1、精選文檔收文處理 中國(guó)收文處理收文指收進(jìn)外部送達(dá)本機(jī)關(guān)、單位的公務(wù)文書(shū)和材料，包括文件、電報(bào)、信函、內(nèi)部刊物、資料，其他文字資料。一、收文處理的一般過(guò)程指對(duì)來(lái)自本機(jī)關(guān)外部的公文所實(shí)施的處置與管理。1第一階段：公文的收受與分流（1）簽收。指履行規(guī)定的確認(rèn)、清點(diǎn)、核對(duì)、檢查、簽注手續(xù)后，機(jī)關(guān)設(shè)置的外收發(fā)人員、通訊人員從發(fā)文機(jī)關(guān)、郵政部門、機(jī)要通信部門、文件交換站，或通過(guò)自備通信設(shè)備收取公文。（2）外收文登記。即由外發(fā)人員在完成簽收工作后，對(duì)收文情況做出簡(jiǎn)要記載。（3）啟封。即外收文登記完成后，公文送至機(jī)關(guān)統(tǒng)一或分別按內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置的內(nèi)收發(fā)部門 （或人員），由其簽收后，統(tǒng)一啟封或徑送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者親啟。（

2、4）內(nèi)收文登記。即由內(nèi)收發(fā)人員對(duì)收文情況做出較詳細(xì)記載。（5）分辦。即經(jīng)對(duì)收文進(jìn)行分類篩選后，由指定的有關(guān)人員根據(jù)公文的重要程度、各部門職責(zé)分工及有關(guān)程序規(guī)定將公文分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門工作人員閱知辦理。（6）摘編。由文件管理人員對(duì)部分準(zhǔn)備投入辦理過(guò)程的重要文件進(jìn)行的加工活動(dòng)，主要是針對(duì)這些文件寫文摘、提要、綜述，匯集有關(guān)數(shù)據(jù)資料等。2第二階段：辦理收文（1）擬辦。由部門負(fù)責(zé)人或有關(guān)具體工作人員經(jīng)過(guò)對(duì)公文進(jìn)行認(rèn)真的閱讀分析，提出建議性的處置意見(jiàn)，供有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者審核定奪。（2）批辦。即機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者或部門負(fù)責(zé)人對(duì)公文提出處置意見(jiàn)。（3）承辦。即有關(guān)工作人員按批辦意見(jiàn)具體處置公文所針對(duì)的事務(wù)和問(wèn)題。（4

3、）注辦。即由承辦人簽注公文承辦情況，以備忘待查。3第三階段：組織傳閱與催辦查辦（1）組織傳閱。指獨(dú)份或份數(shù)很少的公文需經(jīng)多部門或多位工作人員閱知處理時(shí)，使公文在他們中間得到有效傳遞和閱讀。（2）催辦。由公文處理管理機(jī)構(gòu)根據(jù)承辦時(shí)限和其他有關(guān)要求對(duì)公文承辦過(guò)程實(shí)施的催促檢查。（3）查辦。由公文處理管理機(jī)構(gòu)或其他專門組織對(duì)重要公文實(shí)際執(zhí)行情況所進(jìn)行的核查協(xié)辦工作。4第四階段：處置辦畢公文包括：立卷歸檔、清退、暫存、銷毀等。二、收文辦理活動(dòng)的方法要點(diǎn)1擬辦擬辦是一項(xiàng)輔助決策活動(dòng)，目的是為決策活動(dòng)提供可供選擇的方案。作好擬辦應(yīng)注意：（1）認(rèn)真研讀公文，真正弄清對(duì)方的意圖、問(wèn)題的性質(zhì)與實(shí)際情況。（2）意

4、見(jiàn)要簡(jiǎn)明、具體、得體。（3）如同時(shí)提出兩個(gè)或兩個(gè)以上方案時(shí)，應(yīng)講究它們的排列次序，一般應(yīng)將傾向性意見(jiàn)放在前面，以提高效果。（4）意見(jiàn)應(yīng)工整、清晰地寫在文件處理單相應(yīng)的欄目中，并簽注擬辦人姓名與日期。（5）當(dāng)公文所涉及的問(wèn)題較易處理，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者采納自己的方案有一定的把握時(shí)，也可直接草擬復(fù)文文稿供審核定奪，以加速辦理過(guò)程。2批辦批辦是一項(xiàng)由法定責(zé)任者履行法定事務(wù)處置權(quán)的決策性活動(dòng)。法定責(zé)任者即機(jī)關(guān)或部門的領(lǐng)導(dǎo)人。批辦的要求是：（1）不得越權(quán)批辦公文。（2）嚴(yán)格控制批辦范圍，不經(jīng)批辦同樣能得到有效辦理的公文，已批辦過(guò)統(tǒng)一的處置意見(jiàn)的公文，他人已有合法、明確而有效批辦意見(jiàn)的公文，均不再批辦，由有關(guān)部門直

