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1、時(shí) 間 管 理,世界500強(qiáng)企業(yè)員工必備(精華版),TIME MANAGEMENT,The world 500 strong enterprise staff must,TIME MANAGEMENT,The world 500 strong enterprise staff must,計(jì)算:你的每秒價(jià)值多少呢?,1-20歲、60-80歲忽略不計(jì),余40 1年為1寸 項(xiàng)目 每天耗時(shí) 40年耗時(shí) 結(jié)余 睡眠 8小時(shí) 13.3年 26.7年 一日三餐 2.5小時(shí) 4.2年 22.5年 交通 1.5小時(shí) 2.5年 20年 電話 1小時(shí) 1.7年 18.3年 看電視、上網(wǎng) 3小時(shí) 5年 13.3年 看

2、報(bào)、聊天 3小時(shí) 5年 8.3年 刷牙、洗臉、洗澡 1小時(shí) 1.7年 6.6年 休假、白日夢(mèng)、 鬧情緒、身體不適 2小時(shí) 3.3年 3.3 年 我們只有3年的時(shí)間去創(chuàng)造價(jià)值,我們?nèi)绾喂芾硭?平均 80歲壽命,一寸光陰一寸金,今天,你的時(shí)間如何安排? 科學(xué)or非科學(xué)?! 接下來(lái)與你共同分享世界500強(qiáng)企業(yè)的時(shí)間管理之道!,課程的收獲, 了解時(shí)間管理的重要意義 掌握時(shí)間管理基本方法 分析時(shí)間浪費(fèi)原因 規(guī)劃人生,改變自己 全方位成功的人生觀,每個(gè)人的時(shí)間資產(chǎn)有限 練習(xí):計(jì)算你個(gè)人的時(shí)間資產(chǎn),不會(huì)改變的是:,個(gè)人時(shí)間資本,依著不同的年紀(jì),只有幾萬(wàn)個(gè)小時(shí)! 即使每天工作10小時(shí),整個(gè)工作生命也少于9萬(wàn)

3、小時(shí); 若將工作及休閑資產(chǎn)合成可用的總資本,如此最高總共有20萬(wàn)小時(shí)可用!,一、“做我們希望做的事”,時(shí)間管理會(huì)使我們 在工作中,利用時(shí)間更有效 在有限的時(shí)間里做更多的工作 平衡我們花費(fèi)在工作中的時(shí)間,留出更多的時(shí)間給我們自己和家人 成為時(shí)間的主宰,使生活感到輕松 二、“避免做我們不希望做的事”,時(shí)間管理使我們 減少可能被浪費(fèi)的時(shí)間 避免忘記去做重要的事 避免倉(cāng)促上陣,失去主動(dòng) 避免因遲到而失信于人 避免天天在時(shí)間的壓力下度過(guò)人生,時(shí)間管理:做我們希望做的事,避免做我們不希望做的事。,三、時(shí)間管理不是去管理時(shí)間,而是自我管理 拋棄陋習(xí) 引進(jìn)新的工作方式和生活習(xí)慣 制定目標(biāo) 妥善計(jì)劃及分配時(shí)間

4、權(quán)衡輕重、權(quán)力下放 自我約束、持之以恒 速度與效果并重,Definition of time management: to continually urge oneself to change his/her working styles and living habits and to effectively use time so as to improve his/her work efficiency and quality of living and to live a more enriching and meaningful life. 時(shí)間管理的含義:不斷的督促自己改變工作方式

5、和生活習(xí)慣、有效地使用時(shí)間、務(wù)求提高工作效率和生活素質(zhì)、使人生更豐富和更有意義。,過(guò)去、現(xiàn)在、未來(lái) 一連串事件連成線 讓你的時(shí)間里發(fā)生該發(fā)生的事 無(wú)法管理時(shí)間便無(wú)法管理一切,時(shí)間是什么?,傳統(tǒng)觀念 現(xiàn)代觀念,時(shí) 鐘 速 度 日 程 表 效 率 管 理,羅 盤 方 向 關(guān)系、角色 效 能 領(lǐng) 導(dǎo),“時(shí)間殺手” Time Killers,影響時(shí)間效率的因素,1、電話2、打擾者、突然來(lái)訪者3、會(huì)議(預(yù)約、沒(méi)預(yù)約)4、爭(zhēng)吵、發(fā)火5、缺乏目標(biāo)、時(shí)間計(jì)劃、優(yōu)先計(jì)劃6、雜亂的辦公室和工作桌、個(gè)人的無(wú)序性7、無(wú)效率的代表、委托人8、作無(wú)用的嘗試9、同一時(shí)間,想法、嘗試過(guò)多10、不現(xiàn)實(shí)的時(shí)間期望11、無(wú)效的的通

