1、文書作業(yè)講習(xí),文書定義,文書處理手冊(cè)所稱文書，係指處理公務(wù)或與公務(wù)有關(guān)，不論其形式或性質(zhì)如何之一切資料。 凡機(jī)關(guān)與機(jī)關(guān)或機(jī)關(guān)與人民往來(lái)之公文書，機(jī)關(guān)內(nèi)部通行之文書，及公文以外之文書而與公務(wù)有關(guān)者，均包括在內(nèi)。,公文是機(jī)關(guān)推動(dòng)公務(wù)、溝通意見(jiàn)的重要工具，公文本身能否發(fā)揮功能，與行政效能有極密切關(guān)係。,文書處理，指文書自收文或交辦起至發(fā)文、歸檔止之全部流程。,分為下列步驟： (一)收文處理：簽收、拆驗(yàn)、分文、編號(hào)、登錄、傳遞。 (二)文件簽辦：擬辦、送會(huì)、陳核、核定。 (三)文稿擬判：擬稿、會(huì)稿、核稿、判行。 (四)發(fā)文處理：繕印、校對(duì)、蓋印及簽署、編號(hào)、登錄、封發(fā)、送達(dá)。 (五)歸檔處理：依檔案法

2、及其相關(guān)規(guī)定辦理。,文書處理流程說(shuō)明,交辦,分文,自辦,收文,承辦人員,拆封到確定承辦人全程四小時(shí)以內(nèi),公文處理流程,承辦人員應(yīng)主動(dòng)負(fù)起催辦、追蹤與聯(lián)繫責(zé)任,過(guò),程,當(dāng)日交繕當(dāng)日發(fā)文或隔日上午發(fā)文,參考依據(jù) 文書處理手冊(cè) 行政院秘書處編印 .tw/Upload/RelFile/38/66178/04911435671.pdf文書處理手冊(cè) 文書流程管理手冊(cè) 行政院研考會(huì)訂定,檔案可從相關(guān)網(wǎng)站下載,公文製作,使用時(shí)機(jī) 令：公布法律、發(fā)布法規(guī)命令、人事命令及解釋性規(guī)定與裁量基準(zhǔn)之行政規(guī)則時(shí)使用。 呈：對(duì)總統(tǒng)有所呈請(qǐng)或報(bào)告時(shí)使用。 咨：總統(tǒng)與立法院公文往復(fù)時(shí)使用。,公文

3、類別 公文分為令、呈、咨、函、公告、其他公文等6種,1.上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)所屬下級(jí)機(jī)關(guān)有所指示、交辦、批復(fù)時(shí)。 2.下級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)有所請(qǐng)求或報(bào)告時(shí)。 3.同級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)間行文時(shí)。 4.民眾與機(jī)關(guān)間之申請(qǐng)或答復(fù)時(shí)。,函：各機(jī)關(guān)處理公務(wù)時(shí)使用。,公告：,各機(jī)關(guān)就主管業(yè)務(wù)或依據(jù)法令規(guī)定向公眾或特定之對(duì)象宣布週知時(shí)使用。,各類公文屬發(fā)文通報(bào)週知性質(zhì)者，以登載機(jī)關(guān)電子公布欄為原則。 公務(wù)上不須正式行文之會(huì)商、聯(lián)繫、表報(bào)、資料蒐集等，得以發(fā)送電子郵遞方式處理。,其他公文：其他因辦理公務(wù)需要之文書。 書函、開(kāi)會(huì)通知單、公務(wù)電話紀(jì)錄、手令或手諭、簽、報(bào)告、箋函或便箋、聘書、證明書、證書或執(zhí)照、契約書、提案

4、、紀(jì)錄、說(shuō)帖、定型化表單。,公文製作一般原則,文字使用應(yīng)儘量明白曉暢，詞意清晰，以達(dá)到公文程式條例第8條公文文字應(yīng)簡(jiǎn)、淺、明、確，並加具標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。之規(guī)定要求。,1.正確：文字?jǐn)⑹龊椭匾马?xiàng)記述，應(yīng)避免錯(cuò)誤(錯(cuò)別字)和遺漏，內(nèi)容主題應(yīng)避免偏差、歪曲。切忌主觀、偏見(jiàn)。 2.清晰：文義清楚、肯定。,作業(yè)要求如下：,3.簡(jiǎn)明：用語(yǔ)簡(jiǎn)練，詞句曉暢，分段確實(shí)，主題鮮明。4.迅速：自蒐集資料，整理分析，至提出結(jié)論，應(yīng)在一定時(shí)間內(nèi)完成。5.整潔：文稿均應(yīng)保持整潔，字體力求端正。6.一致：機(jī)關(guān)內(nèi)部各單位撰擬文稿，文字用語(yǔ)、結(jié)構(gòu)格式應(yīng)力求一致，同一案情的處理方法不可前後矛盾。7.完整：對(duì)於每一文件，應(yīng)作深入廣泛之