5、接處理。（3）批辦意見(jiàn)務(wù)須明確、肯定、具體，前后一致，切實(shí)可行。（4）采取有效措施監(jiān)督批辦意見(jiàn)的執(zhí)行結(jié)果。（5）批辦過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)公文所涉及的問(wèn)題是自己無(wú)權(quán)或確實(shí)無(wú)法處置的，可將批辦改為擬辦。在此過(guò)程中一定要實(shí)事求是地弄清事件的情況。（6）批辦意見(jiàn)應(yīng)工整、清晰地寫在文件處理單或文件傳閱單的有關(guān)欄目?jī)?nèi)，并務(wù)須簽注批辦人姓名、年月日。3承辦只有經(jīng)過(guò)承辦，公文才能產(chǎn)生切實(shí)效用，它是公文辦理中的中心環(huán)節(jié)。在承辦時(shí)應(yīng)注意：（1）熟悉與公文內(nèi)容有關(guān)的法律、法規(guī)、方針政策和上級(jí)有關(guān)公文，熟悉有關(guān)業(yè)務(wù)。（2）為使公文所針對(duì)的問(wèn)題得到有效處理，必須深入實(shí)際，加強(qiáng)調(diào)查研究。（3）加強(qiáng)協(xié)商，努力協(xié)調(diào)各方面關(guān)系。（4

6、）有效運(yùn)用面談、會(huì)議、電話溝通、現(xiàn)場(chǎng)辦公等多種承辦方式。（5）分清主次，區(qū)別緩急，科學(xué)安排承辦次序。（6）各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)積極參與承辦。（7）注重對(duì)承辦結(jié)果的檢查與監(jiān)督。4注辦注辦的主要作用是備忘待查，為日后查考提供依據(jù)。注辦由承辦人隨手完成，即隨著承辦活動(dòng)的進(jìn)行隨時(shí)將反映承辦情況的一些內(nèi)容記錄在文件處理單相應(yīng)的欄目?jī)?nèi)。簽注的項(xiàng)目通常包括：是否辦復(fù)，復(fù)文號(hào)及復(fù)文日期；召開(kāi)會(huì)議的名稱，與會(huì)范圍，決議與結(jié)果；電話溝通時(shí)對(duì)方的受話人、通話內(nèi)容與日期；現(xiàn)場(chǎng)辦公的參加者、解決問(wèn)題的方法措施與結(jié)果；主要閱件人、承辦人姓名、簽注日期等等。三、收文管理活動(dòng)的方法要點(diǎn)（1）簽收。簽收是收文辦理的第一道程序，指收到文件后

7、收件人在對(duì)方的文件投遞單或送文簿上簽字，表示收到。其作用，一是為明確交接雙方的責(zé)任提供一種憑證；二是為了保證文件運(yùn)行安全。（2）登記。登記的形式主要有簿式、卡片式、聯(lián)單式三種。登記時(shí)應(yīng)注意：收文與發(fā)文，平件、密件與急件一般應(yīng)分別進(jìn)行；分清輕重緩急，急件隨到隨登，平件分批登，但也應(yīng)當(dāng)日到當(dāng)日登；登記序號(hào)應(yīng)不留空號(hào)，不出重號(hào)；字跡工整、不濫用簡(jiǎn)稱；所有登錄項(xiàng)目都應(yīng)完整準(zhǔn)確；對(duì)于無(wú)標(biāo)題文件應(yīng)代為擬出簡(jiǎn)明、確切的標(biāo)題。（3）啟封。啟封應(yīng)由專人負(fù)責(zé)；標(biāo)明親收的親啟件，由領(lǐng)導(dǎo)人親啟；啟封后應(yīng)檢查公文的完整情況。（4）分辦。即為公文確定運(yùn)轉(zhuǎn)方向。這是一項(xiàng)事關(guān)公文是否準(zhǔn)確、迅速得到辦理的決定性工作。依據(jù)文件的

