1、1,淺談八二法則 與 時間管理,2,Agenda,沒時間我沒時間一瞬間來到夏天單身的地平線又轉(zhuǎn)了一圈晴天終于出現(xiàn)轉(zhuǎn)變 . 為何需要時間管理? 八二法則與艾森豪威爾法則及時間配置矩陣 時間管理的問題 有效管理時間的四大關(guān)鍵 時間管理案例: 如果沒有 E-Mail 該有多閑 ? 設(shè)定SMART的目標 附錄 傳奇人物王品集團的戴勝益,3,我沒有時間?,成功與否不是能力問題，而在意愿是否堅定,沒有時間只是借口， 沒有意愿才是失敗的主因 !,時間可以造就人格， 可以成就事業(yè)，也可以儲積功德 - 證嚴法師,其實只要20%的時間就可以完成80%的事情,4,為何需要時間管理?,為何你我都不滿意現(xiàn)狀, 但是卻安

2、于現(xiàn)狀? 1.無奈 2.不確定改變之后會更好 3.因為現(xiàn)狀是你我最熟悉的 當(dāng)你開始不滿于現(xiàn)狀時, 表示你很想改變(change)但是要用對 “新的思考方式” 。,? 正確分配時間 i.e., 時間管理,5,什么是時間管理？,一、時間管理不是要把所有事情做完，而是更有效的運用時間。,時間管理的目的除了要決定你該做些什么事情之外， 另一個很重要的目的也是決定什么事情不應(yīng)該做。,二、時間管理不是完全的掌控，而是降低變動性。,時間管理最重要的功能是透過事先的規(guī)劃，做為一種提醒與指引。,6,八二法則 - by 社會學(xué)家柏雷多(Pareto; 巴烈圖),80% vs. 20% (or 90% vs. 10

3、%) 意大利經(jīng)濟學(xué)家 Vilfredo Pareto(柏雷多)發(fā)現(xiàn)八二法則，他確認意大利國家 80%的土地(財富)由 20%的人口所擁有 ! 國家80% 的人口被20%的人統(tǒng)治 。 80% 的人輸給20%的人 ( 賭博) 。 企業(yè)80%的利潤來自20%的客戶! (其它 80%客戶是澳門來的?) 80%的人只使用軟件20%的功能。(Word, PPNT,) 通常我們80%的時間花在解決20%的問題 。,什么是八二法則？,7,80/20原理用在生活 示意圖,80% 時間,20% 時間,80% 成效,20% 成效,重要的 少數(shù)事物,瑣碎的 多數(shù)事物,8,我是學(xué)生, 八二法則干我屁事,前面的80分通常

4、只要花20%的努力 努力成果邊際效用遞減 沒有人要你每科拿 100 分 程序(習(xí)題)20%的時間可以完成80% 盡快完成最關(guān)鍵的部份，讓事情看起來像做完 80% 一般。,? 每科都先拿80分再說 ! (20%的力氣),? 剩下的時間優(yōu)先分配于有興趣的或效用大的 !,9,請排出正確的行事優(yōu)先級,1,?,4,?,2,3,時間管理矩陣,?,?,要把時間用在對的地方 !,10,艾森豪威爾法則,美國艾森豪威爾將軍指出，人們的精力，往往被緊急但較不重要的事情所占用，而并未完全或盡可能的將時間與精力用在重要的事。 艾森豪威爾法則的啟示：留多一點時間給重要的事情。,But How ? 說的容易 . 降低右表中

5、3和4的時間!,錯誤的時間分配,11,正確的行事優(yōu)先級與時間分配,時間管理矩陣,35%,50%,12%,3%,留多一點時間給重要的事情,12,主管明智的時間配置,1.重要的事情著重在 Plan Plan 著重在 Do Do 著重在 Check Check 著重在 Action 2.重要的事情要逐漸地交給 信任的部屬, 這叫 “灌能”,13,各類輕重緩急事情范例,14,時間管理不是什么?,時間本身不是問題，因為每個人每天所擁有的時間都是一樣多。 時間是無法累積與增值的資源。 所以時間管理的問題本身不在于時間，而是在于自己如何善用及分配你自己的時間。,15,時間管理是什么?,時間管理就是自我管理。

6、 自我管理即是改變習(xí)慣，以令自己更富績效，更富效能。 把事情很快地做完，叫做效率。 把事情很快又很對地做完，叫做效能。 Do the thing right! Do the right thing! 時間管理就是要學(xué)會如何運用時間。 時間管理就是事前的規(guī)劃與長期的計劃。,16,你的時間管理出了什么問題？,一、無法管理外在的要求,主管最大的困擾就是，太多來自外界的干擾，隨時得放下手邊的工作去做別的事情。,擔(dān)任主管的責(zé)任之一就是集合多人的努力，共同完成一份工作。換句話說，主管的工作有很大的一部份需要與別人互動，外界的干擾是主管工作的一部份。 你可以排定某些時段做為你的緩沖時間，當(dāng)有人臨時找你需要討

