1、第 6 章,報表是 Access 數(shù)據(jù)庫對象之一。報表可以對大量的原始數(shù)據(jù)進行綜合整理，然后將數(shù)據(jù)分析結(jié)果打印成表。報表是以打印格式展示數(shù)據(jù)的一種有效方式。,報表,第6章 報表,本章主要內(nèi)容,退出,6.1 報表概述 6.2 創(chuàng)建報表 6.3 報表設(shè)計的一些技巧,6.1 報表概述,報表的記錄源可以是表或查詢對象，還可以是一個SQL語句。報表中顯示的數(shù)據(jù)將來自記錄源指定的基礎(chǔ)表或查詢。報表上的其他信息（如標題、日期和頁碼）存儲在報表的設(shè)計中。 在報表中，對于負責顯示記錄源中某個字段數(shù)據(jù)的控件，需要將該控件的“控件來源”屬性指定為記錄源中的某個字段。 使用報表可以創(chuàng)建郵件標簽，可以在報表中顯示總計，

2、可以對記錄按類別進行分組并計算分組總計等。,6.1.1 報表的組成,一般來說，報表的組成包括報表頁眉、頁面頁眉、主體、頁面頁腳和報表頁腳五個部分，每個部分稱為一個“節(jié)”。報表中的信息可以分布在多個節(jié)中。此外，可以在報表中的每個組內(nèi)，添加組頁眉和組頁腳。,（1）報表頁眉節(jié) 報表頁眉在報表開頭出現(xiàn)一次?？梢詫蟊眄撁加米髦T如商標、報表題目或打印日期等項目。報表頁眉打印在報表首頁的頁面頁眉之前。 （2）頁面頁眉節(jié) 頁面頁眉出現(xiàn)在報表中的每個打印頁的頂部，可以用它顯示諸如頁標題或列標題等信息。 （3）主體節(jié) 主體節(jié)（也稱明細節(jié)）包含報表數(shù)據(jù)的明細部分。該節(jié)是對報表的基礎(chǔ)記錄源中每個記錄的重復。該節(jié)通常

3、包含綁定到記錄源中字段的控件，但也可能包含未綁定控件，如標識字段內(nèi)容的標簽。主體節(jié)可以明細地顯示記錄。 注意：如果特殊報表不需要主體節(jié)，可以在其屬性表中將主體節(jié)“高度”屬性設(shè)置為 0。,（4）頁面頁腳節(jié) 頁面頁腳出現(xiàn)在報表中的每個打印頁的底部，可以用它顯示諸如日期或頁碼等信息。 （5）報表頁腳節(jié) 報表頁腳在報表的末尾出現(xiàn)一次?？梢杂盟@示諸如報表總計等項目。報表頁腳是報表設(shè)計中的最后一節(jié)，但是在打印時，報表頁腳出現(xiàn)在最后一個打印頁的最后一個主體節(jié)之后、最后一個打印頁的頁面頁腳之前。 （6）組頁眉和組頁腳 可以在報表中的每個組內(nèi)添加組頁眉和組頁腳。 組頁眉顯示在新記錄組的開頭，可用于顯示分組字段

4、的數(shù)據(jù)?？梢栽诮M頁眉顯示適用于整個組的信息，如組名稱等。組頁腳出現(xiàn)在每組記錄的結(jié)尾，可用于顯示該組的小計值等信息。,6.1.2 報表的視圖類型,在Access數(shù)據(jù)庫中，報表的視圖類型通常有如下三種： （1）設(shè)計視圖 報表的“設(shè)計視圖”用于創(chuàng)建報表，它是設(shè)計報表對象的結(jié)構(gòu)、布局、數(shù)據(jù)的分組與匯總特性的窗口。若要創(chuàng)建一個報表，可在“設(shè)計”視圖中進行。 在“設(shè)計視圖”中，使用“格式”工具欄可以更改字體或字體大小、對齊文本、更改邊框或線條寬度、應用顏色或特殊效果等?？梢允褂脴顺邔R控件?？蓪⒖丶旁谥黧w節(jié)中，或其他某個報表節(jié)中。還可以使用工具箱添加控件，如標簽和文本框等。 （2）打印預覽視圖 報表的“

