1、印信管理,印章是權(quán)力的象征和職能的標(biāo)志 印章的作用 權(quán)威作用 標(biāo)志作用 法律作用 憑證作用,印章的種類,正式印章 套印章 鋼印 領(lǐng)導(dǎo)人名章（分為領(lǐng)導(dǎo)人簽名章和個(gè)人名章） 專用印章 戳記,印章尺寸規(guī)格,國(guó)務(wù)院正式印章為6厘米，省部級(jí)及機(jī)關(guān)的正式印章為5厘米，副部級(jí)、地、市、州、縣機(jī)關(guān)為4.5厘米，其他單位一律為4.2厘米。黨的各級(jí)機(jī)關(guān)的正式印章，其規(guī)格與同級(jí)行政機(jī)關(guān)的正式印章相同。 國(guó)務(wù)院鋼印直徑為4.2厘米，其他單位鋼印不得超過(guò)4.2厘米，不得小于3.5厘米,印章的應(yīng)用應(yīng)注意的事項(xiàng),印章的管理,印章的管理包括：印章的刻制、頒發(fā)、啟用、保管、使用、停用等 印章的使用操作流程：用印申請(qǐng) 用印簽批

2、用印登記 用印監(jiān)督 正確用印,秘書(shū)印章的要領(lǐng)（）,A 握法標(biāo)準(zhǔn) B 用力均勻 C 落茵平穩(wěn) D 印泥適度,案例：總經(jīng)理把保管單位公章和蓋印的任務(wù)交給了秘書(shū)小付，小付應(yīng)該怎樣做？,答案:小付應(yīng)把印章放在辦公室裝鎖的抽屜或保險(xiǎn)箱內(nèi),鑰匙隨身攜帶 每次用畢應(yīng)將印章加鎖存放,隨印隨鎖 如因事外出,須經(jīng)批準(zhǔn)交他人代管 加蓋單位公章,須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),并審核簽名; 要將蓋用文件名稱,編號(hào),日期,簽發(fā)人,領(lǐng)用人,蓋章人等項(xiàng)詳細(xì)登記 加蓋印章必須做到用力均勻,使印章端正,完整,印章使用與管理 1、印章的刻制及啟用 嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定刻制，不得擅自更改; 必須執(zhí)單位證明及公安部門(mén)的批準(zhǔn)證明，到指定的刻字單位刻制

3、。 啟用時(shí)一般由制發(fā)單位發(fā)出啟用通知，通知中蓋上所啟用印章的印模，發(fā)給有關(guān)單位保存，以備查考。,印信管理,印信管理,2、印章的審批和使用 必須經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行認(rèn)真的登記未履行 手續(xù)或手續(xù)不全時(shí)，不得用印。 用印時(shí)應(yīng)注意蓋在正確的位置，一般應(yīng)蓋在文件成 文日期的上方，上不壓正文，下騎年蓋月。 3、印章的保管 印章必須由單位的領(lǐng)導(dǎo)指派專人負(fù)責(zé)保管和使用， 嚴(yán)禁擅自使用或外借。 印章如果丟失要立即報(bào)告公安機(jī)關(guān)備案，并以登報(bào) 或信函等形式通知有關(guān)單位，聲明其遺失或作廢。,印信管理,介紹信的使用與管理 介紹信是用來(lái)介紹被派遣人員的姓名、年齡、身份、接洽事項(xiàng)等情況的一種專用書(shū)信，具有介紹和證明雙重作

