1、學(xué)生干部項(xiàng)目管理能力提升,翟麗 副教授 復(fù)旦大學(xué)管理學(xué)院 2016年8月25日,1. 你周?chē)捻?xiàng)目？ 2. 什么是項(xiàng)目？ 3. 項(xiàng)目實(shí)施中的常見(jiàn)問(wèn)題？ 4. 項(xiàng)目管理過(guò)程？ 5. 如何制定項(xiàng)目計(jì)劃？ 6. 如何控制項(xiàng)目的實(shí)施？ 7 . 如何提高項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)力？,目錄,校（院）運(yùn)動(dòng)會(huì) 校園10大歌手比賽 12.9紅歌會(huì) 大學(xué)生才藝大賽 大學(xué)生創(chuàng)業(yè)大賽 舉辦學(xué)術(shù)會(huì)議、系列講座 XX志愿者招募項(xiàng)目 “曦園”（“莙政”，“望道”）項(xiàng)目 ,1、你周?chē)捻?xiàng)目？,2. 什么是項(xiàng)目？,項(xiàng)目：是一種臨時(shí)性的努力，旨在創(chuàng)造一種獨(dú)特的產(chǎn)品、服務(wù)或結(jié)果。 (A Project is a Temporary Endeavo

2、ur Undertaken to Create a Unique Product, Service, or Result- PMBOK 2012) 項(xiàng)目特點(diǎn)：?jiǎn)栴}導(dǎo)向(Problem oriented)、目的性(Goal directed)、臨時(shí)性(Temporary)、唯一性(Unique) 事件(events)型項(xiàng)目 “事件”的特點(diǎn)：耗資巨大、發(fā)生在較短的時(shí)間內(nèi)、需要長(zhǎng)期的精心策劃、一般只發(fā)生一次（e.g. festivals, conferences）,什么是項(xiàng)目？,項(xiàng)目“鐵三角”,6,3. 項(xiàng)目實(shí)施中的常見(jiàn)問(wèn)題？,項(xiàng)目的范圍界定不清楚 項(xiàng)目目標(biāo)不明確 項(xiàng)目預(yù)算超支 實(shí)施過(guò)程中的不可預(yù)見(jiàn)

3、因素 項(xiàng)目組成員總覺(jué)得時(shí)間不夠用 項(xiàng)目的進(jìn)度難以控制，計(jì)劃不如變化 項(xiàng)目組成員職責(zé)不明確 項(xiàng)目組成員之間的溝通不暢 ,項(xiàng)目實(shí)施中的常見(jiàn)問(wèn)題？,啟動(dòng)(Initiating) 計(jì)劃(Planning) 實(shí)施(Executing) 監(jiān)督和控制(Monitoring and Controlling) 收尾(Closing),4. 項(xiàng)目管理過(guò)程,項(xiàng)目管理是在一定的時(shí)間及有限的資源限制條件下為實(shí)現(xiàn)某種目的而對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行的計(jì)劃、組織、實(shí)施、控制活動(dòng),“Planning the work” and “working the plan”,項(xiàng)目生命周期,Identification of a need, probl

4、em, or opportunity,(RFP),Submission of a proposal,Different types of resources are utilized Results in the accomplishment of the project objective,Perform close-out activities Evaluate performance Invite customer feedback,項(xiàng)目建議書(shū)是遞交給相關(guān)部門(mén)（顧客）、用于對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)價(jià)的一套文檔 可以很簡(jiǎn)潔，也可以包含較廣泛的內(nèi)容 可以是組織內(nèi)部的，也可以是提交給外部顧客的 項(xiàng)目建議書(shū)

5、之前的相關(guān)文檔： RFP: Request for Proposal TPF: Technical Proposal Requirements,項(xiàng)目建議書(shū)（Project Proposal）,遵循TPR或RFP的指南要求 執(zhí)行摘要（Executive summary）: 摘要說(shuō)明所建議項(xiàng)目的基本要點(diǎn)及期望收益 封面信函（Cover letter）: 用于營(yíng)銷(xiāo)宣傳的文檔,項(xiàng)目建議書(shū)的格式,應(yīng)包括但不限于如下內(nèi)容: 問(wèn)題及解決問(wèn)題的途徑 項(xiàng)目目標(biāo)及項(xiàng)目范圍 項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃，包括里程碑、進(jìn)度安排和預(yù)算 項(xiàng)目后勤支持及行政管理計(jì)劃 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員介紹,項(xiàng)目建議書(shū)的內(nèi)容,目標(biāo)（Goal）: 說(shuō)明該項(xiàng)目要達(dá)到

