1、物業(yè)治理采購操縱程序1 目 的對服務過程及供方進行操縱，確保所采購的產品和供方提供的服務符合規(guī)定要求。2 范 圍適用于對服務所需的原輔材料采購、承擔服務項目分包合同的服務項目供方提供服務的操縱，對供方進行選擇、評價和操縱。3 職 責3.1治理部a. 負責按公司的要求組織對供應采購物資及承擔分承包合同的供方進行評價，編制合格從主名錄，對供方的供貨、服務業(yè)績定期進行評價，建立供方檔案。b. 負責制定采購打算，執(zhí)行采購作業(yè)。c. 負責審批日常服務分承包合同。3.2治理者代表負責審核合格供方名錄，并上報總經理批準。3.3采購物資、 同意服務的相關部門質量檢查員負責對采購物資的質量進1 / 9行檢測，對

2、供方提供的服務質量進行監(jiān)督。4 程 序4.1 采購物資4.1.1采購物資分類。治理部根椐對服務質量阻礙程度分為：a、 重要物資：維修建材、五金、機電及工作服、保安器材、清潔用品等；b、 一般物資：零星采購的工具、維修與檢測設備等。4.1.2采購物資的申請a、 各部門根椐實際情況填寫請購單，金額在500 元以下的報經理審批， 500 元以上的由經理確認，報總經理批準。b、 請購單應清晰寫明物資名稱、規(guī)格、數量、價格、申請購買時刻、用途、質量要求等。4.1.3采購實施a、 治理部負責實施采購。關于重要物資，應由合格物資供方名錄中選擇供方。關于第一次采購的重要物資供方，應與其簽訂采購合同，明確品名、

3、規(guī)格、質量要求、技術標準、驗收條件、違約責任及供貨期限等；b、 采購前采購員應對采購單核實，在與供方溝通前，應確保規(guī)定的采購要求是充分的。2 / 94.1.4采購物資的驗證4.1.4.1對采購的物資能夠有如下幾種驗證方式：a由各部門質量檢查員進行進貨驗證；b由業(yè)主或住戶在本公司現場實施驗證；c由本公司在供方現場實施驗證；d由業(yè)主或住戶在供方現場實施驗證。關于后兩種情況， 治理部應在采購文件中規(guī)定驗證的安排和產品放行的方法。4.1.4.2驗證活動可包括：檢驗或試驗、外觀檢查、試用、提供合格證明文件等方式。不同的物資根椐檢驗規(guī)程規(guī)定不同的驗證方式。4.1.4.3業(yè)主或住戶的驗證不能免除本公司提供合

4、格物品的責任，也不能排除其后業(yè)主或住戶拒收的可能。4.1.5采購信息4.1.5.2本公司的采購文件包括：采購打算、采購單、采購物資分類明細表、采購合同及附件等，由治理部保管。在與供方溝通前，應由相應的發(fā)放部門負責人對采購要求是否充分進行審批。4.2服務項目分承包4.2.1公司物業(yè)治理日常服務有如下分包項目：a清潔、排污；3 / 9b機電設備維修、保養(yǎng)；c綠化；d房屋本體維修、保養(yǎng)；e保安。4.2.2由公司同意服務的相關部門確定相應分包服務方式報治理部審批，治理部代表公司與供方簽定服務項目分包合同，合同應包括服務項目、完成時刻、質量標準、應負責任等。4.2.3對供方服務的驗證。 由治理部相關人員

5、對供方服務質量進行監(jiān)督治理，驗證方法可包括：a治理部會同同意服務部門對供方服務質量進行驗收；b征求業(yè)主和住戶對供方服務質量的意見。驗證方式應在服務項目分包合同中給予明確規(guī)定。4.2.4服務項目分承包的有關信息a供方法人資格證明文件；b服務業(yè)績證明材料；c相關部門提供的服務質量報告；d服務項目分承包合同。在與供方溝通前，應確保規(guī)定的服務要求是充分的。上述資料由治理部保管。4 / 94.3對采購物資供方的評價4.3.1合格供應商的條件a具備持續(xù)穩(wěn)定的合格產品供貨渠道；b具有良好的供應物資業(yè)績；c具有質量保證能力的證明（必要時）；d價格合理e服務良好。4.3.2治理部根椐采購物資要求和服務需要，通過