6、訊12、下屬的訓(xùn)練和發(fā)展不充分13、拖延、猶豫、作白日夢(mèng)14、不會(huì)說(shuō)“不”15、努力不徹底、或改變努力,16、自己做纏人過(guò)多的細(xì)節(jié)17、員工不足或工作不力18、社會(huì)的、閑在的談話19、缺少自律20、保持優(yōu)越感21、錯(cuò)誤的傾聽(tīng)22、缺少反饋23、爭(zhēng)議、個(gè)人問(wèn)題24、憂慮、恐懼、焦急25、不充分的計(jì)劃、錯(cuò)誤的變更26、等待27、記憶本身28、差的記憶29、對(duì)結(jié)果行為的迷惑30、疲勞、討厭,31、責(zé)備其它32、壓力、緊張33、不充分的工具與設(shè)備34、公司策略35、不充分的登記系統(tǒng)36、過(guò)多的文案工作、郵件、讀物37、寵物、外界活動(dòng)38、不耐煩、草率39、不懂該做先做的事,“時(shí)間殺手”:,電話 會(huì)議

7、打擾 官僚作風(fēng) 溝通不足 資源不足 文件及信件處理 交通擁擠、堵塞 欠缺周詳計(jì)劃,不分輕重緩急 過(guò)分專注細(xì)節(jié) 不能自我約束 不懂說(shuō)“不” 善忘 不懂授權(quán) 欠缺組織 健康欠佳 猶豫不決,三 創(chuàng)造時(shí)間 Making Time 時(shí)間是稀缺商品,“創(chuàng)造時(shí)間”是不可能的,但你一定能夠在有限的時(shí)間里做更多的事情。,提高事件掌握度,可以提高自我價(jià)值 區(qū)分優(yōu)先順序:20%的重要事情產(chǎn)生 80%的結(jié)果 做對(duì)的事情比把事情做對(duì)更重要,時(shí)間管理的關(guān)鍵:,創(chuàng)造時(shí)間第一招: 做 好 規(guī) 劃,為什么要做計(jì)劃,“上君,盡人之智;中君,盡已之智;下君,盡已之力” -商鞅 “謀和斷是哈佛職業(yè)經(jīng)理的兩大職能” -哈佛職業(yè)經(jīng)理箴言

8、 “如果說(shuō)遠(yuǎn)見(jiàn)不是管理的全部的話,那它至少是管理的核心部分” -法約爾,主導(dǎo)價(jià)值:什么對(duì)我最重要?,主導(dǎo)價(jià)值范例: 冒險(xiǎn)、健康、專業(yè)、誠(chéng)實(shí)、信念、正直、事業(yè)、朋友、家庭、成長(zhǎng)、教育、人際關(guān)系、自由、快樂(lè)、責(zé)任、勇氣、感恩、奉獻(xiàn)、財(cái)富、幸福、忠誠(chéng)、合作、團(tuán)隊(duì)、智慧、堅(jiān)韌、美貌、玩樂(lè)、卓越、成功、積極、樂(lè)觀、創(chuàng)造、奮斗、謙虛、心態(tài) ,角色:重要的關(guān)系與責(zé)任,關(guān)于使命宣言的幾個(gè)問(wèn)題,我什么時(shí)候感到幸福并充滿成就感? 我的個(gè)人活動(dòng)中最有價(jià)值的活動(dòng)是什么? 我在事業(yè)上最有價(jià)值的活動(dòng)是什么? 我有哪些天賦、才能、優(yōu)點(diǎn)及能力? 什么事情最能激勵(lì)我,令我著迷并充滿激情? 我如何能為社會(huì)做出最大貢獻(xiàn)?,PLAN

