1、,辦公室主任 工作中需要注意的十個方面,集團辦公室 唐 冰,辦公室主任處在承上啟下、溝通內(nèi)外、聯(lián)系左右的特殊位置，具有十分重要的作用。面對新形勢、新要求、新挑戰(zhàn)，如何當好對上的“秘書”、對下的“領(lǐng)導(dǎo)”、對外的單位工作“大管家”、對內(nèi)的單位事務(wù)“牽頭人”的角色？ 應(yīng)注意的十個方面工作，和大家探討,辦公室的職能,一、規(guī)范你的行為,哲理故事：諸葛亮揮淚斬馬謖 三國時代的諸葛亮與司馬懿在街亭對戰(zhàn)，馬謖自告奮勇要出兵守街。亭，諸葛亮心中雖有擔心，但馬謖表示愿立軍令狀，若失敗就處死全家。諸葛亮才勉強同意他出兵，指派王平將軍隨行，并交代在安置完營寨后須立刻回報，有事要與王平商量，馬謖一一答應(yīng)?？墒擒婈牭搅私?/p>

2、亭，馬謖執(zhí)意扎兵在山上，完全不聽王平的建議，而且沒有遵守約定將安營的陣圖送回本部。等到司馬懿派兵進攻街亭，圍兵在山下功斷糧食及水的供應(yīng)，使得馬謖兵敗如山倒，重要據(jù)點街亭失守。事后諸葛亮為維持軍紀而揮淚斬馬謖，并自請?zhí)幏纸德毴取?一、規(guī)范你的行為,紀律是一切制度的基石，組織與團隊要能長久存在，其重要的維系力就是團隊紀律。要建立團隊的紀律最首要的一點是：領(lǐng)導(dǎo)者自己要身先士卒維護紀律。 紀律可以促使一個人走上成功之路。一個好的領(lǐng)導(dǎo)者必定是懂得自律的人，而且也一定是可以帶動團隊遵守紀律的人。 火爐面前人人平等，誰摸誰挨燙。,辦公室主任所處的位置： 管理制度的主要擬定人、解釋人 管理制度執(zhí)行的主要監(jiān)督

3、人 管理制度的歸檔管理負責(zé)人 對違反管理制度行為的主要執(zhí)法人 有法可依，有法必依，執(zhí)法必嚴，違法必究 為了管理制度的有效執(zhí)行，辦公室主任應(yīng)嚴格規(guī)范自己的行為,一、規(guī)范你的行為,二、注意你的禮儀和形象,禮儀是指人們在社會交往活動中形成的行為規(guī)范與準則。具體表現(xiàn)為禮貌、禮節(jié)、儀表、儀式等。 我國歷史上第一位禮儀專家孔子認為：禮儀是一個人“修身養(yǎng)性持家立業(yè)治國平天下”的基礎(chǔ)。 員工的禮儀修養(yǎng)不僅體現(xiàn)了一個職工自身素質(zhì)的高低，而且反映了一個公司的整體水平和可信程度。,二、注意你的禮儀和形象,如果能夠做到接待物知書達禮，著裝得體，舉止文明，彬彬有禮，談吐高雅，公司就會贏得社會的信賴，理解，支持。反之，則

4、會有損企業(yè)形象。 辦公室主任是對外接待的主要人員，辦公室主任的禮儀是否到位，對企業(yè)形象的影響更為明顯。 內(nèi)外兼修，秀外慧中。,三、負起你的責(zé)任,哲理故事：扁鵲三兄弟 魏文王問名醫(yī)扁鵲說：“你們家兄弟三人，都精于醫(yī)術(shù)，到底哪一位醫(yī)術(shù)最好呢？” 扁鵲回答說：“大哥最好，二哥次之，我最差?！?文王再問：“那么為什么你最出名呢？” 扁鵲答說：“我大哥治病，是治病于病情發(fā)作之前。由于一般人不知道他事先能鏟除病因，所以他的名氣無法傳出去，只有我們家里的人才知道。我二哥治病，是治病于病情剛剛發(fā)作這時。一般人以為他只能治輕微的小病，所他只在我們的村子里才小有名氣。而我扁鵲治病，是治病于病情嚴重之時。一般人看見