6、對物資、服務的質量、價格、履約率等進行比較， 選擇合格的供方， 填寫物資供方評定記錄表 。對同類的供物資資和服務，應同時選擇幾家合格的供方以供比較。治理部負責建立并保存合格供方的質量記錄。根椐供應物資有服務的類不及其質量保證能力，明確對供方的操縱方式和程度。4.3.3對有多年業(yè)務往來的重要物資供方和日常服務供方，應提供其質量證明文件和定期檢查記錄，以證實其質量保證能力， 適當時包括以下內容：a質量治理體系認證證書；b本公司對供方質量治理體系進行審核的結果；c本公司及供方其他顧客的中意程度調查；d供方產品或財務的質量、價格、交貨、服務能力等的檢查記錄；e供方的財務狀況及服務和支持能力等。5 /

7、94.3.4對第一次供應重要物資的供方，除提供充分的書面證明材料外，對物資應經樣品檢驗及小批量試用，證明合格才能供貨。具體步驟如下：a新供方根椐提供的技術要求提供少量樣品；b使用部門的質量檢查員對樣品進行驗證，出具相應的驗證報告，并填寫物資供方評定記錄表中相應欄目，反饋給治理部；c樣品如不合格可再送樣，但最多不能超過兩次；d樣品驗證合格后，治理部通知供方小批量供貨，經質量檢查員進貨驗證合格后，交使用部門試用，并由使用部門出具相應試用后的驗證報告，并填寫物資供方評定記錄表中相應欄目，反饋給治理部；e小批量進貨驗證或試用不合格則取消其供貨資格。樣品驗證、小批量試用均合格的供方經治理者代表審核、總經

8、理批準后，可列入合格物資供方名錄；f 零星采購物資供方，質量檢查員對其進貨驗證記錄即為對此供方的評價。4.3.5對連續(xù)兩次供應物資有嚴峻不合格的物資供方，應取消其供方資格。4.4服務供方的評價4.4.1合格服務供方應具備的條件：a、 應在工商部門注冊、具有法人資格；6 / 9b、 有從事過類似服務項目的優(yōu)良業(yè)績；c、 良好的質量保證能力；d、 有承擔相應服務項目的工作條件和實力；e、 服務供方在提供服務之前，應向相關部門提交對分承包項目的服務報告，報告內容必須有分包責任人、服務標準、分包服務方案、完成時刻、質量保證等。4.4.2對多年己承擔服務項目的供方的評價；a、 根椐 4.4.1條款規(guī)定的

9、條件，供方應提供充分的證明材料；b、 公司同意服務的部門負責對其相應服務項目供方進行評價，填寫服務供方評定記錄表 ，對其服務質量、工作能力等予以評價。4.4.3對第一次提供服務的供方的評價；a、 治理部根椐服務供方的營業(yè)執(zhí)照、人員素養(yǎng)技能證明材料、市場調查業(yè)績及所提供服務的初次試用，進行供方的初步選擇；b、 試用期為一個月，治理部及同意服務的部門對其服務質量進行檢查，治理部填寫服務供方評定記錄表。4.4.4對所有合格的服務供方應列入合格服務供方名錄，報治理者代審核，總經理批準。4.4.5對合格的服務供方在服務過程中出現的嚴峻不合格，治理部應填寫不合格服務通知單 ，通知服務供方限期改正。治理部應

10、按要求跟蹤驗7 / 9證糾正效果，如連續(xù)兩次仍不符合要求，治理部應報公司相關部門審核，經主管領導批準后，可取消服務供方的資格。4.5對合格供方的定期復評4.5.1治理部每年對合格物資供方進行一次跟蹤復評，填寫物資供方業(yè)績評定表，評價時按百分制，質量評分占60%，交貨期評分占20%，其他（如價格、售后服務等）占20%。評定總分低于60（如質量評分低于42），應取消其合格供方資格；如因專門情況留用，應報治理者代表批準，但應加強對其供應物資的進貨驗證，并執(zhí)行4.3.4條款。連續(xù)第二次評分仍不及格，應取消其供貨資格。4.5.2同意供方服務的部門，每年對長期服務供方進行一次跟蹤復評，填寫服務供方業(yè)績評定表 ，評價時按百分制，服務質量評分占60%，按期完成服務評分占20%，其他（如價格、服務態(tài)度等）占20%。評定總分低于 60（如質量評分低于 42），應取消其合格供方資格； 如因專門情況留用，應報治理者代表批準， 但應加強對其提