9、 計(jì)劃,計(jì)劃是什么? 不計(jì)劃的原因是什么? 長(zhǎng)期計(jì)劃 周計(jì)劃,長(zhǎng)期目標(biāo),SMART目標(biāo) 我的長(zhǎng)期目標(biāo): 主導(dǎo)價(jià)值觀 角 色 使 命,哈佛的調(diào)查,哈佛大學(xué)有一個(gè)非常著名的關(guān)于目標(biāo)對(duì)人生影響的跟蹤調(diào)查。對(duì)象是一群智力、學(xué)歷、環(huán)境等條件都差不多的年輕人,調(diào)查結(jié)果如下: 27%的人 沒(méi)有目標(biāo) 60%的人 目標(biāo)模糊 10%的人 有比較清晰的短期目標(biāo) 3%的人 有比較清晰的長(zhǎng)期目標(biāo),每周計(jì)劃:,1. 2. 3. 4.,行動(dòng),Today: The Critical Moment 今日:關(guān)鍵時(shí)刻 Daily Implementation 每日實(shí)施,墨非定律,( 1 ) 凡是可能出錯(cuò)的都會(huì)出錯(cuò); ( 2 ) 每

10、次出錯(cuò)的時(shí)候,總在最不可能出錯(cuò)的地方; ( 3 ) 不論您估算多少時(shí)間,計(jì)劃的完成都會(huì)超出期限; ( 4 ) 不論您估算多少的開(kāi)銷,計(jì)劃的花費(fèi)都會(huì)超出預(yù)算; ( 5 ) 您做任何事情之前,都必須先做一些準(zhǔn)備的工作。,怎樣做好計(jì)劃,計(jì)劃工作的著眼點(diǎn) 計(jì)劃的基礎(chǔ)與關(guān)鍵目標(biāo) 計(jì)劃的內(nèi)容 計(jì)劃制定的一般過(guò)程 特別提示 計(jì)劃錦囊,設(shè)定目標(biāo)的SMART原則,Specific 目標(biāo)要具體 Measurable 目標(biāo)必須是可衡量的 Attainable目標(biāo)是可能實(shí)現(xiàn)的 Relevant目標(biāo)是切合實(shí)際的 Trackable(Time bound )可跟進(jìn),要設(shè)定時(shí)間表。,耶魯大學(xué)設(shè)定目標(biāo)七步驟,(1)先擬出您期

11、望達(dá)到的目標(biāo); (2)列出好處:您達(dá)到這目標(biāo)有什麼好處? (3)列出可能的障礙點(diǎn):您要達(dá)到此目標(biāo)之障礙; (4)列出所需資訊:思索需要那些知識(shí)、協(xié)助、訓(xùn)練等; (5)列出尋求支持的對(duì)象; (6)訂定行動(dòng)計(jì)劃:一定要有一個(gè)行動(dòng)計(jì)劃; (7)訂定達(dá)成目標(biāo)的期限。,計(jì)劃的內(nèi)容,“如何做”實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的行動(dòng)方案(途徑、方法等) “如何分工”各成員分別做什么,分別承擔(dān)什么樣的責(zé)任 “何時(shí)做”準(zhǔn)備時(shí)間、起止時(shí)間、進(jìn)度安排 “涉及范圍”涉及哪些部門、哪些地理范圍 “投入多少資源”成本、費(fèi)用、代價(jià) “應(yīng)變措施”考慮應(yīng)付意外的對(duì)策,制定計(jì)劃的一般過(guò)程,1.圍繞最終目標(biāo),明確當(dāng)前目標(biāo)范圍 要點(diǎn):計(jì)劃方向與最終目標(biāo)一致

