1、2020/9/22,文創(chuàng)公,個人成效與時間管理,2020/9/22,文創(chuàng)公,我們?yōu)槭裁匆M(jìn)行時間管理？ 我們?nèi)绾芜M(jìn)行時間管理？,2020/9/22,文創(chuàng)公,我們?yōu)槭裁匆M(jìn)行時間管理？,案例1：,2020/9/22,文創(chuàng)公,72歲壽命的人一生的時間分配,睡覺21年 工作14年 個人衛(wèi)生7年 吃飯6年 在交通旅程中6年 排隊5年 學(xué)習(xí)4年 開會3年 打電話2年 找東西1年 其他3年,您達(dá)至人生成功的時間僅占人生的五分之一！,2020/9/22,文創(chuàng)公,我們的時間值多少錢？,時間就是金錢！,文創(chuàng)公,文創(chuàng)公,據(jù)新加坡聯(lián)合早報2001年8月26日報道，有人在網(wǎng)上想出幾種方法，形象地計算了全球首富、微軟公

2、司創(chuàng)辦人比爾蓋茨的財富。 一、蓋茨每秒賺250美元，即每天賺2160萬美元，一年賺78億美元。 二、假如蓋茨掉了1000美元，他懶得去撿起來，因為他去撿要花4秒，這一彎腰的時間，他已賺回1000美元。,2020/9/22,文創(chuàng)公,假如你只有半年的生命，只容許你做十件事，你會做什么？ 1、 2、 3、 4、 5、 6、 7、 8、 9、 10、,2020/9/22,文創(chuàng)公,如何管理時間？,2020/9/22,文創(chuàng)公,正確的動機(jī),正確的技巧,正確的心態(tài),好的時間管理,+,2020/9/22,文創(chuàng)公,偷走你的時間的主要元兇:,缺乏計劃 改變心態(tài)，刻意安排時間做計劃 不分重點 把握重點、要事第一。選擇

3、機(jī)會 過分承諾 學(xué)會說不。授權(quán) 太多干擾 有選擇性地接電話和來訪,2020/9/22,文創(chuàng)公,偷走你的時間的主要元兇:,會議太多 避免閑聊、設(shè)定議程、設(shè)定時間 太多來訪 主動拜訪對方 拖延 停止拖延、學(xué)習(xí)果斷 辦公室太混亂 馬上收拾,2020/9/22,文創(chuàng)公,偷走你的時間的主要元兇:,電腦文件存檔混亂 馬上收拾、整理 總是要處理危機(jī) 計劃 太多的閱讀與文件資料 學(xué)習(xí)速讀。使用坐交通的時間,2020/9/22,文創(chuàng)公,偷走你的時間的主要元兇:,授權(quán)不利 學(xué)會授權(quán)、應(yīng)清楚哪些該授權(quán)、哪些不該 日常瑣事纏身 說不、授權(quán)、專注KRA,2020/9/22,文創(chuàng)公,確立人生的目標(biāo),沒有目標(biāo)（27%）,2

4、020/9/22,文創(chuàng)公,確立人生的目標(biāo),模糊目標(biāo)（60%）,2020/9/22,文創(chuàng)公,確立人生的目標(biāo),清楚目標(biāo)（10%）,2020/9/22,文創(chuàng)公,確立人生的目標(biāo),非常清楚目標(biāo)（3%）,2020/9/22,文創(chuàng)公,人生管理,人生最重要的是確定最重要的是最重要的！ *The most important thing in life is to find out what the most important thing is the most important thing!,2020/9/22,文創(chuàng)公,確立人生目標(biāo),#明確自己的人生使命 #設(shè)計自己的人生目標(biāo)（人際、情感、心靈、財政、康體

5、、思想等） 1、10個長期的目標(biāo)（5年、10年） 2、10個短期的目標(biāo)（1年、5年）,2020/9/22,文創(chuàng)公,You have owned.You dont own. (你已擁有）（你未擁有） 你想要 You want . 你不想要 You dont Want.,Opportunity（機(jī)會）,Forget It.Not a roblem.(忘掉),Problem（問題）,Forget It.Not a roblem.(忘掉),2020/9/22,文創(chuàng)公,Urgent(緊急） Not Urgent(不緊急） Important 重要 Not Important 不重要）,A *危機(jī) *緊迫

6、的問題 *增進(jìn)產(chǎn)量 *有時間期限的計劃,B *預(yù)防 *改進(jìn)產(chǎn)能 *建立人際關(guān)系 *發(fā)掘新機(jī)會 *休閑 *與家人一起 *適當(dāng)?shù)倪\(yùn)動,C *不速之客 *某些電話 *某些信件與報告 *必要而不重要的會議,D *繁瑣的工作 *某些電話 *某些信件 *浪費(fèi)時間的事 *有趣的活動 *看消閑雜志,2020/9/22,文創(chuàng)公,操之在我,受制于人操之在我 我已無能為力試試看有沒有其他可能 我就是這樣一個人我可以選擇不同的作風(fēng) 他使我怒不可遏我可以控制自己的情緒 他們不會接受的我可以想出有效的表達(dá)方式 我被迫我能選擇恰當(dāng)?shù)幕貞?yīng) 我不能我選擇 我必須我情愿 如果我打算,2020/9/22,文創(chuàng)公,1、現(xiàn)在做就是現(xiàn)在

