1、文件受控管理方法及流程培訓(xùn),目錄,文件管理層次及要求,為什文件需要分層次管理 意義：大綱-概論-章節(jié)展開 一個組織（企業(yè)）的運行一定是動態(tài)的，作為行為準(zhǔn)則的管理文件也是隨之需要發(fā)生變化的，如果不分層次管理，那么牽一發(fā)而動全身，會導(dǎo)致管理文件始終在變動，不利于管理的穩(wěn)定；采取分層次管理，按照企業(yè)變化的程度，只需要對相應(yīng)層次的文件做變化即可，可以保持文件架構(gòu)的穩(wěn)定性。 不分層次牽一發(fā)而動全身 分層次 頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳,文件管理層次及要求,文件層次管理模式,管理手冊,程序文件,三層次管理文件 （職能部門）,三層次管理文件 （項目部）,技術(shù)文件,記錄,一層次,二層次,三層次 （文件）,三層次 （記錄

2、）,受控的含義及方法,為什么文件要受控？（含義） 狀況一：文件發(fā)行份數(shù)不清楚，需要回收更改/作廢時，不知道該收多少份回來； 狀況二：現(xiàn)場復(fù)印了一些文件，文件變更后，現(xiàn)場存在新舊兩個版本的文件； 狀況三：文件丟失，因無法查證也無法追責(zé)，導(dǎo)致無人問津； 狀況四：需補發(fā)文件時，找不到原件，重新打印時又搞錯版本。,受控的含義及方法,受控的方法 加蓋受控印章！ 鮮章有效，復(fù)印無效！ 發(fā)放/借閱/回收均登記！ 發(fā)放采取編號管理！ 原件歸存，發(fā)放時復(fù)印加章！,受控印章的使用及授權(quán),技術(shù)秘密,顏色為藍色,臨 時 有效期：,顏色為藍色,受控印章的使用及授權(quán),技術(shù)秘密,顏色為藍色,臨 時 有效期：,顏色為藍色,受

3、控印章授權(quán)的幾個要點： 專人注冊領(lǐng)取使用，不得他人使用； 如管理者因故需將使用權(quán)轉(zhuǎn)移時，必須進行臨時授權(quán)，簽字生效； 印章遺失應(yīng)及時報告，補發(fā)新印章，原印章（編號）作廢； 加蓋印章/發(fā)放文件/回收文件均登記并保持記錄。,文件發(fā)放、回收、銷毀流程,技術(shù)秘密,顏色為藍色,臨 時 有效期：,顏色為藍色,發(fā)放流程： 編制/發(fā)放部門持簽署文件原件、需發(fā)放份數(shù)的復(fù)印件交相應(yīng)的文控管理員； 文控管理員保留原件，在需發(fā)放的復(fù)印件上加蓋“受控”印章，并填寫發(fā)放號； 編制/發(fā)放部門將加蓋鮮章的文件發(fā)放至相應(yīng)地點，并要求文件接收人簽署發(fā)放記錄； 編制/發(fā)放部門將文件發(fā)放記錄上交給相應(yīng)的文控管理員，并保留發(fā)放記錄復(fù)件

4、。,文件發(fā)放、回收、銷毀流程,技術(shù)秘密,顏色為藍色,臨 時 有效期：,顏色為藍色,回收（作廢）流程： 回收部門按照發(fā)放記錄將需回收的受控文件（加蓋鮮章，且發(fā)放號正確的文件）回收，并做好回收記錄； 回收部門將回收的文件及回收記錄交給相應(yīng)的文控管理員，文控管理員核對無誤后，在回收文件（包括歸存的簽字版原件）上加蓋“作廢”印章，并在回收記錄上登記； 文控管理員應(yīng)將所有的回收作廢文件統(tǒng)一歸存。,文件發(fā)放、回收、銷毀流程,技術(shù)秘密,顏色為藍色,臨 時 有效期：,顏色為藍色,銷毀流程： 文控管理員應(yīng)將已加蓋作廢印章的文件采取粉碎的方式銷毀，但必須保留一份存檔件（建議保留簽字版原件），同時保持銷毀記錄。 如

5、需完全銷毀該文件（即不保留存檔件），應(yīng)形成銷毀文件清單，并經(jīng)管理者代表簽字授權(quán)后，方可將其完全銷毀。,文件發(fā)放、回收、銷毀流程,技術(shù)秘密,顏色為藍色,臨 時 有效期：,顏色為藍色,一些注意事項： 某些文件如果只是用于臨時環(huán)境，也應(yīng)送文控管理員備案并加蓋“臨時”印章，臨時文件必須定義有效期，如到期后需繼續(xù)使用的，應(yīng)辦理延期手續(xù)，在文件上再次加蓋臨時印章，原則上不允許有效期超過3個月。 受控文件遺失的，應(yīng)及時通知文控管理員進行補發(fā)，補發(fā)時，原發(fā)放號作廢，文控管理員按流水號方式賦予新的發(fā)放號。 印章內(nèi)容以及填寫的內(nèi)容，均不得隨意更改，如需更改，必須由對應(yīng)的文控管理員采用劃改的方式，并簽字后生效。,文件發(fā)放、回收、銷毀流程,技術(shù)秘密,顏色為藍色,臨 時 有效期：,顏色為藍色,一些注意事項： 受控文件復(fù)印件均視為參考文件，不具備文件效力，發(fā)放/回收時均不用考慮； 任何在已受控文件上的更改均視為無效，除非其辦理了臨時手續(xù)； 文控管理員有權(quán)拒絕對不符合公司文件控制程序要