4、用。 介紹信管理應(yīng)嚴(yán)格而細(xì)致，并注意以下問(wèn)題: （1） 介紹信的格式應(yīng)符合要求 （2） 介紹信應(yīng)由專人管理 （3） 出具介紹信必須認(rèn)真履行審批手續(xù) （4） 妥善保管好介紹信的存根,介紹信使用的程序,動(dòng)腦筋,1、11月1日，李經(jīng)理要到廣州參加一個(gè)貿(mào)易洽談會(huì)，考慮到要與多家公司洽談業(yè)務(wù)，需要帶幾張空白介紹信，可否？ 2、某公司印章管理人員小馬為工作方便，帶印章一起出差到外地，這種做法正確嗎？,值班工作,值班形式 常設(shè)值班室（重要黨政機(jī)關(guān)或規(guī)模較大的組織） 輪流值班（下班時(shí)間或節(jié)假日期間，大多數(shù)單位采用） 臨時(shí)性值班（防范突發(fā)性事件臨時(shí)開(kāi)設(shè)）,傳遞信息 辦理領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的事項(xiàng) 負(fù)責(zé)接待工作 處理來(lái)函

5、、來(lái)電（一般只傳達(dá)不答復(fù)，不隨意表態(tài)） 掌握領(lǐng)導(dǎo)外出活動(dòng)情況 確保安全 處理突發(fā)事件 承辦臨時(shí)事項(xiàng),值班工作的主要任務(wù),值班記錄,值班記錄一般包括接待記錄、電話記錄、值班日志、值班報(bào)告、公務(wù)接洽。,接待記錄（來(lái)訪人姓名、單位、時(shí)間、內(nèi)容接待人的承辦意見(jiàn)、領(lǐng)導(dǎo)的批辦意見(jiàn)、接待人的姓名）,接待記錄表,電話記錄（來(lái)電時(shí)間、來(lái)電單位、來(lái)電內(nèi)容、接電話記錄人、領(lǐng)導(dǎo)批示和處理意見(jiàn)）,值班日志（一天一般的重要工作）,值班報(bào)告,會(huì)晤接洽記錄本,來(lái)訪登記表編號(hào) 值班人 來(lái)訪人姓名 來(lái)訪人單位 接待時(shí)間 年 月 日 時(shí) 分 至 年 月 日 時(shí) 分 內(nèi)容 擬辦意見(jiàn) 領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn) 處理意見(jiàn) 值班人簽字： ,外來(lái)人員登記表

6、,值班電話記錄表 編號(hào)： 時(shí)間： 年 月 日 時(shí) 分到 時(shí) 分 來(lái)電單位 發(fā)話人姓名 來(lái)電單位電話號(hào)碼 值班接話人姓名 通話內(nèi)容摘要： 領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)： 處理結(jié)果： 值班人簽字： ,情景訓(xùn)練,案例：毒藥掉進(jìn)河里之后 1999年的一天深夜，某市政府值班秘書(shū)小劉接到市交通部門(mén)打來(lái)的緊急電話，告知一家裝卸公司在某碼頭裝卸化學(xué)物品時(shí)，不慎將一桶劇毒化學(xué)物品落入水中。若毒藥擴(kuò)散到水中，人畜飲用后會(huì)造成死亡。此時(shí)劉秘書(shū)腦海中掠過(guò)兩套方案：一是打電話給市領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)機(jī)關(guān)，請(qǐng)求指示，然后依照領(lǐng)導(dǎo)的指示去執(zhí)行，如果找不到領(lǐng)導(dǎo)，再根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)處理。二是立即趕到現(xiàn)場(chǎng)指揮打撈。 如果你是值班秘書(shū)，應(yīng)當(dāng)采取什么措施?,管理領(lǐng)

7、用現(xiàn)金和履行報(bào)銷手續(xù),零用現(xiàn)金的使用范圍 市內(nèi)交通費(fèi)、郵資、接待茶點(diǎn)費(fèi)、停車費(fèi)、添置少量的辦公用品,零用現(xiàn)金憑單,報(bào)銷手續(xù),申請(qǐng)報(bào)告 費(fèi)用申請(qǐng)表,結(jié)算 報(bào)銷單 登記,領(lǐng)取支票現(xiàn)金,審核,索要發(fā)票,6.8.1.辦公用品管理的內(nèi)容 1、文具 筆、墨、尺、訂書(shū)機(jī)、油彩、粉筆、膠水（帶）、信封、郵票等。 2、小工具 清潔工具、修理工具、制畫(huà)工具、宣傳工具、 各種刀具（裁紙刀、切紙刀）等。,6.8 辦公用品管理,6.8 辦公用品管理,3、紙張 信紙、復(fù)印紙、打印紙、復(fù)寫(xiě)紙、蠟紙，各種規(guī)格的白紙、包裝紙、裝飾紙等。 4、常用耗材 計(jì)算機(jī)的磁盤(pán)、打印機(jī)的色帶、墨盒、油墨，復(fù)印機(jī)的墨粉，錄音帶、錄像帶、膠卷、

