1、采購與供應(yīng)管理流程,采購定單,采購定單有時也被稱為采購合同,2020/9/18,采購作業(yè)流程,購買決策階段,1,購買階段,購后反思階段,2,3,2020/9/18,購買決策階段,1,確定戰(zhàn)略方 案選擇標(biāo)準(zhǔn),購買階段,購后反思階段,2,3,1、確定需求 2、選擇采購?fù)緩?內(nèi)外環(huán)境和可行性分析 3、編制采購計劃 確定采購品種、規(guī)格、質(zhì)量、 數(shù)量和購買時間,采購作業(yè)流程,2020/9/18,購買階段,2,確定戰(zhàn)略方 案選擇標(biāo)準(zhǔn),購買決策階段,購后反思階段,1,3,1、物色供應(yīng)商 2、精選供應(yīng)商 3、確定供應(yīng)商 4、簽訂合同（詳細(xì)購買計劃和需求信息） 5、履行合同（運輸、入庫驗收、支付貨款）,采購作業(yè)

2、流程,2020/9/18,購后反思階段,3,確定戰(zhàn)略方 案選擇標(biāo)準(zhǔn),購買階段,購買決策階段,1,2,1、檢查合同履行情況 （不合格品退貨） 2、產(chǎn)、銷對供貨商的反饋 3、采購經(jīng)濟效益總評,采購作業(yè)流程,采購流程示意圖,詳細(xì)采購流程,第一節(jié)：采購的基本程序,需求確定與采購計劃的制定 供應(yīng)源的搜索與分析 定價 擬定并發(fā)出定單 定單的跟蹤與跟催 驗貨與收貨 開票與支付貨款 記錄維護,一、需求確定與采購計劃的制定,需求類型 需求來源 需求確認(rèn)過程 請購單,需求類型,獨立需求 隨機，可以通過預(yù)測確定 相關(guān)需求 可根據(jù)其他需求計算出來,練習(xí)一：,請選擇下面所列需求，哪些屬于相關(guān)需求，哪些屬于獨立需求？,對

3、于汽車輪胎的需求 對于鞋帶的需求 對于胡蘿卜的需求,需求來源,需求主要來源于以下環(huán)節(jié)： 生產(chǎn) 銷售 廣告 辦公室 后勤等,需求確認(rèn),采購請求,審核,匯總,授權(quán),下達采購任務(wù),二、供應(yīng)源的搜索與分析,國內(nèi)外采購指南、國內(nèi)外產(chǎn)品展銷會、國內(nèi)外廠商發(fā)布會、國內(nèi)外新聞媒體、同事或其他采購商推薦、網(wǎng)絡(luò)平臺搜索、專業(yè)化的市場實地考察。,供應(yīng)商的搜索渠道,優(yōu)先選擇的供應(yīng)商：能力已經(jīng)被證明，且可以節(jié)省時間和資源的供應(yīng)商。,形成供應(yīng)商的名單,供應(yīng)商實力、以往產(chǎn)品設(shè)計上的表現(xiàn)、質(zhì)量承諾、管理水平、技術(shù)能力、成本控制、送貨服務(wù)等。,評價分析供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn),三、定價,確定價格的方法： 競爭性報價 談判報價,競爭性報價：

4、由買方向有意愿合作的供應(yīng)商發(fā)出詢問。,競爭性報價,價格是最重要的 采購量足夠大 有足夠多的合格競爭者 買方?jīng)]有優(yōu)先考慮的供應(yīng)商,競爭性報價適用情況,談判報價：當(dāng)選擇供應(yīng)商不適合使用競爭性報價時，就應(yīng)進行談判報價。,談判報價,存在重要的非價格標(biāo)準(zhǔn) 采購要求的諸多因素必須達成一致 （價格、質(zhì)量、交貨、風(fēng)險分?jǐn)?、產(chǎn)品支持等） 買方要求供應(yīng)商早期參與 當(dāng)供應(yīng)商需要很長時間來開發(fā)和生產(chǎn)采購方采購的物品時（供應(yīng)商預(yù)測成本困難）,談判報價適用情況,四、擬定并發(fā)出定單,定單要素 定單編號、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、品質(zhì)簡介、單價、需求數(shù)量、交易條件、運輸方式、交貨期限、交貨地址、發(fā)票單位等。,五、定單的跟蹤與跟催,跟蹤

5、：關(guān)鍵的、大額的、提前期較早的采購事項。 定單跟蹤目的？ 跟催 定單跟催目的？,六、驗貨與收貨,貨物檢驗步驟 檢驗結(jié)果處理？ 貨物接收步驟 接收貨物前，采購人員的工作？,七、開票與支付貨款,付款程序： 查詢物料入庫信息 準(zhǔn)備付款單據(jù) 付款審批 付款 供應(yīng)商收款,采購結(jié)算業(yè)務(wù)示意圖,入庫單,采購 結(jié)算,采購發(fā)票,結(jié) 算,原理,結(jié)算單,制單處理,采購結(jié)算業(yè)務(wù)示意圖,入庫單,采購 結(jié)算,采購發(fā)票,分?jǐn)?結(jié) 算,原理,損耗,費用,結(jié)算單,制單處理,采購結(jié)算業(yè)務(wù)示意圖,入庫單,采購 結(jié)算,入庫后發(fā)生退貨,開票后發(fā)生退貨,入庫單與發(fā)票,紅藍發(fā)票,采購發(fā)票,正常入庫，正常開票,分?jǐn)?結(jié) 算,紅藍入庫單,原理