5、研究，從各種角度、立場(chǎng)考慮問(wèn)題，與相關(guān)單位協(xié)調(diào)聯(lián)繫。所提意見(jiàn)或辦法，應(yīng)力求周詳具體、適切可行，並備齊各種必需之文件，構(gòu)成完整之幕僚作業(yè)，以供上級(jí)採(cǎi)擇。,擬稿注意事項(xiàng)如下：,1.擬稿須條理分明，其措詞以切實(shí)、誠(chéng)懇、簡(jiǎn)明扼要為準(zhǔn)，所有模稜空泛之詞、陳腐套語(yǔ)、地方俗語(yǔ)、與公務(wù)無(wú)關(guān)者等，均應(yīng)避免。,3.各種名稱如非習(xí)用有素，不宜省文縮寫，如遇譯文且關(guān)係重要者，請(qǐng)以括弧加註原文，以資對(duì)照。,2.引敘來(lái)文或法令條文，以扼要摘敘足供參證為度，不宜僅以云云照敘，自圖省事，如必須提供全文，應(yīng)以電子文件、抄件或影印附送。,4.文稿表示意見(jiàn)，應(yīng)以負(fù)責(zé)態(tài)度，或提出具體意見(jiàn)供受文者抉擇，不得僅作層轉(zhuǎn)手續(xù)，或用可否照準(zhǔn)、

6、究應(yīng)如何辦理等空言敷衍。,5.擬稿以一文一事為原則，來(lái)文如係一文數(shù)事者，得分為數(shù)文答復(fù)。,6.引敘原文其直接語(yǔ)氣均應(yīng)改為間接語(yǔ)氣，如貴鈞等應(yīng)改為本該等。,7.簽宜載明年月日及單位。,8.擬辦復(fù)文或轉(zhuǎn)行之稿件，應(yīng)敘入來(lái)文機(jī)關(guān)之發(fā)文日期及字號(hào)，俾便查考。,9.案件如已分行其他機(jī)關(guān)者，應(yīng)於文末敘明，以免重複行文。,10.文稿中多個(gè)機(jī)關(guān)名稱同時(shí)出現(xiàn)時(shí)，按照既定機(jī)關(guān)順序，由左至右依序排列。,11.字跡請(qǐng)力求清晰，不得潦草，如有添註塗改，應(yīng)於添改處蓋章。,12.文稿分項(xiàng)或分條撰擬時(shí)，應(yīng)分別冠以數(shù)字。上下左右空隙，力求勻稱，機(jī)關(guān)全銜、受文者、本文等應(yīng)採(cǎi)用較大字體，以資醒目。,13.文稿有1頁(yè)以上者應(yīng)裝訂妥當(dāng)

7、，並於騎縫處蓋(印)騎縫章或職名章，同時(shí)於每頁(yè)之下緣加註頁(yè)碼。,函之結(jié)構(gòu)及做法,函的結(jié)構(gòu)，採(cǎi)用主旨、說(shuō)明、辦法3段式。,案情簡(jiǎn)單可用主旨1段完成者，勿硬性分割為2段、3段。,說(shuō)明、辦法兩段段名，均可因事、因案加以活用。,行政機(jī)關(guān)之一般公文以函為主,分段要領(lǐng),1.主旨：,(1)為全文精要，以說(shuō)明行文目的與期望，應(yīng)力求具體扼要(以不超過(guò)50字為原則)。 (2)主旨不分項(xiàng)，文字緊接段名冒號(hào)之下書寫。,2.說(shuō)明：,(1)當(dāng)案情必須就事實(shí)、來(lái)源或理由，作較詳細(xì)之?dāng)⑹?，無(wú)法於主旨內(nèi)容納時(shí)，用本段說(shuō)明。本段段名，可因公文內(nèi)容改用經(jīng)過(guò)、原因等名稱。 (2)如無(wú)項(xiàng)次，文字緊接段名冒號(hào)之下書寫；如分項(xiàng)條列，應(yīng)另列

8、縮格書寫。,(1)向受文者提出之具體要求無(wú)法在主旨內(nèi)簡(jiǎn)述時(shí)，用本段列舉。本段段名，可因公文內(nèi)容改用建議、請(qǐng)求、擬辦、核示事項(xiàng)等名稱。 (2)其分項(xiàng)條列內(nèi)容過(guò)於繁雜或含有表格型態(tài)時(shí)，應(yīng)編列為附件。,3.辦法：,簽稿之撰擬說(shuō)明,1.簽(舊稱簽呈)為幕僚處理公務(wù)表達(dá)意見(jiàn)，以供上級(jí)瞭解案情、並作抉擇之依據(jù)，種類可分2種：,簽辦單、簽：機(jī)關(guān)內(nèi)部單位簽辦案件用依分層授權(quán)規(guī)定核決；簽?zāi)┎槐財(cái)⒚麝惸衬抽L(zhǎng)官字樣。,下級(jí)機(jī)關(guān)首長(zhǎng)對(duì)直屬上級(jí)機(jī)關(guān)首長(zhǎng)之簽(人對(duì)人)，文末得用敬陳長(zhǎng)官字樣。,簽：,簽稿性質(zhì),2.稿為公文之草本，依各機(jī)關(guān)規(guī)定程序核判後發(fā)出。,簽稿之?dāng)M辦方式,(一)制定、訂定、修正、廢止法令案件。 (二)有

