī)定、附件及表單。2.0 0 行政采購(gòu)定義2.1 行政采購(gòu)范疇本制度所指行政采購(gòu)包括由地產(chǎn)各級(jí)行政部門負(fù)責(zé)進(jìn)行的用于辦公、工作所需要的所有物資的采

2、購(gòu)行為，及其它指定由行政部門采購(gòu)的物資的采購(gòu)行為。不包括房租、住宿、機(jī)票、餐飲、快遞、保安、保潔、日常雜費(fèi)、車輛維修等服務(wù)性質(zhì)的支付行為。2.2 行政采購(gòu)物資分類依據(jù)行政采購(gòu)的范疇將行政采購(gòu)物資分為辦公用品、商務(wù)禮品、董事局專項(xiàng)三大類。具體分類見附件 1：行政采購(gòu)物資分類2.3 行政采購(gòu)的原則2.3.1 質(zhì)優(yōu)價(jià)廉原則：行政采購(gòu)工作在注重質(zhì)量的同時(shí)，保證采購(gòu)物資價(jià)格處于市場(chǎng)合理水平，采購(gòu)物資品質(zhì)符合公司的品牌氣質(zhì)形象，工藝品及收藏品應(yīng)綜合考慮其藝術(shù)價(jià)值及投資價(jià)值。2.3.2 高效服務(wù)原則：行政采購(gòu)的目的是為了服務(wù)公司良性運(yùn)營(yíng)，采購(gòu)效率的提升尤為重要，所采購(gòu)物資應(yīng)切實(shí)能夠服務(wù)于工作，并帶來滿意度提

3、升。2.3.3 創(chuàng)新品質(zhì)原則：采購(gòu)人員應(yīng)保持創(chuàng)新意識(shí)，提供新型、前沿的行政物資，同時(shí)行政采購(gòu)物資應(yīng)符合公司的品牌氣質(zhì)形象。3.0 0 職責(zé)劃分3.1 行政管理部門（地產(chǎn)本部綜合管理部、子公司（含項(xiàng)目公司）綜合管理部，以下簡(jiǎn)稱“綜管部”），是行政物資及其采購(gòu)工作的歸口管理部門，負(fù)責(zé)行政物資的規(guī)劃、采購(gòu)、驗(yàn)收、出/入庫(kù)、保管、調(diào)撥、處置等項(xiàng)工作；建立地產(chǎn)集中采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，定期更新禮品資源庫(kù)及供應(yīng)商資源庫(kù)；綜管部須按月統(tǒng)計(jì)各部門領(lǐng)用情況，并整理每月各部門/各子公司（含項(xiàng)目公司）物資領(lǐng)用明細(xì)表，且與年度預(yù)算比較，對(duì)超預(yù)算部門/子公司（含項(xiàng)目公司）進(jìn)行預(yù)警提示，并提請(qǐng)超支部門/子公司（含項(xiàng)目公司）提供情況說

4、明，并根據(jù)領(lǐng)用及庫(kù)存情況，更新次月采購(gòu)計(jì)劃；每月與財(cái)務(wù)管理部盤點(diǎn)行政物資，并視情況組織抽查。3.2 各行政采購(gòu)需求部門，是行政物資的領(lǐng)用部門。應(yīng)及時(shí)編制并審批部門年度、月度或?qū)ｍ?xiàng)行政物資的采購(gòu)計(jì)劃（采購(gòu)申請(qǐng)），匯總到綜合管理部。認(rèn)真驗(yàn)收相關(guān)需求行政物資，并做客觀評(píng)價(jià)。3.3 財(cái)務(wù)管理部門，負(fù)責(zé)審核采購(gòu)報(bào)銷票據(jù)的規(guī)范性；收集并復(fù)核綜管部統(tǒng)計(jì)的每月各部門/各子公司（含項(xiàng)目公司）物資領(lǐng)用明細(xì)表、及物資領(lǐng)用按部門的預(yù)算執(zhí)行情況分析表、超支部門/ 子公司（含項(xiàng)目公司）的情況說明，并及時(shí)提報(bào)至預(yù)算領(lǐng)導(dǎo)小組，便于統(tǒng)籌管理預(yù)算執(zhí)行情況； 每月與綜管部聯(lián)合盤點(diǎn)行政物資，并視情況進(jìn)行抽查盤點(diǎn)。3.4 品牌部門，負(fù)

