1、內(nèi)容摘要本文圍繞企業(yè)行政助理秘書工作的中心，探討了在我國加入wto后，對行政助理工作提出的更高要求。企業(yè)行政助理工作者要樹立學(xué)習、效率、奉獻、嚴謹、創(chuàng)新、超前、形象、全局、守紀、保密意識，同時還必須具備并提高政治素質(zhì)、文字功底、技術(shù)素質(zhì)、身體素質(zhì)和精明的辦事能力。并且就如何提高行政助理的基本素質(zhì)和能力，做了詳細的分析，探討了從注重一般知識、加強思想方法、培養(yǎng)技能技巧等三個方面加強并提高行政助理的基本素質(zhì)與能力，客觀上解決了企業(yè)行政助理工作的問題。關(guān)鍵詞：企業(yè) 行政助理工作 意識 素質(zhì) 能力一. 行政助理的基本素質(zhì)和能力對企業(yè)的重要意義行政管理是企業(yè)的中樞神經(jīng)系統(tǒng)，是企業(yè)里綜合性最強的一項管理，

2、其任務(wù)是幫助企業(yè)的管理者依據(jù)管理程序，作出管理決策，完成企業(yè)的目標規(guī)劃。企業(yè)行政助理，是以總經(jīng)理為最高領(lǐng)導(dǎo)，由專門行政部門組織實施、執(zhí)行，其工作范圍涉及企業(yè)的各個部門的方方面面。行政助理工作具有全局性、統(tǒng)籌性，是企業(yè)整體的中樞神經(jīng)系統(tǒng)。企業(yè)的其它管理的特點是局部性、專業(yè)性，或稱為業(yè)務(wù)管理。行政管理保證了企業(yè)其它部門工作的順利、有效進行和并起到相互之間的協(xié)調(diào)作用。行政管理之所以重要是因為其廣度和深度，涉及到企業(yè)的全部運作過程，是管理人員、各部門、員工之間的聯(lián)系樞紐，也是企業(yè)與外界溝通的主要窗口。以現(xiàn)代行政管理培訓(xùn)的觀點看，行政助理在企業(yè)中主要有管理、協(xié)調(diào)、服務(wù)三大職能。1.管理職能：即保證企業(yè)的

3、政策得到貫徹、命令得到執(zhí)行，企業(yè)制定的長期、中期、短期計劃和目標能夠按時、按質(zhì)、按量完成。2.協(xié)調(diào)職能：做好各部門之間的協(xié)調(diào)工作，推動和保證企業(yè)各項業(yè)務(wù)工作順利、有效地進行。3.服務(wù)職能：為保障各業(yè)務(wù)部門的高效運轉(zhuǎn)，提供人力資源、生產(chǎn)、辦公環(huán)境、生活條件等方面的服務(wù)企業(yè)的行政助理工作是為滿足領(lǐng)導(dǎo)活動的需要而產(chǎn)生和展開的，領(lǐng)導(dǎo)活動為主，行政工作為輔，就決定著企業(yè)行政工作始終要以領(lǐng)導(dǎo)活動為中心，否則，不是越位就是不到位。企業(yè)行政就應(yīng)該圍繞這個中心安排自己的工作和生活，對領(lǐng)導(dǎo)的指示做到招之即來，來之能戰(zhàn)，戰(zhàn)之能勝。對領(lǐng)導(dǎo)安排的工作一旦接受，即排除一切干擾，全身心地投入，高質(zhì)量地完成任務(wù)，力求達到領(lǐng)導(dǎo)

4、滿意。二. 、行政助理需要具備的基本素質(zhì)與能力1、樹立十種意識1.1學(xué)習意識。企業(yè)行政助理的成功更離不開知識的積累，而知識的積累主要靠學(xué)習。作為一個合格的企業(yè)行政人員，就應(yīng)該象擴大電腦內(nèi)存一樣儲存并不斷更新自己的知識。1.2、效率意識。樹立強烈的時效觀念，培養(yǎng)雷厲風行的辦事作風，是企業(yè)行政助理工作的基本要求，也是企業(yè)發(fā)展形勢的需要。行政人員辦理任何事情，都要思維敏捷、雷厲風行、加快工作節(jié)奏，按照工作程序辦文、辦會、辦事，特別要注重實效。3、奉獻意識。企業(yè)行政工作是一項時效性強、任務(wù)繁瑣、生活清苦、默默無聞的工作，而且崗位重要，工作要求高，責任重大。4、嚴謹意識。行政工作無小事，行政人員必須時時

