1、公司會務管理制度1、目的規(guī)范會議管理，使公司經營活動中的各種會議，通過合理的組織能夠高效率、高質量的進行。2、制度文件的類別定義2.1 集團會議管理制度：是強制性要求執(zhí)行，具有普遍適應性，且相對穩(wěn)定性質的管理規(guī)定。2.2 集團會議管理作業(yè)規(guī)則：是指強制性要求集團員工執(zhí)行的，但會根據企業(yè)經營環(huán)境和策略變化，而適時進行調整優(yōu)化的作業(yè)管理類規(guī)定。2.3集團會議管理作業(yè)文本：是指要求集團員工使用，但員工可以依據實際狀況進行優(yōu)化、帶指導性的作業(yè)管理類工具。3、會議基本目標要求3.1 會前：會議召集人/主持人須明確會議議題，并做好會務及會議資料準備；3.2 會中：會議主持人須把握會議方向，控制會議質量，實

2、現會議既定目標成果；3.3 會后：會議召集人/相關人須負責會議紀要的形成，并跟蹤相關人員按會議紀要要求完成后續(xù)工作。4、會議準備4.1 會議計劃4.1.1所有的會議召開前都應有會議計劃，重要和大型會議應制定書面 計劃(或方案)。會議計劃原則上應包括以下內容：會議名稱、會議主題、會議時間、會議地點、會議召集人（或部門）、會議組織、參會人員、會議內容、會議日程、會議議程、會議資料清單、會議籌備工作、會議費用預算等。4.1.2 例行會議的會議計劃在第一次會議確定后，原則上不再變化，如 有變化，由會議召集人（或部門）臨時通知。小型或非正式會議，以上內容可以簡化，由會議召集人（或部門）決定。4.1.3

3、沿海綠色家園集團固定會議一覽表是根據集團經營環(huán)境和策略 目標制定的會議計劃，定位為集團作業(yè)規(guī)則類的規(guī)定。4.1.4 會議計劃（或方案），由會議召集人/部門擬定后，報分管領導（年 度會議報總裁和集團董事長，大型會議報集團分管會議管理的執(zhí)行總裁）審批同意后執(zhí)行。4.2 會議通知4.2.1會議召開前，會議召集人/部門應提前通知參會人員，以便做好參 會準備。4.2.2會議通知有口頭（直接或電話）和文字通知兩種形式，小型或非 正式會議可采用口頭通知；重要和大型會議則應采用電子文本或紙質文本的書面通知（提倡用電子文本）；例行會議除第一次和有變動時通知外，以后可不再通知。4.3 會議資料準備4.3.1會議所

4、需要文件由召集人/部門擬制，并報相關領導審核同意。4.3.2重要專題或需研討的會議，研討報告或相關資料，會議召集部門 或會務組，須考慮參會人員閱讀及思考所需的合理時間提前發(fā)送或發(fā)放給參會人員。4.3.3會議需參會人員準備發(fā)言稿或提供相關文件的，應在會議通知時 具體說明。4.4 會議行政事務準備4.4.1會務籌備：在外地召開的集團重大會議，應成立會議籌備組，會議籌備組負責組織會務工作，并備齊會議所需會議用具；各地區(qū)公司/部門的會議，則由各公司/部門會議召集人，自行指定會務籌備人進行會前準備。4.4.2會議室管理：行政事務組負責對會議室的使用進行管理，并負責編寫會議室使用規(guī)則。 行政事務組在接到會

5、議室使用申請后， 應對使用做合理調配，防止使用上出現使用“重疊”現象 。 4.4.3會務服務：會議室的衛(wèi)生、茶水供應由行政事務部負責并提供服務。4.4.4會議場地布置：包括音響效果、燈光效果、座位排列、幻燈片放映測試、廣告調幅排放等，集團重大會議由會議籌備組/行政事務組負責，一般會議由會議召集部門/人負責安排。 4.4.5會議接待事務：包括交通安排、住宿安排、用餐安排、參觀安排、醫(yī)療準備等。集團重大會議由會議籌備組/行政事務組負責，一般會議由會議召集部門/人負責安排。 4.4.6會議費用預算：會議召集人負責組織對會議費用進行預算，年度會議費用進入總裁辦費用預算，其他會議費用按會議召集人/部門進