7、做 2、現(xiàn)在就系統(tǒng)化 3、現(xiàn)在就開始計劃 4、后續(xù)追蹤并持續(xù)完成 5、維修系統(tǒng),建立個人效率系統(tǒng),2020/9/22,文創(chuàng)公,現(xiàn)在做就是現(xiàn)在做,決定那些事該做，決定怎樣去完成，考慮授權(quán)。 停止把同樣的資料翻來覆去。 重新定義待辦這個詞。 停止拖延。 讓果斷成為你的工作習(xí)慣。,2020/9/22,文創(chuàng)公,思想決定行動， 行動決定習(xí)慣， 習(xí)慣決定品德， 品德決定命運(yùn)！ 俗語,2020/9/22,文創(chuàng)公,現(xiàn)在就系統(tǒng)化,更聰明的工作: 既要增加效率也要增加效果（產(chǎn)能）。 分析你的時間使用狀況。 不要讓低價值的工作或資訊進(jìn)入你的系統(tǒng)。花最少的時間在例行工作上，再繼續(xù)做高價值的工作。,2020/9/22,

8、文創(chuàng)公,現(xiàn)在就系統(tǒng)化, 學(xué)習(xí)如何最有效地處理例行工作。 替工作項目排定時間。 若您是主管，安排與您重要的員工每星期一對一的會議。 檢查你可以使用的消除干擾的步驟，然后付諸實行。,2020/9/22,文創(chuàng)公,建立以下系統(tǒng):,1.文件存檔系統(tǒng) 2.電腦文件存檔系統(tǒng) (Email, 各類文件，網(wǎng)址等) 3.時間管理系統(tǒng) (Time Management System) 4.個人資訊系統(tǒng) (Personal Information Manager) 5.個人知識管理系統(tǒng) (Personal Knowledge Management System) 6.制定個人學(xué)習(xí)計劃 (Personal Learni

9、ng Plan) 7.個人創(chuàng)意系統(tǒng) (Personal Innovation System),2020/9/22,文創(chuàng)公,個人資訊系統(tǒng),電活、傳真、Email、地址: 私人、公司、顧客 名片 約會時間 交通資料 出差資料: 世界時間 貨幣轉(zhuǎn)換 困難:如何將紙張、電腦、手提電話、PDA的資料同步,2020/9/22,文創(chuàng)公,個人知識管理系統(tǒng),資料收集: 決定收集什么資料: 學(xué)習(xí)計劃 關(guān)鍵詞語 資料整理、存檔: 學(xué)習(xí)隨時隨地記錄信息 利用構(gòu)思記錄卡整理信息 學(xué)會檢索、使用互聯(lián)網(wǎng)搜尋器 轉(zhuǎn)化成為知識: 應(yīng)用,2020/9/22,文創(chuàng)公,個人創(chuàng)意系統(tǒng),有效地發(fā)展自己的思想: 特意為考慮新的設(shè)想留出時間

10、 再一次深入探討自己的想法 使用不同思考方法 集體思考 隨時隨地發(fā)展創(chuàng)造力 使用音樂 休息 潛意識,2020/9/22,文創(chuàng)公,制定個人學(xué)習(xí)計劃, 人生目標(biāo) 職業(yè)生涯規(guī)劃 個人SWOT分析 培養(yǎng)終生學(xué)習(xí)態(tài)度 學(xué)習(xí)快速閱讀 學(xué)習(xí)使用電腦及使用高科技產(chǎn)品,2020/9/22,文創(chuàng)公,現(xiàn)在就開始計劃,計劃你的一生:,2020/9/22,文創(chuàng)公,編制工作進(jìn)度表:,制訂長期計劃 在你的工作進(jìn)度表里，許多任務(wù)完成之后并不因此消失。這些任務(wù)在一個工作年中常常周期性地反覆出現(xiàn)。 例如：你也許會把某種產(chǎn)品在每年的相同時間里瞄準(zhǔn)特定的消費(fèi)者。為了把時間有規(guī)律性地分配給重復(fù)出現(xiàn)的任務(wù)，你需要一個長期的規(guī)劃作為你短期

11、計劃的補(bǔ)充。例如：一幅帶有彩色標(biāo)記的掛圖。利用明亮的色彩標(biāo)識出規(guī)律性的任務(wù)，這樣你能夠一眼就看出工作是否繁忙，并能提前制訂計劃。,2020/9/22,文創(chuàng)公,計劃一年的工作：(產(chǎn)生宏觀時問使用感覺),在一幅帶有彩色標(biāo)記的掛圖上列出所有的常規(guī)任務(wù)。如下圖所示。用不同顏色表示不同的任務(wù)。這樣可以讓你看到是否有任務(wù)發(fā)生沖突，從而可以重新安排。,2020/9/22,文創(chuàng)公,2020/9/22,文創(chuàng)公,關(guān)注KRA(Key Result Area ),2020/9/22,文創(chuàng)公,計劃你的每個月:,計劃你的每個月: 把年度目標(biāo)進(jìn)行分解轉(zhuǎn)為每個月的工作重點 計劃你的每個星期: 對每周的時間進(jìn)行整體的規(guī)劃 計劃