5、、刻刻、事事、處處堅持認真、認真、再認真，細致、細致、再細致的原則，面對千頭萬緒的工作，要分清輕重緩急，理清思路，不漏辦、不誤班、不錯辦，高質(zhì)量的處理和起草每份文件，高效率的辦好每件事情，做到事事有回音。5、創(chuàng)新意識。企業(yè)行政人員要充分發(fā)揮主觀能動性，努力適應(yīng)加入wto后給企業(yè)帶來的新形勢，努力學(xué)習新知識，研究新情況，考慮新問題；要多動腦筋。6、超前意識?！胺彩骂A(yù)則立，不預(yù)則廢”。要做好企業(yè)行政工作，就必須增強超前意識和主動意識；既要雪中送炭，更要“雪前送傘”，做到未雨綢繆。7、形象意識。行政部門素有機關(guān)“窗口”之稱，因此行政人員的形象不僅是個人學(xué)識、才能、品格等的體現(xiàn)，更體現(xiàn)了所服務(wù)的機關(guān)和

6、單位的形象。8、全局意識。企業(yè)行政工作無論大小事，事事關(guān)系全局，無論是參與行政管理，搞好服務(wù)，還是提供后勤保障，都必須心系全局，善于從企業(yè)工作的大局考慮問題、處理事情，集中精力幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)解決重點和難點問題，自覺地服從服務(wù)于企業(yè)工作的大局。9、守紀意識。行政人員在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，處于一種特殊位置，要切實自覺抵制社會上存在的拜金主義、享樂主義、極端個人主義思想的侵蝕，正確對待個人利益，嚴格要求自己，不以領(lǐng)導(dǎo)名義辦個人私事，不打領(lǐng)導(dǎo)的旗號托人情、拉關(guān)系，努力做到自重、自省、自警、自律。 10、保密意識。行政人員在信息傳遞過程中，牢固樹立保密觀念，嚴格執(zhí)行有關(guān)保密法律、法規(guī)和制度，切莫以得知“內(nèi)情”而

7、炫耀，更不可以“秘密”討好與人，做到不該看的絕對不看，不該聽的絕對不聽，不該說的絕對不說，不該問的絕對不問，自覺養(yǎng)成保密的好習慣。2.不斷提高四種能力2.1過硬的政治素質(zhì)。行政工作是一項政治性、政策性都很強的工作。行政工作的性質(zhì)、作用決定了行政人員必須具備具有較高政治理論和政策水平，有較高的思想覺悟。在大是大非面前保持清醒的頭腦，運用科學(xué)、正確的方法處理日常事務(wù)，不在工作中犯原則性、政策性錯誤。2.2扎實的文字功底。有一定的文字功底是對行政人員的最基本要求，撰寫材料是行政人員的基本職務(wù)。寫作文不是一件易事，寫好就更不易。一篇脈絡(luò)清晰、用語簡潔的作品，使人看后一目了然，但沒有一定的功底不可能一蹴

8、而就。2.3過硬的技術(shù)素質(zhì)。隨著現(xiàn)代化辦公機具的普及，企業(yè)行政助理肯定不能再滿足于傳統(tǒng)的工作方式和素質(zhì)，試想一個現(xiàn)代企業(yè)秘書如果不會電腦操作，不會復(fù)印、傳真，不會接發(fā)點子郵件、不會查閱網(wǎng)上信息，如何能辦好本職工作。現(xiàn)代企業(yè)行政助理必須主動去適應(yīng)、掌握現(xiàn)代辦公技術(shù)，提高實際應(yīng)用水平，做一名立場堅定、作風優(yōu)良、技術(shù)過硬的新時代企業(yè)行政助理工作者。2.4健康的身體素質(zhì)。常言道：“身體是革命的本錢”。沒有好的身體，如何更好地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。作為企業(yè)行政助理要有能承擔繁重的任務(wù)、不分晝夜和節(jié)假日去完成的身體，因此身心經(jīng)常處于高度緊張狀態(tài)，稍不注意，身體可能就會被累垮。3.具有精明的辦事能力3.1理解和領(lǐng)會能

9、力。日常工作中行政助理一方面要接受領(lǐng)導(dǎo)的指示，另一方面也要同具體的工作對象打交道。要達到預(yù)期的目的，就必須準確、快速地領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)交代的意圖，同時也要準確無誤的聽懂、摸清辦事對象的想法。3.2分析和駕馭能力。企業(yè)行政助理常常面對千頭萬緒、繁雜緊迫的情況，需要把事務(wù)迅速歸納、梳理出頭緒，分清輕重緩急、難易遠近，駕輕就熟地把事情分別辦理的清楚順當，有條不紊。3.3應(yīng)變能力。企業(yè)行政助理面臨的各種事務(wù)常常瞬息萬變，不斷發(fā)展。有些辦事的計劃、預(yù)案和想象，會出現(xiàn)與現(xiàn)實情況不大相符，甚至把預(yù)案方案完全打亂。需要行政助理臨機不亂，沉著鎮(zhèn)定，原則不變、迅速抉擇，靈活處置，達到預(yù)期目的。3.4交際能力。交際能力是處