6、什么樣的結(jié)果。 項(xiàng)目目標(biāo)應(yīng)該滿(mǎn)足 SMART原則 Specific & Clear Measurable Agreed Realistic and Achievable Time & Cost Target,項(xiàng)目目標(biāo),就是定義管理項(xiàng)目的工作邊界，確定項(xiàng)目的目標(biāo)及項(xiàng)目的可交付成果。簡(jiǎn)單地說(shuō)就是為項(xiàng)目界定一個(gè)界限，確定哪些是屬于項(xiàng)目應(yīng)該做的，而哪些不應(yīng)該包括在項(xiàng)目?jī)?nèi),項(xiàng)目范圍的確定,案例:上?？萍拣^“深海潛能”影像展及環(huán)保教育志愿者項(xiàng)目,項(xiàng)目目標(biāo),通過(guò)各個(gè)媒體及高校網(wǎng)絡(luò)，完成對(duì)志愿者招募和甄選，為本次展覽服務(wù)； 志愿者人數(shù)要求在75人到100人，個(gè)人總計(jì)服務(wù)時(shí)間三天以上，所有志愿者服務(wù)時(shí)間應(yīng)能夠覆

7、蓋66天展覽所需服務(wù)時(shí)間和人次需要，個(gè)人出勤率高于60%。 通過(guò)66天的展覽活動(dòng)和志愿者服務(wù)，保障對(duì)訪問(wèn)者的服務(wù)到位，促進(jìn)社會(huì)大眾對(duì)環(huán)保大使項(xiàng)目的理解和興趣 參與服務(wù)的志愿者和參訪者滿(mǎn)意度達(dá)到9.00以上（滿(mǎn)分為10）。,時(shí)間：本次展覽活動(dòng)志愿者項(xiàng)目始于2013年3月4日設(shè)立活動(dòng)志愿者上海區(qū)總聯(lián)絡(luò)人開(kāi)始，終于2013年6月2日“深海潛能”影像展及環(huán)保教育系列活動(dòng)閉幕。前期準(zhǔn)備25天，運(yùn)營(yíng)時(shí)間66天。 地點(diǎn)：展覽及開(kāi)幕式活動(dòng)地點(diǎn)：上?？萍拣^二樓展廳及一樓開(kāi)幕式報(bào)告廳 項(xiàng)目預(yù)算：XXXX 參與人：復(fù)旦大學(xué)、同濟(jì)大學(xué)、上海交通大學(xué)、上海外國(guó)語(yǔ)學(xué)院等高校在校學(xué)生，受招志愿者；T+S途思樂(lè)學(xué)工作人員及項(xiàng)

8、目團(tuán)隊(duì)；上?？萍拣^服務(wù)人員 項(xiàng)目不包括：超出科技館展覽活動(dòng)外的科普系列活動(dòng)，包括：復(fù)旦、交大、上海海事大學(xué)等地的演講活動(dòng)；暑期AOTE參選者美國(guó)圣巴巴拉及斐濟(jì)群島培訓(xùn)活動(dòng)等后期。,項(xiàng)目范圍,項(xiàng)目立項(xiàng)過(guò)程,項(xiàng)目立項(xiàng)之后：項(xiàng)目啟動(dòng),項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議：是在項(xiàng)目正式開(kāi)始前2到3周，由項(xiàng)目經(jīng)理召集并主持，由項(xiàng)目有關(guān)人員參加的項(xiàng)目準(zhǔn)備會(huì)議。,準(zhǔn)備項(xiàng)目有關(guān)文件 與客戶(hù)方項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)面，確定一些共同關(guān)心的問(wèn)題 制定項(xiàng)目工作計(jì)劃 確定項(xiàng)目組成員 創(chuàng)造項(xiàng)目組的工作環(huán)境 準(zhǔn)備項(xiàng)目定位文件包（Project orientation packages）,項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議之前的準(zhǔn)備活動(dòng),項(xiàng)目目標(biāo)文件/項(xiàng)目建議書(shū) 項(xiàng)目組織（組織結(jié)構(gòu)