6、,種類,損耗,費用,結(jié)算單,制單處理,八、記錄維護,必須保存的記錄 其他,第二節(jié)：采購手冊的制定,采購手冊： 本質(zhì)上是交流信息的媒介，用來闡明采購政策、步驟、指令、規(guī)定等內(nèi)容,標(biāo)準(zhǔn)采購作業(yè)細(xì)則,采購手冊的格式和內(nèi)容,完整手冊應(yīng)包括： 組織架構(gòu)、職務(wù)、權(quán)責(zé)、功能、公司政策、部門政策、程序、流程、指示、規(guī)范及有關(guān)司特殊事項的指導(dǎo)原則,采購手冊的內(nèi)容,組織機構(gòu) 政策 步驟,組織機構(gòu),a:組織機構(gòu)的結(jié)構(gòu)圖 b:采購部門每個職位的工作職責(zé) c:員工應(yīng)知道行政管理的規(guī)定,政策,采購的目標(biāo)、責(zé)任和采購職能的權(quán)力 政策中說明的內(nèi)容還可以擴充到有關(guān)價格、質(zhì)量等總原則中去 采購條款和條件 與供應(yīng)商的關(guān)系 供應(yīng)商的

7、選擇方式 雇員直接采購的方式 向管理層匯報的制度,步驟,用文字結(jié)合圖表來說明采購步驟 關(guān)于拒收和退貨的步驟 關(guān)于廢料、廢棄或過剩產(chǎn)品的處理步驟 與采購及其輔助業(yè)務(wù)有關(guān)的所有文件單證的圖解說明，并附有它們的用途和周詳?shù)奈淖终f明 有關(guān)采購記錄的查考和保存維護,采購業(yè)務(wù)流程重組（BPR）BPR：Business Process Reengineering,案例：福特北美汽車公司付款流程重組,福特北美公司預(yù)付款部門雇傭員工500余人，冗員嚴(yán)重，效率低下。他們最初制定的改革方案是:運用信息技術(shù)，減少信息傳遞，以達到裁員20%的目標(biāo)。 但是參觀了Mazda(馬自達)之后，他們震驚了，Mazda是家小公司，

8、其應(yīng)付款部門僅有5人，就算按公司規(guī)模進行數(shù)據(jù)調(diào)整之后，福特公司也多雇傭了5倍的員工，于是他們推翻了第一種方案，決定徹底重建其流程。,案例：福特北美汽車公司付款流程重組,Ford公司付款的傳統(tǒng)流程：1、采購部門向供貨商發(fā)出訂單，并將訂單的復(fù)印件送往應(yīng)付款部門; 2、供貨商發(fā)貨，福特的驗收部門收檢，并將驗收報告送到應(yīng)付款部門(驗收部門自己無權(quán)處理驗收信息); 3、同時，供貨商將產(chǎn)品發(fā)票送至應(yīng)付款部門， 當(dāng)且僅當(dāng)“訂單”，“驗收報告”以及“發(fā)票”三者一致時，應(yīng)付款部門才能付款。而往往，該部門的大部分時間都花費在處理這三者的不吻合上，從而造成了人員，資金和時間的浪費。,采購部,供應(yīng)商,應(yīng)付帳款部門,驗

9、收部,采購訂單副本,采購訂單,貨物,驗收報告,發(fā)票,付款,福特北美汽車公司付款傳統(tǒng)流程,案例：福特北美汽車公司付款流程重組,Ford公司付款重組新流程：1、采購部門發(fā)出訂單，同時將訂單內(nèi)容輸入聯(lián)機數(shù)據(jù)庫; 2、供貨商發(fā)貨，驗收部門核查來貨是否與數(shù)據(jù)庫中的內(nèi)容相吻合，如果吻合就收貨，并在終端上按鍵通知數(shù)據(jù)庫，計算機會自動按時付款。,采購部,供應(yīng)商,應(yīng)付帳款部門,驗收部,發(fā)送采購訂單電子數(shù)據(jù),貨物,收貨確認(rèn),電子付款,采購訂單,中央數(shù)據(jù)庫,發(fā)票,啟示： IT支持 業(yè)務(wù)集成,福特北美汽車公司付款重組后的新流程,福特公司的新流程采用的是“無發(fā)票”制度，大大地簡化了工作環(huán)節(jié)，帶來了如下結(jié)果: 1、以往應(yīng)付款部門需在訂單、驗收報告和發(fā)票中核查14項內(nèi)容，而如今只需3項零件名稱、數(shù)量和供貨商代碼; 2、實現(xiàn)裁員75%，而非原定的20%; 3、由于訂單和驗收單的自然吻合，使得付款也必然及時而準(zhǔn)確，從而簡化了物料管理工作，并使得財務(wù)信息更加準(zhǔn)確。,Ford公司流程重建的成果,1、面向流程而不是單一部門。 倘若福特僅僅重建應(yīng)付款一個部門，那將會發(fā)現(xiàn)是徒勞的，正確的重建應(yīng)是將注意力集中于整個“物料獲取流程”，包括采購、驗收和付款部門，這才能獲得顯著改善。,Ford公司流程重建的啟示,2、大膽挑戰(zhàn)傳統(tǒng)原則。 福特的舊原則：當(dāng)收到發(fā)票時，我們付款。 福特的新原則：當(dāng)收到貨物時，我們