5、打印預覽視圖”是用于測試報表對象打印效果的窗口。Access 提供的打印預覽視圖所顯示的報表布局和打印內(nèi)容與實際打印結(jié)果是一致的，既所見既所得。,6.1.3 報表的視圖類型（續(xù)）,（3）版面預覽視圖 報表的 “版面預覽視圖” 是另一種測試報表對象打印效果的窗口。當表中的記錄較多的時候，采用打印預覽視圖來檢驗報表的布局和功能實現(xiàn)情況會占用很長時間，這樣會影響報表設(shè)計的工作效率。為了讓用戶能夠預覽報表對象的打印效果，又不至于等待太長的時間，Access 為報表對象安排了版面預覽視圖。 把報表的“版面預覽視圖”與“打印預覽視圖”作比較，唯一的區(qū)別是版面預覽視圖只對數(shù)據(jù)源中的部分數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)格式化。,

6、6.1.3 報表的類型,一般來說，Access 2003提供了4種類型的報表。 （1）縱欄式報表 在縱欄式報表中，每個字段都顯示在主體節(jié)中的一個獨立的行上，并且左邊帶有一個該字段標題標簽。 （2）表格式報表 在表格式報表中，每條記錄的所有字段顯示在主體節(jié)中的一行上，其記錄數(shù)據(jù)的字段標題信息標簽，顯示在報表的頁面頁眉節(jié)中。 （3）圖表報表 圖表報表是指在報表中包含圖表顯示的報表。 （4）標簽報表 標簽報表是 Access 報表的一種特殊類型。如果將標簽綁定到表或查詢中，Access 就會為基礎(chǔ)記錄源中的每條記錄生成一個標簽。,6.1.4 創(chuàng)建報表的方法,（1）“在設(shè)計視圖中創(chuàng)建報表”方法與“新建

7、報表”對話框的“設(shè)計視圖”方法相同。 （2）“使用向?qū)?chuàng)建報表”方法與“新建報表”對話框的“報表向?qū)А狈椒ㄏ嗤?6.1.5 修改報表的設(shè)計,在使用前面的創(chuàng)建報表的方法完成創(chuàng)建報表之后， 用戶可以根據(jù)需要對某個報表的設(shè)計進行修改，包括可能要添加報表的控件、修改報表的控件或刪除報表的控件等。 若要修改某個報表的設(shè)計，可在該報表的“設(shè)計”視圖中進行。 進入報表的“設(shè)計”視圖方法： 單擊（即選定）數(shù)據(jù)庫窗口右邊窗格中報表列表中的某個報表對象。 單擊數(shù)據(jù)庫窗口工具欄中的“設(shè)計”按鈕，顯出該報表的“設(shè)計”視圖窗口。此時，即可進行修改操作。,6.2 創(chuàng)建報表,通過使用向?qū)?，可以快速?chuàng)建各種不同類型的報表。

8、使用“標簽向?qū)А笨梢詣?chuàng)建郵件標簽，使用“圖表向?qū)А笨梢詣?chuàng)建圖表，使用“報表向?qū)А笨梢詣?chuàng)建標準報表。向?qū)釂栆恍﹩栴}，并根據(jù)問題的答案創(chuàng)建報表。然后用戶可以按自己的喜好在“設(shè)計視圖”中對報表進行自定義。用戶可以直接在“設(shè)計視圖”中創(chuàng)建自定義的報表。,6.2.1 自動創(chuàng)建縱欄式報表,例6-1 在“學生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫中，使用“自動創(chuàng)建報表：縱欄式”創(chuàng)建一個基于“學系”表的報表。報表名稱為：例6-1學系（縱欄式）報表。,6.2.2 自動創(chuàng)建表格式報表,使用“自動創(chuàng)建報表：表格式” 創(chuàng)建基于一個表或查詢的報表。 例6-2 在“學生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫中，使用“自動創(chuàng)建報表：表格式”創(chuàng)建一個基于“學系”表