10、理好人際關(guān)系的重要因素。企業(yè)行政助理要克服困難，處理好上下左右各方面的人際關(guān)系，必須善于交際，使人容易接近，容易被信賴，這樣辦事效率就高，速度就快，反之則不然。同事交際能力也反映出一個人的細想性格修養(yǎng)。3.5語言能力。說話能力與辦事的成功率有直接的關(guān)系。上傳下達、接待來客、洽談工作都離不開說話，會說話是辦事成功的一個基本條件，也是處理好各種關(guān)系的一個基本條件。三、通過哪些方式提高基本素質(zhì)和加強能力1、終生學(xué)習-厚功底 在學(xué)習內(nèi)容上，側(cè)重學(xué)政策、學(xué)理論、學(xué)業(yè)務(wù)、學(xué)經(jīng)濟、學(xué)法律、學(xué)寫作、學(xué)計算機、學(xué)現(xiàn)代市場與科技知識，以拓寬知識面；同時，還要在實踐中學(xué)習，邊工作、邊學(xué)習、邊總結(jié)、邊提高，使撰寫的文

11、稿充實生動；向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習，學(xué)習領(lǐng)導(dǎo)講話時的構(gòu)思、處理問題時的技巧，使文稿起伏與領(lǐng)導(dǎo)語言、工作方式達到高度和諧；向同事學(xué)習，取人之長，補己之短，努力做一個多專、多能的合格行政人員。 2、不斷鍛煉-強能力 盡可能地深入調(diào)查研究，吃透“下情”，廣泛獲取第一手資料，這樣，既能填充“資料庫”，增強寫作能力；又能為領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策提供準確、可靠的依據(jù)?，F(xiàn)今的時代，行政人員一方面受開放環(huán)境的影響，應(yīng)該具有較強的主動性和能動性，另一方面又多半受過較高層次的教育，更加應(yīng)有思考的獨立性。如果沒有自我意識，又怎么能夠“參與政務(wù)”、“管理事物”？因此作為一名行政人員，應(yīng)該鍛煉和培養(yǎng)自己的獨立思考和獨當一面的能力，以便在領(lǐng)

12、導(dǎo)決策前為之提供有效的依據(jù)，在領(lǐng)導(dǎo)決策后正確領(lǐng)會其意圖。當然，行政人員在強化自我意識的同時，還要注意自我意識和角色意識的對立統(tǒng)一3、加強管理-促效率 這方面，企業(yè)要建立健全各項規(guī)章制度，實現(xiàn)管理的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化，尤其要突出抓好目標管理，對行政人員每次承擔的文稿，都要按照難易程度、完成時限進行量化，半年小結(jié)，年終考核，按積分多寡權(quán)衡下一年文稿的撰寫任務(wù)。分多、質(zhì)量高多安排，分少、質(zhì)量劣少安排或另改其他工作，并根據(jù)總積分評定秘書工作的優(yōu)劣，實施獎罰。4、 鉆研業(yè)務(wù)-靈頭腦 作為一名成功的行政人員，我自認為能讓領(lǐng)導(dǎo)滿意放心是天職，要想做到這些，必須得具備過硬的業(yè)務(wù)技能，必須具備行政人員要具備

13、的各方面的能力。如：對問題的理解，分析和處理能力，應(yīng)變能力，社交能力，在實際生活中表現(xiàn)為替領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，排憂解難。在順境中，能讓領(lǐng)導(dǎo)更借東風，在逆境中能幫領(lǐng)導(dǎo)力挽狂瀾?？偨Y(jié)我國加入wto之后，給企業(yè)的生存和發(fā)展帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)，新的形勢和任務(wù)給新時代的企業(yè)行政工作者提出了更高的要求，行政工作者必須具有超前意識，迎難而上，勤奮進取，增強責任感和使命感，樹立強烈的敬業(yè)精神。從我做起，從現(xiàn)在做起，從小事做起，在工作中不斷提高自身素質(zhì)，完善自我，做一名合格的企業(yè)行政助理。致謝本人在選題及研究過程中得到岳建芳老師的悉心指導(dǎo)。岳老師多次詢問研究進程，并為我指點迷津，幫助我開拓研究思路，精心點撥、熱忱鼓勵。岳老師一絲不茍的作風，嚴謹求實的態(tài)度，踏踏實實的精神，不僅授我以文，而且教我做人，雖歷時三載，卻給以終生受益無窮之道。對老師的感激之情是無法用言語表達的。感謝老師們對我的教育培養(yǎng)。他們細心指導(dǎo)我的學(xué)習與研究，在此，我要向諸位老師深深地鞠上一躬。最后，向我的父親、母親、老師致謝，感謝他們對我的理解與支持參考文獻 1 李玉