9、關(guān)政策性或重大興革案件。 (三)牽涉較廣，會(huì)商未獲結(jié)論案件。 (四)擬提決策會(huì)議討論案件。 (五)重要人事案件。 (六)其他性質(zhì)重要必須先行簽請(qǐng)核定案件。,一、先簽後稿：,二、簽稿併陳：,(一)文稿內(nèi)容須另為說(shuō)明或?qū)σ酝幚砬樾雾氉眉游鍪鲋讣?(二)依法準(zhǔn)駁，但案情特殊須加說(shuō)明之案件。 (三)須限時(shí)辦發(fā)不及先行請(qǐng)示之案件。,三、以稿代簽為一般案情簡(jiǎn)單，或例行承轉(zhuǎn)之案件。,1.先簽後稿：簽應(yīng)按主旨、說(shuō)明、擬辦3 段式辦理,2.簽稿併陳：視情形使用簽，如案情簡(jiǎn)單，可使用便條紙，不分段，以條列式簽擬,簽之撰擬,款 式,3.一般存參或案情簡(jiǎn)單之文件，得於原件文中空白處簽擬,撰擬要領(lǐng),1.主旨：(做

10、什麼)扼要敘述，概括簽之整個(gè)目的與擬辦，不分項(xiàng)，一段完成。 2.說(shuō)明：(為什麼)對(duì)案情之來(lái)源、經(jīng)過(guò)與有關(guān)法規(guī)或前案，以及處理方法之分析等，作簡(jiǎn)要之?dāng)⑹觯瑏K視需要分項(xiàng)條列。 3.擬辦：(怎麼做)為簽之重點(diǎn)所在，應(yīng)針對(duì)案情，提出具體處理意見(jiàn)，或解決問(wèn)題之方案。意見(jiàn)較多時(shí)分項(xiàng)條列。 4.簽之各段應(yīng)截然劃分，說(shuō)明一段不提擬辦意見(jiàn)，擬辦一段不重複說(shuō)明。,製作公文，應(yīng)遵守以下全形、半形字形標(biāo)準(zhǔn)之規(guī)定：,1.分項(xiàng)標(biāo)號(hào)：應(yīng)另列縮格以全形書寫為一、二、三、，(一)、(二)、(三)，、，()、()、()。,(1)中文字體及併同於中文中使用之標(biāo)點(diǎn)符號(hào)應(yīng)以全形為之。 (2)阿拉伯?dāng)?shù)字、外文字母以及併同於外文中使用之標(biāo)

11、點(diǎn)符號(hào)應(yīng)以半形為之。,2.內(nèi)文：,公文用語(yǔ)規(guī)定,期望及目的用語(yǔ) 期望用語(yǔ)得視需要酌用 請(qǐng)希,目的用語(yǔ)視需要酌用 查照鑒核核示備查照辦辦理見(jiàn)復(fù)轉(zhuǎn)行照辦,例：對(duì)平行或下屬單位,例：對(duì)上級(jí)單位,請(qǐng) 鑒核 請(qǐng) 核示 請(qǐng) 鑒察 請(qǐng) 核備 請(qǐng) 鑒核備查,請(qǐng) 查照 請(qǐng) 察照 請(qǐng) 查照辦理 請(qǐng) 查照見(jiàn)復(fù) 請(qǐng) 查明見(jiàn)復(fù),準(zhǔn)駁性、建議性、採(cǎi)擇性、判斷性之公文用語(yǔ)(必須明確肯定),不同意： 未便照準(zhǔn) 礙難照準(zhǔn) 應(yīng)予不準(zhǔn),同意： 應(yīng)予照準(zhǔn) 準(zhǔn)予照辦 準(zhǔn)予備查,準(zhǔn)駁語(yǔ) 例：上級(jí)單位對(duì)下級(jí)單位,例：對(duì)平行機(jī)關(guān)表示同意 敬表同意 同意照辦,例：對(duì)平行機(jī)關(guān)表示不同意 歉難同意 無(wú)法照辦 礙難同意 PS：如能說(shuō)明不同意理由更佳

12、,表：同意 如擬 可 照準(zhǔn) 準(zhǔn)如所請(qǐng),表：不同意 不宜 再議,例：機(jī)關(guān)首長(zhǎng)對(duì)屬員或所屬機(jī)關(guān)首長(zhǎng),請(qǐng)示語(yǔ) 例：是否可行？ 是否有當(dāng)？ 可否之處？ 可否？ 當(dāng)否？,引述語(yǔ) 例：復(fù)函時(shí)用 依據(jù) 依照函辦理 例：(發(fā)文字號(hào)及文別)諒蒙 鈞察：對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)文後續(xù)函使用 例：(發(fā)文字號(hào)及文別)諒達(dá)、計(jì)達(dá)：對(duì)平行或下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)文後續(xù)函使用,例：對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān) 檢陳用於主旨段 附陳用於說(shuō)明段,附送語(yǔ)(有附件時(shí)使用),例：對(duì)平行及下級(jí)機(jī)關(guān) 檢送 檢附 附 附送,稱謂用語(yǔ)直接稱謂用語(yǔ),有隸屬關(guān)係之機(jī)關(guān)： 上級(jí)對(duì)下級(jí)稱貴 例：貴所 下級(jí)對(duì)上級(jí)稱鈞 例：鈞局 自稱本 例：本所,對(duì)無(wú)隸屬關(guān)係之機(jī)關(guān)： 上級(jí)稱大 例：大部 平行