9、的報表。報表名稱為：例6-2學系（表格式）報表。,6.2.3 使用“報表向?qū)А眲?chuàng)建報表,使用“報表向?qū)А笨梢詣?chuàng)建基于多個表或查詢的報表。 例6-3 在“學生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫中，使用“報表向?qū)А眲?chuàng)建一個基于“例4-26查詢學生全部成績”查詢的報表。報表名稱為：例6-3學生全部成績報表。,6.2.4 使用圖表向?qū)?chuàng)建報表,使用“圖表向?qū)А笨梢詣?chuàng)建基于多個表或查詢的報表。 例6-4 在“學生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫中，使用“圖表向?qū)А眲?chuàng)建一個基于“例4-31統(tǒng)計全校男學生和女學生的人數(shù)”查詢的圖表報表，該報表的“打印預覽視圖”如圖6-22所示。該報表名稱為：例6-4全校男學生和女學生人數(shù)的圖表報表。,6.2

10、.5 使用標簽向?qū)?chuàng)建報表,可以使用“標簽向?qū)А被蛑苯釉凇霸O(shè)計視圖”中創(chuàng)建標簽報表。 使用“標簽向?qū)А眲?chuàng)建標簽報表時，向?qū)蛴脩粼敿毺釂栍涗浽?、字段、布局以及所需格式，并根?jù)用戶的回答創(chuàng)建標簽。 一般來說，用戶可先使用向?qū)?chuàng)建標簽報表，然后在該報表的“設(shè)計視圖”中對標簽的外觀進行自定義設(shè)計，這樣可以加快標簽報表的創(chuàng)建過程。,6.2.5 使用標簽向?qū)?chuàng)建報表（例6-5 ）,例6-5 在“學生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫中，使用“標簽向?qū)А眲?chuàng)建一個基于“班級”表的標簽報表。報表名稱為：例6-5班級的班主任標簽報表。, 單擊“可用字段：”列表框中的“班級名稱”，單擊該對話框中的“”按鈕，立即在“原型標簽：”下

11、的框中顯出：班級名稱。按鍵盤上的“Enter”鍵，在 班級名稱 后換行，此時插入點位于“原型標簽：”下的框中的第二行開頭，輸入“班主任：”。單擊“可用字段：”列表框中的“班主任”，單擊“”按鈕，便在“原型標簽：”下的框中第二行中的“班主任：”后邊顯出：班主任。按鍵盤上的“Enter”鍵，在 班主任 后換行，此時插入點位于“原型標簽：”下的框中的第三行開頭，輸入“電話：”。單擊“可用字段：”列表框中的“聯(lián)系電話”，單擊 按鈕，便在“原型標簽：”下的框中第三行中的“電話：”后邊顯出：聯(lián)系電話。如圖6-27所示。,注意：,6.2.6 使用設(shè)計視圖創(chuàng)建報表,圖6-31 默認的報表“設(shè)計視圖”窗口,6.

12、2.6 使用設(shè)計視圖創(chuàng)建報表（續(xù)）,圖6-32 選定了“主體”節(jié)的報表“設(shè)計視圖”窗口,6.2.6 使用設(shè)計視圖創(chuàng)建報表（續(xù)）,圖6-33 指定記錄源的報表“屬性”對話框,圖6-34 記錄源字段列表,圖6-35 控件工具箱,添加控件的方法之一：直接從記錄源的“字段列表”窗口中反復把報表需要的有關(guān)字段拖放到報表的某節(jié)中的適當位置。 添加控件的方法之二：從工具箱（如圖6-37所示）中單擊選擇某控件，然后單擊該報表的某節(jié)中的適當位置。,6.2.6 使用設(shè)計視圖創(chuàng)建報表（續(xù)）,根據(jù)需要可進行調(diào)整控件位置和大小等工作。首先單擊某個需要調(diào)整位置的控件，顯出該控件的移動控點和尺寸控點。 當按下鼠標左鍵時鼠標

