1、Cp.11 資源管理之 時間管理：節(jié)奏和平衡,林絢暉 20131220,過去，人們樂于耐心等待四輪馬車緩慢地 到來；而現(xiàn)在，即使是錯過了旋轉(zhuǎn)門的一格，他們也會急得像著了魔似的來回跺腳。 Ed Wynn 你經(jīng)常聽說或說過這些話： 我沒有時間。 我的一天需要25小時。 我的時間總是不夠用。 我的生活是如此無序。 我是世界上最拖沓的人。,如何掌控時間？,時間、壓力、健康：挑戰(zhàn),管理時間：準則與技術(shù),管理時間：節(jié)奏和平衡,1.1 時間的文化相對性,1.2 時間管理不當：一般模式,1.時間、壓力、健康：一個普遍性的挑戰(zhàn),1.1 時間的文化相對性,現(xiàn)代社會人們從小就被教育 要重視守時和效率。,1.1 時間

2、的文化相對性,時間的文化相對性具有多樣性 Levine和Wolff（1985）對巴西和美國的大學生的時間忍耐度做了調(diào)查： 對于和一個朋友的午餐約會來說，晚到多長時間他們會認為是“來晚了”，巴西的學生認為平均晚來超過33分鐘是遲到了，而美國的學生則認為平均在19分鐘； 比約會平均早來54分鐘，巴西的學生視為早到，而美國學生認為應該是24分鐘。,時間的文化相對性,Levine （Levine et al. ，1989）從走路、工作、說話的速度以及對時間概念的總體關(guān)注程度四個方面進行測量，研究美國36個城市的生活節(jié)奏，結(jié)果： 波士頓、紐約、布法羅排名前三。 2. 生活節(jié)奏和心臟病患病率存在正相關(guān)。

3、意識到文化因素對時間觀念的影響，有兩個重要意義： 沒有絕對的正確或錯誤的時間觀念， 它受文化影響的； 了解到差異可以防止人們誤解他人的行為和意圖。 在特定文化中，我們?nèi)绾谓M織時間、填充和安排時間的節(jié)奏影響到壓力和我們處理壓力的方式； 明智的時間管理兼顧了社會背景和個人的喜好。,1.2 時間緊迫感：它對你的作用,時間緊迫感越強，其不良壓力癥狀、易怒和疲倦反應越嚴重，自我報告的健康水平也就越差。 越經(jīng)常忙碌，就 越具敵意、或越壓抑 情緒緊張度越高 越?jīng)]有樂趣和快樂 越求全責備 整體生活質(zhì)量分數(shù)越低 心理一致性分數(shù)越低 越忙碌煩擾，感受到的不良壓力、不適、人際問題的概率越大，So時間管理對壓力應對很

4、重要。,1.3 時間管理不當：一般模式,導致7項致命過失： 1、困惑：我該去哪里？ 2、猶豫不決：我該做什么？ 3、擴散：心理和生理上的 超負荷 4、拖沓：將事情留到明天做 5、逃避：逃到幻想中的樂園 6、中斷 7、求全責備,一般模式： 1、長期超負荷 2、時間組織混亂 3、拖沓 4、時間控制不充分 5、被未預料的責任糾纏 6、在低優(yōu)先權(quán)的任務上 花費過多時間 7、可用于娛樂、親密關(guān)系、友情和獨處深思方面的時間不夠 。,不論你在時間管理上有著何種特殊的困難，但可能正是你自己的傾向性產(chǎn)生了兩個主要的抵抗源： 重復強迫性沖動 指一種指向熟悉的事物或事件的內(nèi)驅(qū)力，一種重復做熟悉事情的傾向。因為已經(jīng)形

5、成的習慣是令人舒服的，我們傾向于重復它，我們尋求不斷重復的模式。 生活方式困境 重復有害的時間管理的習慣，因為存在著生活方式困境lifestyle trap社會角色、責任以及義務，這些習慣易于養(yǎng)成，而且一旦 養(yǎng)成就極難擺脫。 例如：學會say NO ，選擇更簡約的生活方式,1.2 時間管理不當：一般模式,2.1 確定優(yōu)先權(quán),2.2 制定日程表,2.3 貫徹執(zhí)行,2.管理時間,2.4 關(guān)于TM的其他忠告,2. 管理時間的技術(shù),2.1 確定優(yōu)先權(quán),1. 確定長期和短期目標 2. 保持平衡 3. ABC技術(shù),2.1 確定優(yōu)先權(quán),1. 確定長期和短期目標,在我們校園中的學生，經(jīng)常陷入時間管理的困惑之中