12、;初步鎖定當(dāng)前目標(biāo)區(qū)域 針對(duì)點(diǎn):明確當(dāng)前做什么;估算當(dāng)前能做到大致什么程度 2.根據(jù)SMART原則,制定初步目標(biāo) 要點(diǎn):使當(dāng)前目標(biāo)逐步成為好的工作目標(biāo) 針對(duì)點(diǎn):好的工作目標(biāo)是計(jì)劃的核心;SMART原則 3.根據(jù)歷史數(shù)據(jù),現(xiàn)實(shí)情況,修訂目標(biāo) 要點(diǎn):與過(guò)去比較,確定改進(jìn);收集相關(guān)信息,評(píng)估影響因素;調(diào)整初步目標(biāo) 針對(duì)點(diǎn):好的工作目標(biāo)是計(jì)劃的核心;SMART原則 4.分為關(guān)鍵目標(biāo)和日常目標(biāo)并明確達(dá)成標(biāo)準(zhǔn) 要點(diǎn):關(guān)注關(guān)鍵領(lǐng)域,維持一般領(lǐng)域;定好標(biāo)尺 針對(duì)點(diǎn):分清既定目標(biāo)群中的主次;定位要達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn),5.制定相應(yīng)行動(dòng)方案 要點(diǎn):分析實(shí)現(xiàn)目標(biāo)所需解決的問(wèn)題 針對(duì)點(diǎn):考慮怎樣做、技術(shù)路線問(wèn)題 6.落實(shí)責(zé)任人

13、、獎(jiǎng)懲 要點(diǎn):落實(shí)每個(gè)目標(biāo)由誰(shuí)負(fù)責(zé)、由誰(shuí)執(zhí)行、由誰(shuí)協(xié)調(diào)、由誰(shuí)檢查,并明確 相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施 針對(duì)點(diǎn):責(zé)任到位;獎(jiǎng)罰分明 7.制訂進(jìn)度表 要點(diǎn):各項(xiàng)行動(dòng)方案的時(shí)間問(wèn)題、資源供給情況、成本等 針對(duì)點(diǎn):約束條件 8.分配資源 要點(diǎn):分配需要的資源、需要投入的時(shí)間和投入的量 針對(duì)點(diǎn):資源保證 9.審定計(jì)劃 要點(diǎn):評(píng)價(jià)計(jì)劃的完整性和可行性 針對(duì)點(diǎn):計(jì)劃與最終目標(biāo)的必然聯(lián)系,特別提示,“計(jì)劃無(wú)須事無(wú)巨細(xì)”、“凡事計(jì)劃則不如無(wú)計(jì)劃”。 “不需要大小事都周密計(jì)劃,不必具體計(jì)劃那些無(wú)關(guān)緊要的事”。 只須周密計(jì)劃好最緊要的20,其余的80事情只要有備忘就足夠了!,計(jì)劃錦囊,* 計(jì)劃的基礎(chǔ)和關(guān)注核心是目標(biāo)。 * 好的

14、目標(biāo)要符合SMART原則。 * 目標(biāo)要有主次之分和優(yōu)先順序。 * 目標(biāo)設(shè)定最后期限,專人負(fù)責(zé)。 * 防火重于救火,預(yù)先評(píng)估問(wèn)題。,創(chuàng)造時(shí)間第二招: 要 事 第 一 (確定優(yōu)先順序),有效的行動(dòng)(寫(xiě)五項(xiàng)有關(guān)時(shí)間安排在下表格內(nèi)),緊 急,不 重 要,重 要,不緊急,時(shí)間矩陣圖,創(chuàng)造時(shí)間第三招: 組織得當(dāng),5S Practice 五常法 改善品質(zhì)及生產(chǎn)力的關(guān)鍵,“常組織”活動(dòng)概要,討論:如何使辦公室成為省時(shí)工作站?,雜亂無(wú)章的辦公室: 你會(huì)因此無(wú)法控制工作; 生產(chǎn)率下降; 分心、疲勞、緊張; 使同事或其他目睹桌面狀況的人對(duì)你留下不好的印象。,清理辦公室,五個(gè)簡(jiǎn)單步驟; 挪出一段時(shí)間,專門處理眼前的問(wèn)

15、題(最困難的是處理堆積如山的雜物); 如果雜物確實(shí)很多的話,那就不妨采用所謂的“臘腸方法”(分成幾段); 清掉可以不要的東西(如書(shū)本、雜志、舊報(bào)告等); 把不是很貴重的書(shū)架集中放到辦公室的一個(gè)角落; 把零散的文件統(tǒng)一收集在一個(gè)檔案夾或盒子里。,方法:及時(shí)處理,一次完成 Filing 歸檔 Executionm 執(zhí)行 Circulation 傳閱 Abandonmen 廢棄,處理文書(shū),工作簡(jiǎn)化法,崔西定律: 任何工作的困難度與其執(zhí)行步驟的數(shù)目平方成正比 ; 簡(jiǎn)化工作是所有成功主管的共同特質(zhì),工作愈簡(jiǎn)化,愈不會(huì)出問(wèn)題。,剔、合、排、簡(jiǎn),剔剔除 運(yùn)用5W1H查問(wèn)法,試試哪些可以剔除: WHY?為何做