13、的形狀是一個黑色的張開手掌圖案時，這時候按下鼠標左鍵并拖動鼠標可同時移動兩個相關(guān)控件。 當鼠標指向控件的左上角的黑色方塊的移動控點時，鼠標的形狀為一個手指向上的手的圖案，這時候按下鼠標左鍵并拖動鼠標僅可移動一個該指向的控件。,6.2.6 使用設(shè)計視圖創(chuàng)建報表（例6-6 ）,例6-6 在“學生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫中，使用“設(shè)計視圖”創(chuàng)建一個基于“班級”表的報表，要求在報表中畫出水平和垂直框線等，該報表設(shè)計完成時的設(shè)計視圖如圖6-37所示。報表名稱為：例6-6班級清單報表。,框線,框線,框線,框線,框線,6.3 報表設(shè)計的一些技巧,為了使設(shè)計出來的報表更能符合用戶的要求，需要對報表進行進一步的設(shè)計，如

14、對記錄排序、分組計算等進行設(shè)置。,6.3.1 報表記錄的排序,在前面介紹的使用“報表向?qū)А眲?chuàng)建報表過程里，在如圖6-10所示的“報表向?qū)А睂υ捒蛑性O(shè)置字段排序時，最多只可以設(shè)置4個字段對記錄排序。 在報表的“設(shè)計視圖”中，在“排序與分組”對話框中最多可以設(shè)置10個字段或表達式對記錄排序。,6.3.1 報表記錄的排序（例6-7 ）,例6-7 在“學生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫中，以“例6-6班級清單報表”為基礎(chǔ)，創(chuàng)建出先按專業(yè)代碼升序、再按年級的右邊兩個字符降序排序的報表。報表名為“例6-7按專業(yè)及年級排序的班級報表”。 單擊選定“例6-6班級清單報表”對象，單擊“復制”按鈕，單擊“粘貼”按鈕，在顯出的“

15、粘貼為”對話框中，指定報表名稱為：例6-7按專業(yè)及年級排序的班級報表。單擊“確定”按鈕。 打開“例6-7按專業(yè)及年級排序的班級報表” 的“設(shè)計視圖”窗口。 單擊“視圖”菜單中的“排序與分組”，顯示“排序與分組”對話框。 在該對話框第一行的“字段/表達式”列中，選擇“專業(yè)代碼”字段，在第一行的“排序次序”列中，設(shè)置為“升序”。在第二行的“字段/表達式”列中，輸入表達式：=RIGHT（年級，2），在第二行的“排序次序”列中，設(shè)置為“降序”，如圖6-43所示。,6.3.1 報表記錄的排序（例6-7 ）,圖6-43 “排序與分組”對話框,6.3.1 報表記錄的排序（例6-7 ）,先按專業(yè)代碼升序、再按

16、年級的右邊兩個字符降序排序。,6.3.2 報表記錄的分組,在報表“設(shè)計視圖”窗口中，單擊工具欄上的“排序與分組”按鈕，顯示“排序與分組”對話框。在該對話框中的某行（從第一行開始）的“字段/表達式”列單元格中，選擇要用作分組依據(jù)的字段或鍵入表達式，“排序次序”默認設(shè)置為“升序”。然后，對該“字段/表達式”單元格中的字段或表達式，設(shè)置與其對應的下列的一個或多個組屬性： （1）將“組頁眉”或“組頁腳”或兩者同時設(shè)為“是”，以創(chuàng)建分組級別。 （2）“分組形式”：指定對值的分組方式。在其下拉列表中會提供哪些可用的選項，取決于分組字段的數(shù)據(jù)類型，對不同的數(shù)據(jù)類型字段所提供的可用選項將會不同。如果是按表達式