6、，因為他們?nèi)狈ψ约旱侥睦锶ズ蜑槭裁吹侥抢锶サ那逦恼J識。他們過著手忙腳亂的生活，以至于看不見在他們的生活中什么事情最重要：他們從不考慮自己五年內(nèi)，一年內(nèi)，一個月內(nèi)，一星期內(nèi)甚至明天在哪里以及為什么在那里。 所以，確定優(yōu)先權(quán)的第一步是明確長期和短期的目標。,2.1 確定優(yōu)先權(quán),2. 保持平衡,需要意識到對你來說什么是重要的，以下是一些生活中被認為重要的，且總是試著保持平衡的東西： 基本健康 享受每一天 娛樂 挑戰(zhàn)和成長 家庭保持不同 親密的關(guān)系 友誼 體驗生活的美好 所做事情的質(zhì)量 工作中的良好的交往 體適能柔韌性、忍耐性、力量 休閑時光 獨處和凝思,2.1 確定優(yōu)先權(quán),3. ABC技術(shù),A等

7、級：最優(yōu)先完成項目，標上星號 B等級：也重要，但可以在A做完后再做 C等級：有空再做，不一定今天做 * 二八原則：20% vs 80%,2.2 制定日程表,1. 時間模塊化 2. 詳細的日程表 3. 每日制作一個小卡片目錄 4. 奉行現(xiàn)實主義 5. 條件允許，委托別人代勞,2.2 制定日程表,1. 時間模塊化,時間管理模塊意味著在給定的一天內(nèi)抽出幾小時從事某一項活動如學習、寫信、社交活動、工作、做飯、鍛煉等。在時間段中，給自己留下機動安排的余地，并且按時間發(fā)展分配你的時間。,2.2 制定日程表,2. 詳細的日程表,也稱時間地圖，將每一小時分為更具體的時間段，然后給每一時間段分配任務。 如：你可

8、以將15分鐘分為一段。 當每天有許多事情要做，并且需要將工作中的一些零碎小事做完時，這種方法很管用。,2.2 制定日程表,3. 每日制作一張小卡片目錄,2.2 制定日程表,4. 奉行現(xiàn)實主義,忙碌且易怒的人普遍的困境是在樂觀、熱情和社會責任感的作用之下，他們往往低估完成任務所需要的時間，所以總是不斷給自己加上過重的負擔。之后，他們會感到壓抑、沮喪，甚至有被羞辱的感覺。 形成合理而現(xiàn)實的計劃，并且制定必須做的清單是非常重要的。 問問自己，現(xiàn)實些，我能在分配的時間內(nèi)完成任務嗎？,2.2 制定日程表,5. 條件允許，委托別人代勞,有一大堆要做的事情，總會感到時間不夠用。相應地，我們會派一些專家去做。

9、在日常生活中，我們總是不斷指派他人去做一些事情，仔細想想，你并沒有調(diào)查每天發(fā)生的所有事情，而是通過電視、收音機和報刊去了解每日新聞；你并不需要每天或每周都去垃圾場，你可能花錢請某人去做；。只要可以，盡量指派他人去做，這是生活簡化的重要一步。 工作中的授權(quán)，合作,2.3 貫徹執(zhí)行,1、依據(jù)時間，制定目標 2、避免拖沓 3、將大的工作任務分解為小的部分 4、一個接著一個完成小任務 5、專注于你的努力 6、保護你的時間和空間 7、創(chuàng)造一個令人舒適的環(huán)境,8、安排個人時間 9、安排時間用于鍛煉和深度放松 10、工作間隙的小憩 11、屏蔽 12、給自己定步調(diào) 13、獎勵自己的成果,2.4 關(guān)于時間管理的