7、論事情時，可以請他在你有空的時間再來。,1/3,缺乏說 “不” 的勇氣。,17,你的時間管理出了什么問題？,二、做事沒有方法,我們常運用自己所熟悉或直覺想到的方法做事，但事實上，這并不是最有效率的方法。,完成一件事情，可以有許多方法，重點在于你能否找出最快速的方法。不要毫不考慮的就直接做了，先花幾分鐘的時間衡量一下，有什么方法可以更有效率的完成事情？,2/3,? 盡快完成最關(guān)鍵的部份, 讓事情看起來像做完 80% 一般。,18,你的時間管理出了什么問題？,三、過度溝通而沒有想法,如果真要開會，要避免毫無結(jié)果的討論。當(dāng)我們遇到問題時，第一個想到的是找人開會，希望多一點人一起商量討論。但是會議的核

8、心目的在于做出決策，而非討論。,主管應(yīng)該事先分析問題的可能原因、可能的解決方法，然后在會議上提出來讓大家討論，聽聽其它人有什么想法。這樣可以讓你原先的思考更為完整，而且可以當(dāng)下做出決策，開完會后所有就能立即開始工作。,3/3,19,有效管理時間的四大關(guān)鍵,從自我可掌控的部份開始 厘清不同性質(zhì)的工作 排定ABCDE優(yōu)先級 留點時間給自己,See next 4 slides,20,有效管理時間的四大關(guān)鍵,一、從自我可掌控的部份開始,主管在進行時間管理時，可以從自己可能掌握的部份開始，包括與下屬的互動時間、和完全屬于自己的時間。,最直接的方法，就是有效管理與屬下之間互動的方式。讓屬下遇到問題時，能夠

9、提出建議并采取雙方都同意的做法或是主動采取行動并向上報告。,1/4,21,有效管理時間的四大關(guān)鍵,二、厘清不同性質(zhì)的工作,根據(jù)美國密西根大學(xué)心理學(xué)和神經(jīng)學(xué)科學(xué)家最新研究發(fā)現(xiàn)，人的大腦在持續(xù)不間斷處理一件事情時，才能發(fā)揮最佳功能。 因此，最佳的工作方式就是將性質(zhì)類似的工作集中在同一時段完成。你可以將工作分成兩大部份：,需要高度專注力的工作，如撰寫報告、擬定計劃等。 相對而言不需要太多專注力的工作，像是開會、處理文書作業(yè)、電話連系等。,2/4,22,有效管理時間的四大關(guān)鍵,三、排定優(yōu)先級,可以采取 ABCDE 模式： A級工作：非常重要且緊迫、必須立刻完成。 B級工作：很重要，但有較多緩沖的時間。

10、 C級工作：可以做的事，但是沒有很重要，要不 要做也沒有太大的影響。,委派（Delegate）緊急但不重要工作：將緊急但不重要的工作分派給適當(dāng)?shù)娜藞?zhí)行。 刪除（Eliminate）沒有時間做的工作：如果排不上時間，又找不到人立刻處理，就直接刪除。,3/4,23,有效管理時間的四大關(guān)鍵,四、留點時間給自己,記住! 你無法做一切的事情， 要學(xué)習(xí)何時該說不。,盡管工作再忙，都應(yīng)該留給自己一點時間，在不受打擾的狀況下，專心的思考一些問題。,4/4,主管不僅是做事的人，更要成為思考者，主管工作很重要的一部份就是策略的規(guī)劃，像是團隊未來的發(fā)展或是新市場的開發(fā)等。,24,預(yù)留 Buffer (緩沖區(qū)),并不

11、是每件事情都那么的急。 如果我們每件事情都要實時地處理掉，相信我們會變得神經(jīng)兮兮的。 所以應(yīng)該要有一個地方，緩沖區(qū)，讓我們放一些比較不必馬上處理掉的事情，但是時間到時又要能提醒我們。,25,學(xué)會拒絕,拒絕要求四部曲 傾聽、提出理由、提供變通(alternative)建議、回絕要求。 拒絕部屬 鼓勵部屬指出沖突所在，并提出變通辦法；必要時支持部屬拒絕不合理的要求。 拒絕老板 提醒他你目前處理中的工作，并請他協(xié)助決定新工作的優(yōu)先次序。,26,如果沒有 E-Mail 該有多閑 ?,1.你一天花多少時間在看 Email? 2.你進 Email 會不會看廣告信? 3.你看Email 的時間是連續(xù)的, 還

12、是片斷的? 4.你的Email 有沒有做分類? 5.你回信時是邊看邊回, 還是分類后集中回信? 6.你進 Email 信箱, 是先看信還是先發(fā)信?,葛洛夫: 你的時間是不是被 Email 切成零零碎碎的片段? 其實你應(yīng)該集中處理它!,Andrew S. Grove（安德魯葛洛夫）為Intel主要創(chuàng)始人,27,如何提高 Email 的處理效率,一進信箱第一個動作就是把所有信件的主題瀏覽一遍，然后做分類的動作。 (或設(shè)定自動分類) 除了真正急件以外，集中時段回信。 養(yǎng)成習(xí)慣，一天只在三個時段看 Email, 例如 :,28,今天 必須做的事,今天 應(yīng)該做的事,今天 可以做的事,今日三件事,29,設(shè)