16、?不做可以嗎? WHAT?做什么?不這樣做可以嗎? WHERE?在那里做?一定要在這個(gè)部門做嗎? WHEN?何時(shí)做?換個(gè)時(shí)間可以嗎? HOW?如何做?變通辦法做可以嗎? 合合并 流程內(nèi)的各項(xiàng)手續(xù),試一試哪些可以合并 排重 經(jīng)過(guò)剔除、合并以后,剩下的手續(xù)按順序重排 簡(jiǎn)簡(jiǎn)化 經(jīng)過(guò)剔、合、排之后,是否最簡(jiǎn)?能不能再簡(jiǎn)化,以達(dá)到最好的效果。,創(chuàng)造時(shí)間第四招: 與人共事,問(wèn)自己: 你做了什么能夠由別人,并且應(yīng)該由別人做的事? 為什么不授權(quán)? 為什么要授權(quán)? 什么是授權(quán)? 授權(quán)要訣,1、 授權(quán),2、有效地溝通,You,Your Colleagues,Your People,Your Bosses,Othe

17、r Dept.,Your Dept.,創(chuàng)造時(shí)間第五招: 應(yīng)付“時(shí)間殺手”,應(yīng)付時(shí)間殺手,十大省時(shí)要訣 時(shí)間管理八大對(duì)策 善用時(shí)間的良好習(xí)慣,十大省時(shí)要訣,1.了解自己的生理時(shí)鐘,掌握個(gè)人生活的韻律,在最清醒的時(shí)間做最重要的事。 2. 工作前一定整理文件及用具,工欲善其事,必先利其器。 3. 制作每日、每周、每月工作計(jì)劃表,按步就班心中壓力自然紓緩。 4. 重視開(kāi)始,做好準(zhǔn)備,才能一路順暢。 5. 勿忘優(yōu)先順序,先將應(yīng)完成工作分類,每一次的出擊達(dá)最高效益。,善用最有效率的時(shí)段,6. 勇于授權(quán)委任,可以交給別人做的事,不一定攬?jiān)谧约荷砩?,讓自己去做最有價(jià)值的事情。 7. 一鼓作氣,企劃、創(chuàng)意、思考

18、的事情一旦順手就不要停頓下來(lái)。 8. 放棄完美主義,任何事情經(jīng)過(guò)評(píng)估有勝算就放手去做。 9. 絕不拖延工作,該做的事絕不以任何理由、借口推拖。 10. 保持輕松,凡事全力以赴只要己經(jīng)盡全力對(duì)自己能負(fù)責(zé),保持輕松愉快的心情吧!,時(shí)間管理八大對(duì)策,設(shè)定工作及生活目標(biāo),并分別其優(yōu)先次序。 每天把要做的事列出一張清單。 執(zhí)行工作應(yīng)照已訂之優(yōu)先次序。 自思“現(xiàn)在做什么事最能有效地利用時(shí)間”,然后立即去做。 把不必要的事丟開(kāi)。 每次只做一件事。 做事力求完成。 立即行動(dòng),不可等待、拖延。,善用時(shí)間的良好習(xí)慣,1、做事有計(jì)劃-明白自己將要做什么 2、真正把時(shí)間看得很寶貴-時(shí)間是財(cái)富 3、懂得處理事情的輕重緩

19、急-懂得做先做的事 4、凡事不能拖拉-今天能做的事今天做-并讓您的下屬也知道您的習(xí)慣。 5、重點(diǎn)的事重點(diǎn)對(duì)待-懂得關(guān)門做事 6、要為下屬形成一些習(xí)慣和程序-讓他們知道什么時(shí)候該做什么和不做的后果,根本不需要您的催促。 7、懂得分工授權(quán)-實(shí)際上下屬可以幫您處理許多煩瑣事務(wù),花很多時(shí)間處理小事情是非常不明智的。,8、不要貪大求全和拘泥形式-做事情看效果,而不一定看是否所有的程序都走到。 9、不要去處理重復(fù)出現(xiàn)的事情-這樣的事您應(yīng)該總結(jié)一下,看看能不能程序化,或者把引起這種事情的原因杜絕掉。 10、善于利用零星時(shí)間-一個(gè)人難免會(huì)有等人、等車、買菜等的時(shí)候,利用這些時(shí)間來(lái)整理思路或看書(shū)等。 11、有的