10、其他忠告,1、審視你對時間的不合理信念,2、提出減輕長期的時間緊迫感的應對策略,3、安排專門時間，尋求健康娛樂,4、嘗試多樣化的時間管理技巧 此外，重新反思自己的生活： 簡化生活方式； 用金錢換取時間； 投入此時此刻。,3.1 時間管理的定義,3.2 如何克服時間管理的障礙,3.3 人格風格與行為,3.時間資源管理,3.4 時間管理技術(shù)的步驟,3.5 其他的時間管理的理念,3.社會工程學之時間管理,3.資源管理時間支配,3.1 時間管理的定義： 日常職責排列的優(yōu)先次序、確定時間表和執(zhí)行，以達到個體水平的滿意度。有效的時間管理并不意味著你有更多的時間，而是意味著你能更好地利用已有的時間。 組織良

11、好的時間管理形式能夠產(chǎn)生高的生產(chǎn)力 時間管理實際上是社會工程學眾多應對技巧之一 社會工程學：應對技術(shù)，一種認知策略；既可以是改變環(huán)境中產(chǎn)生壓力的因素，也可以是完全改變產(chǎn)生壓力的環(huán)境；最少阻力的路徑（與回避區(qū)分開來）。,3.2如何克服時間管理的障礙,1 時間管理的好處,2 有效時間管理的障礙,3 我們要如何做,4 小故事：生命中的大石,3.2.1 時間管理的好處,有效 成功 健康,3.2.2 有效時間管理的障礙,不清楚目標,無組織化,沒有說“不”的能力,3.2.2 有效時間管理的障礙,干擾,更多的干擾,無活動的時間,3.2.2 有效時間管理之障礙,一時有太多事情,壓力及工作疲勞,完全在工作沒有玩

12、樂,3.2.3 我們要如何做?,認知障礙的存在,確定你的障礙,克服障礙之策略,設(shè)定目標,明確 可衡量的 可達成的 符合實際 有時間限制的,優(yōu)先順序,執(zhí)行 授權(quán) 延后 刪除,專心手頭的工作,集中目標 調(diào)整干擾,考慮你個人的黃金時間,清晨? 傍晚? 深夜?,3.2.4 生命中的大石,3.3 人格風格與（時間強盜）行為,1 A型人格 一種時間意識（侵略性的）人格，按照時間管理的觀點，不斷地在趕工作的最后限期。 少組織性、低質(zhì)量 2 工作狂 （成癮過程） 一種人格類型，通過將過多的時間投入到工作當中，抑制了優(yōu)秀的時間策略，通常是以其他責任為代價。通過延長工作時間以維持一種重要性或自尊，從而獲得自我肯定

13、。 3 時間騙子 在一個時間點做多件事情，那些多任務、忽視或過分重視自己、與時間討價還價、經(jīng)常在工作過程中漏掉一些責任。,3.3 人格風格與行為,4 拖延者：簡單 欺騙性 時間陷阱 那些運用轉(zhuǎn)換和回避技術(shù)，而不履行自己責任的人。 原因：lazy、缺乏熱情、恐懼失敗、即時滿足需求 5 完美主義者 讓自己過分關(guān)注于每件工作的細節(jié)、關(guān)注質(zhì)量，然而因為過分關(guān)注細節(jié)而忽略了整體。往往原定計劃會被妥協(xié) 。 人類行為約20%錯誤率 6 生活方式的行為陷阱 這種人很難說“不”，因此容易過分卷入到不適當?shù)穆氊熤腥?，常通過贊美和被接納來建立自尊。,3.4 時間管理技術(shù),3.4.1 排列優(yōu)先次序 3.4.2 確定時

14、間表 3.4.3 執(zhí)行,ABC等級次序方法： 一種時間管理技術(shù)，按照事情的重要性來排列順序。,3.4 時間管理技術(shù),1、 排列優(yōu)先次序 （1）ABC等級次序方法 （2）排列圖原則 （3）重要緊急方法,排列圖即80/20原則，所做的20%工作給了我們80%的回報和滿意感。關(guān)注20%的少量工作并投入時間，大都落在A。,重要緊急方法：有時不太職責不好比較，將一周工作按兩個維度進行分類并按象限順序做。,時間管理技巧工作表： 1 ABC次序法,時間管理技巧工作表： 3重要-緊急法,3. 重要-緊急矩陣,時間箱：時間管理中一種確定時間表的技術(shù)，將每一天分成35大塊，將這些時間留給那些重大項目。,3.4 時