12、你的每一天: 每天早晨第一件事: 寫出6項今天要完成的工作,2020/9/22,文創(chuàng)公,建立每天任務(wù)清單,1、寫下當(dāng)天工作任務(wù)清單 2、將工作任務(wù)分為三類（ABC法則） A）重要或重要及緊迫（必須做MUST） B）緊迫但不重要（應(yīng)該做SHOULD） C）既不重要也不緊迫，屬日常性的工作（可以做CAN）,請記?。壕o迫優(yōu)先,2020/9/22,文創(chuàng)公,建立每天任務(wù)清單,3、確定哪些任務(wù)優(yōu)先處理，哪些任務(wù)授權(quán)別人代辦，而后按先后順序排列。請人代辦的事應(yīng)該盡快交出去。,協(xié)調(diào)你的上級在工作安排的先后順序上存在的差異,要及時發(fā)現(xiàn)與同事在工作先后順序上的矛盾,2020/9/22,文創(chuàng)公,建立每天任務(wù)清單,4

13、、選出你確定能在一天之內(nèi)可以干完的工作。把這三類任務(wù)合理安排在一整天。把精神高度集中的時間段（致力于A類任務(wù)）穿插在完成要求較低的B、C類任務(wù)的時間段之間。,根據(jù)情況的變化和新信息的出現(xiàn)，要對工作的優(yōu)先順序作出變更。,2020/9/22,文創(chuàng)公,后續(xù)追蹤并持續(xù)完成,毅力 清除一疊紙的提醒系統(tǒng)，使用一本行事筆記，將文件歸檔 使用你能計劃整個星期的行事筆記系統(tǒng) 分派工作會倍增你的產(chǎn)能 使后續(xù)追蹤和持續(xù)完成成為工作過程的 一部分,2020/9/22,文創(chuàng)公,維修系統(tǒng),定期維修: 文件存檔系統(tǒng),電腦文件存檔系統(tǒng),個人資訊系統(tǒng) 定期回顧檢討: 人生短期及長期目標(biāo) 時間管理狀況 個人知識管理 個人學(xué)習(xí)計劃

14、,2020/9/22,文創(chuàng)公,一些辦公室時間管理技巧,2020/9/22,文創(chuàng)公,整理辦公室,留心告示貼式的便條，小心丟失； 寫字桌上沒有用的東西清理走，只把現(xiàn)在的工作留在手邊； 文件里的特別關(guān)鍵處要做標(biāo)記以加快重讀時的速度； 定期整理、存檔、維修,2020/9/22,文創(chuàng)公,建立盒子系統(tǒng)（幾天內(nèi)、位于手臂范圍之內(nèi)）,收進(jìn): -當(dāng)你一拿起來，便立即行動 - 如果有秘書，信傷應(yīng)該過濾、放入分類的檔案夾、依照處理的先後次序排列 發(fā)出 閱讀: - 將短的文章一次讀完以免累積 - 安排固定的閱讀時間,2020/9/22,文創(chuàng)公,建立盒子系統(tǒng), 待辦: - 24 48 小時的短期問題 - 你試著處理但無

15、法完成的工作(例如等待資料、等待回電、有更重要的事插進(jìn)來 -不是因為拖延 歸檔,2020/9/22,文創(chuàng)公,歸檔文件,建立一個檔案系統(tǒng)； 將較難歸類的文件系統(tǒng)放入一個檔案夾中，貼上“其他”標(biāo)簽； 只把將來要參考的重要文件存檔 使用顏色存檔系統(tǒng),2020/9/22,文創(chuàng)公,避免中斷工作,阻止別人打斷你的工作； 重新布置工作空間；,2020/9/22,文創(chuàng)公,篩選信息,寫字桌上只留重要的讀物 合理設(shè)置IE主頁,2020/9/22,文創(chuàng)公,使用電話, 選擇打電話時的時間 結(jié)束電話的暗示 告訴別人什么時候打電話給你最好,2020/9/22,文創(chuàng)公,閱讀和寫作,在你必須閱讀的報告上劃出關(guān)鍵的句子 學(xué)會閱讀報紙的標(biāo)題及速讀,2020/9/22,文創(chuàng)公,應(yīng)用現(xiàn)代科技,每月一次清除電腦里的不需要的文件 定期拷貝重要的文件 建立一個有效的電子文件檔案 建立一個有效的收藏夾 行業(yè)網(wǎng)址專業(yè)團(tuán)體網(wǎng)址 顧問公司 大學(xué) 興趣搜索器 著名出版商: 報章、雜誌、書,2020/9/22,文創(chuàng)公,召開會議,會議必須有議程，議程在4個工作天前發(fā)給參與會議的人 鼓勵人們只參