17、分組，將顯示適于所有數(shù)據(jù)類型的全部選項。 （3）“組間距”：作為分組依據(jù)的字段或表達式中的值，指定有效的組間距。 （4）“保持同頁”：指定 Access 在同一頁中是打印組的所有內(nèi)容，還是僅打印部分內(nèi)容。,6.3.2 報表記錄的分組（例6-8 ）,例6-8 在“學生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫中，以“班級”表為數(shù)據(jù)源，創(chuàng)建出先按年級升序并分組、再按專業(yè)代碼降序排序的報表。報表名為“例6-8按年級分組并按專業(yè)排序的班級報表”。,6.3.2 報表記錄的分組（例6-8 ）,自動添加上按年級分組后的“年級頁眉”節(jié)和“年級頁腳”節(jié),6.3.2 報表記錄的分組（例6-8 續(xù)）,6.3.2 報表記錄的分組（例6-8 續(xù)

18、）,6.3.3 添加計算控件實現(xiàn)計算,在報表中添加計算控件，并指定該控件來源的表達式，可以實現(xiàn)對該表達式的計算功能。在打開該報表的“打印預覽視圖”時，在該計算控件文本框中顯示出其表達式計算結(jié)果的值。 在報表中添加計算控件的簡要步驟如下： 在報表“設(shè)計視圖”中的某個節(jié)區(qū)中添加一個文本框控件。 （1）若要計算一組記錄的總計值或平均值，將文本框添加到組頁眉或組頁腳節(jié)區(qū)中。 （2）若要計算報表中的所有記錄的總計或平均值，請將文本框添加到報表頁眉或報表頁腳節(jié)區(qū)中。 單擊文本框控件，單擊 “屬性”按鈕，顯出“屬性”對話框。在“控件來源”屬性框中，鍵入以等號“=”開頭的表達式。例如：=Avg(成績)、=Su

19、m(實發(fā)工資)、=單價*0.85*數(shù)量、=Count(學號)、=小組合計/總計、=Date()、=Now()等等。 注意：在報表的“設(shè)計視圖”窗口，單擊一次某文本框控件、再單擊一次該文本框控件，進入文本框控件的標題文本編輯狀態(tài)，此時，可以在文本框中直接輸入以等號“=”開頭的表達式。,6.3.3 添加計算控件實現(xiàn)計算（例6-9）,例6-9 在“學生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫中，對報表“例6-8按年級分組并按專業(yè)排序的班級報表”進行復制/粘貼操作，產(chǎn)生出名為“例6-9按年級分組統(tǒng)計并按專業(yè)排序的班級報表”的報表。對“例6-9按年級分組統(tǒng)計并按專業(yè)排序的班級報表”進行如下修改補充：在“年級頁腳”中，添加“年級

20、班級合計：”標簽及該年級班級合計的文本框。在“報表頁腳”中，添加“全部班級總計：”標簽及全部班級總計的文本框。在“頁面頁腳”中，添加能顯出形如“第i頁/總n頁”那樣的文本框。在“報表頁眉”中，添加“制表日期：”標簽及制表日期的文本框。,6.3.3 添加計算控件實現(xiàn)計算（例6-9續(xù)）,復制產(chǎn)生的“例6-9按年級分組統(tǒng)計并按專業(yè)排序的班級報表”,6.3.3 添加計算控件實現(xiàn)計算（例6-9續(xù)）, 在“年級頁腳”節(jié)區(qū)中，添加“年級班級合計：”標簽，添加一個文本框在文本框內(nèi)直接輸入：=Count(班級名稱)。 在“報表頁腳”節(jié)區(qū)中，添加“全部班級總計：”標簽，添加一個文本框，在該文本框內(nèi)直接輸入：=Co