5、的都是我在經(jīng)脈上穿針管來放血、在皮膚上敷藥等大手術(shù)，所以他們以為我的醫(yī)術(shù)最高明，因此名氣響遍全國?！?三、負起你的責(zé)任,事后控制不如事中控制，事中控制不如事前控制。等到小的問題造成了重大損失才尋求彌補，即便彌補得好，仍將付出很大代價。 辦公室主任要時刻負起自己的責(zé)任，不要放過小的問題，不要忽視不良傾向，要處處為企業(yè)利益著想。,四、培養(yǎng)你的下屬,哲理故事：子賤放權(quán) 孔子的學(xué)生子賤有一次奉命擔任某地方的官吏。當他到任以后，卻進常彈琴自娛，不管政事，可是他所管轄的地方卻治理得井井有條，民興業(yè)旺。這使那位卸任的官吏百思不得其解，國為他每天即使起早摸黑，從早忙到晚，也沒有把地方治好。于是他請教子賤：“為

6、什么你能治理得這么好？”子賤回答說：“你只靠自己的力量去進行，所以十分辛苦；而我卻是借助別人的力量來完成任務(wù)?！?四、培養(yǎng)你的下屬,把一切事攬在身上，事必躬親，管這管那，從來不放心把一件事交給手下人去做，這樣，他整天忙忙碌碌不說，還會被大小事務(wù)搞得焦頭爛額。 一個聰明的管理者，應(yīng)該是子賤二世，正確地利用部屬的力量，發(fā)揮團隊協(xié)作精神，不僅能使團隊很快成熟起來，同時，也能減輕管理者的負擔。 給予下屬更多的鍛煉機會，對他們成長多些耐心，對他們的失誤多些寬容，對他們的進步多些鼓勵，培養(yǎng)好你的下屬。,五、加強你的學(xué)習(xí),哲理故事：紀昌學(xué)箭 紀昌向飛衛(wèi)學(xué)射箭，飛衛(wèi)沒有傳授具體的射箭技巧，地要求他必須學(xué)會盯住

7、目標而眼睛不能眨動，紀昌花了兩年，練到即使椎子向眼角刺來也不眨眼睛的工夫。飛衛(wèi)又進一步要求紀昌練眼力，標準要達到將體積較小的東西能夠清晰地放大，就像在近處看到一樣。 經(jīng)昌苦練三年，終于能將最小的虱子看成車輪一樣大，紀昌張開弓，輕而易舉地一箭便將虱子射穿。飛衛(wèi)得知結(jié)果后，對這個徒弟極為滿意。,五、加強你的學(xué)習(xí),學(xué)習(xí)射箭必須先練眼力，基礎(chǔ)的動作扎實了，應(yīng)用就可以千變?nèi)f化；個人的發(fā)展也是一樣，加強學(xué)習(xí)，更新知識，錘煉作為辦公室主任所必要的能力。如辦文辦事能力、最基本的人事、財務(wù)、技術(shù)、業(yè)務(wù)等專業(yè)知識能力、領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖的能力、語言表達能力、處理復(fù)雜事務(wù)的能力以及社會交流能力等，都是不可缺少的條件。所以

8、辦公室主任，要加強各方面的修養(yǎng)，全面提高自身素質(zhì)，做一個辦公室工作上的行家里手，在關(guān)鍵時刻，能夠為單位、為系統(tǒng)獨擋一面。人生的積累有如修塔，如果只想往上砌磚，而忘記打牢基礎(chǔ)，總有一天塔會倒塌；打牢了基礎(chǔ)，終究會厚積薄發(fā)。 形勢變化快，工作要求提高快，“逆水行舟，不進則退”，加強你的學(xué)習(xí)，才能走向成功。,六、加強你的溝通協(xié)調(diào),哲理故事：天鵝、狗魚和蝦 天鵝、狗魚和蝦，一起想拉動一輛裝東西的貨車，三個家伙套上車索，拚命用力拉，可車子還是拉不動。 車上裝的東西不算重，只是天鵝拼命向云里沖，蝦盡是向后倒拖，狗魚直向水里拉動。 究竟哪個錯？哪個對？用不著我們多講，只是車子還停留在老地方。,六、加強你的溝