5、責(zé)在各類行政采購(gòu)中，涉及 vi 應(yīng)用部分的設(shè)計(jì)、審核及確定最終版本。4.0 0 采購(gòu)流程（具體采購(gòu)流程詳見附件 2：zz地產(chǎn)行政采購(gòu)管理流程）4.1 申購(gòu)請(qǐng)示程序4.1.1 辦公用品及商務(wù)禮品的申購(gòu)手續(xù)參照辦公用品管理辦法、商務(wù)禮品管理制度相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4.1.2 辦公用品屬于標(biāo)準(zhǔn)配置的申購(gòu)請(qǐng)示由綜管部資產(chǎn)管理員根據(jù)庫(kù)存情況發(fā)起，非標(biāo)準(zhǔn)類或更新類的計(jì)劃外辦公設(shè)備、家具（管制資產(chǎn)類）申購(gòu)請(qǐng)示由需求部門發(fā)起。4.1.3 商務(wù)禮品的申購(gòu)由綜合管理部根據(jù)領(lǐng)用及庫(kù)存情況，結(jié)合年度預(yù)算發(fā)起。其他部門臨時(shí)性、特殊性的禮品采購(gòu)，可由需求部門提供附件 4臨時(shí)申購(gòu)單，并由有權(quán)審批人批準(zhǔn)確認(rèn)后， 由綜管部按最新權(quán)責(zé)

6、手冊(cè)中 2.1 商務(wù)禮品購(gòu)置申請(qǐng)的相關(guān)人員審批同意后，發(fā)起申購(gòu)。4.1.4 藝術(shù)品的申購(gòu)由綜合管理部根據(jù)庫(kù)存情況及實(shí)際需求發(fā)起，具體執(zhí)行詳見附件 3：藝術(shù)品采購(gòu)鑒定流程。4.1.5 所有申購(gòu)請(qǐng)示過程中，綜合管理部固定資產(chǎn)管理員均應(yīng)對(duì)該申購(gòu)物資（或可替代物資）的庫(kù)存情況作出相應(yīng)說明，并負(fù)相應(yīng)責(zé)任。4.1.6 臨時(shí)急需且無庫(kù)存的行政物資，應(yīng)由需求部門報(bào)有權(quán)審批人（參照zz地產(chǎn)管理權(quán)責(zé)及審批流程表）同意，同時(shí)由需求經(jīng)辦人填寫附件 4：臨時(shí)申購(gòu)單，并經(jīng)有權(quán)審批人制度涉及的相關(guān)人員審批同意后，參照 4.1.3 執(zhí)行。遇特殊情況的，經(jīng)有權(quán)審批人同意的可先行采購(gòu)，事后及時(shí)補(bǔ)充相應(yīng)申購(gòu)程序。4.2 采購(gòu)實(shí)施程

7、序4.2.1 采購(gòu)申購(gòu)核準(zhǔn)后，采購(gòu)人員根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)單中的內(nèi)容進(jìn)行采購(gòu)實(shí)施。根據(jù)采購(gòu)行政物資的不同類型，采購(gòu)方式主要分為比選采購(gòu)、定點(diǎn)采購(gòu)、異地采購(gòu)三種。結(jié)合實(shí)際需求采用不同的采購(gòu)類型。詳見附件 5：行政采購(gòu)實(shí)施分類4.2.2 由行政部門發(fā)起的采購(gòu)申請(qǐng)，應(yīng)事先經(jīng)與主要需求部門溝通，行政資產(chǎn)管理員確認(rèn)后，由行政人員參照 4.2.1 中方式進(jìn)行采購(gòu)。4.2.3 集中采購(gòu)的原則禮品在禮品庫(kù)有的，需執(zhí)行地產(chǎn)框架采購(gòu)合同；全年禮品框架采購(gòu)金額應(yīng)占全年采購(gòu)金額的80%以上；未在禮品庫(kù)的特殊需求禮品，需求部門需另行呈批申購(gòu)，另擇供應(yīng)商簽訂合同（彈性采購(gòu)），此項(xiàng)采購(gòu)金額不得超過全年采購(gòu)金額的 20%；單價(jià) 30

8、0 元以下的可增加各子公司（含項(xiàng)目公司）地方特色禮品，增加采購(gòu)的靈活性及自主性。4.3 驗(yàn)收及入/出庫(kù)程序4.3.1 到貨后，行政采購(gòu)人員應(yīng)組織需求部門人員（需求部門不能在場(chǎng)的可指定他人或綜合管理部資產(chǎn)管理員）對(duì)本次采購(gòu)物資進(jìn)行驗(yàn)收，確認(rèn)無誤，質(zhì)量合格后，方可辦理入庫(kù)手續(xù)，開具入庫(kù)單。在采購(gòu)人員不在場(chǎng)且未征得采購(gòu)人員同意的情況下，其他人員不得擅自接收貨物或相關(guān)的送貨單據(jù)。驗(yàn)收過程出現(xiàn)問題的，經(jīng)采購(gòu)人員確認(rèn)，可拒絕收貨或部分收貨。4.3.2 采購(gòu)物資的驗(yàn)收應(yīng)由綜合管理部組織進(jìn)行，使用單位派人（或指定專人）參加，檢查采購(gòu)的物資有無缺損，附件、備件、專用工具、技術(shù)文件、使用說明書、保修卡、原產(chǎn)地證明