13、稱貴 例：貴局 自稱本 例：本局,機(jī)關(guān)(或首長(zhǎng))對(duì)屬員稱臺(tái)端 機(jī)關(guān)對(duì)人民稱先生、女士或通稱君、臺(tái)端；對(duì)團(tuán)體稱貴，自稱本 行文數(shù)機(jī)關(guān)或單位時(shí)，如於文內(nèi)同時(shí)提及，可通稱為貴機(jī)關(guān)或貴單位,對(duì)機(jī)關(guān)首長(zhǎng)間： 上級(jí)對(duì)下級(jí)稱貴 例：貴站長(zhǎng) 自稱本 下級(jí)對(duì)上級(jí)稱鈞長(zhǎng)鈞座 自稱本,對(duì)機(jī)關(guān)、團(tuán)體用全銜或簡(jiǎn)銜如一再提及，必要時(shí)得稱該；對(duì)職員稱職稱,間接稱謂用語(yǔ),對(duì)個(gè)人一律稱先生女士或君,直接稱謂使用鈞、大、鈞長(zhǎng)等用語(yǔ)時(shí)，應(yīng)空一格示敬；使用貴、臺(tái)端時(shí)不空格。間接稱謂均不空格。,公文書橫式書寫數(shù)字使用原則(94年1月1日起全面適用),1.數(shù)字用語(yǔ)具一般數(shù)字意義(如代碼、國(guó)民身分證統(tǒng)一編號(hào)、編號(hào)、發(fā)文字號(hào)、日期、時(shí)間、序

14、數(shù)、電話、傳真、郵遞區(qū)號(hào)、門牌號(hào)碼等)、統(tǒng)計(jì)意義(如計(jì)量單位、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等)者，或以阿拉伯?dāng)?shù)字表示較清楚者，使用阿拉伯?dāng)?shù)字。,代號(hào)(碼)：ISBN 988-133-005-1 國(guó)民身分證統(tǒng)一編號(hào)：M234567890 編號(hào)：附表(件)1 發(fā)文字號(hào)：臺(tái)79內(nèi)字第095512號(hào) 序數(shù)：第4屆第6會(huì)期、第1階段 第1優(yōu)先、第2次、第3名 第4季、第5會(huì)議室 第6次會(huì)議紀(jì)錄、第7組,範(fàn) 例,日期、時(shí)間：民國(guó)93年7月8日、93年度 21世紀(jì)、公元2000年 7時(shí)50分、72水災(zāi) 挑戰(zhàn)2008：國(guó)家發(fā)展重點(diǎn)計(jì)畫 520就職典禮、921大地震 911恐怖事件、228事件 38婦女節(jié)、延後3週辦理 電話、傳真

15、：(02)3356-6500 郵遞區(qū)號(hào)、門牌號(hào)碼：10041臺(tái)北市中正區(qū)忠孝西路1段70號(hào),計(jì)量單位：150公分、35公斤、30度 2萬(wàn)元、5角、35立方公尺 7.36公頃、土地1.5筆 統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù) 百分比： 80、3.59 金額： 6億3,944萬(wàn)2,789元 人數(shù)： 639,442,789人 比數(shù)： 1：3,法規(guī)條項(xiàng)款目、編章節(jié)款目之統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)： 事務(wù)管理規(guī)則共分15編、415條條文 法規(guī)內(nèi)容之引敘或摘述： 兒童出生後10日內(nèi)，接生人如未將出生之相關(guān)資料通報(bào)戶政及衛(wèi)生主管機(jī)關(guān)備查，依兒童福利法第44條規(guī)定，可處1千元以上、3萬(wàn)元以下罰鍰。,2.中文數(shù)字範(fàn)例,描述性用語(yǔ)：一律、一致性、再一次、一

16、再?gòu)?qiáng)調(diào)、一流大學(xué)、前一年、一分子、三大面向、四大施政主軸、一次補(bǔ)助、一個(gè)多元族群的社會(huì)、每一位同仁、一支部隊(duì)、一套規(guī)範(fàn)、不二法門、三生有幸、新十大建設(shè)、國(guó)土三法、組織四法、零歲教育、核四廠、第一線上、第二專長(zhǎng)、第三部門、公正第三人、第一夫人、三級(jí)制政府、國(guó)小三年級(jí),專有名詞： 地名：九九峰 書名：三國(guó)演義 人名：李四 店名：五南書局 頭銜：恩史瓦第三世 慣用語(yǔ)： 星期：星期一、週一、正月初五 比例：十分之一 概數(shù)：三讀、三軍部隊(duì) 約數(shù)：約三、四天、二三百架次 幾十萬(wàn)分之一、七千餘人,法規(guī)制訂、修正及廢止案之法制作業(yè)公文書(如令、函、法規(guī)草案總說(shuō)明、條文對(duì)照表等) 行政院 令 修正事務(wù)管理規(guī)則第