20、事情可以一心幾用-如邊看電視邊整理內(nèi)務(wù)。 12、學(xué)會(huì)說(shuō)“不”-無(wú)謂的應(yīng)酬可能浪費(fèi)您大量的時(shí)間。 13、學(xué)會(huì)利用工具-利用電腦可以使您高效得到所需的信息、或減少重復(fù)的文字工作,利用記事本、通訊錄、臺(tái)歷等有助于您有計(jì)劃地利用時(shí)間。,怎樣開(kāi)會(huì),會(huì)議稅 美電影屆元老德里克羅森改行后做網(wǎng)頁(yè)設(shè)計(jì)師。他為客戶設(shè)計(jì)項(xiàng)目每小時(shí)收費(fèi)125美元,但如果要他參加一次會(huì)議,價(jià)錢就要加倍。,站著開(kāi)會(huì),密蘇里大學(xué)研究表明:坐著開(kāi)會(huì)比站著開(kāi)會(huì)時(shí)間長(zhǎng)34。 西爾斯公司規(guī)定:?jiǎn)T工必須站著開(kāi)會(huì)。,借用技術(shù),微軟公司 會(huì)前員工發(fā)出大量電子郵件作準(zhǔn)備,這樣可以加快速度。 利用NetMeeting軟件(用攝像機(jī)向電腦屏幕播放圖像)使整改

21、工作區(qū)的員工不離開(kāi)辦公桌就能開(kāi)會(huì)虛擬會(huì)議。,創(chuàng)造時(shí)間第六招: 與拖延決戰(zhàn), 成功是一種習(xí)慣,賺錢是一種義務(wù), 快樂(lè)是一種權(quán)利。成功、富有、快 樂(lè)的微笑最好! 成功者有成功者的習(xí)慣,失敗者有失敗者的習(xí)慣。 成功很難,不成功更難!,培養(yǎng)良好的習(xí)慣,與拖延決戰(zhàn) 拖延 - 時(shí)間的最大殺手! 拖延 - 一種惡習(xí)!,凈是處理無(wú)關(guān)緊要的事,而非必須優(yōu)先解決的問(wèn)題; 你必須著手一篇重要的報(bào)告,你卻在整理桌上的東西; 不替一位大客戶準(zhǔn)備簡(jiǎn)報(bào), 卻打電話給一個(gè)小客戶; 延誤了和孩子共度的時(shí)光, 等到他們快長(zhǎng)大成人為時(shí)已晚。,什么是拖延?,浪費(fèi)了今天 每天都是一個(gè)遺憾的生活 逃避積極的人生 長(zhǎng)期在壓力下工作的憂慮

22、待處理問(wèn)題的不斷增多 健康不良 暗淡的前途 優(yōu)柔寡斷的生活,拖延的代價(jià),結(jié)束語(yǔ): 享受生活 Dont take home your work 不把工作帶回家! A life value of “all-rounded success” “全方位成功”的人生觀,一、做好規(guī)劃,每天都計(jì)劃并寫(xiě)下當(dāng)天要做的事情。 有比較長(zhǎng)遠(yuǎn)的理想(五年)。 每周都安排一些時(shí)間去計(jì)劃未來(lái)。 對(duì)現(xiàn)時(shí)如何使用時(shí)間有清楚的了解。 按目標(biāo)去計(jì)劃如何使用時(shí)間。 為自己手頭的工作找生趣。 對(duì)自己的工作感興趣。 找些時(shí)間去定立目標(biāo),不要每天都把自己弄得忙得喘不過(guò)氣來(lái)。,二、定下優(yōu)先順序,知道每件工作的輕重緩急。 將每天的工作依輕重緩急來(lái)分類。 在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候委任他人去執(zhí)行任務(wù)。 在明知沒(méi)有時(shí)間去承擔(dān)更多工作時(shí),就斷然拒絕新的工作。 技巧地處理,不要因?yàn)榍槊娑饝?yīng)承

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