8、性質(zhì)、重要程度、涉密程度、時(shí)限要求、內(nèi)容所涉及的職責(zé)范圍，及機(jī)關(guān)各部門、各級(jí)工作人員的分工、有關(guān)程序、慣例送交辦理。分辦應(yīng)有專門登記，有關(guān)責(zé)任者應(yīng)同收件人履行交接手續(xù)。送出公文前應(yīng)根據(jù)需要將文件處理單、文件傳閱單等附上，使其隨文運(yùn)轉(zhuǎn)。（5）公文摘編。在重要公文投入辦理之前對(duì)其所作的加工。目的是為辦理公文提供方便，節(jié)省辦公時(shí)間。文摘、提要可以附在公文上一并送領(lǐng)導(dǎo)者或其他工作人員閱處，也可刊載于公文信息、來(lái)文摘報(bào)等刊物上。綜述、數(shù)據(jù)資料匯集一般則單獨(dú)成文提供，也可刊載于信息快報(bào)等刊物上。（6）組織傳閱。在組織傳閱時(shí)應(yīng)注意：選擇合理的傳閱路線形式。正確排序，隨情況變化做適當(dāng)調(diào)整。適當(dāng)分流，如復(fù)制若干

9、副本。積極利用并發(fā)展多種傳閱形式，可開(kāi)辟閱文室、召集閱文者集中閱文、利用現(xiàn)代化手段傳閱文件等。建立傳閱登記手續(xù)。及時(shí)檢查閱讀情況，有效落實(shí)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者閱后的批示。（7）催辦。根據(jù)承辦時(shí)限和有關(guān)要求對(duì)公文承辦過(guò)程實(shí)施的催促和檢查過(guò)程。催辦工作的一般過(guò)程為：明確對(duì)象與對(duì)承辦工作的要求（時(shí)限、方式、原則等）；將有效進(jìn)行催辦工作所需要的情況以文件催辦單等形式記錄在案，作為催辦依據(jù)；定期或隨時(shí)向承辦部門或人員催詢、檢查承辦工作進(jìn)展情況；及時(shí)協(xié)助制訂和實(shí)施解決問(wèn)題的方法、措施，保證公文迅速有效地運(yùn)轉(zhuǎn)；驗(yàn)收辦畢公文，綜合反映承辦工作實(shí)際情況與結(jié)果，注銷已辦結(jié)公文。（8）查辦。公文查辦是指核查重要公文執(zhí)行情況，

10、督促并協(xié)助承辦單位全面、具體地落實(shí)公文精神，解決有關(guān)問(wèn)題的活動(dòng)。公文查辦與催辦都是帶有監(jiān)督性質(zhì)的管理活動(dòng)，但兩者的區(qū)別也是比較明顯的：催辦是對(duì)承辦公文過(guò)程的監(jiān)督控制，重點(diǎn)在于使公文按“時(shí)”辦畢，查辦則不僅要監(jiān)控承辦過(guò)程，還要管公文產(chǎn)生實(shí)效的全部過(guò)程，按時(shí)、按質(zhì)、按量地將有關(guān)事務(wù)辦畢；催辦一般是以一份具體公文為單位展開(kāi)，查辦則是以一件“事情”為單位進(jìn)行，在若干份公文反映同一“事情”的情況下，查辦往往就圍繞這樣一組公文而展開(kāi)。查辦工作的一般過(guò)程是：立案，即確定查辦對(duì)象；交辦，向有關(guān)部門布置查辦任務(wù)；向承辦部門催詢辦理情況；反饋，由查辦人將查辦情況和結(jié)果反映給領(lǐng)導(dǎo)者；銷辦，注銷已獲結(jié)果的承辦事項(xiàng)，對(duì)

11、辦畢公文做出處理。收文處理是指對(duì)收進(jìn)的公文進(jìn)行辦理和保管的整個(gè)過(guò)程。收文處理程序包括簽收拆封篩選登記擬辦分發(fā)傳閱批辦承辦督辦辦復(fù)立卷歸檔銷毀等環(huán)節(jié)。（1）簽收：收到公文后在對(duì)方送件登記簿上簽字。簽收時(shí)要認(rèn)真細(xì)致，做好檢查、清點(diǎn)工作，核實(shí)無(wú)誤后在送件登記簿上簽署姓名和時(shí)間。公文統(tǒng)一由局辦公室簽收，直接發(fā)送到各位領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)科室的文件除外。（2）拆封：拆封是辦公室工作人員特有的職責(zé)，除被授權(quán)外，其他人員一律不得擅自拆封。對(duì)拆封后取出的公文要仔細(xì)清點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)有出入，應(yīng)立即采取措施。不能獨(dú)立處理的，應(yīng)及時(shí)向辦公室主任或主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，按領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)處理。（3）篩選：根據(jù)來(lái)文單位和文件內(nèi)容對(duì)收文進(jìn)行鑒別和歸類。