17、一百十一條條文。 行政院 函 修正事務(wù)管理手冊(cè)財(cái)產(chǎn)管理第五十點(diǎn)、第五十一點(diǎn)、第五十二點(diǎn)，並自中華民國(guó)九十三年二月十六日生效。 法草案總說(shuō)明：爰擬具法草案，計(jì)五十一條。,文書處理，應(yīng)隨到隨辦，隨辦隨送，不得積壓；擬辦案件，應(yīng)依輕重緩急，急要者提前擬辦，其他亦應(yīng)依序辦理，並均於規(guī)定時(shí)限完成，不得積壓 。,承辦人員應(yīng)注意事項(xiàng) 程序、原則與規(guī)定,文書附件自93年1月1日起以A4直式橫書為原則，若遇有欄位過(guò)多等特殊情形時(shí)，始可採(cǎi)用A4橫式書寫、A5或使用A3紙張。,文書處理相關(guān)規(guī)定,文書處理過(guò)程中之有關(guān)人員，均應(yīng)於文面適當(dāng)位置蓋章或簽名，並註明時(shí)間，以明責(zé)任，簽名必須清晰，以能辨明何人所簽。,來(lái)文內(nèi)容涉

18、及2個(gè)單位以上者，應(yīng)以來(lái)文所敘業(yè)務(wù)較多或首項(xiàng)業(yè)務(wù)之主辦單位為主辦單位，於收辦後再行會(huì)辦或協(xié)調(diào)分辦。,會(huì)辦單位除經(jīng)該單位主管核章同意外，任何人均不得擅自退件或拒不會(huì)辦，會(huì)辦單位應(yīng)依其專業(yè)及職掌簽擬會(huì)辦意見(jiàn)，提供承辦單位彙辦或陳請(qǐng)長(zhǎng)官核參,送會(huì)公文如受會(huì)單位對(duì)於簽稿有不同意見(jiàn)時(shí)，應(yīng)由主辦單位綜合修改後再陳核，如有爭(zhēng)議時(shí)，先由幕僚長(zhǎng)協(xié)調(diào)，再將協(xié)調(diào)結(jié)果簽請(qǐng)首長(zhǎng)核示,凡案件與其他單位之業(yè)務(wù)有關(guān)者，應(yīng)先會(huì)商協(xié)調(diào)，以縮短會(huì)簽時(shí)間,會(huì)議紀(jì)錄及首長(zhǎng)交代案等類似案件，其內(nèi)容廣泛，需送會(huì)3個(gè)以上單位者，得影印同時(shí)分送辦理，以免依次會(huì)簽，稽延時(shí)日(影印分會(huì)),承辦人員公差、請(qǐng)假時(shí)，應(yīng)由職務(wù)代理人代辦，以免延誤時(shí)效,案

19、件經(jīng)詳細(xì)檢討，預(yù)計(jì)不能於規(guī)定時(shí)間內(nèi)辦結(jié)時(shí)，承辦人員應(yīng)在處理時(shí)限屆滿以前，提出展期申請(qǐng)並於核準(zhǔn)之期限前辦結(jié),案件涉及政策、法令或需多方會(huì)辦、分辦，且需30日以上方可辦結(jié)之複雜案件，得申請(qǐng)為專案管制案件並於核準(zhǔn)之期限前辦結(jié),來(lái)文性質(zhì)如為年度性、季節(jié)性或來(lái)文有規(guī)定期限或需多方協(xié)商、會(huì)辦，無(wú)法立即函復(fù)擬先辦理存查後再創(chuàng)稿函復(fù)或先函復(fù)處理情形尚未結(jié)案之案件，應(yīng)申請(qǐng)為錄案續(xù)辦案件,創(chuàng)稿公文以二層決行為原則，如依分層負(fù)責(zé)規(guī)定需一層決行者，一律以先簽後稿方式辦理，俟奉批後再由二層代為決行，承辦人並應(yīng)於稿面加蓋原簽已奉核定章戳,公文移文或改分，均以1次為限，承辦單位認(rèn)為非屬本單位承辦者，應(yīng)敘明理由經(jīng)單位主管核閱

20、後，即時(shí)由單位收發(fā)退回分文人員改分或逕行移送其他單位承辦並通知分文人員；受移單位如有意見(jiàn)，應(yīng)即簽明理由陳請(qǐng)首長(zhǎng)裁定，不得再行移還，以免輾轉(zhuǎn)延誤,處理案件，須先經(jīng)查詢、統(tǒng)計(jì)、核算、考驗(yàn)、籌備、設(shè)計(jì)等手續(xù)者，應(yīng)先完成此項(xiàng)手續(xù)，如非短時(shí)間所能完成時(shí)，宜先將原由向?qū)Ψ秸f(shuō)明,承辦人員對(duì)於文書之?dāng)M辦，應(yīng)查明全案經(jīng)過(guò)，依據(jù)法令作切實(shí)簡(jiǎn)明之簽註。依法令規(guī)定必須先經(jīng)會(huì)議決定者，應(yīng)按規(guī)定提會(huì)處理。法令已有明文規(guī)定者，依規(guī)定擬稿送核，無(wú)法令規(guī)定而有慣例者依慣例。適用法令時(shí)，依法律優(yōu)於命令、後法優(yōu)於前法、特別法優(yōu)於普通法、後令優(yōu)於前令及下級(jí)機(jī)關(guān)之命令不得牴觸上級(jí)機(jī)關(guān)之命令等原則處理。,毋須答復(fù)或辦理之普通文件，得視必