9、通協(xié)調(diào),員工之間不協(xié)調(diào)，工作就施展不好，只會把事情弄糟，引起痛苦煩惱。管理者的智慧所在，即能妥善分配他們的工作，又能協(xié)調(diào)他們之間的合作。 無論一個公司的金錢、機器和材料的總和多么強大，如果沒一支愿意進行思考和清醒的人們組成的隊伍可以使用，這些只不過是一堆不會產(chǎn)生成果的組合。 一個機構(gòu)能否良好運轉(zhuǎn)，除了領(lǐng)導(dǎo)的管理，還在于辦公室主任能不能做好內(nèi)部溝通和協(xié)調(diào)工作，能不能充分發(fā)揮潤滑劑的作用。 為了企業(yè)的健康發(fā)展，加強你的溝通能力。,七、擦亮你的眼睛,“領(lǐng)導(dǎo)看不到、想不到、聽不到、做不到的，我們要替領(lǐng)導(dǎo)看到、想到、聽到、做到”。 這句話是對辦公室主任政務(wù)服務(wù)工作要求的最精辟的詮釋 耳目和喉舌，替身和代

10、表,八、注意你的語言,哲理故事：有益的溫泉 一名風(fēng)濕病患來到著名的溫泉，詢問經(jīng)理：“這里的泉水是否真對身體有益？洗過溫泉浴我會覺得好些嗎？” 經(jīng)理說：“要我舉一個例子嗎？去年夏天來了位老人，身體僵硬得坐輪椅。他在這里住了一個月，沒付帳就自己騎自行車溜了?！?把說話的對象說得動心且滿心歡喜，正如同“金蘋果掉在金網(wǎng)上”那么寶貴。話不在多，在于恰到好處，言不一定及意，但要得宜。,八、注意你的語言,急事，從容的說；大事，清楚的說；小事，幽默的說；沒把握的事，謹慎的說；沒發(fā)生的事，不要胡說；做不到的事，別亂說；傷人的事，不能說；傷心的事，不要見人就說；別人的事，小心的說；自己的事，聽聽自己的心怎么說；現(xiàn)

11、在的事，做了再說；未來的事，未來再說！ 作為辦公室的負責(zé)人，有著比其他崗位更高的要求，隨時注意你的語言。,九、站好你的立場,作為辦公室主任，要明了自己的位置。 辦公室主任要胸懷全局，善于站在全局的高度，把注意力集中在那些牽動全局、涉及長遠的大事上，放在情況復(fù)雜、矛盾突出的熱點、難點問題上，做到知上、知下，知左、知右，知內(nèi)、知外。既要了解面上的總體工作，又要了解近期的重點工作；既要了解上級和領(lǐng)導(dǎo)的工作意見和要求，還要了解本單位的實際情況和干部職工的意見和建議。要善于從紛繁復(fù)雜的事務(wù)性工作中解脫出來，理清思路，明確目標。 高處著眼：首先是運達人，其次才是運達下屬公司的一員，最后才是辦公室的一員。

12、個人利益服從集體利益，小集體利益服從大集體利益；要與主要領(lǐng)導(dǎo)保持一致，但了要敢于在原則問題上堅持，敢于提醒領(lǐng)導(dǎo)，但要注意工作方法。,十、調(diào)節(jié)你的心態(tài),哲理故事：一個牧師正在準備講道的稿子，他的小兒子卻在一邊吵鬧不休。牧師無可奈何，便隨手拾起一本舊雜志，把色彩鮮艷的插圖一幅世界地圖，撕成碎片，丟在地上，說道：“小約翰，如果你能拼好這張地圖，我就給你2角5分錢?！?牧師以為這樣會使約翰花費上午的大部分時間，但是沒過10分鐘，兒子又來敲他的房門。牧師看到約翰如此之快地拼好了一幅世界地圖，感到十分驚奇：“孩子，你怎么這樣快就拼好了地圖？” “啊，”小約翰說：“這很容易，在另一面有一個人的照片，我就把這個人的照片拼到一起，然后把它翻過來。我想如果這個人是正確的，那么，這個世界也就是正確的?！?牧師微笑起來，給了他的兒子2角5分錢?！澳闾嫖覝蕚淞嗣魈熘v道的題目：如果一個人是正確的，他的世界也就會是正確的。”,十、調(diào)節(jié)你的心態(tài),如果你想改變你的世界，改變你的生活，首先就應(yīng)改變你