9、圖，項(xiàng)目組成員角色與責(zé)任陳述，明確與項(xiàng)目有關(guān)的關(guān)鍵人物） 項(xiàng)目會(huì)議（時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、會(huì)議日程） 溝通（確定報(bào)告的途徑） 問(wèn)題處理程序（如何報(bào)告和處理問(wèn)題、報(bào)告的形式、確定有關(guān)責(zé)任人） 變化控制（程序、表格形式）,項(xiàng)目定位文件包具體內(nèi)容,每周狀況報(bào)告約定（項(xiàng)目進(jìn)展情況、存在問(wèn)題、計(jì)劃、時(shí)間及成本花費(fèi)） 行政管理（工作時(shí)間規(guī)定、后勤支持、辦公人員的支持、緊急情況的處理規(guī)定、聯(lián)系電話(huà)） 文檔管理（文檔的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)定）,項(xiàng)目定位文件包具體內(nèi)容（續(xù)）,活動(dòng)定義 活動(dòng)排序 活動(dòng)歷時(shí)估算 制定進(jìn)度計(jì)劃,5. 如何制定項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃,對(duì)完成項(xiàng)目（產(chǎn)生可交付成果）所必須進(jìn)行的具體活動(dòng)進(jìn)行定義 工作分解結(jié)構(gòu)（W

10、BS） 產(chǎn)生活動(dòng)清單,5.1 活動(dòng)定義,25,WBS是項(xiàng)目的一種地圖，是項(xiàng)目在不同細(xì)節(jié)水平上的概述，以層級(jí)框架結(jié)構(gòu)來(lái)定義項(xiàng)目的所有元素 是實(shí)施項(xiàng)目、產(chǎn)生最終產(chǎn)品所必須進(jìn)行的全部活動(dòng)的一張清單 需要回答：“完成該項(xiàng)目必須完成哪些主要工作任務(wù)？”“要完成這項(xiàng)工作任務(wù)，有哪些具體任務(wù)要完成？”,工作分解結(jié)構(gòu)(WBS),Hierarchical Breakdown of the WBS,是WBS的最低層次的工作 該工作可以分配給另一位PM進(jìn)行計(jì)劃和執(zhí)行 可以通過(guò)子項(xiàng)目的方式得以完成，這時(shí)工作包可進(jìn)一步分解為子項(xiàng)目的WBS或各項(xiàng)活動(dòng) 這種工作包應(yīng)當(dāng)由唯一一個(gè)部門(mén)或承包商負(fù)責(zé) 80-Hours Rule,

11、 i.e. 2-Weeks-Rule 完成工作包的時(shí)間應(yīng)當(dāng)不超過(guò)80小時(shí) 在每80小時(shí)或少于80小時(shí)的期間結(jié)束，只報(bào)告該工作包是否完成,工作包,Page 29,例：運(yùn)動(dòng)會(huì)項(xiàng)目工作分解（前期準(zhǔn)備）,第四組,Page 30,例：運(yùn)動(dòng)會(huì)項(xiàng)目工作分解（運(yùn)動(dòng)會(huì)進(jìn)行中）,第四組,消費(fèi)者市場(chǎng)研究項(xiàng)目的WBS,34,5.2 活動(dòng)排序,識(shí)別與記載活動(dòng)之間的邏輯關(guān)系 活動(dòng)與活動(dòng)之間的四種依賴(lài)關(guān)系,S,SS-Start to Start（開(kāi)始-開(kāi)始） SF-Start to Finish（開(kāi)始-完成） FS-Finish to Start（完成-開(kāi)始） FF-Finish to Finish（完成-完成）,35,活

12、動(dòng)排序的工具：網(wǎng)絡(luò)圖,網(wǎng)絡(luò)圖以圖形方式直觀地描述項(xiàng)目中活動(dòng)的依賴(lài)關(guān)系，便于對(duì)項(xiàng)目中的活動(dòng)進(jìn)行有效地管理,開(kāi)始,結(jié)束,A,D,B,C,E,F,箭線(xiàn)圖法(ADM)、雙代號(hào)網(wǎng)絡(luò)圖法(AOA),前導(dǎo)圖法(PDM)、單代號(hào)網(wǎng)絡(luò)圖法（AON),38,5.3 活動(dòng)歷時(shí)/成本估計(jì),確定完成項(xiàng)目各項(xiàng)工作任務(wù)所需要的實(shí)際工作時(shí)間、資源,類(lèi)比估計(jì)：從過(guò)去類(lèi)似項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)中提取數(shù)據(jù)，運(yùn)用比例或替代因素進(jìn)行估計(jì) 參數(shù)估計(jì)：是一種量化估計(jì)方法 分配模型：當(dāng)項(xiàng)目相對(duì)較為標(biāo)準(zhǔn)化，且當(dāng)前項(xiàng)目與過(guò)去項(xiàng)目在產(chǎn)品特征及成本方面較為相似的情況下適用 模板法：過(guò)去項(xiàng)目可用作當(dāng)前項(xiàng)目估計(jì)的起點(diǎn)（模版），針對(duì)當(dāng)前項(xiàng)目與過(guò)去項(xiàng)目的不同點(diǎn)調(diào)整估計(jì)