21、要敘明案情簽請(qǐng)存查,承辦人員對(duì)於來(lái)文之附件，有抽存待辦之必要者，應(yīng)於來(lái)文上書明附件抽存字樣，並簽名或蓋章，附件除書籍等另有指定單位保管者外，應(yīng)於用畢後歸檔,承辦人員對(duì)本案原有文卷或有關(guān)資料，應(yīng)詳予查閱，以為擬辦處理之依據(jù)或參考。此項(xiàng)文卷或資料，必要時(shí)應(yīng)摘要附送主管，作為核決之參考,重要或特殊案件，承辦人員不能擬具處理意見(jiàn)時(shí)，應(yīng)敘明案情簽請(qǐng)核示或當(dāng)面請(qǐng)示後，再行簽辦,凡案件與其他機(jī)關(guān)或單位之業(yè)務(wù)有關(guān)者，應(yīng)儘量會(huì)商，會(huì)商方式，應(yīng)依問(wèn)題之繁簡(jiǎn)難易及案件之輕重緩急，斟酌選用,1.以電話商詢或面洽，必要時(shí)並記錄備查 2.以簽稿送會(huì)有關(guān)單位。其送會(huì)單位較多者，宜採(cǎi)用簽稿會(huì)核單(送會(huì)2單位以上) 3.提例會(huì)

22、討論 4.約集有關(guān)單位人員定期舉行會(huì)議商討 5.臨時(shí)約集有關(guān)人員小組會(huì)商 6.自行持稿送會(huì) 7.以書函洽商,辦稿應(yīng)填列或選列項(xiàng)目,1.文別：函、書函、公告 2.速別：最速件、速件、普通件(不必填) 3.密等及解密條件：絕對(duì)機(jī)密、極機(jī)密、 機(jī)密、密；解密條件或保密期限於其後以括弧註記。 (非機(jī)密件不必填列) 4.附件：註明名稱及數(shù)量【如為電子公文之附件者，應(yīng)填寫表號(hào)及檔案格式】範(fàn)例： 會(huì)議紀(jì)錄(0960088818-1.doc) 原函影本(0960088819-1.tif),5.檔號(hào)及保存年限：於稿面適當(dāng)位置列明，保存年限則參照檔案保存年限之規(guī)定填列。 6.決行層級(jí)：依分層負(fù)責(zé)表填列決行層級(jí)，供

23、主管決行之參考，以落實(shí)分層負(fù)責(zé)之規(guī)定。 7.正本或副本：分別逐一書明全銜，或以明確之總稱概括表示；其地址非眾所周知者，請(qǐng)?jiān)]明。機(jī)關(guān)內(nèi)部得以加發(fā)抄件之方式處理。,1.附件請(qǐng)檢點(diǎn)清楚，隨稿附送(以電子公文傳送者除外)。 2.附件有2種以上時(shí)，請(qǐng)分別標(biāo)以附件1、附件2。 3.附件如係隨文附送，辦稿時(shí)用檢陳 檢送、檢附字樣。 4.如需以原本發(fā)出，而原本僅1份時(shí)，請(qǐng)?jiān)]明：原本隨文發(fā)出，抄本或影印本存卷。 5.發(fā)文附件宜儘量用電子文件。 6.紙本附件如不及或不能隨稿附送時(shí)，請(qǐng)?jiān)]明封發(fā)時(shí)，附件請(qǐng)向承辦人或某某洽取字樣。 7.有時(shí)間性之公文，其附件不及隨文送出者，請(qǐng)?jiān)]明文先發(fā)，附件另送，並與發(fā)文單位聯(lián)繫，洽知

24、發(fā)文號(hào)碼，備於補(bǔ)送附件時(shí)註明。,處理附件注意事項(xiàng)：,緊急事項(xiàng)請(qǐng)先以電話洽辦，隨即補(bǔ)具公文 簽稿送請(qǐng)核判如須附送參考資料或檔案且數(shù)量較多時(shí)，除標(biāo)明附件號(hào)數(shù)外並將重要處斜摺，漏出上端或加籤條，以利查閱 來(lái)文內(nèi)有極明顯之錯(cuò)誤字句，應(yīng)電洽改正，或於抄發(fā)時(shí)在文旁改正，如摘敘入稿，則請(qǐng)逕行改正或避免錯(cuò)誤之字句 公文書或附件如係屬發(fā)文通報(bào)周知者，以登載電子公布欄為原則,1.凡先簽後稿之案件已於擬辦時(shí)會(huì)核者，如稿內(nèi)所敘與會(huì)核時(shí)並無(wú)出入，應(yīng)不再送會(huì)，以節(jié)省時(shí)間及手續(xù) 2.各單位對(duì)於其他單位送會(huì)之簽稿，如有意見(jiàn)應(yīng)即提出，如未提出意見(jiàn)，一經(jīng)會(huì)簽，即認(rèn)為同意，應(yīng)共同負(fù)責(zé) 3.會(huì)稿單位對(duì)於文稿有不同意見(jiàn)時(shí)，應(yīng)由主辦單位