21、unt(班級名稱)。 在“頁面頁腳”節(jié)區(qū)中，添加一個文本框，在該文本框內(nèi)直接輸入：= 第 & Page & 頁 & /總 & Pages & 頁。 在報表頁眉區(qū)中，添加“制表日期：”標簽，添加一個文本框，在該文本框內(nèi)直接輸入：=Date()。如圖6-52所示。并設(shè)置該文本框的“格式”屬性值為“長日期”。,6.3.3 添加計算控件實現(xiàn)計算（例6-9續(xù)）,6.3.3 添加計算控件實現(xiàn)計算（例6-9續(xù)）,6.3.4 兩級分組統(tǒng)計及百分比計算,例6-10 在“學生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫中，以“學生”表為數(shù)據(jù)源，創(chuàng)建一個先按學號左邊的前2個字符分組、再按性別分組統(tǒng)計各年級的男、女學生人數(shù)及其占該年級學生總?cè)藬?shù)

22、的百分比的報表。報表名為“例6-10男女學生人數(shù)統(tǒng)計報表”。該報表的結(jié)構(gòu)設(shè)計如圖6-54所示。,6.3.4 兩級分組統(tǒng)計及百分比計算（例6-10 ）,6.3.5 多列報表,多列報表即是在報表中使用多列格式來顯示數(shù)據(jù)。多列報表中的數(shù)據(jù)緊湊，可節(jié)省紙張，一目了然。 多列報表的一般創(chuàng)建步驟如下： 在報表“設(shè)計視圖”中創(chuàng)建一個新報表或打開一個報表。 單擊“文件”菜單中的“頁面設(shè)置”，顯出“頁面設(shè)置”對話框。 在“頁面設(shè)置”對話框中，單擊“列”選項卡。如圖6-56所示。 在“網(wǎng)格設(shè)置”標題下的“列數(shù)”編輯框中，鍵入每一頁所需的列數(shù)。 ,6.3.5 多列報表（續(xù)）,6.3.6 子報表,子報表是插在其他報表

23、中的報表。在合并報表時，其中一個必須作為主報表。主報表可以是綁定的也可以是未綁定的，即主報表可以基于也可以不基于表、查詢或 SQL 語句。 主報表可以包含子報表，也可以包含子窗體，而且能夠包含多個子報表或子窗體。 在子報表和子窗體中，同樣也可以包含多個子報表和子窗體。,6.3.6 子報表（續(xù)）,一個主報表最多可以包含兩級子報表或子窗體，而每一級均可以有多個子報表或子窗體。表6-1展示了在一個主報表中可能有的子窗體和子報表的組合。 表6-1 子報表/子窗體的級層關(guān)系,6.3.6 子報表,主報表和子報表可以基于完全不同的記錄源，此時主報表和子報表之間沒有真正的關(guān)系。例如：主報表的記錄源是“學系”表

24、，而子報表的記錄源是“課程”表，這樣兩個不相關(guān)的報表組合成一個報表。 主報表和子報表也可以基于相同的記錄源或相關(guān)的記錄源。例如：“學生”表與“修課成績”表之間的關(guān)系是“一對多”關(guān)系。主報表的記錄源是“一對多”關(guān)系中“一”方的表（如主報表的記錄源是“學生”表），子報表的記錄源是“多”方的表（如子報表的記錄源是“修課成績”表）。 如果要將子報表鏈接到主報表，在創(chuàng)建子報表之前應確保已與基礎(chǔ)記錄源 （即表、查詢或 SQL 語句）建立了關(guān)聯(lián)。,1在已有報表中創(chuàng)建子報表（例6-11 ）,例6-11 在“學生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫中，在“例6-11學系信息表”報表中創(chuàng)建一個以“專業(yè)”表為數(shù)據(jù)來源的子報表，該子報表的名稱為：專業(yè) 子報表。,1在已有報表中創(chuàng)建子報表（例6-11 續(xù)）,1在已有報表中創(chuàng)建子報表（例6-11 續(xù)）,2將已有報表作為子報表添加到另一個報表中,一般的操作步驟如下： “設(shè)計視圖”中打開希