6、入部門的預算，各會議須嚴格將費用控制在預算范圍內。5、會間管理5.1 會前檢查會議前，尤其是重要和大型會議，會議召集人和會務組必須對會議的各 項準備工作進行全面檢查，包括所有參會人員是否都已通知，會議的文件是 否準備完畢，會場內的布置是否合乎要求，各種的會議設施、會議用品是否準備齊備，車輛是否落實，會議錄像、照相、新聞記者是否安排到位等，如發(fā)現問題，應立即采取補救措施。5.2 會議簽到 5.2.1會議召集人/部門應準備好會議簽到冊，參會人員到會時應簽到。 5.2.2各地區(qū)應有專門的會議記錄本對召開的會議進行簽到和記錄。5.3 會議紀律 5.3.1參會人員須遵守會議議程和會議主持人的指令。 5.

7、3.2參會人員不得遲到、早退、中途無故退席；因故不能參加會議，必須向會議召集人/主持人請假。 5.3.3會議進行時，手機應設置為振動狀態(tài)，重要電話須接聽，應到會議室外接聽，嚴禁在會場內打電話。 5.3.4會議期間尊重他人，不打斷發(fā)言，不私下交談。5.4 會議組織5.4.1會議召集人/主持人，須按會議目的與議程，及時糾正會議中的偏題發(fā)揮?？刂茣h達成會議目標和成果。 5.4.2對會議做了充分準備及沒有進行會議準備的參會者，主持人要及時作出評估，以培育集團的執(zhí)行文化。 5.4.3會議召集人/主持人，須提倡精短、簡要到位的會議文化，控制會議時間，提高會議效率。 5.4.4會議在進行問題研討時，會議主

8、持人引導參會人員暢所欲言，形成開放、對立、統(tǒng)合的會議風氣。5.5 會議記錄 5.5.1參會人員應自帶筆記本，并做好會議記錄。 5.5.2有外部客戶的重要會議，會務組應為參會者準備好記錄本和筆。 5.5.3重要和大型會議，會議召集人/主持人應指定專人做好會議記錄；若會議分組討論，還應安排專人記錄各組討論的結果。 5.5.4會議記錄要求字跡清晰、內容完整，對會議的意見、結論或決定事項，必須準確、詳細地記錄。5.6 會議發(fā)言 5.6.1會議指定的發(fā)言人，應提前做好發(fā)言準備，需放幻燈片的演講稿，應提前交與會務組或會議秘書做放映準備。5.6.2會議發(fā)言者應嚴格控制時間，除會議有安排時間外，一般發(fā)言不應超

9、過10分鐘，力求使會議開得緊湊、高效。6、會后工作6.1 會議紀要 6.1.1根據會議規(guī)定，應形成“會議紀要”/“決議”的會議，會議記錄人（由會議召集人指定）須在會議結束后的兩個工作日內，完成“會議紀要”/“決議”整理，并上報給相關領導審批簽發(fā)。6.1.2 “會議紀要”/“決議”須在會議結束后，五個工作日內，按要求上載集團資訊文檔平臺/遞交相關部門。6.1.3會議紀要未經允許不得外傳，如有必要知會其他未參會人員，需簽發(fā)人同意。6.2 會議的貫徹落實6.2.1參加會議的人員，應負責會議精神和內容的轉達與貫徹； 6.2.2會議紀要/會議成果文件，須按要求由會議召集人或其指定人，送達相關人員、執(zhí)行跟

10、蹤人和執(zhí)行監(jiān)督人。 6.2.3集團的年度會議及集團指定要求傳達的文件，各地區(qū)和職能部總經理是當然的傳達責任人。6.2.4對于會議紀要/會議成果文件中的決定/決議/工作指令，執(zhí)行跟蹤人須及時進行督辦，并將結果準確地向相關領導反饋。6.3 會議的品牌宣傳 6.3.1對重大和大型的會議，集團品牌負責部門應安排錄像、照相、錄音，記錄會議的全過程。 6.3.2對外有宣傳意義的會議，應邀請新聞記者參加，并跟進達成媒體的正面宣傳報道。6.4 會議檔案 6.4.1會議完畢，根據會議類別，集團檔案管理負責部門、集團各職能部、各地區(qū)檔案管理部門、地區(qū)相關職能部，應遵循集團檔案管理制度，對會議的所有資料進行整理并歸