13、定SMART的目標,目標設(shè)定要 SMART Specific 要明確 Measurable 要可量測 Attainable / Achievable 要可達成 Realistic / Relevant 要務(wù)實 / 要切題 Time bound 要有時限,Acronym 頭字語,時間管理 就是 要有好的規(guī)劃。,30,養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣,行動才是企劃的開始。 用兵貴在速戰(zhàn)速決，時機稍縱即逝。 可以早上做完的事，決不拖到下午完成。 可以一天做完的事，決不分成兩天完成。 養(yǎng)成做備忘錄與思考的習(xí)慣。 開始工作之前，如果能花費15分鐘仔細思考你要做些什么，就能節(jié)省四小時的時間浪費。 將性質(zhì)類似的工作集中在

14、同一時段完成。 需要高度專注力的 vs.不需要太多專注力的 每天至少完成一件事情，特別是在工作情緒低潮時。,31,記住- 拖延必須付出代價,一直不去看牙醫(yī) - 牙疼會愈來愈厲害，甚至需拔牙或做根管治療。 延誤機械修理 - 故障后花費更大。 遲遲運動計劃 - 容易縮短生命。 延遲答復(fù)詢問 - 將失掉顧問。 拖延開發(fā)新產(chǎn)品 - 將被對手超越。 延誤重要的事情 - 將喪失豐富的人生。,32,如何處理情緒低潮,每天至少完成一件事情。 完成事情的定義 : 完整的 + 相關(guān)的 + 善后的 + 記錄的文件 通常完成一件完整事情就會有力氣再做第二件事情 不要因為花了時間去度假而覺得內(nèi)疚，度假使你心情愉快所以會

15、讓你更能有效的工作。 莫非定律(Murphy s Law) If anything can go wrong, it will. 會出錯的事終歸要出錯 ? 不要杞人憂天 !,33,開始工作之前，如果能花費15分鐘仔細思考你要做些什么，就能節(jié)省四小時的時間浪費。,時間管理是一種工作習(xí)慣的養(yǎng)成，它就是生活的一部份，而非是額外的工作。當(dāng)你有了良好的工作習(xí)慣，對你自己、對周遭的人都是好事一樁。,Summary,先做不想做但必須做的事。,34,好心情才有好效率,王品集團老板戴勝益月休15天，理由是不讓忙碌工作失去生活樂趣。他清楚知道如何分配工作與休閑時間，如果把自己弄得很忙，就無法思考公司的未來和大方向

16、。己經(jīng)遍覽全球八十多個國家的戴勝益說，他不但增加自己的國際觀，也強制主管必須休假，因為忙碌疲備，會降低服務(wù)質(zhì)量。,注: 戴勝益為三勝制帽(扁帽工廠)老板戴勝通的弟弟,35,認識王品,戴勝益1993年創(chuàng)立王品集團，至2006年王品集團旗下已擁有7個餐飲品牌、59家分店。2007年營收更超過新臺幣40億，各品牌分店數(shù)突破100家大關(guān)。 王品臺塑牛排的主力產(chǎn)品是中國口味的精致牛排餐；西堤牛排標榜新都會時尚西式精致套餐；美國Porter?House為牛排西餐；陶板屋訴求和風(fēng)創(chuàng)作料理；原燒為現(xiàn)代日式風(fēng)格燒肉店；聚為北海道昆布鍋套餐；Ikki賣的是懷石創(chuàng)作料理；夏慕尼則為新香榭鐵板燒套餐。 2003年7月

17、正式進軍大陸市場。,36,戴勝益創(chuàng)立王品的因緣際會,在39歲從扁帽工廠的副總出走，開了BB樂園大賺后亂投資又賠光光. 某次機會中品嘗到臺塑牛排，戴勝益發(fā)現(xiàn)，有些人像王永慶，并不喜歡吃帶血且半生不熟的牛排。 而臺塑三娘自行改良過的中式全熟牛排，獲得許多老板和消費者喜愛，也就是在這種因緣際會下，讓戴勝益從中得到創(chuàng)業(yè)靈感單一產(chǎn)品也能成為商機。,37,重賞之下必有勇夫王品集團戴勝益的海豚領(lǐng)導(dǎo)學(xué)?,舍得給 是他對待員工的方式。 給得起 也讓他吸引了許多優(yōu)秀人才跳到這個愈來愈大、愈來愈深的池子里。,當(dāng)個餐廳店長 也能年薪千萬？ 上菜的鞠躬幅度、微笑程度都有計算？,這不是天方夜譚， 而是戴勝益十幾年來的餐飲魔術(shù)。