9、、鑒定證書等是否齊全。貨物驗(yàn)收入庫(kù)后，相關(guān)資料應(yīng)由綜合管理部指定人員統(tǒng)一分類保管。4.3.3 其他出/入庫(kù)手續(xù)流程參照辦公用品管理辦法、商務(wù)禮品管理制度及zz地產(chǎn)固定資產(chǎn)管理制度執(zhí)行。4.4 付款/報(bào)銷程序4.4.1 行政物資驗(yàn)收入庫(kù)后，采購(gòu)人員應(yīng)根據(jù)權(quán)責(zé)手冊(cè)行政事務(wù)中 2.2 的審批程序及相關(guān)協(xié)議規(guī)定辦理付款/報(bào)銷手續(xù)。4.4.2 采購(gòu)申購(gòu)單、采購(gòu)合同（若有）、入庫(kù)單、發(fā)票是相關(guān)行政物資款項(xiàng)支付/費(fèi)用核銷的必要單據(jù)，采購(gòu)人員在做付款/報(bào)銷手續(xù)時(shí)應(yīng)附后。4.4.3 進(jìn)入付款/報(bào)銷流程前，必須按照 4.1 及 4.2 相關(guān)約定，參照權(quán)責(zé)手冊(cè)行政事務(wù)中 2.1 的審批程序，完成申購(gòu)請(qǐng)示批準(zhǔn)。4.5

10、 采購(gòu)統(tǒng)計(jì)與報(bào)表4.5.1 采購(gòu)?fù)瓿桑少?gòu)人員應(yīng)及時(shí)匯總統(tǒng)計(jì)當(dāng)次的采購(gòu)數(shù)據(jù)信息，編制年度行政物資采購(gòu)動(dòng)態(tài)情況表。4.5.2 子公司（含項(xiàng)目公司）按月統(tǒng)計(jì)本級(jí)公司各部門領(lǐng)用情況，制作各部門領(lǐng)用費(fèi)用明細(xì)表，并與年度預(yù)算數(shù)字比較，上報(bào)地產(chǎn)本部綜管部；地產(chǎn)本部綜管部按月統(tǒng)計(jì)地產(chǎn)本部層面各部門領(lǐng)用明細(xì)表，與年度預(yù)算數(shù)字比較，對(duì)超預(yù)算部門進(jìn)行預(yù)警，同時(shí)匯總超支部門的情況說明，并復(fù)核子公司（含項(xiàng)目公司）的費(fèi)用領(lǐng)用表，提請(qǐng)超支子公司（含項(xiàng)目公司）做出情況說明；同時(shí)，提交數(shù)據(jù)表單及情況說明給地產(chǎn)本部財(cái)務(wù)部。4.5.3 每季度向集團(tuán)報(bào)備報(bào)表，詳見附件6：行政采購(gòu)報(bào)表：行政采購(gòu)費(fèi)用月度統(tǒng)計(jì)表、年度行政物資采購(gòu)動(dòng)態(tài)情

11、況表、年度行政禮品與供應(yīng)商資源庫(kù)三份表單。5. 0 供應(yīng)商管理資源庫(kù)中的供應(yīng)商均應(yīng)納入分級(jí)評(píng)價(jià)體系，zz地產(chǎn)行政物資供應(yīng)商級(jí)別分為 a、b、c 三級(jí)， 不同級(jí)別供應(yīng)商享有不同的權(quán)益和優(yōu)先選擇權(quán)。具體管理方式詳見附件 7：行政物資供應(yīng)商管理方案、附件 8：年度行政物資供應(yīng)商評(píng)比表6.0 0 廉潔規(guī)定6.1 采購(gòu)人員在與供應(yīng)商的合作中應(yīng)第一時(shí)間并在合作過程中再三重申zz地產(chǎn)對(duì)于廉潔自律的要求，杜絕供應(yīng)商進(jìn)行商業(yè)賄賂的任何動(dòng)機(jī)，切實(shí)保障公司利益。對(duì)于曾提出商業(yè)賄賂的供應(yīng)商應(yīng)謹(jǐn)慎考慮與其合作，對(duì)多次提出商業(yè)賄賂的供應(yīng)商應(yīng)不予合作。6.2 對(duì)于員工廉潔自律的處分及獎(jiǎng)勵(lì)，依據(jù)員工職務(wù)行為準(zhǔn)則及獎(jiǎng)懲管理制度執(zhí)行。7. 0 附