11、檔。 6.4.2會議資料包括：會議申請、會議計劃（方案）、會議通知、發(fā)言稿、會議文件、會議記錄、會議紀要（決定）及其他會議成果文件、會議費用清單等。 6.4.3所有的會議成果文件，須按“沿海綠色家園集團固定會議計劃之會議成果文件表”的要求，上傳集團資訊系統(tǒng)。7、“固定會議計劃”作業(yè)規(guī)則7.1 集團固定會議計劃表是根據集團經營環(huán)境需求安排的會議計劃，定位為集團作業(yè)規(guī)則類的管理規(guī)定。 7.2集團固定會議計劃表內的會議安排,是強制性要求召開的會議，屬于指令性工作計劃，各相關部門和責任人必須遵照實施。（ 集團固定會議計劃表詳見附件一)7.3“集團固定會議計劃表”規(guī)定中的會議召開時間，會議召集人可根據參

12、會人員的工作安排，在計劃時間區(qū)間內，選擇合適時間召開。7.4 會議計劃表中的“時間長度”欄的時間表述，會議主持人可作控制會議時間的參考，但非指令性要求時間，在計劃表中，僅作時間統(tǒng)計分析使用。7.5還沒有進入房產開發(fā)狀態(tài)公司，對不能按規(guī)定召開的會議，須上報執(zhí)行標準調整申請，經集團分管的管理部門，批準后可按調整規(guī)定執(zhí)行。7.6“集團固定會議計劃表”中會議參加人是指基本參加人員，會議召集人可根據實際情況需要，增加參加人員。 7.7參會人員相同和會議內容基本相同的周、月、季會議，重疊的時候可以選擇合并一起召開，但在會議紀要中須作說明，以免監(jiān)督評估人產生誤解。 7.8集團各部、各地區(qū)公司，須依據“集團固

13、定會議成果文件表”的要求，形成和按時上報，相應的“會議紀要”或其他會議成果文件。 7.9會議紀要/決定是傳達會議事項、工作安排、會議主要精神等的正式公文，具有要求強制性執(zhí)行的效力。8、執(zhí)行監(jiān)督、執(zhí)行評估及獎懲作業(yè)規(guī)則8.1 執(zhí)行監(jiān)督與工具執(zhí)行監(jiān)督分別通過：地區(qū)常董、執(zhí)行跟蹤人、執(zhí)行監(jiān)督人、會議成果文件（會議紀要等）上載集團資訊系統(tǒng)、集團內部審計等，三個監(jiān)督 人、兩個監(jiān)督工具來運作。8.2 執(zhí)行評估作業(yè)規(guī)則 8.2.1常董按集團固定會議計劃，對地區(qū)的會議制度執(zhí)行進行督察，并通過“常董月報”對地區(qū)的會議執(zhí)行結果進行評估。 8.2.2執(zhí)行跟蹤人，對會議形成的紀要（決定），負有督促跟蹤完成工作 的責任

14、，并通過集團績效考核路徑對經辦責任人/部門的工作效果 進行評估。 8.2.3執(zhí)行監(jiān)督人，具有對執(zhí)行結果進行檢查的權力，并通過集團績效考核路徑對經辦責任人/部門和執(zhí)行跟蹤人的工作效果進行評估。 8.2.4對于要求上載的會議成果文件（會議紀要等），知識管理部通過資訊系統(tǒng)記錄進行統(tǒng)計，并進行評估。 8.2.5集團的內部審計組通過對各地區(qū)、各職能部的會議成果文件（會議紀要等）的檔案管理（如會議簽到本/會議文件等)進行檢查，并對會議制度執(zhí)行的結果進行評估。8.3 考核指標與獎懲作業(yè)規(guī)則 8.3.1會議制度的獎罰作業(yè)規(guī)則與集團的績效考核體系掛鉤。 8.3.2會議制度及規(guī)則的執(zhí)行考核指標，以集團下達的“沿海集團KPI指標表”為執(zhí)行標準進行考核和獎懲。 8.3.3會議成果文