25、綜合修改後，再送決定，會(huì)銜者亦同 4.非政策性之緊急文稿，為爭(zhēng)時(shí)效，得先發(fā)後會(huì),會(huì)稿應(yīng)注意事項(xiàng),1.稿件於送會(huì)或陳判過(guò)程中，如改動(dòng)較多或較為重大，或有其他原因者，會(huì)核或核決人員宜回稿，將稿件退回原承辦人員閱後，再行送繕 2.文稿增刪修改過(guò)多者，應(yīng)送還原承辦人員清稿。清稿應(yīng)將原稿附於清稿之後，再陳核判，其已會(huì)核會(huì)簽者，不必再會(huì)簽,回稿、清稿應(yīng)注意事項(xiàng),1.核稿人員對(duì)案情不甚明瞭時(shí)，可隨時(shí)洽詢承辦人員，或以電話詢問(wèn)，避免用簽條往返，以節(jié)省時(shí)間及手續(xù)。 2.核稿時(shí)如有修改，應(yīng)注意勿將原來(lái)之字句塗抹，僅加勾勒，從旁添註，對(duì)於文稿之機(jī)密性、時(shí)間性、重要性或重要關(guān)鍵文字，認(rèn)為不當(dāng)而更改時(shí)必須簽章，以示負(fù)責(zé)

26、。 3.上級(jí)主管對(duì)於下級(jí)簽擬或經(jīng)辦之稿件，認(rèn)為不當(dāng)者，應(yīng)就原稿批示或更改，不宜輕易發(fā)回重?cái)M。,核稿應(yīng)注意事項(xiàng),1.簽稿是否相符。 2.前後案情是否連貫。 3.有關(guān)單位已否會(huì)洽。 4.程式、數(shù)字、名稱、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)及引用法規(guī)條文等是否正確。 5.文字是否通順。 6.措詞是否恰當(dāng)。 7.有無(wú)錯(cuò)別字。 8.對(duì)於文稿內(nèi)容如有不同意見(jiàn)，應(yīng)洽商主管單位或承辦人員改定，或加簽陳請(qǐng)長(zhǎng)官核示，不宜逕行批改。,閱稿應(yīng)注意事項(xiàng),判行應(yīng)注意事項(xiàng),1.文稿之判行按分層負(fù)責(zé)之規(guī)定辦理。 2.宜注意每一文稿之內(nèi)容，各單位間文稿有無(wú)矛盾、重複及不符等情形。 3.對(duì)陳判之文稿，認(rèn)為無(wú)繕發(fā)必要尚須考慮者，宜作不發(fā)或緩發(fā)之批示。 4.

27、重要文稿之陳判，應(yīng)由主辦人員或單位主管親自遞送。 5.決行時(shí)，如有疑義，應(yīng)即召集承辦人員及核稿人員研議，即時(shí)決定明確批示。,1.無(wú)轉(zhuǎn)行或答復(fù)必要之文書或例行準(zhǔn)予備查之案件，應(yīng)逕予存查。 2.無(wú)機(jī)密性之通案，應(yīng)於電子公布欄公布(機(jī)關(guān)團(tuán)體首長(zhǎng)到任就職，地址、電話變動(dòng)、年度發(fā)文代字號(hào)等周知事項(xiàng))，並得登載於公報(bào)、公告或其他公務(wù)性刊物，以代替行文，下級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)即照辦，毋庸逐級(jí)函轉(zhuǎn)。 3.接到之副本，如僅為通知性質(zhì)，不須辦理亦無(wú)其他意見(jiàn)者，不必行文答復(fù)。 4.內(nèi)容簡(jiǎn)單毋須書面行文者，可用電話接洽。,文書簡(jiǎn)化應(yīng)注意事項(xiàng),1.上一層級(jí)已於擬辦時(shí)核可者，其文稿內(nèi)容如無(wú)變更，應(yīng)由次一層級(jí)代判(即先簽後稿案件)，不

28、必再送上級(jí)判行，較急要者，得先行判發(fā)再補(bǔ)陳核閱。 2.急要文書，高級(jí)主管人員應(yīng)儘量自行辦稿，以節(jié)省核轉(zhuǎn)之時(shí)間及手續(xù) 3.會(huì)議紀(jì)錄及交代案等類似案件，其內(nèi)容廣泛，須送會(huì)3個(gè)以上單位者，得影印若干份，同時(shí)分送，以免依次會(huì)簽，稽延時(shí)日 4.特急文件需會(huì)辦者，應(yīng)逕行面洽，儘量避免登錄、遞送、承轉(zhuǎn)等手續(xù) 5.緊急公文得不依層級(jí)之限制，越級(jí)行文,文稿核會(huì)及行文之簡(jiǎn)化,1.受理之案件，主體機(jī)關(guān)或通案分行之機(jī)關(guān)用正本，其餘有關(guān)聯(lián)或預(yù)計(jì)將有同樣詢問(wèn)之機(jī)關(guān)用副本，機(jī)關(guān)內(nèi)部單位用抄本。 2.收到其他機(jī)關(guān)來(lái)文，一時(shí)未能函復(fù)，須向其他機(jī)關(guān)查詢者，可將行文之副本抄送來(lái)文機(jī)關(guān)。 3.副本除知會(huì)外，尚須收受副本機(jī)關(guān)處理者，得