8、電池等。 5、小型電器設(shè)備 投影儀、幻燈機(jī)、錄音機(jī)、錄像機(jī)、照相機(jī)、計(jì)算器、計(jì)時(shí)器等。 6、 其他用品 一些裝飾用品、掛圖、旗幟、標(biāo)志、標(biāo)語(yǔ)等。,6.8 辦公用品管理,6.8.2.辦公用品管理的原則 建立完善的管理制度 保證工作的需要 講求節(jié)約，物盡其用 及時(shí)更新裝備，提高工作水平,6.8 辦公用品管理,辦公用品的管理程序,選擇供應(yīng)商,訂購(gòu),接受,存放,申購(gòu),庫(kù)存管理,辦公室設(shè)備和耗材的庫(kù)存管理，要求“三卡”一致，這三卡是（）,A庫(kù)存卡 B出貨卡 C供應(yīng)卡 D進(jìn)貨卡,問(wèn)題討論,1、如何理解時(shí)間管理的一般原則？該原則與秘書(shū)工作有哪些關(guān)系？ 2、你是如何理解ABCD工作法的？ 3、作為一個(gè)秘書(shū)，你

9、認(rèn)為應(yīng)如何管理好自己和上司的日志？ 4、秘書(shū)應(yīng)如何正確收發(fā)郵件？ 5、值班工有哪些任務(wù)和要求？ 6、怎樣管理辦公用品？ 7、保密工作有哪些內(nèi)容？,6.6 保密工作,6.6.1 保密工作的重要性 保密是執(zhí)政黨和國(guó)家保持政局穩(wěn)定的重要手段 保密是發(fā)展經(jīng)濟(jì)的客觀需要 保密是領(lǐng)導(dǎo)決策的需要 6.6.2 保密工作的新特點(diǎn) 保密范圍和內(nèi)容趨于擴(kuò)大 需要防范的泄秘渠道日趨增多 需要對(duì)付的竊密手段變化多端 需要打擊的竊密活動(dòng)十分猖獗,6.6 保密工作,6.6.3保密工作的內(nèi)容 文件保密 會(huì)議保密 通訊保密 計(jì)算機(jī)保密 涉外保密 經(jīng)濟(jì)情報(bào)的保密 新聞報(bào)道和出版的保密,6.7 郵件處理,6.7.1 郵政業(yè)務(wù) 1、

10、信函業(yè)務(wù) 國(guó)內(nèi)信函、明信片、國(guó)內(nèi)印刷品、國(guó)內(nèi)保價(jià)信函、國(guó)際信函、國(guó)際印刷品、國(guó)際保價(jià)函件。 2、郵政包裹業(yè)務(wù) 國(guó)內(nèi)包裹、國(guó)際包裹、 3、 特快專遞 信函、文件資料、物品。,6.7 郵件處理,6.7.2 郵件處理的涵義 處理郵件是指在郵件、信函的收進(jìn)和發(fā)出過(guò)程中所要進(jìn)行的一系列工作。 郵件分為： 通過(guò)郵政系統(tǒng)傳遞的郵件，如各類信函、電報(bào)、報(bào)刊、包裹等； 電子信函，如電傳、傳真、E-MAIL等。,6.7 郵件處理,6.7.3 郵件接收程序,6.7 郵件處理,1、簽收 認(rèn)真清點(diǎn)文件的件數(shù)，并簽字。 2、拆封 保持原封的完好，注意封內(nèi)文件不能損壞。 3、登記 按收文登記簿中的內(nèi)容逐項(xiàng)登記。 4、分類