13、值 樂(lè)觀悲觀估計(jì)法,估計(jì)的方法,一個(gè)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的分配模型：,100%-兩階段（系統(tǒng)設(shè)計(jì)和系統(tǒng)實(shí)施）總和 20%-系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段總和 7%-需求定義和定位 1%-定位 6%-需求定義 13%-系統(tǒng)設(shè)計(jì) 5%-外部設(shè)計(jì) 8%-內(nèi)部設(shè)計(jì)和實(shí)施計(jì)劃 80%-系統(tǒng)實(shí)施階段總和 59%-軟件開(kāi)發(fā) 12%-詳細(xì)設(shè)計(jì)和定位 2%-定位 10%-詳細(xì)設(shè)計(jì) 17%-編碼 21%-單位測(cè)試 9%-子系統(tǒng)和集成測(cè)試 15%-系統(tǒng)測(cè)試和演示 6%-用戶(hù)文件準(zhǔn)備,a: 某項(xiàng)活動(dòng)最樂(lè)觀估計(jì)所需時(shí)間 b: 某項(xiàng)活動(dòng)最悲觀估計(jì)所需時(shí)間 m: 某項(xiàng)活動(dòng)最可能估計(jì)所需時(shí)間 ET：某項(xiàng)活動(dòng)所需時(shí)間的期望值,樂(lè)觀悲觀估計(jì)法ET=(a+

14、4m+b)/6,42,5.4 制訂進(jìn)度計(jì)劃,43,制訂進(jìn)度計(jì)劃的方法,LRC（線(xiàn)性責(zé)任圖） CPM(Critical Path Method) 1952，美國(guó)杜邦公司開(kāi)發(fā)，主要適用于大型工程項(xiàng)目 PERT(Program Evaluation&Review Technique) 1958，美國(guó)軍方研制北極星導(dǎo)彈項(xiàng)目時(shí)提出的方法，主要適用于R&D等不確定性較高、技術(shù)更新頻繁、進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)較高的項(xiàng)目。使用概率分布原理確定活動(dòng)的時(shí)間 甘特圖 是項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃的二維表現(xiàn)，活動(dòng)在縱軸上自上而下排列，時(shí)間在橫軸上表現(xiàn)。有利于實(shí)際進(jìn)展與作業(yè)計(jì)劃相比較 里程碑（Milestone）計(jì)劃,LRC Example,消費(fèi)

15、者調(diào)研項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃,消費(fèi)者調(diào)研項(xiàng)目甘特圖,里程碑計(jì)劃,項(xiàng)目里程碑(Project Milestones)是設(shè)立在項(xiàng)目某一階段的目標(biāo)，用來(lái)表明項(xiàng)目所取得的進(jìn)展 里程碑是事件，不是任務(wù),項(xiàng)目里程碑,項(xiàng)目計(jì)劃的黃金法則,只提前 4-6 個(gè)月制定計(jì)劃 合理的時(shí)間估計(jì)，考慮最樂(lè)觀及最悲觀的估計(jì) 工作量應(yīng)限定在1-2 周之內(nèi) 每周按3.5天來(lái)算 假設(shè)重要的決策制定需要 2-3周的時(shí)間 把所有重要的里程碑標(biāo)記出來(lái),項(xiàng)目跟蹤：以項(xiàng)目計(jì)劃為基線(xiàn)，跟蹤項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)展，并把實(shí)際進(jìn)展與計(jì)劃相比較。 項(xiàng)目控制：指所采取的使得項(xiàng)目實(shí)際業(yè)績(jī)與計(jì)劃相一致的糾偏行動(dòng) 項(xiàng)目控制主要著眼于項(xiàng)目的三個(gè)因素 質(zhì)量、成本、時(shí)間,6. 如何控制項(xiàng)目的實(shí)施？,Monitor: Tracking Gantt Chart,周期性報(bào)告: weekly (monthly) status report weekly (monthly) activity report weekly (monthly) performance report 例外報(bào)告 特別分析報(bào)告,項(xiàng)目跟蹤 : 報(bào)告制度,7. 如何提高項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)力