29、於文內(nèi)說(shuō)明段加敘請(qǐng)就某一事項(xiàng)予以處理之字樣。 4.附件以正本為限，如需附送副本收受機(jī)關(guān)或單位，應(yīng)在副本項(xiàng)內(nèi)之機(jī)關(guān)或單位名稱下註明含附件。,副本之運(yùn)用,文書保密規(guī)定,機(jī)密文書區(qū)分為國(guó)家機(jī)密文書及一般公務(wù)機(jī)密文書。各機(jī)關(guān)處理機(jī)密文書，除依國(guó)家機(jī)密保護(hù)法與其施行細(xì)則及其他法規(guī)外，依文書處理手冊(cè)辦理。 國(guó)家機(jī)密文書區(qū)分為絕對(duì)機(jī)密、極機(jī)密、機(jī)密；一般公務(wù)機(jī)密文書列為密等級(jí)。 不同等級(jí)之機(jī)密文書合併使用或處理時(shí)，以其中最高之等級(jí)為機(jī)密等級(jí)。 一般公務(wù)機(jī)密，指本機(jī)關(guān)持有或保管之資訊，除國(guó)家機(jī)密外，依法令或契約有保密義務(wù)者。,1.本件於公布時(shí)解密。 2.本件至某年某月某日解密。 3.本件於工作完成或會(huì)議終了時(shí)

30、解密。 4.附件抽存後解密(適用於附件已完成機(jī)密等級(jí)及解密條件標(biāo)示者)。 5.其他(其他特別條件或另行檢討後辦理解密)。,經(jīng)核定機(jī)密等級(jí)、解密條件之文書，均應(yīng)完成適當(dāng)標(biāo)示。其解密條件如下：,其他有關(guān)處理機(jī)密文件應(yīng)注意事項(xiàng)請(qǐng)參閱文書處理手冊(cè)捌、文書保密各點(diǎn),一、一般公文,(一)最速件：1日 (二)速 件：3日 (三)普通件：6日,公文處理時(shí)限,公文時(shí)限管制,來(lái)文訂有期限者，如收 文時(shí)已逾文中所訂期限 者，該文得以普通件處 理時(shí)限辦理,機(jī)密案件請(qǐng)用黃色卷宗，必須親持會(huì)辦。 卷宗夾破爛不堪請(qǐng)更新,73,常見(jiàn)錯(cuò)誤,格式錯(cuò)誤：電子郵件以書面函覆 分項(xiàng)條列標(biāo)號(hào)及格式書寫錯(cuò)誤 例(一)、 一、 會(huì)章位置不正

31、確(不符橫式公文簽署原則) 蓋章未押日期時(shí)間(因註記不明確或未註記者，一律以該階段最長(zhǎng)時(shí)間認(rèn)定),一、公文製作或簽辦部分,如要求副本收受者作為時(shí)，應(yīng)於說(shuō)明段內(nèi)列明 訂有辦理或復(fù)文期限者，未在主旨內(nèi)敘明 常見(jiàn)錯(cuò)(別)字或漏字 例：抑(亦)或 民眾反映(應(yīng)) 紓(輸)解交通 刻(克)不容緩 關(guān)懷備(倍)至,文長(zhǎng)超過(guò)2頁(yè)(過(guò)長(zhǎng)應(yīng)以附件方式處理) 機(jī)密件公文，未填寫解密條件 決行層級(jí)空白，未依分層負(fù)責(zé)表書寫 公文製作未用系統(tǒng)內(nèi)建符號(hào)，造成電子公文收文端內(nèi)容無(wú)法正確顯示 陳情案件答覆陳情人時(shí)未副知各相關(guān)機(jī)關(guān)或隨附人民陳情案件處理情形調(diào)查表 電子公文附件未製作成電子檔或未附貼，影響電子公文發(fā)文比率,2頁(yè)以上來(lái)文簽存時(shí)，承辦人未於文末簽擬意見(jiàn) 擅自更動(dòng)函稿行距及字體 決行層級(jí)標(biāo)示位置不符規(guī)定 附件資訊欄位填列不全或用詞過(guò)於簡(jiǎn)略 版面不敷簽擬意見(jiàn)，以加附頁(yè)方式處理時(shí)，未加蓋騎縫章(以職名彰替代) 函稿內(nèi)容有數(shù)字時(shí)，未符合阿拉伯?dāng)?shù)字使用原則規(guī)定 正副本發(fā)文多單位，未使用群組名稱(各區(qū)監(jiān)理所、各養(yǎng)護(hù)工程處),承辦人於文面簽辦時(shí)，未能注意各級(jí)主管或會(huì)章單位蓋章位置 2層決行公文，不可簽擬請(qǐng) 鈞長(zhǎng)核示 簽會(huì)2單位以上者，未用簽稿會(huì)核單送會(huì)