12、中央各部委文件省委省政府文件省人事廳文件省各廳（局）文件市委文件市政府文件市各局（辦）文件來(lái)信來(lái)訪簡(jiǎn)訊刊物密級(jí)文件。通過(guò)篩選將密級(jí)文件、重要文件、急辦文件及會(huì)議文件單獨(dú)處理。（4）登記：對(duì)收到的公文，在公文首頁(yè)附加文件呈批傳閱箋，按照一定的要求進(jìn)行編號(hào)，并記錄公文的來(lái)文單位、時(shí)間、標(biāo)題、密級(jí)、份數(shù)，并在文件登記簿上登記。登記時(shí)要逐項(xiàng)填寫項(xiàng)目，防止出現(xiàn)漏登、重登現(xiàn)象。登記后將文件送局辦公室主任提出擬辦處理意見(jiàn)。（5）擬辦：局辦公室主任對(duì)收文進(jìn)行閱讀后，簽署分發(fā)閱辦處理意見(jiàn)。擬辦意見(jiàn)要準(zhǔn)確可行、簡(jiǎn)明扼要，并填寫在文件呈批傳閱箋的“分發(fā)閱辦處理意見(jiàn)”欄內(nèi)。對(duì)于不能確定承辦科室或承辦人的公文，應(yīng)呈領(lǐng)導(dǎo)

13、批示。急辦文件如遇局辦公室主任出差外出，經(jīng)請(qǐng)示辦公室主任同意可以送辦公室主管領(lǐng)導(dǎo)或局領(lǐng)導(dǎo)簽署處理意見(jiàn)，并采取特事特辦方式，按照領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)靈活處理急辦文件。（6）分發(fā)：將簽署分發(fā)閱辦處理意見(jiàn)的文件和領(lǐng)導(dǎo)批示的文件分別送有關(guān)局領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)業(yè)務(wù)科室或承辦人員。分發(fā)要保證主要領(lǐng)導(dǎo)、主管領(lǐng)導(dǎo)、主辦科室的需要優(yōu)先分發(fā)。（7）傳閱：辦公室工作人員根據(jù)文件分類安排局領(lǐng)導(dǎo)和科室負(fù)責(zé)人輪流閱讀公文。對(duì)于普件一般采取分閱法，加快文件流轉(zhuǎn)、回收；對(duì)于密級(jí)文件和急辦文件采取專人送閱法；還可以利用學(xué)習(xí)會(huì)、黨委會(huì)、中心組學(xué)習(xí)會(huì)集中閱讀公文。傳閱公文要嚴(yán)格控制閱讀范圍。辦公室工作人員在安排傳閱過(guò)程中要勤送、勤取、勤催。（8）批辦

14、：局領(lǐng)導(dǎo)對(duì)收文如何辦理作出批辦意見(jiàn)。批辦意見(jiàn)要明確提出處理的原則和方法，明確指定承辦科室或承辦人，并簽署姓名和時(shí)間。批辦意見(jiàn)要填寫在文件呈批傳閱箋的“領(lǐng)導(dǎo)批示”欄內(nèi)，有時(shí)間要求的公文要批準(zhǔn)辦理期限。簡(jiǎn)單的業(yè)務(wù)文件由辦公室主任直接批轉(zhuǎn)各業(yè)務(wù)科室承辦。（9）承辦：有關(guān)科室的工作人員，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批辦意見(jiàn)，按照來(lái)文的內(nèi)容和要求，具體辦理和執(zhí)行來(lái)文精神。承辦要落實(shí)責(zé)任、分清主次先后。對(duì)于需要幾個(gè)科室（單位）會(huì)辦的公文，主辦科室（單位）應(yīng)主動(dòng)牽頭，做好協(xié)商工作，協(xié)辦單位要積極配合。（10）督辦：辦公室工作人員對(duì)需要辦理答復(fù)的公文，根據(jù)緩急情況和時(shí)限的要求，對(duì)承辦科室及時(shí)進(jìn)行督促、檢查。催辦、查辦要注重實(shí)效，在落實(shí)上下功夫。 （11）辦復(fù)：在辦理完畢后，將承辦情況和結(jié)果及時(shí)向批示領(lǐng)導(dǎo)人和來(lái)文單位答復(fù)。需要辦復(fù)的公文，無(wú)論上級(jí)、下級(jí)，還是平級(jí)和不相隸屬的單位，都應(yīng)做到件件有著