1、第三講 商務(wù)信函的格式和特點,主講:邱曉蕾 國際商務(wù)漢語,2,內(nèi)容提要,一、中文的商業(yè)信函基本特點 二、中文書信的寫作格式 三、英文書信與中文書信的區(qū)別 四、舉例英文商業(yè)詞匯的固定譯法 五、商務(wù)信函特點及舉例,3,一、中文的商業(yè)信函基本特點,符合國際通用的商業(yè)信函語言特點 符合中文書信的寫作格式 大量專業(yè)詞匯 行文正式、信息明確,4,一、中文書信的寫作格式,印尼進(jìn)出口公司： 作為廈門市最大的工藝品出口商，我公司非常希望能與貴公司建立貿(mào)易關(guān)系。 附上我公司最新產(chǎn)品目錄及報價，若有符合您需求的產(chǎn)品，請隨時與我們聯(lián)系，我們將給予貴公司最大的優(yōu)惠。 此致 敬禮！ 廈門偉成集團(tuán) 2007.6.30,廈門

2、偉成集團(tuán),收信人稱呼： (起始語：寫信的原因，目的） （正文） （祝頌語） 寄信人 落款 日期,公司標(biāo)識（logo)及名稱,5,二、英文書信與中文書信的區(qū)別,China National Light Industrial Products Import & Export Corporation82 Tung An Men Street Beijing,China January 30,2000 Dear sir, We shall be glad to enter into business relations with your firm.As you know, it is our pol

3、icy to trade with the people of all countries on the basis of equality and mutual benefit.。 Yours faithfully Marlone Manager Director,區(qū)別：不需要寫明收信人的地址,日期的位置不同,落款的位置不同,正文：中文以空2格作為段落開始的標(biāo)志。,6,三、英文商業(yè)詞匯的固定譯法,和日常漢語不同，商業(yè)上的詞匯經(jīng)常已經(jīng)有約定俗成或固定的中文譯法。 如果不用這樣的詞匯進(jìn)行交流，商務(wù)洽談過程中經(jīng)常會引起歧義，造成損失。,7,舉例:保險用語,FPA（Free From Particu

4、lar Average) 平安險 WPA（With Particular Average) 水漬險 All Risks 綜合險一切險,8,四、商務(wù)信函的特點,商務(wù)信函的行文要求正式、謹(jǐn)慎、清楚、禮貌、克制 正式：商務(wù)信函往來是社交的重要組織部分，格式和界面必須要正式。 謹(jǐn)慎：來往信件中的信息往往最后成為訂立合同的依據(jù)。 清楚：信函中的各種信息必須正確、準(zhǔn)確、精確。像商品規(guī)格、價格、折扣、包裝、運輸時間、地點、方式，經(jīng)常要確認(rèn)再確認(rèn)。比如達(dá)成交易時的價格和匯率與寫信的時間關(guān)系甚大，甚至在大宗交易時會顯著影響到賣方和買方的利潤。所以有的商業(yè)信函是具有法律效力的。 禮貌：商業(yè)信函通常不是一次性的，是

5、與對方建立長期關(guān)系的手段，所以必須贏得讀信人的好感。太過強硬和拒人于千里之外的語氣是不能接受的。所以要適當(dāng)?shù)貞?yīng)用“敬語”和“謙語”。,9,四、商務(wù)信函的特點,商務(wù)信函的行文要求正式、謹(jǐn)慎、清楚、禮貌、克制 克制：在商務(wù)領(lǐng)域，肯定會需要“拒絕”，或和商業(yè)伙伴發(fā)生一些糾紛，包括對產(chǎn)品的不滿意，對運貨環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題要求索賠等。在處理這些類似的問題時，來往的信函一定要注意“禮貌和克制”的原則，即要把自己的要求表達(dá)清楚，但同時不能顯得無理，另外還需要適當(dāng)?shù)乇硎靖兄x和尊重。 因為不排除未來繼續(xù)合作的可能。在商場上，保留一個朋友遠(yuǎn)比樹立一個敵人來得重要。,10,舉例：拒絕商業(yè)會面,這封信是一篇拒絕推銷產(chǎn)品會面

6、的信件。當(dāng)對此不感興趣時，我們經(jīng)常需要拒絕類似的請求，但同時，又不能顯得無禮，也不排除未來對其產(chǎn)品和服務(wù)產(chǎn)生興趣的可能性。 首先，要表示已收到對方的信件（或留言），這是禮節(jié)上的尊重； 接著說明回信拒絕請求的原因。這封信里是簡要說明，對方所提供的產(chǎn)品，現(xiàn)在已經(jīng)有理想的合作伙伴，注意強調(diào)“目前”這種限定語。 最后對對方給予的關(guān)注表示感謝。 禮貌、堅定地拒絕，但同時又留下未來合作的可能性。,劉先生： 收到您6月3日發(fā)來的郵件，信函中您要求見面，以便介紹貴公司生產(chǎn)的會議設(shè)備。 由于我們公司此類設(shè)備采購工作已結(jié)束，董事會決定向廈門公司購買，目前合作順利，很抱歉，暫時不想作其他的變動。 感謝您對本公司的重

7、視，希望將來有機會建立合作關(guān)系。 禮！ 廈門會展公司 2007年6月30日,11,舉例：推遲約會,商業(yè)信譽無論是對一個公司還是個人而言都是非常重要的。失約是非常有損商業(yè)信譽的一種行為。要盡量避免。 但有時因為個人或工作的原因，不得不寫信推遲一個已經(jīng)安排好的會面。這將冒著得罪收信人的風(fēng)險，因為對方極有可能會認(rèn)為是拒絕見面的一種借口，對未來的合作產(chǎn)生不利影響。 所以這類信件，首先要在“起始語”部分表明誠懇地道歉態(tài)度。 其次，要說明理由。這類原因必須可信、充分，讓對方感覺到你的無奈和誠意。 要盡可能準(zhǔn)確地確定下一次約會的時間，以讓對方能做事先的安排，體現(xiàn)對對方的尊重。,王經(jīng)理： 我非常抱歉地通知您，我們原定于7月2日下午2：30在會展酒店的會面需要改期。 昨天接公司總部的電話，公司高層近期會有重要的人事變動，因此我今天必須要到北京總部去開會。預(yù)計3天后才能回到廈門。 關(guān)于我們預(yù)定的會面，我一回到廈門會盡快與您聯(lián)系。初步定在7月5日。希望屆時能與您會面。 禮！ 廈門公司 劉小麗 2007年6月30日,12,結(jié)語,我們今天分析