15、間管理技術(shù),2、 確定時間表 （1）時間箱 （2）時間地圖 （3）聚類,時間地圖：一種時間管理技術(shù)，將每天的時間分為15分鐘到30分鐘為一節(jié)，在每一節(jié)中工作或完成任務。,聚類：時間管理中一種確定時間表的技術(shù)，將戶外工作根據(jù)不同的地點進行分組（如辦公室、超市、干洗店等）。,時間箱法： 分35個 時間段， 每段一個 主題任務,時間地圖： 分解為小間隔，1530min為一個時間段， 每段一個快速任務。,3.4 時間管理技術(shù)的步驟,3. 執(zhí)行,執(zhí)行：有效的時間管理的第三種必要方法，用這種方法實際完成工作。,Tips：Deadline；任務分解；持續(xù)完成；即時強化獎勵,專家認為，一個人的一天如果被職業(yè)和

16、家庭的責任所填滿，卻沒有時間留給自己，那么其結(jié)果會產(chǎn)生枯竭，而且可能會生病。你的健康應該是最高優(yōu)先權(quán)。,每天1-2次中斷是靈活的，當工作的連續(xù)性非常重要的時候，應避免中斷；中斷可以在日?；顒又?，每小時大約7-10min。,委派包含了信任你自己，放棄控制，同樣包含了信任你委派給責任的個體。,1、授權(quán),2、時間表中斷,3、每天制定個人時間表,3.5 其他的時間管理的理念,確立和培養(yǎng)個人的和職業(yè)的關(guān)系，來幫助你完成個人職責。,在編輯過程中，包括對生理、精神、情緒需要的有規(guī)則的評估。一旦列出了你的不同需要，你就要決定生活中的哪些因素是本質(zhì)的或核心的，哪些是外圍的因素、會耗盡你的力量。 簡化生活,通常，

17、重要的想法會在不恰當?shù)臅r候突然間閃現(xiàn)在意識中。大腦只有有限的知覺，很多想法會相互競爭以引起注意。 隨手記錄,4、備一個想法本,5、編輯你的生活,6、人際網(wǎng)絡(luò)技巧,3.5 其他的時間管理的理念,一些人認為組織的技巧是天生的，然而事實是，經(jīng)過鍛煉，任何人都可以學到強大的組織技巧來增加人際生產(chǎn)力。 使用小程序,7、組織的技巧,3.5 其他的時間管理的理念,下面的一些技巧能夠幫助你提高你的組織技巧： （1）太多的時間浪費在那些看起來掉進無底深淵的項目上。寶貴的時間可以通過列清單、分配、預算表等方式節(jié)省下來，讓這些項目歸入到它們本應屬于的類別中。 （2）知道哪些資源能有效地幫助你完成你需要進行的工作。

18、（3）知道這些資源在哪里，你什么時候能夠用到它們。 （4）整理一個清單，列出最后期限或職責的截止日期，并且有規(guī)律更新這個列表。 （5）知道什么時候你需要聯(lián)系那些可能對你有幫助的人。知道 /記住告訴別人你在哪里，或者你什么時候能夠被聯(lián)系到。 （6）知道/認可你生理/精神的局限，必要時學會Say NO 合理有效使用郵件、手機、信息搜尋、網(wǎng)絡(luò)下載、網(wǎng)購 。,全部都是工作而沒有游戲意味著低下的工作質(zhì)量。保持生活中的工作和游戲平衡。不要把你全部的自尊“雞蛋”放在同一個籃子里。,8、 平衡,3.5 其他的時間管理的理念,此外：少看電視； 清理辦公桌、書桌、房間； 每晚睡個好覺； 創(chuàng)設(shè)個人邊界：個人整合感 在一個時間內(nèi)專注一件事； 學習決策的藝術(shù)：限制過多的選擇,* 克服拖沓的十項技術(shù),1、“擊倒”技術(shù) 任務越是困難越是令人不快，就越應該及早完成它。迅速地將一件事情做完。 2、小序列步驟 當你在某件事情上拖沓時，可以將其分為小的可處理的部分，然后給自己定一個期限來完成這些小步驟。當你完成一個步驟時，接下去完成下一個。 3、五分鐘計劃 拾起你拖沓已久